کایزن چیست؟ (بررسی اصول و انواع آن)

بیشتر کسب‌وکارها در سطوح مختلف و به دلایل مختلف شکست را تجربه می‌کنند؛ اما روش غلبه بر این شکست‌ها چیست؟

یک سازمان با برنامه و روش‌های کایزن، می‌تواند بر این شکست‌ها غلبه کند و در فعالیت‌های خود بهره‌وری بیشتری داشته باشد.

حال سؤال اینجاست که کایزن چیست؟

کایزن ترکیبی از دو کلمه ژاپنی است که در کنار هم به معنای «تغییر خوب» یا «بهبود» ترجمه می‌شوند.

با این حال، کایزن از طریق پیوند با روش‌شناسی و اصول ناب، به معنای «بهبود مستمر» درآمده است.

کایزن شامل تغییرات فرایندی است که می‌تواند تدریجی باشد؛ اما در نهایت باعث تغییرات بزرگ سازمانی خواهد شد.

اصول کایزن، اگر به درستی اجرا شوند، ناگزیر منجر به بهبود قابل توجه در سازمان خواهند شد.

این مقاله شما را با معنای کایزن، مراحل اجرای کایزن، رویدادهای کایزن و اصولی که می‌توانید برای ایجاد تغییرات لازم و بهبودهای بالقوه در سازمان خود پیاده‌سازی کنید، آشنا می‌کند.

1# کایزن چیست؟

در آغاز اولین چیزی که مطرح می‌شود این است که کایزن چیست؟

کایزن رویکردی برای ایجاد بهبود مستمر است که بر اساس این ایده بنا شده است که تغییرات مثبت کوچک و مداوم می‌توانند پیشرفت‌های چشمگیری را به همراه داشته باشند.

معمولاً، این رویکرد مبتنی بر همکاری و تعهد است و در تضاد با رویکردهایی است که از تغییرات رادیکال یا از بالا به پایین برای دستیابی به تحول استفاده می‌کنند.

کایزن هسته اصلی تولید ناب و روش تویوتا است.

این رویکرد، در بخش تولید برای کاهش نقص‌ها، حذف ضایعات، افزایش بهره‌وری، تشویق هدفمندی و پاسخگویی کارگران و ترویج نوآوری توسعه داده شد.

کایزن به عنوان یک مفهوم گسترده که تفاسیر بی‌شماری را در بر می‌گیرد، در بسیاری از صنایع دیگر، از جمله مراقبت‌های بهداشتی، پذیرفته شده است.

می‌توان آن را در هر حوزه‌ای از کسب‌وکار و حتی در سطح فردی به کار برد.

کایزن می‌تواند از رویکردها و ابزارهای مختلفی مانند نقشه‌برداری جریان ارزش که اطلاعات یا جریان‌های مواد موردنیاز برای تولید یک محصول یا خدمات را مستند، تجزیه و تحلیل و بهبود می‌بخشد و مدیریت کیفیت جامع یک چارچوب مدیریتی است که کارگران را در تمام سطوح برای تمرکز بر بهبود کیفیت به کار می‌گیرد، استفاده کند.

صرف نظر از روش‌شناسی، در یک محیط سازمانی، استفاده موفقیت‌آمیز از کایزن به کسب حمایت از این رویکرد در سراسر سازمان و از مدیرعامل به پایین بستگی دارد.

رویکرد کایزن به دلیل اصل قابل توجه حذف ضایعات و بهبودهای تدریجی، در دنیای کسب‌وکارها، بسیار محبوب است.

این اصول برای طیف وسیعی از محصولات در کارخانه‌ها مفید هستند.

کایزن به کسب و کارهای تولیدی کمک می‌کند تا هزینه‌های تولید خود را کاهش داده و درآمد عملیاتی خود را افزایش دهند.

2# تاریخچه کایزن

ریشه‌های کایزن به حلقه‌های کیفیت ژاپنی پس از جنگ جهانی دوم برمی‌گردد.

این حلقه‌ها یا گروه‌های کارگری بر جلوگیری از نقص در تویوتا تمرکز داشتند.

آنها تا حدودی در پاسخ به مشاوران مدیریت و بهره‌وری آمریکایی که از این کشور بازدید می‌کردند، به‌ ویژه دبلیو. ادواردز دمینگ که معتقد بود کنترل کیفیت باید مستقیماً در دست کارگران خط تولید قرار گیرد، توسعه یافتند.

