هنگامی که سازمان‌ها نیاز به تصمیم گیری در مورد رقابت آتی، اثربخشی کوتاه مدت و به حداکثر رساندن ارزش آفرینی دارایی‌های خود دارند، اغلب به مدیریت پورتفولیو به عنوان یک راه حل، روی می‌آورند.
مدیریت پورتفولیو مناسب به سازمان کمک خواهد کرد تا راحت‌‌تر با تغییرات بازار و روندهای نوظهور سازگار شود که این امر در محیط تجاری پرشتاب امروزی بسیار مهم و حائز اهمیت است.
مدیریت پورتفولیو فقط بهینه سازی دارایی‌های جاری نیست؛ بلکه در مورد هدایت تصمیمات استراتژیک نیز هست که می‌تواند آینده سازمان را شکل دهد.
اما از آنجایی که مدیریت پورتفولیو تعدادی از موضوعات را پوشش می‌دهد، اغلب ممکن است در بخش‌های مختلف سازمان به اشتباه تفسیر شود.
نه تنها این؛ بلکه مدیریت پورتفولیو امروزه هنوز در سطح عمومی مورد بحث قرار می‌گیرد.
در این مقاله به بررسی موارد زیر خواهیم پرداخت:
- پورتفولیو چیست؟
- اجزای پورتفولیو
- هدف استفاده از پورتفولیو
- نحوه ایجاد پورتفولیو
- نحوه افزایش پورتفولیو
- جوانب اصلی پورتفولیو
- مزایای پورتفولیو
- چالش‌های پورتفولیو
1# پورتفولیو چیست؟
پورتفولیو مجموعه‌ای از پروژه‌ها یا برنامه‌هایی است که برای ساختار و مدیریت سرمایه گذاری‌ها در سطح سازمانی یا عملکردی به منظور بهینه سازی منافع استراتژیک یا کارایی عملیاتی استفاده می‌شوند.
آنها را می‌توان در سطح سازمانی یا عملکردی، مدیریت کرد.
در جایی که پروژه‌ها و برنامه‌ها به ترتیب روی استقرار خروجی‌ها، نتایج و منافع متمرکز می‌شوند، پورتفولیو به عنوان ساختاری هماهنگ کننده به منظور حمایت از استقرار مطمئن اولویت بندی بهینه منابع برای همسویی با اهداف استراتژیک و دستیابی به ارزش‌های سازمان وجود دارند.
برای شکل دادن به پورتفولیو، فرد یا سازمان حامی و مدیر پورتفولیو به دنبال مشاهده طرح پروژه‌ها و برنامه‌های تشکیل دهنده هستند و توافق می‌کنند که چگونه بخش‌های تشکیل دهنده را بسته به موارد زیر تغییر شکل دهند:
- توانایی سازمان برای تأمین منابع کل پورتفولیو
- ایجاد هرگونه تغییر در جهات استراتژیک یا سرعت اجرای استراتژیک
سبد استراتژیک مدیریت ممکن است با مدیریت سازمانی همسو باشد.
در مواردی که اینگونه نیست، ایجاد درک روشن از فرآیند اولویت بندی پورتفولیو از سوی تیم اجرایی حیاتی است.
در پورتفولیو، طبیعی است که حامیان پروژه‌ها ملزم شوند، اولویت‌های پروژه خود را به نفع سبد گستردهتر قربانی کنند.
به عبارت دیگر، پورتفولیو یک سند است، اغلب یک بروشور دیجیتال یا چاپی که خلاصه ای از کارهایی است که سازمان انجام می‌دهد، دستاوردهای آن و آنچه که آن سازمان را منحصر به فرد می‌کند.
