نقش اسکرام در یک پروژه

در این مطلب قصد داریم اسکرام را تعریف کنیم و ساختار و مراحل انجام آن را شرح دهیم.

هر کسی که زمانی در انجام پروژه ای بزرگ درگیر بوده باشد، می داند که
با تقسیم پروژه به بخش های کوچکتر و سپردن مسئولیت هر بخش به یک شخص، می توان فشار کار را کاهش داده و
مراحل انجام پروژه را با دردسر کمتری انجام داد.

در انجام پروژه های نرم افزاری بزرگ، به کارگیری روش های مدیریتی منسجم توسط مدیران پروژه مزایای زیادی دارد که
برای مثال می توان به بهبود عملکرد اعضا و کاهش در هزینه تولید اشاره کرد.

یکی از سودمندترین شیوه های توسعه نرم افزار، اسکرام می باشد.

برای شناخت بیشتر این شیوه تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

1# اسکرام چیست؟ (Scrum)

به بیان ساده، اسکرام نوعی چارچوب مدیریتی است که
مجموعه ها از آن برای انجام پروژه های بزرگ یا مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن استفاده می کنند.

اسکرام یکی از روش های مدیریت چابک پروژه است که باعث بالا رفتن سرعت عمل و رسیدن به هدف پروژه در مطلوب ترین وضعیت می شود.

برخی از متخصصان اعتقاد دارند که اسکرام یک چارچوب است در حالی که
برخی دیگر آن را یک متدولوژی می دانند.

کن شوئبر، شخصی که اسکرام را ابداع کرده است اعتقاد دارد که اسکرام نوعی چارچوب است.

چارچوبی که تلاش می کند پیشنهاداتی برای بهبود کیفیت انجام پروژه و سرعت بخشیدن به روند آن ارائه دهد و
جزئیات کاملی درباره چگونگی انجام این کارها در پروژه ارائه نمی دهد.

پس در واقع اسکرام چارچوبی برای بهینه سازی مدیریت پروژه و توسعه نرم افزار است که
با استفاده از آن خطرات و مشکلات پروژه کاهش می یابد.

2# ساختار اسکرام چگونه است؟

اساساً اسکرام یک چارچوب تکرار شونده است که در انجام پروژه ها و محصولات پیچیده به کار گرفته می شود.

اسکرام تلاش می کند پروژه ای بزرگ و سنگین را به چندین قسمت ثابت و تکرار شونده تقسیم کند و
با این روش از سختی کار کم کند.

هرکدام از این کارهای تکرار شونده که طول ثابتی دارند، اسپرینت (Sprint) نامیده می شود.

معمولاً هر یک از این اسپرینت ها در بازه های زمانی یک تا دو هفته ای انجام می شوند و
پس از انجام آن اعضای تیم اسکرام جلسه ای تشکیل می دهند و
با مشخص کردن گام های بعدی انجام پروژه، اسپرینت های جدیدی تعریف می کنند.

پس از آن تیم های مختلف پروژه، به انجام اسپرینت ها در مدت مشخص شده می پردازند و
با انجام این کار توسعه نرم افزار یا تولید محصول با ضرباهنگ و سرعت مشخصی پیش می رود.

در ادامه با بررسی اصول و ساختار اسکرام، مراحل آن را شرح می دهیم.

3# اصول اسکرام

مدیریت پروژه اسکرام به شش اصل مهم وابسته است که دستورالعمل هایی هستند که باید در تمامی پروژه ها رعایت شوند.

این دستورالعمل ها جزو الزامات پیاده سازی پروژه با استفاده از اسکرام هستند و
عدم توجه به آن ها ممکن است باعث شکست پروژه شود.

1-3# کنترل بر اساس فرآیند تجربی (Control over the empirical process)

در اسکرام فرآیندها به جای تئوری بودن، تجربی و بر اساس مشاهده شواهد و نتایج آزمایشات هستند.

