مشغول بودن با پربازده بودن یکی نیست.
ممکن است ساعت‌ها وقت خود را صرف کاری کنید و در پایان روز، به اهداف بلندمدت خود نزدیکتر نشوید.
این یک روش پرهزینه و از نظر احساسی فرسایشی برای گذراندن وقت است.
مشکل، اولویت بندی ضعیف است.
انسان‌ها وظایف حساس به زمان را نسبت به هر وظیفه دیگری در اولویت قرار می‌دهند؛ صرف نظر از مزایای بلندمدت آن.
وقتی زمان زیادی را روی وظایف فوری متمرکز می‌کنید، از کارهای مهم در فهرست کارهای خود غافل می‌شوید.
گیر افتادن در این چرخه ارتجاعی که در آن دائماً کار می‌کنید و فرصت تلاش برای رسیدن به اهداف را از خود می‌گیرید، آسان است.
با تمایز قائل شدن بین وظایف فوری و مهم، می‌توانید، زمان و انرژی بیشتری را روی مواردی که بیشترین اهمیت را دارند، متمرکز کنید.
ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا این تمایز را ایجاد کنید و مدیریت زمان خود را بهبود بخشید.
در این مقاله به بررسی موارد زیر خواهیم پرداخت:
- ماتریس آیزنهاور چیست؟
- علل اهمیت ماتریس آیزنهاور چیست؟
- اصول ماتریس آیزنهاور چیست؟
- نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور
- مزایا و محدودیت‌های استفاده از ماتریس آیزنهاور
1# ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور روشی برای سازماندهی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت است، بنابراین می‌توانید مهمترین کارهای خود را به شکلی مؤثر اولویت بندی کنید.
دوایت دی. آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور امریکا، ایده‌ای را ارائه داد که بعداً به ماتریس آیزنهاور معروف شد.
آیزنهاور در یک سخنرانی در سال ۱۹۵۴، از یک رئیس دانشگاه، نقل قول کرد که گفت: من دو نوع مشکل دارم، فوری و مهم.
فوری‌ها مهم نیستند و مهم‌ها هرگز فوری نیستند.
استیون کاوی، نویسنده کتاب ۷ عادت مردمان مؤثر، سخنان آیزنهاور را برداشت و از آنها برای توسعه ابزار مدیریت وظایف که اکنون محبوب شده و به عنوان ماتریس آیزنهاور شناخته می‌شود، استفاده کرد.
ماتریس آیزنهاور همچنین به عنوان ماتریس مدیریت زمان، جعبه آیزنهاور و ماتریس فوری – مهم شناخته می‌شود.
این ابزار به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را به چهار دسته تقسیم کنید.
ماتریس آیزنهاور یک ابزار تصمیم گیری ساده است که به شما کمک می‌کند بین وظایف زیر تمایز قائل شوید:
- مهم
- غیرمهم
- فوری
- غیرفوری
این ماتریس وظایف را به چهار بخش تقسیم کرده و اولویت بندی می‌کنند که ابتدا باید روی کدام وظایف تمرکز و کدام را باید واگذار یا حذف کنید.
ماتریس آیزنهاور می‌تواند به شما کمک کند اگر:
- تمام روز را صرف کارهای بیهوده می‌کنید، به جای این که روی کارهایی که می‌خواهید، انجام دهید، تمرکز کنید.
- سرتان شلوغ است؛ اما احساس می‌کنید، کارتان تأثیر کمی دارد.
- در اهداف بلندمدت پیشرفتی ندارید.
- از اهمال کاری رنج می برید.
- وقتی از شما خواسته می‌شود کاری انجام دهید، برای گفتن نه مشکل دارید.
- در واگذاری وظایف مشکل دارید.
1-1# تشخیص کارهای فوری و مهم
کلمات فوری و مهم شبیه به هم به نظر می‌رسند؛ اما هنگام تجزیه و تحلیل آنها از نظر اصل آیزنهاور، تفاوت بین این دو بسیار مهم است.