ممکن است شامل عوامل مختلفی همانند موارد زیر باشد:
- تاریخچه
- اهداف
- خریدهای احتمالی
- پوشش رسانه ای سازمان
- اطلاعاتی در مورد اتحادهای استراتژیک فعلی و آینده
1-1# ساختار نمونه کار برای پورتفولیو
برای اطمینان از این که حرفه ای ترین نمونه کارها را در کسب‌وکارها ایجاد می‌کنید، ارائه یک ساختار مناسب پورتفولیو بسیار حائز اهمیت و شامل موارد زیر است:
- اسلاید سازمان
- فهرست مطالب
- نمای کلی سازمان
- تاریخچه سازمان
- اسلاید گزاره
- اسلاید دستاوردها
- اسلاید پیش بینی رشد
- اسلاید رقیب
- اسلاید تیم
- پیش بینی‌های آینده
- اطلاعات تماس
2# اجزای پورتفولیو چیست؟
اجزای اصلی مدیریت پورتفولیوی کسب و کار عبارت اند از:
- تجزیه و تحلیل سبد فعلی: شامل ارزیابی ترکیب فعلی محصولات یا واحدهای تجاری در پورتفولیو و شناسایی هرگونه شکاف یا همپوشانی است.
- توسعه استراتژی: شامل تعریف اهداف استراتژیک کلی سازمان و تعیین این مورد که کدام یک از محصولات یا واحدهای تجاری با آن اهداف همسو هستند.
- تخصیص منابع: شامل تصمیم گیری در مورد نحوه تخصیص منابع در سراسر مجموعه است تا مطمئن شوند که هر محصول یا واحد تجاری به اندازه کافی پشتیبانی می‌شود یا خیر.
- مدیریت ریسک: شامل شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با هر محصول یا واحدهای تجاری در پورتفولیو است.
- نظارت بر عملکرد: شامل ردیابی منظم عملکرد هر محصول یا واحد تجاری و انجام تنظیمات مورد نیاز است.
- تصمیم گیری: شامل تصمیم گیری آگاهانه در مورد این موضوع که کدام یک از محصولات یا واحدهای تجاری برای سرمایه گذاری، واگذاری یا رشد بر اساس ارزش بالقوه آنها و همچنین همسویی با اهداف استراتژیک سازمان مناسب است.
با انجام تحقیقات بازار و تجزیه و تحلیل مالی، کسب و کارها می‌توانند درک عمیق تری از ریسک‌ها و پاداش‌های بالقوه مرتبط با محصولات یا واحدهای تجاری مختلف به دست آورند.
این اطلاعات می‌تواند به تصمیم گیری درباره محصولات یا واحدهای تجاری برای سرمایه گذاری، واگذاری یا رشد کمک کند.
به صورت کلی، مدیریت پورتفولیو به کسب و کارها کمک می‌کند تا با ارائه یک رویکرد سیستماتیک به منظور تجزیه و تحلیل و ارزیابی ارزش و ریسک‌های بالقوه محصولات یا واحدهای تجاری مختلف و تخصیص منابع بر اساس آن، تصمیمات استراتژیک بگیرند.
3# هدف استفاده از پورتفولیو چیست؟
پورتفولیو یا یک سبد کسب و کار اهداف بسیاری را دنبال می‌کند.
به صورت کلی، هدف از مدیریت سبد کسب و کار این است که مطمئن شوید یک سازمان با حفظ سبد محصولات یا واحدهای تجاری متعادل و همسو با استراتژیک، بازده سرمایه خود را به حداکثر میزان ممکن و ریسک موجود را به حداقل می‌رساند.
همچنین، با ارائه چارچوبی به منظور تجزیه و تحلیل و ارزیابی ارزش بالقوه محصولات یا واحدهای تجاری مختلف و تعیین تخصیص بهینه منابع به کسب و کارها کمک می‌کند تا تصمیمات استراتژیک بگیرند.
در ادامه به بررسی این اهداف خواهیم پرداخت.
1-3# شکل دهی چشم انداز
از طریق فرآیند ایجاد پورتفولیوی سازمان، مدیران به درک روشنی از اهداف سازمان دست می‌یابند.
این امر، متعاقباً آنها را قادر می‌سازد تا استراتژی‌های مؤثری ابداع کنند.
