ساختار کاردکس انبار و نقش آن در سیستم انبارداری

کاردکس انبار، یک سند ضروری است که توسط کسب و کارها برای ردیابی و نظارت بر موجودی کالاهای خود استفاده می‌شود.

این نوع کارت به کسب و کارها کمک می‌کند تا اطلاعات کافی در ارتباط با این که دقیقاً چه مقدار موجودی در دسترس دارند و چه زمانی نیاز است که موجودی جدید جایگزین شود، به دست آورند و همچنین به آنها اجازه می‌دهد تا محبوب‌ترین محصولات خود را تجزیه و تحلیل کنند و بتوانند فرصت‌های بهبود را شناسایی کنند.

در این مقاله به بررسی کاردکس انبار، ساختار، نحوه کارکرد، نقش، مراحل ردیابی آن، کاربردها و مزایای استفاده از کاردکس انبار خواهیم پرداخت.

1# کاردکس انبار چیست؟

کاردکس انبار، بین کارد (Bin Card) یا کارت سهام، سندی است که سطوح موجودی یک کالای خاص را ردیابی می‌کند.

از این کاردکس برای نگهداری سوابق جاری که عبارت اند از موارد زیر استفاده می‌شود:

• مقدار اقلام موجود
• تاریخ‌ها
• مقادیر اقلامی که دریافت، صادر یا منتقل شده

همچنین می‌توان گفت که کاردکس انبار، یک ابزار ثبت سوابق است که توسط کسب و کارها، به منظور ردیابی مقادیر، هزینه‌ها و جابه‌جایی اقلام موجودی استفاده می‌شود و اطلاعات دقیقی از جمله موارد زیر را ثبت می‌کند:

• توضیحات کالا: نام و مشخصات محصول
• مقدار موجود: سطح موجودی فعلی کالا
• هزینه واحد: هزینه هر واحد از کالا
• ارزش کل: ارزش کل موجودی برای آن کالا (که برابر است با مقدار موجود ضرب در هزینه واحد)
• تراکنش‌ها: گزارشی از تمام ویژگی‌های موجودی، از جمله رسیدها (سهام ورودی) و صدور (سهام خروجی)، اغلب همراه با تاریخ و مقدار هر یک از آنها

کاردکس انبار را می‌توان به صورت دستی یا از طریق نرم افزارهای مدیریت موجودی مورد استفاده قرار داد.

این فرم کالا به کسب و کارها کمک می‌کند تا بر سطوح سهام نظارت کنند، فرآیندهای سفارش را مدیریت کنند و بینش‌هایی را برای گزارشگری مالی و تصمیم گیری ارائه دهند.

1-1# چه فاکتورهایی هنگام استفاده از کاردکس انبار در نظر گرفته می‌شوند؟

در این بخش، چند فاکتور مهم ارائه شده که باید هنگام تصمیم گیری در مورد استفاده یا عدم استفاده از کارت‌های کاردکس انبار در نظر گرفته شوند که عبارت‌اند از:

• اندازه و پیچیدگی موجودی: اگر موجودی کمی دارید، ممکن است نیازی به استفاده از کاردکس انبار نداشته باشید.
  با این حال، اگر موجودی زیاد یا پیچیده‌ای دارید، کاردکس‌های انبار می‌توانند، ابزار ارزشمندی برای ردیابی سطوح موجودی باشند.
• تعداد تراکنش‌های موجودی: اگر تراکنش‌های موجودی زیادی دارید، ممکن است لازم باشد کاردکس موجودی انبار خود را بیشتر به‌روزرسانی کنید.
• بودجه: کاردکس‌های انبار می‌توانند راهی نسبتاً ارزان برای ردیابی سطوح موجودی باشند.
  با این حال، اگر موجودی زیاد یا پیچیده‌ای دارید، ممکن است نیاز به سرمایه گذاری در سیستم مدیریت موجودی پیچیده‌تری داشته باشید.

