ارتباطات موثر فراتر از تبادل اطلاعات ساده است.
درک احساسات و انگیزه‌های پشت اطلاعات داده شده ضروری است.
علاوه بر انتقال موفقیت‌آمیز پیام‌ها، گوش دادن فعالانه و درک کامل مکالمه بسیار مهم است و باعث می‌شود گوینده احساس کند شنیده و درک می‌شود.
دانستن زمان و نحوه برقراری ارتباط موثر در زندگی روزمره و محل کار می‌تواند به شما در کاهش ارتباطات نادرست، افزایش شادی تیمی، تقویت همکاری و تقویت اعتماد کمک کند.
افرادی که می‌دانند چگونه به طور موثر با سایرین ارتباط برقرار کنند، برای شرایط دشوار آمادگی بیشتری دارند؛ اما ایجاد عادات ارتباطی خوب به زمان و تلاش نیاز دارد.
در این مقاله بیشتر به موضوع ارتباط موثر می‌پردازیم و مهارت‌های لازم برای این ارتباط را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
1# ارتباط موثر چیست؟
تعریف ارتباط موثر فرایند تبادل یا انتقال ایده‌ها، اطلاعات، افکار، دانش، داده‌ها، عقاید یا پیام‌ها از فرستنده از طریق یک روش یا کانال انتخابی به گیرنده با هدفی است که با وضوح قابل درک باشد.
فرایند مهارت‌های ارتباطی موثر باعث رضایت هم فرستنده و هم گیرنده می‌شود.
این یک فرایند چرخه‌ای است که با فرستنده شروع می‌شود و همچنین با دریافت پاسخ یا بازخورد از گیرنده به فرستنده پایان می‌یابد.
ارتباطات می‌تواند به اشکال مختلف اتفاق بیفتد و اطلاعات را می‌توان به روش‌های مختلف از فردی به فرد دیگر منتقل کرد.
اشکال مختلف ارتباط را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:
- ارتباط کلامی
- ارتباط غیرکلامی
- ارتباط کتبی
- ارتباط بصری
این اشکال ارتباطی می‌توانند به صورت حضوری، تلفنی یا از طریق پلتفرم‌های دیجیتالی مختلف انجام شوند.
در حالی که اثربخشی ارتباط شما می‌تواند متفاوت باشد، به طرق مختلف بر حوزه حرفه‌ای شما تأثیر می‌گذارد.
هرچه ارتباط شما موثرتر باشد، در کار و جنبه‌های شخصی خود بهتر خواهید بود.
اگرچه اندازه‌گیری اثربخشی ارتباط شما دشوار است؛ اما می‌توانید تأثیر آن را بر کار خود احساس یا مشاهده کنید.
بر اساس گزارش‌های یک نظرسنجی انجام شده تقریباً یک میلیون کارمند به طور متوسط در یک سال 62.4 میلیون دلار در نتیجه ارتباطات ضعیف از دست داده‌اند.
در مقابل، شرکت‌هایی که ارتباط موثری را در بر می‌گیرند، تقریباً 50 درصد بازده کل بیشتری کسب کرده و ذینفعان را راضی کردند.
2# عناصر ارتباط موثر
فرایند ارتباط طولانی است که شامل عناصر خاصی است. بدون عناصر اصلی ارتباط موثر، فرایند نمی‌تواند موفقیت آمیز باشد.
مشخص کردن پروژه تعریف شده، عنصر کلیدی ارتباط موثر است که تضمین می‌کند همه ذینفعان در یک صفحه هستند و می‌توانند برای موفقیت پروژه با یکدیگر همکاری کنند.
عناصر فرایند ارتباط موثر به شرح زیر است:
1-2# فرستنده
فرستنده، شالوده ارتباط موثر را می‌گذارد.
پیام بر اساس ایده و بیان فرستنده است؛ بنابراین، فرستنده آغازگر ارتباط است.
فرستنده کسی است که این ایده را رمزگذاری می‌کند و می‌خواهد با پیامی که برای گیرنده قابل درک باشد، ارتباط برقرار کند.
2-2# پیام
پیام عبارت است از ایده، فکر، گفتار، نماد، علامت، اشاره و غیره که قرار است توسط فرستنده به گیرنده منتقل شود.