کایزن توسط ماساکی ایمای از طریق کتابش با عنوان “کایزن: کلید موفقیت رقابتی ژاپن” در سال ۱۹۸۶ به غرب رفته و رواج یافت.

3# اصول اساسی کایزن چیست؟

کایزن بر اساس پنج اصل اساسی بنا شده است که اجرای آن را هدایت می‌کنند.

هر اصل، سازمان‌ها را تشویق می‌کند تا بهبود مستمر را به روشی ساختاریافته و پایدار دنبال کنند.

این که اصول اساسی کایزن چیست، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1-3# بهبود مستمر

جوهره کایزن در این باور نهفته است که همیشه جایی برای بهبود وجود دارد.

تغییرات کوچک و قابل مدیریت در طول زمان شتاب می‌گیرند و منجر به مزایای تجمعی قابل توجهی می‌شوند.

2-3# مشارکت کارکنان

کایزن بر اهمیت مشارکت کارکنان در تمام سطوح تأکید دارد.

به ویژه، کارکنان خط مقدم، بینش‌های ارزشمندی در مورد عملیات روزانه دارند و در شناسایی ناکارآمدی‌ها نقش مهمی ایفا می‌کنند.

3-3# حذف ضایعات (مودا)

تمرکز کایزن بر حذف ضایعات، با اصول تولید ناب (Lean Manufacturing) همسو است.

ضایعات یا مودا (Muda) می‌تواند اشکال مختلفی از جمله تولید بیش از حد، انتظار، موجودی اضافی و نقص داشته باشد.

4-3# استانداردسازی

در کایزن، پس از شناسایی یک فرایند بهبود یافته، باید آن را استانداردسازی و مستندسازی کرد تا از ثبات آن اطمینان حاصل شود.

استانداردسازی، مبنایی برای بهبودهای آینده ایجاد می‌کند و در عین حال از بازگشت تیم‌ها به روش‌های کم‌اثرتر جلوگیری می‌کند.

5-3# کنترل کیفیت پیشگیرانه

کایزن به جای تکیه صرف بر بررسی‌های کیفیت در مراحل پایانی، کیفیت را در هر مرحله از فرایند لحاظ می‌کند.

این امر باعث کاهش نقص‌ها، به حداقل رساندن دوباره‌کاری‌ها و تضمین رضایت مشتری می‌شود.

4# رویکرد کایزن

از آنجایی که کایزن در مورد بهبود مستمر است، فقط یک رویداد یک‌باره نیست؛ بلکه یک طرز فکر آگاهانه است که همیشه به راه‌هایی برای بهبود کارایی فکر می‌کند.

کایزن بر این باور استوار است که همه چیز قابل بهبود است و هیچ چیز در وضعیت موجود باقی نمی‌ماند.

همچنین بر اصل احترام به مردم استوار است.

کایزن شامل شناسایی مسائل و فرصت‌ها، ایجاد راه‌حل‌ها و ارائه آنها و سپس تکرار مجدد این فرایند برای مسائل و مشکلاتی است که به طور ناکافی مورد توجه قرار گرفته‌اند.

در مورد اینکه تقسیم بندی رویکرد کایزن چیست، می‌توان گفت، این رویکرد به بهبود مستمر معمولاً به شش مرحله تقسیم می‌شود.

این شش مرحله به صورت زیر است:

1-4# طوفان فکری یا استانداردسازی

با یک تیم چند وظیفه‌ای، به راه‌هایی برای ایجاد فرایندهای سرراست و تکرارپذیر که فعالیت‌های خاص را بهبود می‌بخشند، فکر کنید.

به‌ عنوان‌ مثال، کارآمدترین روش برای انجام تغییر شیفت را مشخص کنید و هر بار به آن رویه پایبند باشید.

2-4# اندازه‌گیری

با استفاده از داده‌های قابل اندازه‌گیری، از کارآمد بودن فرایندها اطمینان حاصل کنید.

به ‌عنوان ‌مثال، انجام یک کار با استفاده از یک فرایند جدید در مقایسه با فرایند قدیمی چقدر طول می‌کشد؟

این یک معیار قابل پیگیری است که می‌توانید برای سنجش بهبود از آن استفاده کنید.

3-4# مقایسه

داده‌های حاصل از اندازه‌گیری‌های خود را با الزامات تعیین‌شده خود مقایسه کنید.

آیا فرایند جدید ضمن دستیابی به نتیجه نهایی مطلوب، در زمان نیز صرفه‌جویی می‌کند؟

4-4# نوآوری

به طور مداوم به دنبال روش‌های جدید و بهبود یافته برای انجام همان کار و دستیابی به همان نتیجه باشید.

