کدینگ حسابداری (۴ مرحله کدینگ سلسه مراتبی)

تجربه نشان داده است که کدینگ حسابداری علاوه بر تسریع در ثبت اسناد حسابداری و تهیه صورت های مالی، از بروز اشتباه در ثبت اسناد جلوگیری می کند.

بنابراین پیش از شروع به ثبت اسناد حسابداری لازم است تا
مدیر مالی و سرپرست مربوطه لیستی واحد از گروه حساب ها و حساب های کل در اختیار واحد مالی و حسابداری قرار دهند.

اگر حسابدار هستید و یا به این حوزه علاقه دارید با ما همراه باشید.

1# کدینگ حسابداری چیست؟ (Coding in Accounting)

دسته بندی حساب ها را کدینگ حسابداری می گویند.

کدینگ در لغت به معنای شماره گذاری است و در حسابداری به این معناست که
حساب های مختلف از طریق شماره گذاری دسته بندی می شوند.

امروزه به دلیل تعدد حساب ها در حسابداری، علاوه بر نام، به هر حساب کدی داده می شود تا ثبت و پیگیری آن تسهیل شود.

اغلب دسته بندی ها به صورت درختی هستند و در آن ها سرشاخه ها و زیرشاخه ها مشخص می شوند.

به حساب های هر سطح کدی تعلق می گیرد که نشان دهنده شاخه و زیرشاخه مربوط به آن حساب است.

در دفاتر اصلی حسابداری چون دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر معین تنها از نام حساب ها استفاده می شود و در این دفاتر کد حساب ها کاربردی ندارد.

در کدینگ حسابداری باید به گونه ای همه جوانب و تمامی گروه ها، حساب های کل، حساب های معین و تفصیلی را در نظر گرفت که نیاز به افزودن حساب جدیدی نباشد تا ترتیب شماره گذاری از بین نرود.

شناخت ۴ ماهیت حساب ها در علم حسابداری

2# روش های کدینگ حسابداری

روش های کدینگ حسابداری عبارت اند از:

• کدینگ حفظی:

در این روش کدگذاری با استفاده از حرف اول حساب ها انجام می شود.

برای مثال حساب دارایی های غیرجاری را با د.غ.ج نمایش می دهند.

• کدینگ متوالی:

در این روش صرفاً از اعداد پشت سر هم برای کدگذاری استفاده می شود.

استفاده از این روش کدگذاری برای افراد خارج از واحد حسابداری با توجه به عدم شناخت آن ها نسبت به گروه حساب ها، حساب های کل و حساب های معین بسیار دشوار است؛ زیرا
افراد با اعدادی طولانی مواجه می شوند که ارتباط منطقی میان آن ها پیدا نمی کنند.

• کدینگ سلسله مراتبی:

رایج ترین روش کدگذاری حساب ها است که در ادامه این مقاله به توضیح این روش به طور مفصل خواهیم پرداخت.

لازمه استفاده از این روش شناخت وسیع از تمامی حساب های حسابداری است.

• کدینگ وجهی:

این روش شباهت زیادی به روش کدینگ سلسله مراتبی دارد؛
با این تفاوت که بر حسب نیاز در هر گروه از شاخه ها و زیرشاخه ها می توان از حروف به جای اعداد استفاده کرد.

کدگذاری از طریق این روش نیازمند تجربه و شناخت کامل مدیر مالی و حسابداری از فرآیندهای سازمان و واحد حسابداری است.

3# کدینگ سلسله مراتبی در حسابداری

همان طور که در مطالب فوق اشاره شد، کدگذاری سلسله مراتبی از رایج ترین روش های کدینگ حسابداری است.

این روش طی مراحلی اجرا می شود که در ادامه به آن می پردازیم.

1-3# مرحله اول کدگذاری سلسله مراتبی

در این مرحله به هرکدام از گروه حساب ها یک عدد اختصاص داده می شود.

می توان از کدگذاری ذیل برای نمونه استفاده کرد:

• دارایی های جاری = 1
• دارایی های غیرجاری = 2
• بدهی های جاری = 3
• بدهی های بلندمدت = 4
• حقوق صاحبان سهام = 5
• درآمدها = 6
• بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده = 7
• هزینه ها = 8
• سایر حساب ها = 9

2-3# مرحله دوم کدگذاری سلسله مراتبی

ریزکردن گروه حساب ها به حساب های کل در این مرحله انجام می گیرد.

برای مثال گروه حساب دارایی های جاری که دارای کد 1 است به حساب های کل زیرمجموعه خود شکسته می شود.

با توجه به اینکه امکان دارد تعداد حساب های کل هرگروه از 9 عدد بیشتر باشد،
در حسابداری برای کدینگ حساب های کل از عدد دورقمی استفاده می کنند.

