اصول جذب و استخدام شامل چه مواردی است؟

اصول جذب و استخدام شامل فرآیند شناسایی و استخدام نامزدهایی شایسته برای موقعیت‌های موجود در یک سازمان است.

این اصول، یک جنبه حیاتی از مدیریت منابع انسانی بوده و نیاز به برنامه ریزی و اجرای دقیق دارد.

چندین اصل اساسی در استخدام وجود دارد که سازمان‌ها باید برای اطمینان از استخدام افراد مناسب از آنها پیروی کنند.

در این مقاله به بررسی اصول جذب و استخدام مؤثر و فرآیند جذب و استخدام خواهیم پرداخت.

1# اصول جذب و استخدام چیست؟

اصول جذب و استخدام، ستون‌های اساسی حمایت از استراتژی استخدام هستند.

این اصول، مجموعه‌‌ای از بهترین شیوه‌ها را در بر می‌گیرند که برای ساده ‌سازی فرآیند استخدام، جذب نامزدهای واجد شرایط و در نهایت تصمیم‌ گیری بهتر برای استخدام طراحی شده‌‌اند.

با رعایت این اصول می‌توانید به مزایای متعددی دست یابید:

• کاهش هزینه‌ها: بار مالی مرتبط با استخدام‌های بد را به حداقل می‌رساند.
• بهره‌وری بهبود یافته: فرآیند استخدام را ساده کرده، در زمان و منابع ارزشمند صرفه جویی می‌شود.
• برندسازی پیشرفته: با نشان دادن یک تجربه استخدامی مثبت و حرفه‌ای، استعدادهای برتر را جذب خواهید کرد.
• فرهنگ تیمی قوی‌تر: ساخت تیمی که در آن افراد نقاط قوت یکدیگر را تکمیل کنند.
• افزایش بهره‌وری: استخدام افرادی که از همان روز اول می‌توانند مشارکت معناداری داشته باشند.

2# اصول جذب و استخدام مؤثر

اصول جذب و استخدام را به عنوان بلوک‌های سازنده باید در نظر گرفت، هرچه مؤثرتر اجرا شوند، استراتژی استخدام  قوی‌تر و موفق‌تر خواهد بود که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

1-2# بهینه سازی شرح شغل: ایجاد محتوای قانع کننده برای جذب استعدادهای برتر

شرح شغل، اغلب اولین برداشت یک فرد از سازمان و نقش خاص آن است.

یک توصیف خوب برای اصول جذب و استخدام این است که این اصول، نه تنها نامزدهای واجد شرایط را جذب می‌کند؛ بلکه از استخدام کسانی که مناسب نیستند نیز جلوگیری می‌کند.

نحوه بهینه سازی شرح وظایف عبارت اند از:

• واضح و مختصر: از زبانی واضح و مختصر استفاده کنید که به راحتی قابل درک باشد.
  از کاربرد اصطلاحات فنی خودداری کنید.
• تمرکز بر مسئولیت‌ها و دستاوردها: مسئولیت‌های کلیدی نقش و دستاوردهای مورد نظر را مشخص کنید.
• برجسته سازی فرهنگ سازمانی: فرهنگ سازمان خود را در توضیحات گنجانده و آنچه محل کار شما را منحصر به فرد می‌کند را به نمایش بگذارید.
• افعال کنشی و نتایج قابل سنجش: از افعال کنشی برای توصیف مهارت‌ها و تجربیات مورد نظر استفاده کنید.
  در صورت امکان، نتایج قابل اندازه گیری را برای نشان دادن تأثیر ترکیب کنید.

2-2# منبع یابی هدفمند: فراتر رفتن از اصول شغلی

در عصر دیجیتال امروزی، راه‌های متعددی برای یافتن منابع استخدام وجود دارد.

فقط به تابلوهای شغلی متکی نباشید.