تمایز قائل شدن بین فوری و مهم در ماتریس آیزنهاور می‌تواند به شما کمک کند تا تشخیص دهید، کدام وظایف را باید انجام دهید و کدام وظایف را سایر اعضای تیم بهتر می‌توانند، انجام دهند.
کارهای فوری نیاز به توجه فوری شما دارند. وقتی کاری فوری است، باید همین الان انجام شود و اگر این کارها را در یک جدول زمانی مشخص انجام ندهید، عواقبی در انتظار شما است.
این موارد کارهایی هستند که نمی‌توانید از آنها اجتناب کنید و هر چه بیشتر این کارها را به تعویق بیندازید، احتمالاً استرس بیشتری را تجربه خواهید کرد که می‌تواند منجر به فرسودگی شغلی شود.
کارهای مهم ممکن است نیاز به توجه فوری نداشته باشند؛ اما این کارها به شما کمک می‌کنند تا به اهداف بلندمدت خود برسید.
صرفاً به این دلیل که این کارها فوریت کمتری دارند، به این معنا نیست که مهم نیستند.
شما باید برای این کارها با دقت برنامه ریزی کنید تا بتوانید از منابع خود به صورت مؤثر استفاده کنید.
2# علل اهمیت ماتریس آیزنهاور چیست؟
اگر تا به حال کاری را که می‌توانستید امروز انجام دهید، به تعویق انداخته باشید، با دشواری تشخیص اولویت بندی آشنا هستید.
در حالی که از بیرون ممکن است به نظر برسد که ما فقط تنبلی می‌کنیم، در واقع ما در تلاش هستیم تا بر سوگیری‌های شناختی مختلفی که مانع توانایی ما در مدیریت مؤثر و کارآمد زمان می‌شوند، غلبه کنیم.
سوگیری فرافکنی باعث می‌شود وقتی خوش بین هستیم، وظایف بزرگی را بر عهده بگیریم و به شکلی نادرست پیش بینی کنیم که در آینده نیز به همین احساس ادامه خواهیم داد.
به شکلی مشابه، سوگیری خوش بینانه باعث می‌شود باور کنیم که قرار است، کارآمدتر از آنچه هستیم باشیم، بنابراین ممکن است وظیفه ای را بر عهده بگیریم که برای ما بسیار بزرگ است و نمی‌توانیم به تنهایی از عهده آن برآییم.
سوگیری تمایل ما را به صرف زمان زیاد برای وظایف کم اهمیت توصیف می‌کند؛ زیرا اظهار نظر در مورد مسائل ساده‌تر آسان‌تر از تلاش برای پرداختن به مسائل پیچیده است.
سوگیری خویشتن داری باعث می‌شود، سطح کنترلی را که بر رفتارهای تکانشی خود داریم، بیش از حد تخمین بزنیم و میزان حواس پرتی احتمالی خود را در حین تلاش برای تکمیل لیست کارهای خود دست کم بگیریم.
3# اصول ماتریس آیزنهاور چیست؟
اصل اساسی ماتریس آیزنهاور، تمایز بین وظایف مهم و فوری است. وظایف فوری، حساس به زمان هستند و توجه شما را می‌طلبند.
آنها وظایفی هستند که احساس می‌کنید، موظف به انجام آنها هستید. تمرکز روی وظایف فوری شما را در یک ذهنیت واکنشی قرار می‌دهد که می‌تواند باعث شود، احساس تدافعی، عجله و تمرکز محدود داشته باشید.
وظایف مهم به مأموریت، ارزش‌ها و اهداف بلندمدت شما کمک می‌کنند. ممکن است نتایج فوری نداشته باشند و به همین دلیل نادیده گرفتن آنها آسان است.
گاهی اوقات وظایف مهم نیز فوری هستند؛ اما معمولاً این گونه نیست.