2-3# افزایش کارایی
پورتفولیو یا سبد کسب و کار به عنوان یک نقطه مرجع قطعی عمل می‌کند که کارکنان می‌توانند با آن مشورت کنند.
در نتیجه، این امر خطاها را تا حد زیادی کاهش می‌دهد و اطمینان می‌دهد که اطلاعات ضروری به راحتی قابل دسترسی هستند.
علاوه بر این، با استفاده از پورتفولیو به عنوان یک راهنما، سازمان می‌تواند از درگیر شدن در پروژه‌ها و کارهایی که به آن ارزشی اضافه نمی‌کنند، اجتناب کند.
3-3# کاهش خطرات احتمالی
هنگام تصمیم گیری، مدیریت سازمان می‌تواند از سبد کسب و کار به عنوان یک منبع جامع استفاده کند.
این امر به جلوگیری از بروز خطرات غیرضروری کمک می‌کند و اقداماتی را که با بهترین منافع سازمان هماهنگ است، تسهیل می‌کند.
از دیدگاه مشتری، یک پورتفولیو اساساً مجموعه ای از محصولات، خدمات یا پروژه‌هایی است که یک سازمان در حال حاضر مدیریت می‌کند و دارای ارزش قابل توجهی است.
معنای نمونه کارها در تجارت فراتر از یک فهرست است و چندین مزیت متمایز ارائه می‌دهد که عبارت اند از:
- دستاوردهای شما را به نمایش می‌گذارد. محتوای بصری و نمونه‌هایی از پروژه‌های موفق در مجموعه شما نه تنها نشان دهنده اعتماد سازمان به تخصص تیم است؛ بلکه ارزشی را که می‌توانند از مشارکت با شما انتظار داشته باشند، به مشتریان بالقوه نشان می‌دهد.
- اعتبار ایجاد می‌کند. مجموعه کسب و کار که با دقت کامل گردآوری شده و با جزئیات کلیدی در مورد تاریخچه، تیم و دستاوردهای سازمان پر شده است، به عنوان گواهی مناسب بودن فرد در وظایفی است که برای سرمایه گذاران و مشتریان به صورت یکسان جذاب است.
- اعتماد را تقویت می‌کند. گواهینامه‌ها و مراجع موجود در مجموعه به مشتریان بالقوه این فرصت را می‌دهد تا با افراد و سازمان‌هایی که قبلاً با آنها کار کرده اید، ارتباط برقرار کنید و آنها را قادر می‌سازد تا بینش جامعی در رابطه با سطوح رضایت مرتبط با نوع همکاری‌ها و محصولات ارائه شده توسط سازمان شما به دست آورند.
همانگونه که می‌بینید، وجود پورتفولیو برای سازمان‌هایی با جاه طلبی‌های زیاد ضروری است.
ایجاد آن ممکن است ساده به نظر برسد؛ اما مسئله مهم این است که شما می‌خواهید موارد مربوط به شما برجسته باشد، نه این که با دیگران ترکیب شود.
در این حالت، خدمات طراحی ارائه شده می‌تواند تفاوت ایجاد کند.
4# نحوه ایجاد پورتفولیو
نحوه ایجاد پورتفولیو در کسب و کار به صورت زیر است.
1-4# درک جایگاه سازمان در بازار
این اولین گام در ایجاد پورتفولیو است و باید در مرحله برنامه ریزی ایجاد پورتفولیو انجام شود.
شما باید از موارد زیر آگاهی کافی را داشته باشید:
- اندازه بازار محصولات یا خدمات خود
- تقسیم بندی آنها
- میزان اشباع بازار
- پتانسیل رشد
- سودآوری
- روند قیمت گذاری
- ریسک های ROI
پس از تجزیه و تحلیل کامل این عوامل، می‌دانید که در سبد کسب و کار خود بر چه مواردی تأکید کنید تا سازمان شما بتواند در مطلوب ترین حالت ممکن قرار گیرد.