استراتژی مؤثر منبع یابی عبارت است از:

• پلتفرم‌های حرفه‌ای شبکه: از پلتفرم‌هایی مانند لینکدین برای ارتباط با نامزدهای بالقوه که با نیازهای شما همسو هستند، استفاده کنید.
• ارجاع کارمندان: کارکنان فعلی را تشویق کنید تا افراد واجد شرایط را از شبکه‌های خود معرفی کنند.
• رویدادها و کنفرانس‌های صنعت: در رویدادها و کنفرانس‌های صنعتی سازمان کرده تا با نامزدهای بالقوه ارتباط برقرار کرده و سازمان خود را به نمایش بگذارید.
• استخدام در رسانه‌های اجتماعی: از پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی مانند توییتر و لینکدین برای هدف قرار دادن استعدادهای خاص استفاده کنید.

با اجرای یک رویکرد منبع یابی چند جانبه، شانس خود را برای یافتن نامزد مناسب برای این نقش به میزان قابل توجهی افزایش دهید.

3-2# مصاحبه ساختاریافته: اطمینان از عینیت و انصاف

مصاحبه‌های ساختاریافته یک رویکرد استاندارد برای مصاحبه با نامزدها است.

این امر، انصاف و سازگاری را در طول فرآیند مصاحبه تضمین می‌کند. نحوه اجرای مصاحبه‌های ساختاریافته به صورت زیر است:

• مجموعه سؤالات از پیش تعریف شده ایجاد کنید: فهرستی از سؤالات مرتبط با نقش و مهارت‌های خاص مورد نیاز ایجاد کنید.
• از یک مقیاس رتبه بندی استفاده کنید: برای اطمینان از ارزیابی عینی، یک مقیاس رتبه بندی برای هر سؤال ایجاد کنید.
• روی تکنیک‌های مصاحبه رفتاری تمرکز کنید: سؤالاتی بپرسید که به تجربیات گذشته نامزد و نحوه برخورد آنها با موقعیت‌های خاص می‌پردازد.

مصاحبه‌های ساختاریافته به شناسایی واجد شرایط ترین نامزد برای این نقش کمک می‌کند، بدون تعصبات مبتنی بر شخصیت یا پیشینه فرد.

4-2# تکنیک‌های ارزیابی مؤثر: فراتر از رزومه

رزومه فقط می‌تواند بخشی از داستان را بیان کند.

از تکنیک‌های مختلف ارزیابی برای بررسی مهارت‌ها، دانش و تناسب فرهنگی داوطلب استفاده کنید.

روش‌های مؤثر تکنیک ارزیابی عبارت اند از:

• آزمون‌های مهارتی: آزمون‌های مهارتی خاصی را برای ارزیابی مهارت داوطلب در زمینه‌های مربوطه مثلا آزمون‌های کدنویسی برای نقش‌های توسعه‌ دهنده نرم ‌افزار برگزار کنید.
• مطالعات موردی و شبیه سازی کار: سناریوهای دنیای واقعی را به نامزدها ارائه داده و توانایی‌های حل مسئله و تصمیم گیری آنها را ارزیابی کنید.
• ارزیابی شخصیت: ارزیابی‌های شخصیتی می‌تواند، بینشی در مورد سبک کاری و تناسب فرهنگی یک نامزد ارائه دهد.

با استفاده از ترکیب تکنیک‌های ارزیابی، درک جامع‌تری از مناسب بودن یک نامزد برای این نقش به دست می‌آورید.

5-2# تجربه مثبت نامزد: محاسبه هر تعامل

تجربه نامزد شامل تمام تعاملاتی است که یک نامزد با سازمان شما در طول فرآیند استخدام دارد.

از درخواست اولیه تا تصمیم نهایی، ایجاد یک تجربه مثبت را در اولویت قرار دهید که به صورت زیر است:

• ارتباط سریع: نامزدها را در جریان روند درخواست و وضعیت نامزدی خود قرار دهید.
• فرآیند برنامه کاربردی ساده: درخواست برای یک شغل را آسان و کاربرپسند کنید.
• ارتباط محترمانه و حرفه‌ای: لحن حرفه‌ای و مؤدبانه را در تمام تعاملات حفظ کنید.
• بازخورد، حتی برای نامزدهای غیر منتخب: بازخوردی سازنده ارائه دهید، به خصوص برای نامزدهای فهرست نهایی که انتخاب نشده اند.