تمرکز بر وظایف مهم، شما را در یک ذهنیت پاسخگو قرار می‌دهد که می‌تواند باعث شود، احساس آرامش، منطقی بودن و پذیرش ایده‌های جدید داشته باشید.
توجه: اگر کارهای مهم را به مدت طولانی به تعویق بیندازید، می‌توانند به کارهای فوری تبدیل شوند.
مردم تمایل دارند، باور کنند که همه کارهای فوری، مهم هستند، وقتی که به صورت مکرر انجام می‌شوند؛ اما این گونه نیست.
این تصور غلط ممکن است به ترجیح ما برای تمرکز بر مشکلات و راه حل‌های کوتاه مدت مربوط باشد؛ اما شادی و رضایت، زمانی به دست می‌آید که ما روی بلندمدت تمرکز کنیم؛ نه روی کوتاه مدت و فوری.
ماتریس آیزنهاور به چهار بخش تقسیم می‌شود:
- ربع اول: مهم و فوری پس انجام دهید.
- ربع دوم: مهم اما غیر فوری پس برنامه ریزی کنید.
- ربع سوم: فوری اما غیر مهم پس به دیگران محول کنید.
- ربع چهارم: غیرمهم، غیرفوری پس حذف کنید.
در ادامه به بررسی اصول اساسی ماتریس آیزنهاور می‌پردازیم.
1-3# کارهای فوری و مهم
وظایف فوری و مهم، بحران‌هایی با تاریخ سررسید مشخص هستند.
اول این کارها را انجام دهید. آنها به توجه فوری شما نیاز دارند.
برای کاهش تعداد وظایف ربع اول، برای برنامه ریزی به منظور پیش بینی و پیشگیری از مشکلات، وقت بگذارید.
چه تغییراتی می‌توانید ایجاد کنید تا از بروز مشکلات غیرمنتظره جلوگیری کنید؟
این امر می‌تواند، شامل همکاری با همکاران، مشتریان یا سرپرستان برای بازسازی گردش کار باشد.
اگر یک شخص یا نهاد منبع وظایف ربع اول باشد، ممکن است لازم باشد، یک راه حل سیستماتیک پیدا کنید تا از بروز مداوم مسائل مهم و فوری جلوگیری شود. وظایف ربع اول ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- حل مشکل قطعی گسترده فناوری اطلاعات در سطح شرکت
- آماده کردن یک ارائه یا گزارش برای یک جلسه مهم
2-3# کارهای مهم اما غیر فوری
کارهای مهم اما نه فوری به شما کمک می‌کنند تا به هدف خود برسید و مهلت تحویل داشته باشید.
این وظایف را برای انجام در آینده برنامه ریزی کنید. افراد موفق و کارآمد، بیشتر وقت خود را در این حالت می‌گذرانند.
برای آنها، این ربع بیشترین رضایت را به همراه دارد. کاوی آن را ربع کیفیت نامید.
با این حال، اکثر مردم وقت کافی را در این بخش نمی‌گذرانند؛ زیرا نمی‌دانند چه مواردی مهم است یا به دلیل کارهای فوری که انجام می‌دهند، دچار وقفه می‌شوند.
ربع دوم شامل هر موردی است که مهم است اما به زمان حساس نیست.
بنابراین، شامل مواردی است که باید به محض این که همه موارد را در ربع اول انجام دادید، کم کم از آنها صرف نظر کنید.
در حالت ایده آل، می‌توانید به اندازه کافی در اوایل کار پیشرفت کنید که آنها هرگز فوری نشده و به ربع اول منتقل نشوند.
وظایف ربع دوم ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- شرکت در رویدادها یا کنفرانس‌های شبکه سازی حرفه ای
- تکمیل بررسی عملکرد کارکنان
3-3# کارهای فوری و غیرمهم
کارهایی که در این ربع قرار می‌گیرند، تقریباً همیشه وقفه‌هایی در مسیر دلخواه شما هستند.