2# ساختار کاردکس انبار

برای ایجاد کاردکس انبار، باید اطلاعات زیر جمع آوری شوند تا ساختار آن را تشکیل بدهند:

• شماره مورد: یک شناسه منحصر به فرد برای کالا، مثلا 12345 برای یک کالا همانند میز
• توضیحات: شرح مختصری از کالا، مثلا میز تحریر
• مقدار موجود: مقدار فعلی کالا در انبار، مثلا 10 عدد میز
• تاریخ دریافت: تاریخی که کالا در فهرست موجودی دریافت شده؛ به عنوان مثال، 08-03-1403
• مقدار دریافت شده: مقدار کالای دریافتی؛ به عنوان مثال 5 عدد میز
• تاریخ صدور: تاریخی صدور موجودی کالا؛ به عنوان مثال، 15 شهریور 1403
• مقدار صادر شده: مقدار اقلام صادر شده، برای مثال 2 عدد میز
• تاریخ انتقال: تاریخ نقل و انتقال کالای مورد نظر
• مقدار انتقال: مقدار کالای منتقل شده
• حداقل سطح موجودی: حداقل مقدار کالای انبار شده؛ مثلا 5 عدد میز
• حداکثر سطح انبار: حداکثر مقدار کالای انبار شده؛ مثلا 15 عدد میز

هنگامی که این اطلاعات جمع آوری شد، می‌توان کاردکس انبار را با استفاده از یک صفحه گسترده یا یک فرم خالی ایجاد کرد.

3# نحوه کارکرد

در گذشته، کاردکس انبار منحصراً به شکل برچسب‌های کاغذی بودند که بیشتر شبیه کارت‌های فهرست بودند.

این نوع از کارت‌ها در مقابل هر قلم از کالا در یک بخش انبار استفاده می‌شوند.

این نوع از کارت‌ها، توسط کارکنان به منظور بررسی موجودی و جمع آوری داده‌های لازم برای تهیه صورت‌های مالی در حسابداری استفاده می‌شوند.

کدهای شناسایی اقلام موجود در هر کاردکس انبار، شناسایی اقلام گمشده یا کالاهای نامناسب را آسان می‌کند که باعث تمیزی بیشتر و سازماندهی هر بخش از انبار خواهد شد.

کاردکس انبار باید سابقه ورود و خروج هر قلم از کالا به اتاق انبار را در خود داشته باشد تا تصویر واضحی از موجودی آنها نشان دهد.

این نوع از کارت‌ها، همچنین ممکن است، حاوی اطلاعاتی در مورد حداقل و حداکثر میزان موجودی کالا باشند.

امروزه بسیاری از کاردکس‌های انبار به صورت الکترونیکی ارائه می‌شوند که ردیابی مقادیر زیادی از کالاهای انبار شده را آسان‌تر می‌کند.

با استفاده از کامپیوترها، این مجموعه‌ها ممکن است بسته به نیاز هر کسب و کار، به صورت خودکار یا نیمه خودکار ارائه شوند.

4# نقش کاردکس انبار

کاردکس انبار، به ویژه در سیستم‌های موجودی دائمی، دارای اهمیت زیادی هستند.

ابزارهای حسابداری توضیح می‌دهند که با سیستم‌های موجودی دائمی، سوابق موجودی به صورت مداوم در زمان واقعی به‌روز می‌شوند.

پایگاه داده‌های موجودی به گونه‌ای مداوم موارد زیر را را بررسی و ارزیابی می‌کنند:

• اقلام موجودی دریافتی
• اقلام موجودی فروخته شده
• جابه‌جایی اقلام موجودی
• اقلام موجودی مورد استفاده در تولید
• اقلام موجودی اسقاط شده

سیستم‌های موجودی دائمی همراه با یک پایگاه داده رایانه‌ ای که مقادیر موجودی و مکان‌های ذخیره سازی محصولات را ردیابی می‌کند، بهترین کار ممکن را انجام می‌دهند.

در این حالت است که کاردکس انبار وارد بازی می‌شود.

کاردکس انبار باید به گونه‌ای منظم در سیستم‌های موجودی دائمی بدون توجه به کاغذی یا الکترونیکی بودن آنها به صورت بلادرنگ به‌روز شوند.