یک تجربه مثبت نامزد نه تنها برند کارفرما را تقویت می‌کند؛ بلکه شانس جذب استعدادهای برتر را در آینده افزایش می‌دهد.

6-2# نام تجاری کارفرما: جذب استعدادهای برتر با ایجاد شهرت قوی

در بازار کار رقابتی امروز، برند قوی یک دارایی قابل توجه است. این فرهنگ، ارزش‌ها و نحوه کار کردن را به نمایش می‌گذارد.

با ایجاد یک برند کارفرمایی قوی، نامزدهای واجد شرایطی را جذب کنید که واقعاً علاقه ‌مند به کار برای سازمان هستند.

استراتژی‌های لازم برای تقویت برندسازی عبارت اند از:

• حمایت از کارکنان: با به اشتراک گذاشتن تجربیات مثبت در رسانه‌های اجتماعی و پلتفرم‌های حرفه‌ای، کارمندان خود را تشویق کنید تا سفیران برند باشند.
• حضور فعال در رسانه‌های اجتماعی: فرهنگ و ارزش‌های سازمان خود را از طریق محتوای رسانه‌های اجتماعی جذاب به نمایش بگذارید.
• نظرات آنلاین مثبت: کارمندان راضی را تشویق کرده تا نظرات مثبت خود را در وبسایت‌های بررسی کارفرما به اشتراک بگذارند.
• مشارکت جامعه: تعهد خود را به مسئولیت اجتماعی از طریق طرح‌های مشارکت اجتماعی نشان دهید.

با اجرای این استراتژی‌ها، می‌توان یک برند کارفرمایی مثبت ایجاد کرده که با استعدادهای برتر طنین ‌انداز می‌شود و آنها را به سمت موقعیت‌های باز شما جذب می‌کند.

7-2# تصمیم گیری مبتنی بر داده: استفاده از داده‌ها برای بهبود مستمر

اصول جذب و استخدام باید یک چرخه مستمر باشد نه یک فرآیند راکد. از داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها برای پیگیری تلاش‌های استخدامی خود و شناسایی زمینه‌های بهبود استفاده کنید.

استفاده از داده‌ها در استخدام به صورت زیر است:

• پیگیری زمان تا استخدام: میانگین زمان لازم برای پر کردن موقعیت‌های باز را بررسی کنید.
• تجزیه و تحلیل اثربخشی منبع: ردیابی کنید که کدام کانال‌های منبع، بهترین نامزدها را معرفی می‌کنند.
• نظرسنجی تجربه کاندیدا: بازخوردهای داوطلبان را جمع آوری کنید تا تجربه آنها را در فرآیند استخدام درک کنید.
• تجزیه و تحلیل هزینه به ازای استخدام: هزینه مربوط به پر کردن هر موقعیت را محاسبه کنید.

با تجزیه و تحلیل داده‌های استخدام، می‌توانید تصمیمات آگاهانه بگیرید، استراتژی‌های خود را اصلاح کرده و به صورت مداوم نتایج استخدام خود را بهبود بخشید.

8-2# بهبود مستمر: تعهد به اصلاح مداوم

اصول جذب و استخدام یک استراتژی تنظیم تنها برای یکبار نیست.

چشم انداز استخدام دائماً در حال تغییر بوده، بنابراین بهبود مستمر ضروری است.

راه‌های لازم برای اطمینان از اصلاح مداوم عبارت اند از:

• به صورت منظم فرآیند استخدام خود را مرور کنید: اثربخشی استراتژی‌های فعلی خود را ارزیابی کرده و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید.
• در مورد روندهای صنعت به روز باشید: با آخرین روندها و نوآوری‌ها در استخدام به روز باشید.
• از فناوری‌های جدید استقبال کنید: از فناوری‌های جدید مانند ابزارهای استخدام مبتنی بر هوش مصنوعی برای ساده‌ سازی فرآیندهای خود و بهبود کارایی استفاده کنید.