این موارد، کارهایی هستند که در آنها به دیگران کمک می‌کنید تا به اهداف خود برسند.
این وظایف را به دیگران واگذار کنید.
اکثر مردم بیشتر وقت خود را در این ربع می‌گذرانند.
آنها معتقد هستند که روی کارهای فوری و مهم کار می‌کنند، در حالی که در واقع، انجام این کارها هیچ کمکی به نزدیکتر شدن آنها به اهداف بلندمدت نمی‌کند.
برای کاهش وظایف ربع سوم، یک استراتژی برای تفویض، حذف یا محدود کردن میزان زمانی که صرف این وظایف می‌کنید، ایجاد کنید.
وظایف ربع سوم ممکن است، شامل موارد زیر باشد:
- شرکت در جلسات غیر انتقادی
- تمام کردن کارهای اداری پیش پا افتاده
- انجام وظایف اداری
4-3# کارهای غیر فوری و غیر مهم
این وظایف نه فوری هستند و نه به شما در رسیدن به اهداف بلندمدت کمکی می‌کنند.
آنها صرفاً حواس پرتی از مهمترین موارد هستند.
این کارها را از لیست خود حذف کنید.
اگر بیشتر وقت شما در ربع چهارم صرف می‌شود، احتمالاً احساس استرس و عدم رضایت می‌کنید.
به پیگیری زمان خود ادامه دهید تا مشخص کنید، کدام وظایف بیشترین زمان را مصرف می‌کنند.
سپس، برنامه‌ای برای حذف یا محدود کردن آنها تدوین کنید.
از یک همکار یا سرپرست خود مشاوره بگیرید؛ دیدگاه آنها ممکن است شناسایی وظایفی را که می‌توانید واگذار یا حذف کنید، آسان‌تر کند.
فعالیت‌های ربع چهارم ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- مرتب سازی ایمیل‌های اسپم
- گشت و گذار در لینکدین
- سازماندهی فایل‌ها
4# چگونگی استفاده از ماتریس آیزنهاور
ابتدا، به مدت یک هفته زمان خود را پیگیری کرده تا ارزیابی کنید که در کجای ماتریس وقت خود را صرف می‌کنید.
می‌توانید از یک ابزار مدیریت وظیفه اختصاصی استفاده کنید یا به سادگی زمان خود را در بازه‌های ۳۰ دقیقه‌ای در یک صفحه گسترده پیگیری کنید.
بعد از یک هفته، وظایف انجام شده خود را با استفاده از این معیارها در ربع مربوطه سازماندهی کنید:
- آیا این موضوع برای من فوری بود؟
- آیا برای من مهم بود؟
“من” در این حالت کلمه اصلی است؛ شما این وظایف را بر اساس اهداف خود سازماندهی می‌کنید، نه اهداف شخص دیگری.
حالا که وظایف مرتب شده‌اند، به ربعی که بیشترین وظایف را دارد، توجه کنید.
اگر بیشتر وظایف شما در ربع ۲ قرار دارند، تبریک می‌گویم! شما درک خوبی از آنچه در زندگی بیشترین اهمیت را دارد، دارید.
فرآیند بالا را هر هفته به مدت یک ماه تکرار کنید. نتایج هر هفته را مقایسه کنید تا ببینید، آیا تلاش‌های شما به صرف زمان بیشتر در ربع دوم (ربع کیفیت) می‌انجامد یا خیر.
حتی با تغییر زمان و وظایف به ربع دوم، همچنان از ماتریس آیزنهاور برای سازماندهی روز خود استفاده کنید.
این امر اغلب شامل وظایف انتزاعی مانند توسعه استراتژی و ایجاد روابط می‌شود.
این وظایف مهلت مشخصی ندارند و به همین دلیل کنار گذاشتن آنها آسان است؛ اما مستقیماً با اهداف، ارزش‌ها و شادی بلندمدت شما همسو هستند.