سه ایده اصلی برای کنترل فرآیندهای تجربی وجود دارد:

• شفافیت
• بازرسی
• انطباق

2-3# خودسازماندهی (Self-organization)

از آنجاییکه اسکرام به اشخاص حقیقی بسیاری وابسته است، خودسازماندهی اهمیت بسیاری دارد.

همه اشخاصی که در تیم اسکرام فعال هستند این اختیار را دارند که
به صورت مستقل عمل کنند.

به همین دلیل اهمیت اینکه هر شخص توانایی مدیریت برنامه های خود و خودسازماندهی را داشته باشد بسیار زیاد است.

گاهی ممکن است حتی با توجه به نیازهای یک پروژه، رهبر یا سرتیم اصلی وجود نداشته باشد و
این خود اعضا هستند که باید تمام پروژه را با سامان دهی شخصی جلو ببرند.

3-3# همکاری (Collaboration)

با توجه به اینکه نقش های بسیاری در مدیریت پروژه اسکرام حضور دارند، این فرآیند کاملا به همکاری وابسته است.

این اصل بر سه بعد مهم همکاری یعنی؛ آگاهی، بیان و تخصیص متمرکز است.

4-3# اولویت بندی بر اساس ارزش (Value-based prioritization)

این اصل اشاره دارد که باید برنامه ها و وظایف را بر اساس میزان ارزش آن ها و چگونگی اجرا شدنشان، دسته بندی و اولویت بندی کرد.

5-3# مدیریت زمان (Time-boxing)

در اسکرام وظایف در هر اسپرینت با مدت زمان مشخصی که برای آن قرار داده شده است، انجام می شوند.

بخش های دیگر مثل جلسات روزانه و برنامه ریزی اسپرینت نیز یک زمان شروع و پایان مشخص شده ای دارند.

این زمان بندی مشخص باعث می شود تا مطمئن باشیم که هریک از اعضای درگیر در این پروژه می دانند که
برای هر یک از بخش های روند اسکرام چه مدت زمانی تخصیص داده شده است و
سعی می کند تا از هدر رفتن زمان و ایجاد تاخیر در روال کار خودداری کند.

6-3# توسعه تکرار شونده (Iterative development)

این اصل آخر به این موضوع اشاره دارد که پروژه نیاز به پالایش چندین باره در طول فرآیند توسعه دارد.

توسعه تکرارشونده به تیم اجازه می دهد تا تنظیمات لازم را به موقع اجرا کند و تغییرات را آسان تر مدیریت کند.

4# مراحل اجرایی اسکرام

اسکرام در فرآیند انجام پروژه، همانند یک سناریو از مراحلی تشکیل شده است.

در این قسمت این مراحل را به ترتیب شرح می دهیم.

1-4# تنظیم سند بالا دستی پروژه (Product Backlog)

اسکرام همواره با مالک محصول (Product Owner) آغاز می شود.

ابتدا مالک باید اسنادی در رابطه با کلیت پروژه یا مراحل آماده سازی محصول جمع آوری کرده و ارائه دهد.

برخی از مهم ترین مواردی که باید در این اسناد مشخص شده باشند عبارت اند از:

• اهداف پروژه و محصول
• مشخصات محصول
• موارد مورد نیاز در انجام پروژه
• بایدها و نبایدها
• مدت زمان انجام پروژه یا تولید محصول

در انجام این مرحله، مالک پروژه می تواند از تیم طراحی و توسعه کمک بگیرد و
سند بالادستی را به صورتی کامل تر و با جزئیات بیشتر تهیه و تنظیم کند.

2-4# مرحله بندی پروژه

همواره تولید محصول به صورت مرحله به مرحله انجام می شود.

در این مرحله از اسکرام، کل پروژه توسط مالک یا تیم توسعه (Development Team) به چندین قسمت تقسیم می شود و
مدت زمان انجام هر کدام از این قسمت ها مشخص می شود.

در این مرحله زمان آغاز و پایان هر فاز از انجام پروژه مشخص می شود.