5-4# استانداردسازی (دوباره)

وقتی همه از یک ایده یا فرایند جدید آزمایش‌شده راضی بودند، آن را تکرارپذیر و به راحتی توسط همه دنبال کنید.

 6-4# تکرار

رویکرد را دوباره از ابتدا شروع کنید.

این رویکرد به کایزن، در نهایت به بخشی از طرز فکر کل سازمان تبدیل می‌شود و آن را به امری ذاتی تبدیل می‌کند.

طرح‌های پیشنهادی راهی عالی برای پیشبرد کایزن و ایده بهبود مستمر هستند.

پیشنهادات کل تیم را در نظر بگیرید، نه اینکه ایده‌های هیچ‌کس را رد کنید.

طرح‌های پیشنهادی را می‌توان با تعداد ایده‌هایی که تیم ارائه می‌دهد، سنجید.

راه دیگر برای پیشبرد بهبود مستمر، استفاده از حلقه‌های کیفیت و تیم‌های خودگردان است.

این تیم‌ها متشکل از افرادی هستند که در حوزه‌های خاص کار می‌کنند و توسط سرپرست یا رهبر تیم آن حوزه هدایت می‌شوند.

باز هم حلقه‌های کیفیت باید با تعداد ایده‌های پیشنهادی سنجیده شوند.

توجه به این نکته مهم است که کایزن نیازی به بوروکراتیک بودن ندارد.

اگر یک تیم و سرپرست آن ایده‌ای را ارزشمند برای اجرا بدانند، باید بتوانند بدون طی کردن فرایندهای متعدد تصویب، این کار را انجام دهند.

5# انواع کایزن

با توجه به تنوع موارد استفاده روش‌های متعددی برای اعمال کایزن در سازمان شما وجود دارد؛ برخی از آنها رویکردهای کوتاه‌مدت هستند که به سرعت اتفاق می‌افتند و برخی دیگر، برنامه‌ریزی استراتژیک‌تری را در قالب یک رویداد کایزن می‌طلبند؛ ولی جواب اینکه انواع کایزن چیست و کدام برای شما مناسب هست، در ادامه آمده است:

1-5# کایزن نقطه‌ای

کایزن نقطه‌ای به لطف رویکرد سریع و حداقل برنامه‌ریزی مورد نیاز، روشی بسیار محبوب برای اجرای فلسفه است.

در این نوع، به محض اینکه کسی متوجه یک فرایند معیوب یا اقدام نادرست شود، بلافاصله به آن رسیدگی می‌شود و اقداماتی برای اصلاح مشکل انجام می‌شود.

نمونه‌ای از کایزن نقطه‌ای می‌تواند این باشد که یک سرپرست در حال بازرسی از یک طبقه باشد و متوجه نقص در تجهیزات یا تأخیر در یک فرایند شود.

سپس او ممکن است از مدیر طبقه بخواهد که یک کایزن سریع برای رفع مشکل انجام دهد.

2-5# کایزن سیستمی

کایزن سیستمی، برخلاف کایزن نقطه‌ای، برای رسیدگی به مشکلات سطح سیستم در یک سازمان در نظر گرفته شده است.

این یک روش برنامه‌ریزی استراتژیک، سطح بالا و سازمان‌یافته است که برای تولید چندین رویداد کایزن برنامه‌ریزی‌شده در یک دوره زمانی طولانی در نظر گرفته شده است.

3-5# کایزن خطی

کایزن خطی به استفاده از تکنیک‌های ناب در هر دو بخش یا فرایند بالادستی و پایین‌دستی اشاره دارد و در نتیجه خطی بین این دو ایجاد می‌کند.

به‌ عنوان‌ مثال، یک رویداد کایزن کوتاه‌مدت ممکن است در بخش برنامه‌ریزی و در بخش تدارکات اجرا شود.

برنامه‌ریزی در بالادست تدارکات قرار دارد که مستقیماً بر تدارکات تأثیر می‌گذارد.

4-5# کایزن سطحی

کایزن سطحی همچنین به عنوان جریان‌های ارزش (چندین خط متصل به هم) شناخته می‌شود.

جریان ارزش، بخش‌های سنتی درون یک سازمان را کنار می‌گذارد و آن را در خطوط محصول (جریان‌های ارزش) سازمان می‌دهد.

به عبارت دیگر، تغییرات در یک خط در خطوط و یا فرایندهای دیگر اعمال می‌شود.