با سازگاری و متعهد ماندن به بهبود مستمر، می‌توان مطمئن شد که اصول استخدام مؤثر باقی می‌ماند و کمک می‌کند تا استعدادهای برتر را در یک بازار رقابتی جذب کنید.

3# مراحل فرآیند استخدام

چه از برون سپاری فرآیند استخدام (RPO) استفاده کنید یا نه، راه‌هایی برای بهبود کارایی وجود دارد.

با یک فرآیند استخدام مؤثر، می‌توان سطح حرفه ای بودن سازمان را برجسته کرده و مشتریان بالقوه را درگیر کنید.

همچنین، می‌توان نکاتی را برای بهینه ‌سازی استخدام به کار گرفت.

این مراحل به صورت زیر هستند:

1-3# شناسایی نیازهای استخدام

فرآیند یافتن و استخدام یک کارمند با شناسایی یک جای خالی شروع می‌شود.

نیازهای استخدامی خود را با در نظر گرفتن این که آیا شکافی در نیروی کار شما وجود دارد یا خیر، تعیین کنید.

از طریق تجزیه و تحلیل شغل، داده‌هایی را از مشاغل انتخاب شده، جمع آوری کنید.

در طی این فرآیند، متوجه می‌شوید که کارمندان فعلی چه وظایفی را انجام می‌دهند.

سپس داده‌های جمع آوری شده را برای ایجاد مشخصات شغلی جدید ارزیابی کنید.

یک پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند، کمک کند.

علاوه بر این، باید یک نظرسنجی تشخیصی شغل ایجاد کرده تا ویژگی‌های شغل را قبل از تهیه شرح شغل ارزیابی کند که کمک می‌کند تا صلاحیت‌ها، مهارت‌ها و تجربیاتی را که برای یافتن کاندیدای مناسب نیاز دارید، تعیین کنید.

از این روش‌ها برای شناسایی نیاز به استخدام استفاده کنید:

• به صورت منظم عملکرد کارکنان خود را ارزیابی کنید.
• هر گونه ویژگی و مهارت لازم برای استخدام بعدی را فهرست کنید.
• بررسی کنید که آیا باید کارمندانی که سازمان را ترک می‌کنند، جایگزین کنید.
• حجم کاری هر فرد را ردیابی کرده و تشخیص دهید که آیا نیاز به حمایت بیشتر وجود دارد یا خیر.
• یک تجارت در حال گسترش و وضعیت اقتصاد را در نظر بگیرید.

2-3# آماده سازی شرح شغل

شرح شغل جامع به جذب نامزدهای مناسب کمک می‌کند و این امکان را می‌دهد که نیازهای استخدامی منحصر به فرد را برطرف و کارمندانی را استخدام کرده که نیازهای یک شغل را برآورده می‌کنند.

شرح شغل ثابت، قدیمی است. در عوض، متقاضیان چابک را در نظر بگیرید و روی انعطاف پذیری و سازگاری تمرکز کنید.

فرد استخدام شده باید بداند که وظایف آنها ممکن است، هر روز تغییر کند. شرح شغل باید شامل عناصر زیر باشد:

• عنوان شغلی
• وظایف و مسئولیت‌ها
• صلاحیت و مهارت‌های مورد نیاز
• غرامت و مزایا
• محل کار

هنگام ایجاد الگوی خود یک نامزد ایده آل را در نظر داشته باشید.

هنگامی که یک شخصیت نامزد می‌سازید، ویژگی‌هایی که استعداد مناسب برای کسب و کار شما تشکیل می‌دهد را تعریف کنید.

این کار به شما این امکان را می‌دهد تا توضیحات شغلی مرتبط را ایجاد و درخواست‌های بیشتری دریافت کنید.

همچنین به عنوان یک راهنما عمل کرده تا متقاضیان بالقوه بدانند چه چیزی باید در رزومه یا نامه پوششی خود بنویسند.

3-3# توسعه و اجرای یک طرح استخدام

استخدام مراحل متعددی دارد و شامل چند نفر می‌شود.