حالتی که پیام در آن رمزگذاری می‌شود، توسط فرستنده بر اساس ماهیت و نوع اطلاعات تعیین می‌شود.
ماهیت آن می‌تواند کلامی و غیرکلامی باشد.
3-2# رمزگذاری
رمزگذاری فرایندی است که در آن ایده هدف به یک رسانه تبدیل می‌شود تا بتوان آن را به گیرنده منتقل کرد.
رمزگذاری مرحله بسیار مهمی در فرایند ارتباط است که در صورت اشتباه، می‌تواند کل فرایند ارتباط را مختل کند.
4-2# کانال
کانال حالت یا رسانه‌ای است که پیام از طریق آن جریان می‌یابد یا به گیرنده منتقل می‌شود.
کانال حالتی است که از طریق آن فرستنده و گیرنده به هم متصل می‌شوند و پیام از طریق آن جریان می‌یابد.
انتخاب یک کانال مناسب با توجه به مزایا و معایب هر کانال بسیار مهم است.
5-2# گیرنده
گیرنده شخصی است که پیام برای او در نظر گرفته شده است.
گیرنده باید شنونده فعالی باشد تا بتواند معنای پیام را به‌خوبی تفسیر کند.
همچنین گیرنده باید پیام را بر اساس دانش، تجربه و مهارت‌های خود به‌درستی درک کند.
6-2# رمزگشایی
رمزگشایی توسط گیرنده‌ای انجام می‌شود که معنای اساسی پیام را تفسیر می‌کند.
گیرنده پیام را درک می‌کند و سعی می‌کند آن را به بهترین نحو درک کند.
7-2# بازخورد
بازخورد جنبه پایانی ارتباط است و پاسخی است که گیرنده در ارتباط با پیام برای فرستنده ارسال می‌کند.
بازخورد اطمینان حاصل می‌کند که ارتباط موثر است و پیام‌ها به‌درستی توسط گیرنده تفسیر و درک می‌شوند.
3# اصول برقراری ارتباط موثر
برای برقراری ارتباط موثر، هدف هر ارتباط را در نظر بگیرید تا ارزیابی کنید که آیا برای موقعیت موثر است یا خیر.
به طور مثال، نحوه برقراری ارتباط موثر در بین همکاران به صورت زیر می‌باشد:
1-3# ارتباط برقرار کنید.
- مکالمات مکرر، مداوم و باز داشته باشید که به شما کمک می‌کند نقاط قوت، انگیزه و نحوه ردیابی کارکنان خود را درک کنید.
- ارتباطات پیچیده را با درنظرگرفتن افرادی که باید درگیر شوند به روشی برنامه‌ریزی‌شده و برحسب جدول زمانی انجام دهید.
- پیام‌های کلیدی خود را شناسایی کنید و در ارائه آنها مستقیم باشید.
- در مورد اینکه کار چیست، چرا باید ارائه شود و تیم چگونه می‌تواند بهترین کار خود را انجام دهد، صحبت کنید.
- به دنبال نظرات تیم خود در مورد ایده‌ها، استراتژی‌ها یا زمان‌بندی کار باشید؛ زیرا این امر می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری بهتر شود.
- به یاد داشته باشید که در صورت نیاز می‌توانید با درایت بررسی کنید که ارتباط شما واضح بوده است.
2-3# در دسترس و انعطاف‌پذیر باشید.
- فرصت‌های زیادی را برای مردم فراهم کنید تا با شما ارتباط برقرار کنند.
چک‌کردن روزانه و خط مشی “درهای باز” دو راه برای اطمینان از دسترسی شما در زمانی است که همکاران شما به شما نیاز دارند. - از همکاران خود بپرسید که دوست دارند چگونه با آنها ارتباط برقرار کنید.
این حس کنترل را تقویت می‌کند و تعامل را افزایش می‌دهد. - روش‌های ارتباطی را انتخاب کنید که متناسب با شرایط باشد و رویکرد شما را با مخاطبان خود منطبق کند.
- هنگام صحبت با همکاران خود یک نگرش دوستانه و مثبت داشته باشید.
- توجه داشته باشید که تحقیقات نشان می‌دهد که کانال‌های ارتباطی مختلف برای انواع مختلف کار بهتر عمل می‌کنند.
3-3# اصیل باشید.
- به یاد داشته باشید که ارتباط یک فرایند دوطرفه است.