5# مراحل ردیابی کاردکس انبار

مراحل خاصی برای استفاده از کاردکس انبار به منظور ردیابی موجودی وجود دارد که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت.

1-5# ایجاد

برای ایجاد کاردکس انبار، باید اطلاعات مورد نیاز در ساختار کاردکس را جمع آوری کرد.

2-5# به‌روزرسانی کاردکس انبار

هر زمان که کالایی دریافت، صادر یا منتقل شد، باید کاردکس انبار را متناسب با آن به‌روز کرد.

به عنوان مثال، اگر 10 کالای جدید دریافت شود، تعداد موجودی آن را باید به اندازه 10 عدد افزایش داد و اگر 5 مورد صادر شد، تعداد موجودی کالا را باید به اندازه 5 عدد کاهش یابد.

3-5# تطبیق کاردکس انبار

به صورت دوره‌‌ای، باید کاردکس‌های انبار را با موجودی فیزیکی واقعی موجود در انبار تطبیق داد.

این امر به اطمینان از دقیق بودن کاردکس انبار نیز کمک خواهد کرد.

برای انجام این کار، باید تعداد اقلام موجود در هر کاردکس را شمرد و آن را با مقادیر موجود در کاردکس مقایسه کرد.

در صورت وجود هرگونه مغایرت، باید آنها را بررسی کرد و در کوتاه ترین زمان ممکن اصلاح شوند.

استفاده از کاردکس یک راه ساده و مؤثر به منظور ردیابی سطوح موجودی کالا است.

با دنبال کردن این مراحل، می‌توان از دقیق و به‌روز بودن کاردکس انبار اطمینان لازم را به دست آورد.

6# کاربردهای کاردکس انبار چیست؟

کاردکس انبار، ابزاری مفید برای هر کسب و کاری است که نیاز به ردیابی سطح موجودی محصولات یا مواد خود دارد.

برخی از مشاغلی که ممکن است از کاردکس انبار سود ببرند، به شرح زیر هستند.

1-6# خرده فروشان

خرده فروشان می‌توانند از کاردکس انبار برای ردیابی سطح موجودی محصولات خود مانند پوشاک، لوازم الکترونیکی و مواد غذایی استفاده کنند.

از این اطلاعات می‌توان به منظور جلوگیری از انباشته شدن، اضافه بودن موجودی کالا و اطمینان از این که محصولات مناسب همیشه در انبار موجود هستند، استفاده کرد.

2-6# تولیدکنندگان

تولیدکنندگان می‌توانند از کاردکس انبار برای ردیابی سطح موجودی مواد خام و کالاهای نهایی خود استفاده کنند.

از این اطلاعات می‌توان به منظور برنامه ریزی تولید و اطمینان از وجود مواد به اندازه کافی برای پاسخگویی مناسب به تقاضا استفاده کرد.

3-6# اپراتورهای انبار

اپراتورهای انبار می‌توانند از کاردکس انبار برای پیگیری سطح موجودی محصولات خود هنگام دریافت، ذخیره سازی و همچنین ارسال آنها استفاده کنند.

این اطلاعات را می‌توان به منظور بهینه سازی فضای موجود در انبار و اطمینان از این که محصولات همیشه در دسترس هستند، استفاده کرد.

4-6# توزیع کنندگان یا عمده فروشان

توزیع کنندگان می‌توانند از کاردکس انبار برای ردیابی سطح موجودی محصولاتی که به خرده فروشان می‌فروشند، استفاده کنند.

از این اطلاعات می‌توان به منظور جلوگیری از انباشته شدن، گرانی و حصول اطمینان از این که محصولات مناسب همیشه در دسترس مشتریان هستند، استفاده کرد.

5-6# ارائه دهندگان خدمات

ارائه دهندگان خدمات می‌توانند از کاردکس انبار برای ردیابی سطح موجودی ابزار و تجهیزات خود استفاده کنند.

از این اطلاعات می‌توان برای اطمینان از وجود ابزار و تجهیزات کافی برای تکمیل به موقع کارها استفاده کرد.