5-5# کایزن مکعبی

کایزن مکعبی به موقعیتی اشاره دارد که در آن تمام نقاط سطوح به یکدیگر متصل می‌شوند و منجر به فرایندهای ناب در کل سازمان می‌شوند.

بهبودها در بالادست، پایین‌دست و در کل سازمان، از جمله تأمین‌کنندگان و مشتریان، انجام می‌شوند.

اغلب، کایزن مکعبی مستلزم اصلاح فرایندهای استاندارد کسب‌وکار است.

6# مزایا و معایب کایزن

کایزن، در صورت اجرای صحیح، می‌تواند تأثیرات مثبت و تقریباً آنی بر کارایی سازمان شما داشته باشد و منجر به بهبود نتیجه نهایی شود.

کایزن علاوه بر حذف ضایعات، اثرات مثبت متنوعی دارد که حول محور بهبود متمرکز شده‌اند و همچنین محدودیت‌هایی نیز دارد؛ ولی مزایای کایزن چیست؟

1-6# مزایای کایزن

1) تقویت کار تیمی

کار تیمی برای موفقیت در یک رویداد کایزن ضروری است.

حل مشکلات به صورت تیمی، پیوند بین کارکنان را تقویت می‌کند و به آنها دیدگاه تازه و حس تعلق می‌دهد؛ زیرا ایده‌های همه در نظر گرفته شده و بررسی می‌شوند.

همکاری‌های بین بخشی بخش بزرگی از کار در یک رویداد کایزن است.

بسیاری از تیم‌های کایزن شامل اعضای چندین بخش هستند؛ زیرا اکثر فرایندها به یکدیگر مرتبط می‌شوند.

همکاری با سایر بخش‌ها، پیوند کل سازمان را تقویت می‌کند.

2) مهارت‌های رهبری بهبود یافته

همه تیم‌های کایزن یک رهبر تیم دارند که مسئول سازماندهی، هماهنگی و اجرای یک رویداد کایزن است؛ ولی وظیفه رهبر در کایزن چیست؟

بخشی از وظیفه رهبر تیم کایزن این است که اطمینان حاصل کند که همه اعضای تیم نقش خود را انجام می‌دهند و پیشرفت حاصل می‌شود.

برخلاف تصور بسیاری از مردم در مورد رهبر تیم کایزن، این نقش لزوماً نباید توسط یک مدیر اشغال شود.

کارمندان مشتاقی که ایده‌هایی برای بحث دارند، می‌توانند رهبران تیم کایزن بزرگی شوند.

بنابراین، به آنها فرصتی برای ایفای نقش رهبری بدهید.

3) بهبود کارایی

جستجوی مداوم راه‌هایی برای کاهش اتلاف از فرایندها یا رویه‌های فعلی، کارایی را در تمام بخش‌ها تضمین می‌کند.

بهبود کارایی می‌تواند به کوچکی یافتن راه‌هایی برای کاهش حرکت کارکنان در خط مونتاژ یا به بزرگی حذف رویه‌های غیرضروری از فرایند سفارش کار باشد.

4) بهترین شیوه‌های بهبود یافته

سند کاری استاندارد عموماً مبنایی است که یک تیم کایزن از آنجا شروع به جستجوی بهبود می‌کند.

همچنین از نظر کایزن، این یک سند زنده در نظر گرفته می‌شود و دائماً در حال بررسی، تشریح و بهبود است.

بهبود مداوم بهترین شیوه‌های یک سازمان مهم است؛ زیرا از آنها برای آموزش کارمندان جدید و سنجش عملکرد کارمندان فعلی استفاده می‌شود.

5) بهبود رضایت کارکنان

رضایت کارکنان، که اغلب به عنوان یک مزیت برای کایزن شناخته می‌شود، می‌تواند تأثیر زیادی بر مواردی مانند بهره‌وری، کیفیت کار و نرخ حفظ کارکنان داشته باشد.

وقتی به ایده‌های کارکنان برای بهبود گوش داده و به آنها بها می‌دهید، به خصوص اگر در حوزه تخصص آنها باشد، احساس رضایت و ارزشمندی آنها افزایش می‌یابد.

وقتی آنها بتوانند خلاقیت خود را در بهبود فرایندهایی که مستقیماً بر آنها تأثیر می‌گذارد، به کار گیرند، احتمال بیشتری وجود دارد که پرسنل، مسئولیت بهبود فرایندها را بر عهده بگیرند و به طرف‌داران بهبودهای کیفی آینده تبدیل شوند.

