گزارش تحلیلی چیست؟ (۴ اصل آماده سازی آن)

در سال‌های اخیر گزارش تحلیلی به بخش حیاتی هوش تجاری مبدل شده است.

سازمان‌ها به جای تصمیم‌گیری‌هایی که فقط منطقی به نظر می‌رسند، استراتژی‌های خود را بر اساس بینش‌های داده محور حاصل از گزارش‌ها تنظیم می‌کنند.

گزارش تحلیلی به کسب و کارها کمک می‌کند تا تصمیماتی آگاهانه بگیرند، مسائل را حل کنند و فرصت‌های تجاری پیش روی خود را کشف کنند.

این موضوع که گزارش تحلیلی چیست و چگونه می‌توان آن را ایجاد کرد، بسیار مهم است؛ زیرا با استفاده از آن می‌توان داده‌هایی را در اختیار تیم قرار داد که به افزایش بهره‌وری، همکاری و سازگاری آنها کمک می‌کند.

در این مقاله به بررسی گزارش تحلیلی، ساختار، کاربرد، اصول، علت اهمیت، انواع، مراحل نوشتن و اشتباهات رایج در نوشتن گزارش تحلیلی خواهیم پرداخت.

1# گزارش تحلیلی چیست؟

گزارش تحلیلی، نوعی گزارش تجاری است که بر داده‌های کمی و کیفی سازمان تکیه می‌کند تا استراتژی یا فرآیند کسب و کار شما را تحلیل و ارزیابی کند.

این گزارش در عین حال می‌تواند به تیم در تصمیم‌گیری‌هایی که مبتنی بر داده است، کمک کند.

سبک نوشتار گزارش تحلیلی و بینش‌هایی که ایجاد می‌کند به صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید، بستگی دارد.

بازاریابان اغلب از ابزار هوش تجاری برای تولید این نوع از گزارش‌ها استفاده می‌کنند.

گزارش‌های تحلیلی در طرح‌بندی با یکدیگر متفاوت‌اند.

با یک جستجوی سریع در گوگل متوجه خواهید شد که بسیاری از بازاریابان، اسناد سنگین متنی را با سبک نوشتاری رسمی انتخاب می‌کنند که اغلب دارای فهرست مطالب در صفحه اول است.

در برخی موارد گزارش‌ها ممکن است شامل صفحه‌های گسترده تر باشد که با اعداد و اسکرین شات پر شده‌اند که یک نمای کلی و جامع از داده‌ها ارائه می‌دهد.

1-1# ساختار گزارش تحلیلی

ساختار یک گزارش تحلیلی منفرد شامل موارد زیر است:

• یک صفحه عنوان
• فهرست مطالب
• مقدمه
• بخش روش شناسی
• بدنه گزارش
• نتیجه گیری و پیشنهادات
• فهرست منابع
• بخش ضمیمه‌ها

2-1# کاربرد گزارش تحلیلی

از جمله کاربردهای گزارش تحلیلی می‌توان به اطلاعات و تحقیقاتی اشاره کرد که در مورد یک موضوع خاص است مانند موارد زیر:

• صنایع مختلف
• اداره کشور
• فناوری‌های مختلف
• محصولات
• مواد
• فرآیندها

از این نوع گزارش‌ها به منظور شناسایی فرصت‌ها، رسیدگی به مشکلات به وجود آمده و اجتناب از ضررهای مالی استفاده می‌شود.

همچنین گزارش تحلیلی می‌تواند به منظور موارد زیر در سازمان درباره یک موضوع به کار برود:

• ارائه به‌روزرسانی‌ها
• تأثیرگذاری بر اقدامات
• ارائه اطلاعات یا دیدگاه‌های مختلف و مهم

2# هدف از گزارش تحلیلی

هر گزارش تحلیلی 3 هدف را محقق می‌کند:

• ارزیابی فرصت‌ها: این نوع گزارش‌ها، تصمیم گیرندگان را در مورد یک تلاش جدید و بالقوه موفق آگاه می‌کنند.
  برای این نوع گزارش، تحقیقات بازار و یافتن نمونه‌هایی از سایر سازمان‌ها که در موقعیتی مشابه با سازمان مذبور هستند، ممکن است بر مسیر ورود به یک صنعت جدید اثر گذارد.
• حل مسئله: این نوع گزارش‌ها با استفاده از موقعیت‌های مشابه و سنجش گزینه‌های مختلف بین چندین راه حل، به حل مسائل به وجود آمده می‌پردازند.
• حمایت از تصمیمات گرفته شده: اگر سازمان یا کسب و کاری تصمیم مهمی در آینده نزدیک اتخاذ کند، وجود یک گزارش تحلیلی می‌تواند اثرات مثبت و منفی آن تصمیم را تجزیه و تحلیل کند و بر اساس مجموعه ای از حقایق و این که چه تأثیری بر روند کار سازمان خواهند داشت، اقداماتی را توصیه کند.