به صورت کلی، هر کسب و کاری که نیاز به ردیابی سطح موجودی انبار یا مواد خود دارد، ممکن است از کاردکس انبار سود ببرد.

7# علت اهمیت کاردکس انبار

کاردکس انبار نقشی اساسی در مدیریت موجودی مدرن ایفا می‌کند و به عنوان پلی بین تقاضا و عرضه عمل می‌کند.

اهمیت آنها را می‌توان از طریق نکاتی که در ادامه آورده شده، درک کرد.

1-7# کاهش بیش از حد موجودی و هدر رفت

با سیگنال دادن توسط این ابزار در زمانی که نیاز به تکمیل موجودی است، کاردکس انبار از ذخیره سازی بیش از حد کالا و همچنین سفارش گیری بیش از حد جلوگیری می‌کند.

این امر ضایعات را به حداقل می‌رساند، فضای ذخیره‌ سازی را بهینه می‌کند و تضمین می‌کند که از منابع به گونه‌ای مؤثر استفاده خواهد شد.

2-7# جریان نقدی بهبود یافته

با وجود یک سیستم کششی، سازمان‌ها فقط در صورت لزوم در موجودی سرمایه گذاری خواهند کرد.

این موضوع به این معنا است که سرمایه کمتری در سهام استفاده نشده وجود دارد که می‌تواند نقدینگی را بهبود ‌ببخشد و به مدیریت مالی بهتر در آن کسب و کار کمک کند.

3-7# افزایش راندمان تولید

کاردکس انبار تضمین می‌کند که قطعات یا مواد مورد نظر دقیقاً و در صورت نیاز در دسترس هستند.

این ابزار فرآیندهای تولید را ساده تر می‌کند، زمان خرابی را به دلیل کمبود موجودی، کاهش می‌دهد و تضمین می‌کند که عملیات به خوبی انجام شود.

4-7# روابط با تأمین کننده پیشرفته

سفارش مجدد به شکلی منظم و قابل پیش بینی، با هدایت کاردکس انبار، می‌تواند سبب ایجاد روابط بهتری با تأمین کنندگان شود.

با ارتباطات منسجم تر و روشن تر در مورد نیازهای موجودی، تأمین کنندگان می‌توانند، تولید و تحویل خود را به شکلی بهتر برنامه ریزی کنند.

5-7# سازگاری با نوسانات تقاضا

ماهیت کاردکس انبار به کسب ‌و کارها اجازه می‌دهد تا به سرعت با تغییرات تقاضا سازگار شوند.

آنها با به‌روزرسانی مداوم بر اساس استفاده واقعی، سیستمی را ارائه می‌دهند که می‌تواند با تغییر شرایط بازار منعطف شود و تکامل یابد.

8# مزایای استفاده از کاردکس انبار چیست؟

مزایای زیادی برای استفاده از کاردکس انبار وجود دارد. در ادامه به برخی از مهمترین مزایای این کارت اشاره خواهیم کرد.

1-8# افزایش دقت میزان موجودی

کاردکس انبار به اطمینان از دقیق بودن سوابق موجودی با ردیابی نقل و انتقال کالاها در داخل و خارج از انبار کمک می‌کند.

این امر می‌تواند، از ریزش موجودی که می‌تواند منجر به از دست دادن فروش شود، جلوگیری کند و به مازاد موجودی که می‌تواند باعث خواب سرمایه ای با ارزش شود، کمک کند.

2-8# کاهش هزینه‌ها

کاردکس‌های انبار می‌توانند به کاهش هزینه‌ها با جلوگیری از انباشت اضافه محصولات و همچنین اضافه کردن به موقع موجودی کمک کنند.

انباشت موجودی در انبار ممکن است، منجر به از دست دادن فروش شود، در حالی که مازاد موجودی می‌تواند سرمایه ای ارزشمند ایجاد کند.

با ردیابی دقیق سطوح موجودی، کسب و کارها می‌توانند از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنند و در هزینه خود صرفه جویی لازم را انجام دهند.