در بعضی از پروژه ها می توان چند فاز را به صورت همزمان انجام داده و
جلو برد اما در برخی دیگر اتمام یک فاز لازمه شروع فاز بعدی است.

در این مرحله از اسکرام، با برگزاری جلساتی با حضور کارفرما، مشتری و تیم طراحی راجع به این گونه مسائل تصمیم گیری می شود.

3-4# برنامه ریزی اسپرینت و آماده سازی سند اسپرینت (Sprint Backlog)

پس از تهیه سند بالادستی و انجام فازبندی پروژه، در این مرحله از اسکرام جلساتی برگزار شده و
درباره هدف و نحوه انجام اسپرینت ها تصمیم گیری می شود.

اسپرینت در اسکرام یک فرآیند تکرارشونده است که تکمیل محصول با انجام آن امکان پذیر می شود.

در این مرحله درباره نحوه انجام اسپرینت ها تصمیم گیری می شود و
پس از آن، افراد شاغل در پروژه می دانند که اسپرینت ها باید به صورت چند ساعته، چند روزه یا چند هفته ای انجام شوند و
جلسات بعدی با حضور چه افرادی و در چه زمانی انجام می شوند.

در ابتدای این مرحله شرکت ها با تهیه اسناد اسپرینت، نفرات هر تیم اسپرینت را مشخص کرده و
نحوه اجرای وظایف و زمان بندی انجام آن را برای اعضا مشخص می کنند.

پس از آن جلساتی با حضور اعضای هر یک از تیم های اسپرینت برگزار شده و
زمان بندی انجام اسپرینت و وظیفه هر یک از اعضای تیم در این جلسات بیان می شود.

در این قسمت سند اسپرینت تهیه می شود.

4-4# اجرای اسپرینت

پس از مشخص شدن وظایف هر تیم و اعضای آن در مرحله قبل، در این مرحله از اسکرام نوبت به اجرای اسپرینت می رسد.

در این مرحله شخصی به اسم اسکرام مستر (Scrum Master) که مسئولیت هماهنگی را در تیم ها بر عهده دارد، پیشرفت در انجام اسپرینت را در تیم پیگیری می کند.

تمامی کارهایی که باید در اسپرینت انجام شوند بر روی برد اسپرینت نوشته شده و
جلسات دوره ای در زمان مقرر با حضور اعضای تیم برگزار می شود.

5-4# تکمیل اسپرینت و تحویل آن به اسکرام مستر

پس از اتمام یک اسپرینت، اسناد و مدارک مربوط به آن به اسکرام مستر تحویل داده می شوند.

اسکرام مستر درست انجام شدن کار و مطابقت آن با سند اسپرینت و سند بالادستی را بررسی می کند.

پس از اتمام این مرحله، سندی به نام گزارش اسپرینت تهیه می شود.

مشکلات و نقص های احتمالی و هم چنین چالش های موجود در انجام اسپرینت در این سند ذکر می شوند.

6-4# بازنگری اسپرینت

در صورتی که اسپرینت همراه با نقص انجام شده باشد و نیاز به اصلاح یا تکمیل داشته باشد، به این مرحله نیاز داریم.

در این مرحله با برگزاری جلساتی بین اعضای تیم اسپرینت، نحوه برطرف کردن ایراد و بهبود روند اجرای اسپرینت مورد بحث قرار می گیرد و
اعضای تیم تلاش می کنند اسپرینت را تکمیل کرده و تحویل دهند.

در این مرحله مجدداً برای انجام اسپرینت برنامه ریزی شده و زمان بندی صورت می گیرد.

پس از اتمام اسپرینت به صورت کامل و تحویل دادن آن، جلسه ای با حضور اسکرام مستر و اعضای تیم اسکرام برگزار می شود و
پس از بررسی اسپرینت انجام شده، در صورت نیاز اسپرینت جدیدی آغاز می شود و
زمان بندی انجام آن و تقسیم کار در همین جلسه انجام می شود.