3# علت اهمیت گزارش تحلیلی

علل اهمیت گزارش تحلیلی به شرح زیر است.

1-3# تصمیم‌گیری آگاهانه

گزارش تحلیلی، بینش‌هایی ارزشمند و تجزیه و تحلیلی را مبتنی بر داده ارائه می‌کند که کسب و کارها می‌توانند با استفاده از آن، تصمیمات آگاهانه بگیرند.

این گزارش‌ها با ارائه اطلاعات مرتبط در قالبی ساختاریافته، به ذینفعان کمک می‌کنند تا روند کار را درک کنند، الگوهای موجود را شناسایی کنند و دوره‌های بالقوه اقدام را ارزیابی کنند.

2-3# حل مسئله

گزارش تحلیلی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا چالش‌ها یا مسائل مربوط به عملیات را شناسایی کنند و به آنها رسیدگی کنند.

موضوع اگر شناسایی ناکارآمدی‌های موجود در فرآیندها، رسیدگی به شکایات مشتریان یا کاهش خطرات باشد، در هر حال، این گزارش‌ها چارچوبی برای حل مشکل و تصمیم‌گیری بهتر ارائه خواهند داد.

3-3# فرصت‌های تجاری

گزارش تحلیلی می‌تواند با تحلیل روند بازار، رفتار مشتری و فعالیت‌های رقیب، فرصت‌های تجاری جدیدی را کشف کند.

با شناسایی روندهای نوظهور یا نیازهای برآورده نشده مشتریان، کسب و کارها می‌توانند از فرصت‌هایی برای رشد و نوآوری بهره‌مند شوند.

4-3# ارزیابی عملکرد

گزارش تحلیلی در ارزیابی عملکرد جنبه‌های مختلف یک کسب و کار مانند فروش، کمپین‌های بازاریابی و معیارهای مالی مفید است.

با ردیابی شاخص‌های کلیدی و معیارها، سازمان‌ها می‌توانند پیشرفت خود را در جهت اهداف و مقاصد ارزیابی کنند.

5-3# پاسخگویی و شفافیت

گزارش تحلیلی با ارائه گزارش‌ها و تحلیل‌های عینی، مسئولیت پذیری و شفافیت در سازمان را ارتقا می‌دهد.

با به اشتراک گذاری بینش‌ها و یافته‌ها با ذینفعان، کسب و کارها می‌توانند اعتماد و اطمینان را در فرآیندهای تصمیم‌گیری خود تقویت کنند.

4# انواع گزارش تحلیلی

انواع گزارش تحلیلی را در ادامه بررسی خواهیم کرد.

1-4# گزارش تحلیل مالی

این نوع گزارش‌ها، عملکرد مالی یک سازمان که شامل موارد زیر است را تجزیه و تحلیل می‌کنند:

• درآمد
• هزینه
• سودآوری
• جریان نقدی

این گزارش‌ها به ذینفعان کمک می‌کنند تا سلامت مالی کسب و کار را درک کنند و در مورد سرمایه گذاری‌ها، بودجه بندی‌ها و برنامه ریزی‌های استراتژیک تصمیم‌گیری کنند.

2-4# گزارش تحقیقات بازار

گزارش تحقیقات بازار موارد زیر را تحلیل می‌کند:

• روند بازار
• رفتار مصرف کننده
• چشم انداز رقابتی
• سایر عوامل مؤثر بر صنعت یا بخش خاصی از بازار

این نوع گزارش‌ها، بینش ارزشمندی را برای مشاغلی که به دنبال راه اندازی محصولات جدید، ورود به بازارهای جدید یا اصلاح استراتژی‌های بازاریابی خود هستند، ارائه می‌دهد.

3-4# گزارش تحلیل عملکرد

این گزارش‌ها، جنبه‌های مختلف یک سازمان، مانند موارد زیر را ارزیابی می‌کند:

• عملکرد فروش
• کارایی عملیاتی
• بهره وری کارکنان
• رضایت مشتری

گزارش تحلیل عملکرد به شناسایی زمینه‌های بهبود و اطلاع رسانی در تصمیم‌گیری برای افزایش عملکرد کلی کمک می‌کند.