2-4# تمرکز بر واحدهای تجاری استراتژیک (SBUs)
SBU بخشی از یک سازمان است که به گونه‌ای مستقل عمل می‌کند و اهداف و مأموریت خاص خود را در یک ساختار سازمانی گستردهتر دارد.
به صورت معمول، آنها گروه خاصی از مشتریان یا یک منطقه جغرافیایی خاص را هدف قرار می‌دهند.
نقش و مشارکت آنها در سازمان به عنوان یک کل باید در پورتفولیو منعکس شود.
3-4# شناسایی قدرت رقابتی هر SBU
هر SBU با رقابت منحصربه فردی روبه‌رو است. به منظور ایجاد یک سبد متقاعدکننده، باید:
- دارایی‌ها
- نقاط قوت
- ساختار هزینه
- وفاداری مشتری
هر SBU را به صورت جداگانه ای ارزیابی کنید.
راهی پیدا کنید تا سبد خود را به گونه ای متناسب کنید تا بر نقاط قوت هر واحد تأکید داشته باشید.
4-4# تأکید بر کیفیت
این امر تنها وابسته به کیفیت محصولات یا خدمات شما (که طبیعتاً باید برجسته شود) نیست؛ بلکه به کیفیت خود نمونه کارها نیز مربوط می‌شود.
باید از نظر بصری دارای ویژگی‌های زیر باشد:
- جذاب
- مختصر
- منحصر به فرد و تعاملی
- دارای تصاویر با کیفیت بالا و اصلی (نه عکس‌های استوک عمومی)
5-4# بررسی نمونه کارها
قبل از این که پورتفولیوی خود را راه اندازی کنید از افراد داخل و خارج از سازمان خود بازخورد دریافت کنید.
نسخه بتا به عنوان یک منبع ارزشمند برای بازخورد عمل می‌کند و بینشی را به منظور بهبود محصول نهایی، هم از نظر طراحی نمونه کارها و هم از نظر محتوای آن ارائه می‌دهد.
توجه به اشتباهات رایج در طراحی همانند طرح بندی‌های بهم ریخته، تم‌های متناقض و فونت‌های ناخوانا که می‌توانند به صورت قابل توجهی، تأثیر پیام شما را کاهش دهند، بسیار مهم است.
6-4# به روز نگه داشتن
در دنیای تجاری پرشتاب امروزی، هیچ چیز برای مدت طولانی ثابت نخواهد ماند.
مطمئن شوید که پورتفولیوی شما با پیشرفت در سازمان و به روز رسانی پروژه‌های تکمیل می‌شود و بازنگری آنها در حین تکامل سازمان نیز به روز خواهد شد.
هنگامی که یک نمونه کار درجه یک ایجاد کردید، روی کارها توقف نکنید.
حتی بهترین محصول برای مؤثر ماندن نیاز دارد تا به صورت منظم به‌روزرسانی شود. تجزیه و تحلیل منظم پورتفولیو از امور کلیدی است.
5# جوانب اصلی پورتفولیو چیست؟
طراحی سبد کسب و کار یا پورتفولیو، ممکن است ایده ای عالی به نظر برسد که همه دستاوردها و اطلاعات حیاتی شما را در یک ارائه منعکس می‌کند.
این امر، یکی از رویکردهایی است که سبدهای تجاری را با شکست مواجه می‌کند.
برای کسب بهترین نتیجه، مراحل زیر را دنبال کنید:
- ویژگی‌هایی را به اشتراک بگذارید که سازمان شما را منحصر به فرد می‌کنند.
- نقاط قوت خود را به عنوان یک تیم توصیف کنید.
- نمونه کارها را از نظر بصری جذاب کنید.
- ارائه ای را برای مخاطبان هدف خود تنظیم کنید.
- برای فیلتر کردن جزئیات غیر ضروری از بازخورد گرفتن استقبال کنید.
6# مزایای یک پورتفولیو با مدیریت خوب
مزایای مدیریت پورتفولیو عبارت است از:
- همسویی استراتژی: این امر به شناسایی پروژه‌ها یا گردش‌های کاری فعلی که با استراتژی کلی سازمان در تضاد هستند، کمک می‌کند.