بیشتر مردم در برنامه‌های شلوغ خود برای انجام کارهای مهم اما نه فوری، به سختی وقت پیدا می‌کنند.
ادغام ماتریس آیزنهاور در جریان کاری روزانه به شما کمک می‌کند تا اولویت‌های خود را بر اساس آنچه برای شما مهمتر است، برنامه ریزی کنید.
1-4# ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان
اگرچه ماتریس آیزنهاور در درجه اول وسیله ای برای اولویت بندی است؛ اما مزایای مشابهی را برای فهمیدن چگونگی گذراندن وقت افراد یا تیم‌ها ارائه می‌دهد.
کسب و کار لزوماً به معنای خروجی بهینه نیست.
با این حال، می‌توانیم وقت خود را صرف کارهای زیادی با حداقل تأثیر کنیم.
ماتریس آیزنهاور این موضوع را تصدیق کرده و در عوض به افراد کمک می‌کند تا از زمانی که دارند، بیشترین بهره را ببرند.
برای مثال، موارد موجود در ربع اول فوری هستند، بنابراین باید توجه فوری شما را به خود جلب کنند.
پرداختن به این موارد و خط زدن آنها از لیست در ابتدا، تضمین می‌کند که موارد ضروری و مهمتر از قلم نیفتند.
تنها زمانی که همه چیز در ربع اول تمام شد یا تا حد امکان در حال حاضر انجام شد، باید نگاه شما به جای دیگری معطوف شود.
5# مزایا و محدودیت‌های ماتریس آیزنهاور چیست؟
در این بخش به بررسی مزایا و محدودیت‌های ماتریس آیزنهاور خواهیم پرداخت.
1-5# مزایای ماتریس آیزنهاور چیست؟
از ماتریس آیزنهاور به عنوان ابزاری برای برنامه ریزی استفاده کنید تا به تیم خود در موارد زیر کمک کنید:
- اولویت‌هایی را تعیین کنید که با اهداف طراحی و کسب و کار در طیف وسیعی از فعالیت‌ها، پروژه‌ها و نتایج قابل تحویل همسو باشند.
- با یک تمرین نقشه برداری ساده که تیم‌ها می‌توانند با هم همکاری کرده و به سرعت آن را تکمیل کنند، فرآیند ارزیابی وظایف را سرعت بخشید.
- برای تیم خود و سایر ذینفعان کلیدی، شفاف سازی کنید که چه چیزی بالاترین اولویت را دارد و چه چیزی ندارد.
- با تمرکز تلاش‌ها روی وظایفی که بیشترین بازده را دارند، بهره وری را افزایش دهید.
2-5# محدودیت‌های استفاده از ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور روشی ساده برای اولویت بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت است.
اگرچه سادگی‌ای که دارد، استفاده از آن را راحت می‌کند؛ اما سایر ملاحظات مهم مانند در دسترس بودن منابع، پیچیدگی وظیفه و سطح تلاش را نادیده می‌گیرد.
علاوه بر این، ماتریس آیزنهاور زمانی بهترین عملکرد را دارد که وظایف نسبتاً کمی در هر ربع وجود داشته باشد.
تعداد بیشتر وظایف می‌تواند کاربران را سردرگم کند و نیاز به فعالیت‌های اولویت بندی بیشتری در هر ربع داشته باشد.
با حجم بالای وظایف، پر کردن ماتریس نیز می‌تواند زمان بر باشد و خود به یک وظیفه با اولویت پایین‌تر تبدیل شود.
از آنجایی که این رویکرد برای کاربران در سمت‌های مدیریتی طراحی شده، می‌تواند مزایای محدودی برای کاربرانی داشته باشد که نمی‌توانند وظایف را واگذار کنند یا فعالیت‌های روزانه خود را به صورت مستقل ساختار دهند.