4-4# گزارش ارزیابی ریسک

گزارش ارزیابی ریسک، خطرات و آسیب‌های بالقوه موجود در یک سازمان را مانند ریسک‌های زیر تجزیه و تحلیل می‌کند:

• مالی
• عملیاتی
• امنیت سایبری
• خطرات رعایت مقررات

این گزارش‌ها به ذینفعان کمک می‌کنند تا خطرات را به منظور محافظت از دارایی‌ها و شهرت سازمان درک کنند و آن را کاهش دهند.

5-4# گزارش تحلیل SWOT

SWOT مخفف عبارات زیر است:

• Strengths: قوت‌ها
• Weaknesses: ضعف‌ها
• Opportunities: فرصت‌ها
• Threats: تهدیدها

این گزارش نقاط قوت و ضعف یک سازمان، همچنین فرصت‌ها و تهدیدهای خارجی را در محیط کسب و کار ارزیابی می‌کند.

این گزارش‌ها یک نمای کلی از موقعیت استراتژیک سازمان ارائه می‌دهند و تصمیم‌گیری را هدایت می‌کنند.

6-4# گزارش تحلیل مشتری

گزارش تحلیل مشتری موارد زیر را بررسی می‌کند:

• جمعیت شناسی
• رفتار خرید
• سطح رضایت
• ترجیحات مشتری

این نوع گزارش‌ها به کسب وکارها کمک می‌کنند تا مخاطب هدف خود را بهتر درک کنند، محصولات و خدمات را متناسب با نیازهای مشتریان طراحی کنند و حفظ و وفاداری مشتری را بهبود بخشند.

7-4# گزارش کارایی عملیاتی

این نوع گزارش‌ها، کارایی و اثربخشی فرآیندهای عملیاتی درون یک سازمان مانند تولید، لجستیک و مدیریت زنجیره تأمین را ارزیابی می‌کنند.

گزارش کارایی عملیاتی، تنگناها، ناکارآمدی‌ها و زمینه‌های بهبود را به منظور بهینه سازی عملیات و کاهش هزینه‌ها شناسایی می‌کنند.

8-4# گزارش انطباق و نظارت

این نوع گزارش‌ها، پایبندی سازمان به مقررات صنعت، الزامات قانونی و سیاست‌های داخلی را ارزیابی می‌کنند.

گزارش‌های انطباق و نظارت، مطمئن می‌شوند که سازمان‌ها از نظر اخلاقی و قانونی عمل می‌کنند و خطر جریمه‌ها و آسیب‌های اعتباری را کاهش می‌دهند.

5# مراحل تهیه گزارش تحلیلی

نوشتن گزارش تحلیلی، مستلزم برنامه ریزی دقیق، تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارتباط واضح یافته‌ها با یکدیگر است.

در ادامه یک راهنمای گام به گام به منظور نوشتن یک گزارش تحلیلی مؤثر آورده شده است.

1-5# تعریف هدف

هدف از گزارش را به وضوح تعریف کنید.

تعیین کنید که هدف گزارش، پاسخ به چه مشکل یا سؤالی است.

همچنین مخاطبان گزارش را نیز در نظر بگیرید و بررسی کنید که به چه اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری آگاهانه نیاز دارند.

2-5# جمع آوری داده‌ها

منابع مرتبط را که می‌توانند بینشی در ارتباط با موضوع مورد نظر ارائه دهند، شناسایی کنید.

جمع آوری داده‌ها از منابع اولیه (به عنوان مثال نظرسنجی یا مصاحبه) و منابع ثانویه (به عنوان مثال مطالعات تحقیقاتی یا گزارش‌های صنعتی) صورت می‌پذیرد.

اطمینان حاصل کنید که داده‌های جمع آوری شده دقیق، قابل اعتماد و به‌روز باشند.

3-5# تجزیه و تحلیل داده‌ها

از ابزارها و تکنیک‌های تحلیلی برای تجزیه و تحلیل مؤثر داده‌ها استفاده کنید.

این امر ممکن است شامل تجزیه و تحلیل آماری، کدگذاری کیفی یا تجسم داده‌ها باشد.

به دنبال:

• الگوها
• روندها
• همبستگی‌ها
• نقاط پرت

در داده‌ها باشید که ممکن است، بینشی را در ارتباط با موضوع ارائه دهد.