تجسم فرآیند استخدام می‌تواند به تیم کمک کند تا روی یک هدف واحد تمرکز کند.

یک طرح استخدام دقیق کمک می‌کند تا سازماندهی کنید.

در توسعه یک استراتژی استخدام، باید جزئیاتی مانند نمایشگاه‌های شغلی و فهرست‌ رسانه‌های اجتماعی را پیگیری کنید.

فراموش نکنید که در صورت امکان کارمندان خود را درگیر کنید.

استخدام داخلی، یک منبع عالی برای پر کردن جای خالی است.

این امر می‌تواند، کمک کند تا امکانات پنهان در سازمان خود را پیدا کنید.

علاوه بر این، ایجاد یک برنامه ارجاع کارمند می‌تواند در زمان استخدام صرفه جویی کند.

متقاضی ارجاع شده توسط کارمندان سازمان، 15 برابر بیشتر احتمال دارد که استخدام شده و 80 درصد از استخدام کنندگان می‌گویند که ارجاعات منجر به استخدام با کیفیت زیادی شده است.

انتشار اخبار در مورد یک آگهی شغلی توسط کارمندان می‌تواند به جذب استعدادهای برتر کمک کند.

4-3# جستجوی استعدادها

استعدادیابی یک مرحله جدایی ناپذیر، هنگام ایجاد یک فرآیند استخدام است.

برای انجام این کار، به فعالسازی منبع نیاز دارید و از مدیر بخواهید که اجازه جستجوی نامزد را بدهد.

در مرحله بعد، باید در مورد روش فروش تصمیم بگیرید. بهترین پلتفرم‌ها یا وبسایت‌ها را برای ارسال لیست مشاغل انتخاب کنید.

منابع زیر را برای استعدادیابی خود در نظر بگیرید.

1) منابع داخلی

این نوع منبع زمانی استفاده می‌شوند که کارمندان از داخل سازمان تأمین شوند.

این امر می‌تواند، شامل ترفیع، جابه‌جایی بخش و استخدام مجدد بازنشستگان باشد.

یکی از مزایای منابع داخلی این است که کارمندان فعلی شما را برانگیخته و رضایت شغلی آنها را افزایش می‌دهند.

2) منابع خارجی

منابع خارجی متقاضیانی هستند که استخدام می‌کنید که شامل تبلیغات و استخدام مستقیم است.

بر اساس نظرسنجی سایت Glassdoor ایالات متحده در سال 2016، احتمال این که مردم به کارفرمایانی که برند خود را مدیریت می‌کنند، درخواست استخدام دهند، 69 درصد بیشتر خواهد بود.

این بدان معنا است که وقت گذاشتن برای بهبود تصویر خود، بسیار ارزشمند است.

5-3# انتخاب متقاضیان و فهرست کردن نهایی

فرآیند غربالگری زمانی است که رزومه‌ها را بررسی کرده تا بهترین نامزد را فیلتر کنید.

به صورت خلاصه، این مرحله زمانی است که متقاضیان فاقد صلاحیت را از طریق فرآیند مصاحبه حذف می‌کنید.

برای شروع، باید هر رزومه را بررسی و آنها را بر اساس صلاحیت‌ها مرتب کنید.

این مرحله مهم است؛ زیرا زمانی خواهد بود که سازمان میزان مناسب بودن یک فرد را برای جای خالی خود تعیین می‌کند.

به دلیل این که یک استخدام کننده بالقوه، شغل فعلی خود را ترک می‌کند نیز توجه داشته باشید و به شکاف‌های موجود در استخدام توجه کنید.

در مرحله بعد، متقاضیان مورد نظر خود را جدا کرده و آنها را در لیست کوتاه قرار دهید.

می‌توان از ATS یا سیستم ردیابی متقاضی برای ساده سازی فرآیند انتخاب استفاده کرد.

در نهایت، اگر استخدام کننده سؤالی داشته باشد، باید نگرانی‌ها را برای شفاف سازی در طول مصاحبه علامت گذاری کنید.

6-3# فرآیند مصاحبه

مصاحبه مرحله مهمی از فرآیند استخدام است.