گروه دارایی های جاری دارای حساب های کل ذیل هستند:

• موجودی نقد و بانک = 101
• سرمایه گذاری کوتاه مدت = 102
• حساب ها و اسناد دریافتنی = 103
• سایر حساب ها و اسناد دریافتنی = 104
• موجودی مواد و کالا = 105
• سفارش ها و پیش پرداخت ها = 106
• سپرده های نزد دیگران = 107

گروه دارایی های غیرجاری دارای حساب های کل ذیل هستند:

• دارایی ثابت مشهود = 201
• استهلاک انباشته = 202
• دارایی های در جریان تکمیل = 203
• دارایی های نامشهود = 204
• سرمایه گذاری های بلندمدت = 205
• سایر دارایی های غیرجاری = 206

گروه بدهی های جاری دارای حساب های کل ذیل هستند:

• حساب ها و اسناد پرداختنی = 301
• سایر حساب ها و اسناد پرداختنی = 302
• ذخیره مالیات = 303
• سود سهام پرداختنی = 304
• سپرده های پرداختنی = 305
• پیش پرداخت ها = 306
• اعتبارات مالی دریافتنی = 307
• ذخایر = 308

گروه بدهی های غیرجاری دارای حساب های کل ذیل هستند:

• حساب ها و اسناد پرداختنی بلندمدت = 401
• سایر حساب ها و اسناد پرداختنی بلندمدت = 402
• اعتبارات مالی بلندمدت = 403
• ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان = 404
• درآمدهای انتقالی به دوره آتی = 405

گروه حقوق صاحبان سهام دارای حساب های کل ذیل هستند:

• سرمایه پرداخت شده = 501
• اندوخته قانونی = 502
• سایر اندوخته ها = 503
• مازاد تجدید ارزیابی دارایی های ثابت = 504
• سود و زیان انباشته = 505

3-3# مرحله سوم کدگذاری سلسله مراتبی

در این مرحله برای انجام کدینگ حسابداری هرکدام از گروه حساب ها را به حساب های ریزتری به نام حساب معین (Subsidiary Accounts) تفکیک می کنیم و برای هرکدام کدی در نظر می گیریم.

حساب های معین هم به صورت جزئی تر به حساب تفصیلی تفکیک می شوند.

برای مثال کد حساب کل دارایی های مشهود که با 201 نشان داده می شود را
می توان مطابق ذیل به اجزای کوچک تر تقسیم کرد:

• زمین = 20101
• ساختمان = 20102
• تأسیسات = 20103
• تجهیزات = 20104
• ابزارآلات = 20105

یا برای مثال حساب کل حساب ها و اسناد پرداختنی که با کد 301 نشان داده می شود را
می توان به اجزای کوچک تر تقسیم کرد:

• اسناد پرداختنی تجاری = 30101
• معلق خرید = 30102
• حساب های پرداختنی تجاری = 30103

4-3# مرحله چهارم کدگذاری سلسله مراتبی

در آخرین مرحله از کدینگ حسابداری هرکدام از حساب های معین به حساب تفصیلی زیرمجموعه آن شکسته می شود.

برای مثال گروه حساب 101 موجودی نقد و بانک بود که اگر حساب جاری بانک زیرمجموعه آن قرار بگیرد،
در ادامه کد 101 کد 01 قرار می گیرد و به کد 10101 می رسیم.

ممکن است سازمان در بانک های مختلفی حساب داشته باشد؛
برای مثال ممکن است بانک ملی را با 01، بانک ملت را با 02 و بانک صادرات را با 03 نشان دهیم؛
لذا کد حساب جاری بانک ملی 1010101، بانک ملت 1010102 و بانک صادرات 1010103 می شود.

4# مزایای کدینگ حسابداری

برخی مزایای کدینگ حسابداری عبارت اند از:

• موجب یکپارچه سازی عملیات مالی می شود.
• سبب دقت در ثبت و سرعت و دقت در پردازش اسناد حسابداری می شود.
• سبب می گردد تا صورت ها و گزارشات مالی با سرعت و اطمینان بالاتری تهیه شوند.
• تحلیل و بررسی حساب ها توسط سرمایه گذاران را تسهیل می کند و منجر به سرمایه گذاری آن ها در سازمان می شود.
• با استفاده از کدینگ حسابداری می توان به طور مرتب حساب های مالی در سطوح مختلف را دسته بندی و رهگیری کرد.
• با استفاده از سیستم کدینگ می توان ارتباط میان حساب های مختلف را به دست آورد؛
  بنابراین تفهیم سیستم مالی برای ذی نفعان سازمان تسهیل می شود.