پذیرای بازخورد باشید و مطمئن شوید که مردم راحت از شما سؤال می‌پرسند و نگرانی‌ها را مطرح می‌کنند. - برای شناختن تیم خود وقت بگذارید و به آنها کمک کنید تا در مورد طیف وسیعی از موضوعات (مرتبط با کار و غیرمرتبط) احساس راحتی کنند.
برای مثال، با نشان دادن آسیب‌پذیری و اعتراف به زمانی که پاسخ را نمی‌دانید، باز و صادق باشید. - معتبر باشید، “کل فرد” خود را به محل کار بیاورید و جنبه‌هایی از زندگی شخصی خود را به اشتراک بگذارید تا تیم شما بتواند شما را بشناسد.
4-3# با همدلی گوش کنید.
- فعالانه به کارمندان خود گوش دهید و با توجه کامل به آنها، استفاده از تماس چشمی و زبان بدن مثبت توجه خود را نشان دهید.
- سؤالات روشنگر بپرسید؛ این نشان می‌دهد که شما گوش می‌دهید و تأیید می‌کنید، آنچه را که آنها گفته‌اند درک می‌کنید و به آنها احترام می‌گذارید.
- وقتی احساسات را متوجه می‌شوید تصدیق کنید، برای مثال، “به نظر می‌رسد ناراحت هستید؟” باحوصله و آرام گوش کنید و پاسخ‌های خنثی بدهید که مسائل را خلاصه می‌کند، مثلاً «مطمئنم که باید چالش‌برانگیز باشد.» این به آنها کمک می‌کند تا احساس کنند شنیده شده و درک می‌شوند.
4# چگونه مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت کنیم؟
بهبود توانایی‌های ارتباطی شما می‌تواند به درک بهتر، ارتباطات قوی‌تر و موفقیت بیشتر منجر شود.
در اینجا چند نکته برای تقویت مهارت‌های ارتباط موثر وجود دارد:
- گوش‌دادن فعال را تمرین کنید: به جای اینکه فقط منتظر نوبت صحبت‌کردن باشید، روی درک واقعی دیدگاه طرف مقابل تمرکز کنید.
ارتباط چشمی خود را حفظ کنید، از قطع‌کردن صحبت خودداری کنید و سؤالات واضح بپرسید تا مطمئن شوید که پیام آنها را درک می‌کنید. - از نشانه‌های غیرکلامی آگاه باشید: ارتباط فراتر از کلمات است.
به زبان بدن، حالات چهره و لحن صدا چه در خود و چه در دیگران توجه کنید.
این نشانه‌های غیرکلامی می‌توانند بخش قابل‌توجهی از معنای مدنظر را منتقل کنند. - واضح و مختصر صحبت کنید: افکار خود را به شیوه‌ای واضح و سازماندهی شده، با استفاده از زبان ساده و اجتناب از اصطلاحات غیرضروری یا پیچیدگی بیان کنید.
این کمک می‌کند تا مطمئن شوید که پیام شما به‌درستی درک می‌شود. - تمرین، تمرین، تمرین: ارتباط مهارتی است که می‌توان آن را با تمرین مداوم توسعه داد و بهبود بخشید.
به دنبال فرصت‌هایی برای شرکت در مکالمات، سخنرانی در جمع یا تمرینات نوشتن باشید تا توانایی‌های خود را اصلاح کنید. - به دنبال بازخورد باشید: از افراد مورد اعتماد در مورد سبک ارتباطی خود، بازخورد سازنده بخواهید.
این می‌تواند به شما در شناسایی زمینه‌های بهبود و انجام تنظیمات لازم کمک کند.
با اجرای این استراتژی‌ها می‌توانید به تدریج مهارت‌های خود را افزایش دهید و از مزایای ارتباط موثر بیشتر بهره‌مند شوید.
5# مزایای ارتباط موثر
بخش مشکل در ارتباط موثر این است که آیا چیزی که می‌خواهیم بگوییم دقیقاً توسط گیرنده قابل درک است یا خیر.
از جمله مزایای ارتباط موثر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1-5# ارتباط موثر در زندگی عمومی
- افراد را گرد هم می‌آورد و به ایجاد و حفظ روابط کمک می‌کند.
- توسعه اعتمادسازی با یکدیگر را تشویق می‌کند.