3-8# تصمیم‌ گیری بهتر

کاردکس انبار می‌تواند اطلاعات ارزشمندی در مورد سطح موجودی خود را در اختیار کسب ‌و کارها قرار دهد که این امر می‌تواند به منظور تصمیم ‌گیری بهتر در مورد خرید، تولید و فروش استفاده شود؛ به عنوان مثال، با دانستن تعداد کالاهای موجود، کسب ‌و کارها می‌توانند زمان سفارش مجدد و مقدار آن سفارش را تعیین کنند.

4-8# انطباق

در برخی از صنایع، مانند صنعت تولید و مراقبت‌های بهداشتی، حفظ سوابق دقیق موجودی، امری بسیار مهم است.

کاردکس انبار می‌تواند به کسب ‌و کارها کمک کند تا از این مقررات پیروی کنند.

5-8# سازماندهی

کاردکس انبار می‌تواند به سازماندهی و ردیابی موجودی کالا کمک کند.

این امر می‌تواند باعث صرفه جویی در زمان و بهبود کارایی شود.

کاردکس انبار ابزار ارزشمندی برای کسب و کارها است، در هر اندازه ای که هستند.

این نوع از کاردکس‌ها می‌توانند به کاهش هزینه‌ها، گرفتن تصمیمات بهتر و پیروی از مقررات به افراد و سازمان‌ها کمک کند.

6-8# شناسایی فیزیکی سریع و آسان هر کالا

از شماره و توضیحات موجود در کاردکس انبار می‌توان به منظور شناسایی سریع و آسان هر کالای موجود در انبار استفاده کرد.

این امر می‌تواند برای مدیریت موجودی و همچنین به منظور جلوگیری از انباشت اضافه کالا مفید باشد.

7-8# کاهش احتمال بروز اشتباه

با ردیابی سطح موجودی به صورت دستی، کسب و کارها می‌توانند احتمال بروز اشتباه هنگام ثبت تراکنش‌های موجودی را کاهش دهند.

این امر می‌تواند به اطمینان از دقیق و به‌روز بودن سوابق موجودی کمک کند.

8-8# کمک به شناسایی تقلب‌ها و اختلاس‌های احتمالی

کاردکس انبار می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا با ردیابی جابه‌جایی اقلام در انبار و خارج از آن، تقلب‌ها و اختلاس‌های رخ داده را شناسایی کنند.

این امر می‌تواند به منظور اطمینان از این که موجودی به درستی استفاده و حسابداری می‌شود، مفید باشد.

9-8# تشخیص زمان مناسب برای ثبت سفارش جدید

با ردیابی سطوح موجودی، کسب و کارها می‌توانند تعیین کنند که چه زمانی باید سفارش جدیدی برای اقلامی که رو به اتمام هستند را ثبت کنند.

این امر می‌تواند به جلوگیری از گرانی کالاها کمک کند و این اطمینان را به دست آورد که کسب و کارها موجودی مورد نیاز خود را به منظور پاسخگویی به نیاز مشتری در اختیار دارند.

9# نکات مهم در ارتباط با کاردکس انبار

در این بخش چند نکته برای استفاده مؤثر از کاردکس انبار آورده شده است:

• کاردکس انبار را در مکانی نگهداری کنید که به راحتی در دسترس باشد.
• هر زمان که کالایی دریافت، صادر یا منتقل شود، کاردکس انبار را به صورت مرتب به‌روزرسانی کنید.
• کاردکس انبار را با موجودی فیزیکی واقعی موجود در انبار خود به صورت دوره‌ای مطابقت دهید.
  این امر به اطمینان از دقیق بودن کاردکس انبار کمک خواهد کرد.
• برای به‌‌روزرسانی سریع و آسان کاردکس انبار می‌توانید از اسکنر بارکد استفاده کنید.
• اگر موجودی کالایی زیاد باشد، بهتر است سیستم مدیریت موجودی خود را اتوماتیک کنید.
  این امر می‌تواند به شما در صرفه جویی زمان و همچنین دقیق‌تر شدن کارها کمک کند.