- دید یکپارچه از پروژه‌ها: این موضوع، ایجاد یک دیدگاه واحد و یکپارچه را در مورد پروژه‌ها تضمین می‌کند و امکان توزیع بهتر تلاش در سراسر سازمان را فراهم می‌کند.
- تصمیم گیری سریع‌‌تر: متمرکز بودن تمام داده‌های مرتبط، تصمیم گیری سریع‌‌تر و آگاهانه‌‌تر را ممکن می‌سازد.
یک پورتفولیو که به خوبی حفظ و به صورت منظم به روز شود، هماهنگی بین فرآیندهای برنامه ریزی، بودجه و اجرا را ممکن می‌کند.
ارتباطات ساده ارائه دسترسی 24 ساعته به پورتفولیو به عنوان یک منبع واحد از داده‌های سازمانی، ارتباطات نادرست یا اتکا به اطلاعات قدیمی را از بین می‌برد.
بهینه سازی نیروی کار، اولویت بندی اهداف و منابع نمایش داده شده در پورتفولیو به مدیریت این امکان را می‌دهد که تلاش‌های کارکنان را به سمت بخشی که بیشترین ارزش را دارد، هدایت کند.
7# چالش‌های پورتفولیو چیست؟
به صورت معمول، تنها جنبه‌های خاصی از مدیریت پورتفولیوی یک سازمان، توجه مورد نیاز را دریافت می‌کنند و اغلب بخش‌های مهم نادیده گرفته می‌شوند.
پرداختن به این شش چالش به شما کمک می‌کند، اثربخشی مدیریت پورتفولیو را افزایش دهید.
شش چالش مدیریت پرتفولیو با عملکرد مناسب به صورت زیر هستند.
1-7# درک چگونگی شکل گیری کارایی یک سازمان محصول
اثربخشی یک سازمان با موفقیت بلندمدت آن در بازار تعیین می‌شود؛ اما اثربخشی، موضوع پیچیده‌ای است که تحت تأثیر کل سازمان است و از توسعه دهندگان و فروش گرفته تا مدیریت و خدمات مشتری را شامل می‌شود.
برای سنجش موفقیت یک محصول، عرضه یا ویژگی آن باید از منحنی سرمایه گذاری استفاده کرد که رابطه بین سرمایه گذاری، سود و زمان را نشان می‌دهد.
تشخیص این که چگونه عملکردهای مختلف بر اثربخشی سرمایه گذاری در نقاط مختلف جدول زمانی تأثیر می‌گذارد، بسیار مهم است.
موفقیت، اغلب از همکاری چندین کارکرد ناشی می‌شود و مدیریت کارآمد پرتفولیو در طول چرخه عمر سرمایه گذاری کلید دستیابی به آن است.
2-7# دیدگاه‌های متفاوت از پورتفولیو و مفاهیم مدیریت پورتفولیو
هنگام بحث در مورد مدیریت پورتفولیو، باید مطمئن شوید که همه در یک سطح هستند.
برخی از کلمات و تعاریف در مدیریت پورتفولیو می‌توانند معانی متفاوتی برای هر کسی که درگیر این امر است، داشته باشند.
به عنوان مثال، مدیریت پورتفولیو ممکن است به معنای جمع شدن موارد مهم یا ایده‌های آینده و تجزیه و تحلیل آنها برای توسعه دهندگان محصول باشد.
برای هرکسی که در تجارت فعالیت می‌کند، مدیریت پورتفولیو می‌تواند به معنای محصولات و ویژگی‌های فعلی، پروژه‌های مشتری یا فرصت‌های آینده باشد.
3-7# هماهنگی مدل‌های متنوع فرمان
منحنی سرمایه گذاری نشان می‌دهد که چگونه عملکردهای مختلف بر موفقیت محصولات و خدمات تأثیر می‌گذارد.