- کمک می‌کند تا گروهی از افراد یا یک تیم به یک واحد موثر تبدیل شوند.
- پیام شما را منتقل می‌کند و به ایجاد تفاهم با شنوندگان کمک می‌کند.
- افراد را تشویق می‌کند تا نوآورتر شوند تا بتوانند مولد باشند.
- به افزایش مسئولیت‌پذیری در یک فرد کمک می‌کند تا بتواند گردش کار یک فرایند یا واحد خاص را افزایش دهد.
2-5# ارتباط موثر در زندگی شخصی
ارتباط موثر در زندگی شخصی شما می‌تواند روابط شما را با افراد به روش زیر بهبود بخشد:
- می‌تواند سلامت روانی و روابط اجتماعی شما را با اطرافیان بهبود بخشد.
- می‌تواند به شما کمک کند تا از نظر عاطفی ثبات بیشتری داشته باشید زیرا می‌توانید بهتر با مردم ارتباط برقرار کنید.
- می‌تواند ارتباطات موجود شما را با همسالان خود بهبود بخشیده و یک پیوند عمیق ایجاد کند.
- می‌تواند به ایجاد روابط جدید مبتنی بر اعتماد و شفافیت کمک کند.
- همچنین می‌تواند مهارت‌های حل مسئله را افزایش دهد که می‌تواند به شما در حل تعارضات با افراد اطرافتان کمک کند.
3-5# ارتباط موثر در محل کار
ارتباط خوب در محل کار می‌تواند به روش‌های زیر به شما کمک کند:
- می‌تواند به شما در ایجاد یک تیم کارآمد و مدیریت اعضای تیم و سایر کارمندان در صورت نیاز کمک کند.
- می‌تواند نوآوری و خلاقیت شما را افزایش دهد و می‌توانید نتایج آن را به‌عنوان مزایای متعدد درو کنید.
- می‌تواند به شما کمک کند تا شرکت خود را با سرعت سریع رشد دهید؛ زیرا ارتباطات خوب به شما کمک می‌کند تا نتایج بهتری بگیرید.
- شما می‌توانید با کمک مهارت‌های ارتباطی موثر، کارکنان صادقانه‌تری را در شرکت خود حفظ کنید.
- به شما کمک می‌کند تا روابط قوی بین کارمندان ایجاد کنید و فرصت‌های بیشتری برای شرکت خود به دست آورید.
- مشارکت کارکنان را در کارشان افزایش می‌دهد و همچنین مسئولیت را در قبال تیمشان ایجاد می‌کند.
- کمک می‌کند تا به راحتی تصمیم‌گیری کنید و بحث‌هایی را انجام دهید که هدف‌گرا هستند.
- یکی دیگر از مزایای مهم ارتباط موثر افزایش رضایت مشتری است.
6# اهمیت ارتباطات موثر
ارتباطات نقش اساسی در جنبه‌های مختلف ایفا می‌کند؛ بنابراین، شما باید ارتباطات فردی مناسب داشته باشید.
در مورد ارتباط موثر در کسب‌وکار، دلایل زیر به شما نشان می‌دهد که چه چیزی ارتباط را موثر می‌کند و چرا باید در کسب‌وکار شما تمرکز داشته باشد:
1-6# مدیریت کارکنان
مدیران باید ارتباطات خوبی داشته باشند و قرار است اعضای تیم و کارمندان خود را از آنچه از آنها انتظار می‌رود آگاه کنند.
با ارتباطات موثر، مدیریت کارکنان آسان می‌شود؛ زیرا مدیران نیز بازخورد سازنده‌ای در مورد عملکرد آنها برای ایجاد روابط الگو و همچنین بهبود کار سازمانی ارائه می‌دهند.
با داشتن مهارت‌های ارتباطی خوب، یک مدیر همچنین می‌داند که اهداف شخصی یک کارمند که ممکن است بخواهد برای رسیدن به آن تلاش کند، چیست.
2-6# تیم‌سازی
یک تیم منسجم‌تر و موثرتر با تشویق ارتباطات موثر در یک سازمان، باعث تقویت روحیه کارمندان و اعضای تیم می‌شود.
کارکنان با این ایده که به‌وضوح در مورد چشم‌انداز سازمانی آگاه هستند، خوشحال خواهند شد که نقش خود را انجام دهند.