بدون امکان واگذاری، تمایز کمتری بین وظایف فوری – مهم و فوری – غیرمهم وجود دارد.
اگر کاربران مسئول برنامه‌های خود نباشند، قادر به اولویت بندی ترتیب وظایف خود نخواهند بود و احتمالاً بیشتر وقت خود را صرف اجرای وظایف ربع سوم شخص دیگری خواهند کرد.
6# نکات مهم برای اولویت بندی کارها به منظور استفاده از ماتریس آیزنهاور
بهترین راه برای درک تفاوت بین فوریت و اهمیت، استفاده از ماتریس آیزنهاور است؛ اما ممکن است هنوز در اولویت بندی وظایف خود دچار مشکل شوید.
در این بخش چند نکته وجود دارد که می‌تواند در اولویت بندی به شما کمک کند.
1-6# مشخص کردن وظایف با رنگ
کدگذاری رنگی وظایف، تاکتیکی است که می‌تواند به شما در تجسم موارد با اولویت بالا کمک کند.
همانگونه که ابزار فهرست کارهای خود را بررسی می‌کنید، سعی کنید بر اساس سطح اولویت، چهار رنگ به خودتان بدهید.
از کد به شرح زیر استفاده کنید:
- سبز = موارد با بالاترین اولویت
- زرد = دومین اولویت بالا
- آبی = سومین اولویت برتر
- قرمز = اولویت ندارد
وقتی وظایف خود را بر اساس رنگ برچسب گذاری کردید، این رنگ‌ها مستقیماً به ماتریس آیزنهاور شما تبدیل می‌شوند.
وظایف سبز شما، وظایفی است که باید انجام شوند و در ربع اول هستند.
وظایف زرد شما، وظایف برنامه ریزی شده شما برای ربع دوم هستند.
وظایف آبی شما، وظایف قابل واگذار کردن شما برای ربع سوم بوده و وظایف قرمز شما، وظایف قابل حذف شما برای ربع چهارم هستند.
2-6# محدود کردن وظایف به ۱۰ وظیفه در هر ربع صفحه
حتی اگر کارهای زیادی در لیست کارهای شما وجود دارد، سعی کنید، وظایف خود را به 10 مورد در هر ربع محدود کنید.
این کار از شلوغی و سردرگمی ماتریس آیزنهاور جلوگیری می‌کند.
شما می‌توانید چندین ماتریس ایجاد کنید؛ اما محدود کردن لیست وظایف خود به موارد ضروری، تضمین می‌کند که فرآیند اولویت بندی را بدون اتلاف وقت آغاز می‌کنید.
3-6# تهیه فهرستی از کارهای شخصی و حرفه‌ای
راه دیگر، برای محدود کردن تعداد موارد در ماتریس آیزنهاور، ایجاد ماتریس‌های جداگانه برای لیست کارهای شخصی و حرفه ای است.
وظایف کاری و شخصی شما به جدول زمانی، منابع و روش‌های متفاوتی نیاز دارند و احتمالاً به فرآیندهای فکری متفاوتی نیز نیاز خواهند داشت.
برای مدیریت مؤثر اهداف شخصی و حرفه ای خود، باید تقسیم بندی کنید.
4-6# حذف و سپس اولویت بندی کردن
برای اولویت بندی مؤثر، ابتدا کارهای غیرضروری را حذف کنید. با این استراتژی، قبل از رفتن به سراغ ربع‌های یک، دو و سه، ربع چهارم را بررسی خواهید کرد.
همانگونه که فهرست کارهای خود را مرور می‌کنید، مواردی را که یادداشت کرده‌اید و نیازی به وجود آنها نیست، ارزیابی کنید.
اگر می‌توانید به سرعت مواردی را خط بزنید، این کار را انجام دهید.
این کار روند اولویت بندی را سرعت می‌بخشد و احتمالاً در انتهای کار، دور دوم حذف را طی خواهید کرد.
درباره نویسنده : فریبا صالح
نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.