در این مرحله، یک مدیر استخدام، شایستگی نامزد انتخاب شده در لیست کوتاه را ارزیابی کرده و بررسی می‌کند که آیا فرد مذبور با فرهنگ سازمان مطابقت دارد یا خیر.

وجود افراد زیادی که مصاحبه کرده‌اند، مزایایی دارد.

اولاً، هرگونه تعصب شخصی را از استخدام مدیران حذف می‌کند.

همچنین برای نقش‌های فنی عالی است؛ زیرا می‌توانید از رؤسای بخش‌های مختلف بخواهید، دانش متقاضی را آزمایش کنند.

به خاطر داشته باشید که اگر مصاحبه شونده در این مرحله تجربه منفی داشته باشد، می‌تواند پیشنهاد شما را رد کند.

موضوعاتی که برای تمرکز در مصاحبه وجود دارد، عبارت اند از:

• نحوه واکنش یک فرد به موقعیت‌های استرس زا را مشخص کنید.
• بیاموزید که چگونه یک استخدام در یک محیط تیمی کار می‌کند.
• انتظارات متقاضی را از سازمان بپرسید.
• بررسی کنید که آیا تمام اطلاعات موجود در رزومه صحیح است یا خیر.

بسته به شرایط مناسب می‌توانید، فرآیند مصاحبه را شخصا یا از طریق تماس ویدیویی انجام دهید.

شایان ذکر است که کوتاه کردن این مرحله مزایای خود را دارد.

ایجاد یک فرآیند استخدام کارآمد به کارفرمایان اجازه می‌دهد تا بازخورد صادقانه را به نامزدها ارائه دهند.

7-3# بررسی مراجع و ارائه پیشنهادات لازم

زمانی که متقاضیان در رابطه با اعتبار خود اغراق می‌کنند، می‌تواند، برای سازمان عواقبی را در پی داشته باشد.

به همین دلیل است که باید پیشینه کاندیداهای برتر را بررسی کنید.

بررسی مراجع، آخرین مرحله فیلترینگ در فرآیند استخدام است و باید آن را جدی بگیرید.

در این مرحله اطلاعاتی در مورد فرد استخدام شده جمع آوری کرده و پاسخ مصاحبه آنها را تأیید می‌کنید.

تماس با ناظر شخص ثالث ساده ترین راه برای دریافت یک بررسی بی طرفانه است.

پس از قبولی کاندیداهای واجد شرایط، می‌توان یک پیشنهاد ارائه داد.

پیشنهاد کار، زمانی است که به استخدام کنندگان احتمالی اطلاع می‌دهید که آنها را در سازمان می‌پذیرید.

بهتر است این کار را سریع انجام دهید؛ زیرا بسیاری از افراد به سازمان‌های دیگر نیز درخواست می‌دهند.

سعی کنید این کار را در همان روز تصمیم خود انجام دهید.

یک راه مناسب برای ارائه یک پیشنهاد شغلی وجود دارد.

از طریق تماس‌های تلفنی یا ایمیل می‌توان این کار را انجام داد تا زمانی که علاقه‌مند به حضور کارمند جدید در سازمان خود باشید.

به هر یک از نگرانی‌های متقاضی سریعا رسیدگی کرده و در مورد حقوق و مزایا صحبت کنید.

پیروی از این مراحل، کمک خواهد کرد تا از یک استخدام جدید، پاسخ مثبت دریافت کنید.

8-3# معرفی کارمند جدید

زمانی که کارمندی، پیشنهاد شغلی شما را بپذیرد، استخدام متوقف نمی‌شود.

این یک لحظه حیاتی است که شما شروع به شناخت اجتماعی فرد استخدامی جدید خود می‌کنید.

مرحله معرفی به شما این امکان را می‌دهد که به کارکنان جدید انگیزه داده و عملکرد آنها را افزایش دهید.

در این مرحله می‌توان فرهنگ سازمان خود را تقویت کرده و دانشی را که برای برتری نیاز دارند در اختیار آنها قرار دهید.