زمینه جمع آوری داده‌ها و هرگونه محدودیتی که ممکن است بر تحلیل اثر گذارد را در نظر بگیرید.

4-5# سازماندهی اطلاعات

ساختار گزارش را به شیوه ای منطقی و منسجم تنظیم کنید و گزارش را به بخش‌هایی مانند موارد زیر تقسیم کنید:

• مقدمه
• روش شناسی
• یافته‌ها
• تجزیه و تحلیل
• نتیجه گیری

مطمئن شوید که هر بخش به صورت منطقی در قسمت بعدی جریان دارد و پیشرفت واضحی از ایده‌ها در طول گزارش وجود دارد.

5-5# نوشتن مقدمه

با مقدمه‌ای شروع کنید که اطلاعات زمینه‌ای در ارتباط با موضوع ارائه می‌دهد و دامنه گزارش را مشخص می‌کند.

هدف تجزیه و تحلیل را به وضوح بیان کنید.

زمینه را برای تجزیه و تحلیل فراهم کنید و توضیح دهید که چرا با یکدیگر مرتبط و مهم هستند.

6-5# ارائه روش

روش‌ها و تکنیک‌های مورد استفاده برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها را مشخص کنید و هرگونه فرضیات و منطقی که پشت رویکرد مورد استفاده است را توضیح دهید.

جزئیات کافی را ارائه دهید تا خواننده بتواند نحوه انجام تحلیل را به خوبی متوجه شود.

7-5# ارائه یافته‌ها

یافته‌های تحلیلی خود را به صورتی واضح و مختصر توضیح دهید.

از نمودارها، جدول‌‌ها و سایر وسایل کمکی بصری به منظور نشان دادن نکات کلیدی و درک آسان تر داده‌ها استفاده کنید.

زمینه را برای یافته‌ها فراهم کنید و اهمیت آن‌ها را توضیح دهید.

8-5# تجزیه و تحلیل داده‌ها

یافته‌ها را تفسیر و پیامدهای آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنید.

در مورد الگوها، روندها یا بینش‌هایی که در تجزیه و تحلیل به دست آمده بحث کنید و در مورد اهمیت آنها توضیح دهید.

توضیحات یا تفسیرهای جایگزین داده‌ها را در نظر بگیرید.

9-5# نتیجه گیری

بر اساس یافته‌ها و تجزیه و تحلیل‌های موجود نتیجه گیری کنید و نکات اصلی و بینش‌ گزارش را خلاصه کنید.

نکات کلیدی و پیامدهای ناشی از آن را تکرار کنید.

10-5# ارائه توصیه‌ها

در نهایت، بر اساس نتیجه گیری که به دست آورده اید، توصیه‌هایی را نیز ارائه دهید.

گام‌های عملی را پیشنهاد دهید که می‌توانند برای رسیدگی به مسائل شناسایی شوند یا بهره برداری از فرصت‌های کشف شده توسط تحلیل انجام دهید.

توصیه‌های عملی و مشخصی را ارائه دهید که امکان پذیر و همسو با اهداف گزارش باشند.

11-5# اصلاح

گزارش را به دقت و به منظور بررسی میزان وضوح و انسجام مرور کنید.

مطمئن شوید که گزارش شما واضح، مختصر و عاری از هرگونه خطا است.

قبل از نهایی کردن گزارش، هرگونه بازبینی لازم را انجام دهید.

12-5# نوشتن خلاصه اجرایی

یک خلاصه اجرایی مختصر بنویسید که نمای کلی از یافته‌ها، نتیجه گیری‌ها و توصیه‌های کلیدی گزارش را ارائه دهد.

این خلاصه باید مختصر و قابل درک برای تمامی ذینفعان باشد، حتی آنهایی که ممکن است وقت لازم برای خواندن کل گزارش را نداشته باشند.

تنها مهمترین اطلاعات موجود را درج کنید و از نوشتن جزئیات غیرضروری خودداری کنید.

6# اصول نوشتن گزارش تحلیلی

از جمله اصول اولیه نوشتن یک گزارش تحلیلی می‌توان به موارد زیر شاره کرد:

• هر بخش باید شامل یک عنوان اصلی، عنوان فرعی و متن باشد.
• تمامی صفحات باید شماره گذاری شده باشند.

برای نوشتن یک گزارش تحلیلی موفق حتماً باید موارد زیر را هم در نظر بگیرید.

1-6# شناسایی مشکل

اولین قدم برای ایجاد یک گزارش تحلیلی، شناسایی مشکل و جمعیت شناسی متأثر از آن است.