علاوه بر تصمیمات استراتژی و مدیریت پورتفولیو، فعالیت‌های یک سازمان توسط موارد زیر هدایت می‌شود:
- خط مشی سازمان
- دیدگاه‌های شخصی
- مدل‌های جبران خسارت
- درک کلی از مدل کسب و کار آن
با این اوصاف، شما نباید مدیریت پورتفولیوی خود را برای هدایت هر فعالیتی به کار گیرید؛ زیرا این روند بسیار کند خواهد بود تا بتوانید از پتانسیل و ظرفیت‌های سازمان تا حد امکان استفاده کنید.
مطمئن شوید که مدیریت پورتفولیوی شما بر خط مشی سازمان، تخصیص منابع و مدل‌های پاداش تأثیر می‌گذارد.
ارتباطات باز و به اشتراک گذاری اطلاعات در مورد تصمیمات مدیریت پورتفولیو بسیار مهم است و تعیین خط مشی‌ها، نیازها و راه حل‌های مدیریت پورتفولیوی شما کلید بهبود اثربخشی است.
4-7# انتخاب ناکافی روش‌های مختلف مدیریت پورتفولیو
برخی از سازمان‌ها ممکن است موارد تجاری را مهم ترین بخش مدیریت پورتفولیو در نظر بگیرند؛ اما این دیدگاه می‌تواند، نقش توسعه پورتفولیو در سازمان‌ها را ساده‌تر کند.
در حالی که پرونده‌های تجاری در تصمیمات اولیه سرمایه گذاری جایگاه مناسبی دارند، نباید تنها ابزاری برای تجزیه و تحلیل پورتفولیو باشند.
یکی از حوزه‌هایی که باید روی آن تمرکز کنید، داده‌های سریع در طول وضعیت توسعه است که می‌تواند به شما در درک بهتر نیازهای مشتری، بهینه سازی تحویل از طریق اتوماسیون و چرخه‌های انتشار سریع و اطمینان از آمادگی برای انتشار کمک کند.
در این صورت، ابزارها و روش‌های مختلفی به منظور موارد زیر مورد نیاز خواهد بود:
- بهینه سازی بازده محصولات
- ویژگی‌ها
- داده‌ها
- دارایی‌های فعلی
برای مثال، داده‌های تاریخی، دستورالعمل‌های آینده را راهنمایی می‌کنند و ابزارهای مناسب، بهبودهای بالقوه ای را شناسایی می‌کنند، همانند تغییرات در قیمت گذاری، بازاریابی، کمپین‌های فروش یا تنظیمات چرخه عمر.
5-7# نقش استراتژی در اولویت بندی
هماهنگ کردن تصمیمات خود با استراتژی دشوار است؛ زیرا هر سطح از استراتژی به ندرت به اندازه کافی مشخص است که به سؤالات مربوط به اولویت بندی پاسخ دهد.
مدیریت پورتفولیو به عنوان راه حلی برای این امر در نظر گرفته می‌شود؛ زیرا شما را قادر به تحقق این اهداف می‌کند و مهمترین ابزار در اجرای استراتژی است؛ اما استراتژی تنها تمایل دارد در برخی از سازمان‌ها نقش فعالی داشته باشد به جای این که محرک اصلی در تمام تصمیمات مدیریت پورتفولیو باشد که باید ایفا شوند.
6-7# اندازه سازمان و تنظیم مدیریت پورتفولیو
اندازه و ساختار یک سازمان به صورت قابل توجهی بر مدیریت پورتفولیوی آن در سطوح مختلف تأثیر می‌گذارد و دستیابی به همسویی در هر تصمیمی در سازمان‌های بزرگ غیرعملی است.
در عوض، روی همسو کردن هر چه بیشتر تصمیم‌ها تمرکز کنید و پیگیری اهداف را تسهیل کنید، حتی زمانی که اولویت‌ها بین کارکنان و تیم‌ها همپوشانی دارند.
درباره نویسنده : فریبا صالح
نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.