روالی که شرح دادیم آن قدر تکرار شده و ادامه می یابد تا پروژه به مراحل پایانی خود و ارائه محصول نزدیک شده و به اتمام برسد.

5# برنامه اسکرام

یکی از ابزارهایی که در روش اسکرام به کار میاید استفاده از نرم افزارهای مخصوص این حوزه است.

برای رسیدن به اهداف اسکرام برنامه های نرم افزاری متعددی ساخته شده است که
در ادامه معروف ترین آن ها را معرفی می کنیم.

• Goodday
• Asana
• Monday
• Wrike
• Jira
• Favro
• Microsoft Azure
• Zoho Sprints
• ProjectManager
• Assembla
• Clarizen Go
• Axosoft

6# مزایا و معایب استفاده از مدیریت پروژه اسکرام

با توجه به توضیحاتی که درباره اصول اسکرام و نحوه پیاده سازی آن برای مدیریت چابک یک پروژه اشاره شد، تا به اینجا قطعا متوجه مزیت های بسیار این چارچوب مدیریت پروژه شده اید.

در ادامه به صورت مختصر مهمترین مزایای استفاده از این ابزار مدیریتی را معرفی می کنیم.

• کمک به اعضای اجرا کننده تیم برای تحویل سریع و کارآمد پروژه
• تضمین استفاده مؤثر از پول و زمان
• تقسیم پروژه های بسیار بزرگ به تکه های کوچک قابل مدیریت
• کدگذاری و آزمایش پیشرفت ها در طول مراحل بازبینی اسپرینت
• کارایی خوب برای پروژه های توسعه سریع
• شفافیت پروژه و اعضای مسئول برای هر بخش در جلسات اسکرام
• پذیرش چابک بودن و بازخورد مشتریان و ذینفعان در مدیریت اسکرام
• سادگی ایجاد تغییرات بر اساس بازخورد در طول اسپرینت های کوتاه
• قابلیت مشاهده تلاش های هر یک از اعضای تیم در طول جلسات اسکرام روزانه

این روش هم مانند تمامی شیوه های مدیریتی علی رغم مزایای بسیار، معایبی نیز دارد که ممکن است یک مدیر پروژه را از انتخاب آن منصرف کند.

• امکان کندی روند کلی به دلیل عدم وجود تاریخ نهایی انجام پروژه
• احتمال زیاد شکست پروژه در صورت عدم وجود اعضای تیم خیلی متعهد و همکار
• چالش برانگیز بودن پذیرش چارچوب اسکرام برای تیم های بزرگ
• خستگی و فرسودگی اعضای تیم به علت داشتن جلسات روزانه
• امکان ایجاد تاثیر منفی بزرگ روی پروژه در صورت عدم ادامه همکاری یکی از اعضای تیم در میانه مسیر

جمع بندی

در عصر حاضر تمامی کسب و کارها به دنبال بهینه سازی کارها و سرعت بخشیدن به روال انجام امور هستند.

کسب و کارهای مختلف برای سرعت بخشیدن به کارهایشان به چارچوبی برای مدیریت پروژه نیاز دارند و
اسکرام یکی از کارآمدترین چارچوب ها در این زمینه است.

البته اسکرام به تنهایی نمی تواند تمامی مشکلات را برطرف کند و
حتی گاهی اوقات در ابتدای کار به دلیل آشنا نبودن اعضا ممکن است روند انجام کارها را کندتر کند؛
اما پس از جا افتادن اعضا در چارچوب اسکرام، کارها به صورت منظم و دقیق انجام می شوند و
سرعت انجام مراحل مختلف کار بالا می رود.

بنابراین به کارگیری اسکرام شاید در ابتدای کار موجب سردرگمی اعضای تیم شود؛
اما در درازمدت بسیار سودمند بوده و تأثیر چشمگیری بر موفقیت پروژه خواهد داشت.