شیوه‌های ارتباطی خوب مستقیماً بر اهمیت تیم‌سازی در محل کار تأثیر می‌گذارد.
3-6# رشد سازمان
ارتباطات ضعیف یا عدم ارتباط می‌تواند منجر به سقوط یک سازمان شود.
این سخنی درست و تلخ است. بدون ارتباطات داخلی و خارجی مناسب، شرکت‌ها برای بقا با مشکلات زیادی مواجه خواهند شد.
ارتباط موثر همچنین منجر به حذف تاخیرهای غیرضروری در اجرای سیاست‌ها می‌شود و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد که منجر به رشد آن می‌شود.
4-6# ایجاد رابطه قوی
روابط خوب با کمک تشویق تعاملات مثبت با سایر کارمندان و اعضای تیم ایجاد و حفظ می‌شود و این تنها در صورتی اتفاق می‌افتد که شما مهارت‌های ارتباط موثر را داشته باشید.
بدون ارتباط موثر، ایجاد و تقویت روابط مثبت و سازنده غیرممکن خواهد بود.
5-6# افزایش شفافیت و توسعه اعتماد
شرکت‌ها با ارتباطات مداوم داخلی و خارجی شفاف‌تر می‌مانند.
زمانی که شما سعی در ایجاد اعتماد در محصول، خدمات و برند خود دارید، این بسیار مهم است.
شفافیت و اعتماد، بخش‌های جدایی‌ناپذیر یک فرایند سازمانی هستند، به‌ویژه زمانی که با تصمیم‌گیری‌های سخت سروکار داریم.
6-6# تسهیل خلاقیت و نوآوری
خلاقیت و نوآوری تنها زمانی اتفاق می‌افتد که کارکنان احساس آزادی کنند تا ایده‌های جدید و نوآورانه خود را به مدیریت بالاتر منتقل کنند.
با کمک ارتباط موثر، می‌توانید خیال کارمندان خود را راحت کنید تا بتوانند با خیال راحت ایده‌های جدید خود را بیان کنند و همکاری را یکپارچه کنند.
بدون ارتباط موثر، کارکنان نمی‌توانند به طور کامل ایده‌های نوآورانه یا خلاقانه خود را به اشتراک بگذارند.
7-6# کاهش سوتفاهم
یکی از ایرادات اصلی ارتباطات ضعیف یا عدم وجود آن، این است که سوتفاهم زیادی بین کارفرما و کارمندان ایجاد می‌کند.
اگر کارمند فاقد مهارت‌های ارتباطی مرتبط باشد، درک آنچه کارمند می‌خواهد بگوید منجر به سو تفاهم‌های غیرضروری می‌شود، بنابراین با ارتباط موثر می‌توان سوتفاهم‌ها را به درستی کاهش داد.
8-6# رشد سازمانی
با ارتباطات مناسب، سازمان‌ها تمایل به رشد دارند؛ زیرا تمام اختلافات مربوط به اطلاعات، داده‌ها و پیام‌ها را از بین می‌برد.
ارتباط موثر، فرایند سازمانی را سریع‌تر و مناسب‌تر می‌سازد تا بتواند نتایج موردنظر را ارائه دهد و رشد سازمانی را هدف قرار دهد.
در نتیجه باعث افزایش سود و بهره‌وری شرکت و همچنین ایجاد حسن نیت در بین مشتریان می‌شود.
نتیجه‌گیری
ارتباط چه به‌صورت حضوری و چه از طریق رسانه‌های اجتماعی، در زندگی روزمره ضروری است.
با این حال، ارتباط موثر کلید موفقیت است.
در حالی که ما روزانه با افراد زیادی در تعامل هستیم، اثربخشی ارتباط ما و تأثیر آن بر مخاطبان هدف، اغلب نامشخص است.
ارتباط موثر به این معناست که ما بدانیم چه چیزی را می‌خواهیم به اشتراک بگذاریم و مخاطب دقیقاً همان چیزی را که می‌خواهیم بگوییم دریافت می‌کند.
این ارتباط یک جنبه بسیار مهم در زندگی حرفه‌ای و شخصی ما است.
این شامل توسعه مهارت‌های خاصی است که با کمک آنها می‌توانیم اطلاعات را با وضوح، درک و همدلی بیشتر تبادل کنیم.
درباره نویسنده : معصومه آذری
نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.