6) ایمنی بهبود یافته

ایمنی بهبود یافته اساساً یک مزیت خودکار در اجرای کایزن است.

تنها با حذف انواع مختلف اتلاف (حرکت، حمل و نقل و غیره)، احتمال بروز حوادث در محل کار را کاهش می‌دهید.

استفاده از ابزارهای کایزن مانند سیستم S5 تضمین می‌کنند که فضاهای کاری تمیز و منظم هستند و در نتیجه، خطر تصادفات را به حداقل می‌رسانند.

ایمنی بهبود یافته همچنین تأثیر مثبتی بر بهره‌وری دارد.

وقتی کارمندان نگران ایمنی نباشند، می‌توانند توجه خود را بر کار خود متمرکز کنند.

7) کاهش ضایعات

اگرچه قبلاً در مورد چگونگی کاهش ضایعات توسط کایزن و مزایایی که برای یک سازمان به همراه دارد بحث شده است؛ اما ارزش دارد دوباره به آن اشاره کنیم.

کاهش هفت نوع ضایعات شاید بزرگ‌ترین مزیت اجرای کایزن باشد؛ زیرا کاهش ضایعات اثرات گسترده‌ای بر یک سازمان دارد.

2-6# معایب کایزن

1) تغییر سخت است.

اجرای کایزن در یک سیستم موجود به معنای تغییر سیستم موجود است.

اکثر سازمان‌ها از ارتباطات آزاد در تمام سطوح کارکنان استقبال نمی‌کنند.

به عبارت دیگر، آنها از طرز تفکر «همیشه به این شکل انجام شده و به همین شکل هم هست»، حمایت می‌کنند.

علاوه بر این، کارکنان ممکن است از این بترسند که اگر دائماً مسائل را با مدیریت در میان بگذارند، ممکن است به عنوان یک نکته منفی تلقی شود و شانس آنها را برای ارتقا در آینده کاهش دهد.

نکته این مورد در کایزن چیست؟

برای اینکه کایزن مؤثر واقع شود، سازمان‌ها باید با ارتباطات باز و تمایل به تغییر همراه شوند.

این شامل کارمندان فعلی نیز می‌شود.

گاهی اوقات برای کارمندان قدیمی، پذیرش تغییرات در روشی که سال‌ها کار کرده‌اند، چالش برانگیز است.

در نهایت، همیشه وسوسه بازگشت به روش قدیمی انجام کارها وجود دارد، به خصوص اگر اعمال برخی تغییرات دشوار باشد.

این اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که تغییرات برای رسیدن به نتیجه کمی بیشتر طول بکشد.

2) آموزش‌های بیشتر

اتخاذ فلسفه و روش کایزن مستلزم آموزش کارمندان و مدیریت در مورد چگونگی انجام یک رویداد کایزن است.

این امر به احتمال زیاد در حین شرکت کارمندان در آموزش، روند عادی کار را مختل خواهد کرد.

سخن آخر

فلسفه کایزن جستجوی مداوم فرصت‌ها برای بهبود است.

نتیجه نهایی ایده‌آل کایزن، حذف اتلاف از ریشه آن، هر زمان که اتلاف شناسایی شود، می‌باشد.

روش کایزن برای کسب‌وکارهای تولیدی بزرگ و انبوه بسیار مناسب است و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط می‌توانند اصول و طرز فکر آن را برای بهبود فرهنگ کسب‌وکار و کیفیت خروجی خود اتخاذ کنند.

از آنجایی که شرکت‌های کوچک و متوسط نسبت به شرکت‌های تولیدی بزرگ، تمایل دارند رابطه نزدیک‌تری با کارگران خود داشته باشند، اجرای کایزن برای آنها آسان‌تر است.

هر متخصص کایزن باید مسئولیت فرآیندهای خود را بر عهده بگیرد و از یک روش علمی برای شناسایی، اجرا و ارزیابی بهبودها در جهت دستیابی به کیفیت و کارایی پیروی کند.

پذیرش و اجرای کایزن به عنوان روشی مؤثر برای بهبود کیفیت کار، سازمان را به سمت تعالی عملیاتی سوق می‌دهد.

تغییرات یا بهبودهای تدریجی کوچک در طول زمان نتایج قابل توجهی به بار می‌آورند.

شما می‌توانید سفر کایزن خود را با این اصول آغاز کنید تا نتیجه مطلوب را از اجرای روش کایزن به دست آورید.