مطمئن شوید که مشکل را با گنجاندن اطلاعاتی در مورد موارد زیر توضیح دهید:

• از کجا شروع شد.
• برای حل آن تاکنون از چه تکنیک‌هایی استفاده شده است.
• اثربخشی آنها چقدر بوده است.

2-6# توضیح روش‌های مورد استفاده

فهرستی از روش‌هایی را که در گزارش تحلیلی استفاده کرده اید، تهیه کنید تا میزان موفقیت اقدامات خود را بررسی کنید.

همچنین باید یک یا دو روش جدید به آن اضافه کنید.

3-6# تحلیل داده‌ها

گزارش تحلیلی، تجزیه و تحلیل دقیقی از اطلاعات جمع آوری شده از طریق روش‌های تحقیق به کار گرفته شده را نشان می‌دهد.

همان گونه که می‌دانید، این گزارش به منظور حل یک موضوع خاص و تصمیم‌گیری در مورد روش‌های جایگزین آن ایجاد شده است.

بنابراین اگر در وهله اول موفقیت یا شکست راه حل‌هایی را که امتحان کرده‌اید، تجزیه و تحلیل کنید، بسیار مفید خواهد بود.

تجزیه و تحلیل اطلاعاتی که با استفاده از این روش‌ها جمع آوری کرده‌اید، می‌تواند به شما کمک کند تا متوجه شوید کدام یک از آنها برای کسب و کار شما مؤثرتر عمل کرده است.

حتی در مواردی ممکن است متوجه شوید که ترکیبی از دو روش بیشترین سطح از موفقیت را برای شما به ارمغان آورده است.

4-6# ارائه توصیه

در نهایت، گزارش تحلیلی شما باید شامل توصیه‌هایی برای راه حل باشد.

اگر راه حل‌های مورد نظر را در بخش پایینی گزارش قرار دهید، بسیار کمک کننده خواهد بود.

با ارائه چند توصیه می‌توانید به جای حدس و گمان از تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده استفاده کنید.

7# اشتباهات نوشتن گزارش تحلیلی

ممکن است در نوشتن گزارش تحلیلی اشتباهاتی نیز رخ دهد که بهتر است حتی الامکان از آن اجتناب کنید.

با رفع این اشتباهات می‌توانید ارزش گزارش خود را افزایش دهید و تأثیر آن را بر رشد کسب و کار خود به حداکثر برسانید.

این اشتباهات به صورت زیر هستند.

1-7# غفلت از تعریف اهداف و مقاصد

یکی از مهمترین خطاها در نوشتن گزارش تحلیلی، اختصاص ندادن زمان کافی برای ایجاد اهداف تجاری شفاف در یک محیط مشارکتی است.

بدون بررسی عملیات و ایجاد اهداف عملی، خطر تجزیه و تحلیل اطلاعات نامناسب وجود خواهد داشت.

بنابراین این مرحله بسیار ضروری است و بهتر است زمان کافی برای تعیین اهداف اختصاص دهید و پرسنل و ذینفعان مربوطه را نیز درگیر کنید.

2-7# نادیده گرفتن کاربر یا مخاطب

اشتباه دیگر بی توجهی به کاربر یا مخاطب است.

در نظر گرفتن نیازهای کاربران مختلف در بخش‌های گوناگون از نظر شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI که مخفف Key Performance Indicators است)، تصویرسازی و قابلیت دسترسی بسیار مهم است.

با اطمینان از این که الگوهای گزارش شده توسط ذینفعان خارجی درک خواهند شد و به کاربران کمک می‌کند تا در نقش خود، به اندازه کافی بهره وری داشته باشند، می‌توان به نتایج مطلوب و در عین حال تقویت همکاری‌های لازم پرداخت.

3-7# اولویت دادن زیبایی‌های بصری بر کاربرد

در حالی که طراحی‌های جذاب تصویری دارای مزایای خاص خود هستند؛ اما نباید هنگام طراحی داشبورد مسائل زیبایی شناختی آن را بر میزان کاربردی بودن آن، ارجح دانست.

به منظور بررسی دقیق گزارش‌ها خود وقت کافی بگذارید و مطمئن شوید که تمامی اطلاعات مورد نیاز به صورتی شفاف، در دسترس و کاملاً تعاملی ارائه شده باشند.

با اولویت دادن به شفافیت در اطلاعات و تجربه کاربری، می‌توان تعادل مناسبی بین سبک و محتوا ایجاد کرد.