اکشن پلن چیست؟ (۶ مرحله نوشتن اکشن پلن)

یقیناً در ذهن همه ما اهدافی معین برای ساخت آینده ای بهتر نقش بسته است که اگر بدانیم اکشن پلن چیست و
آن را برای خود تدوین کنیم، رسیدن به این اهداف و تحقق آن ها برای ما راحت تر می شود.

محقق شدن اهداف ما که می تواند مالی، شغلی و یا حتی شخصی باشد، قطعا نیازمند برنامه ای است که
بتواند راهی واضح و روشن تا مقصد را برای شما ترسیم نموده و با از میان بردن چالش های پیش رو، هدف نهایی را ملموس نماید.

در این مقاله همراه ما باشید تا شما را با تدوین اکشن پلن آشنا کنیم.

1# اکشن پلن چیست؟ (Action Plan)

انجام صحیح هر عملیات و رسیدن به نتیجه مطلوب مستلزم احاطه کامل بر موضوع و داشتن لیستی کامل از تمام جزئیات تشکیل دهنده آن است.

“اکشن پلن” و یا به عبارتی “برنامه عملیاتی” به عنوان مجموعه ای کامل از لیست مورد نیاز، با ارائه تمام جزئیات، به خوبی نمایی از آن چه که برای رسیدن به هدف به آن نیاز دارید را به شما ارائه خواهد کرد.

آن چه که به واسطه یک Action Plan به آن خواهید رسید،
ایجاد تمرکز بر روی جزئیات تشکیل دهنده یک عملیات و اخذ تصمیمات متناسب با آن، برای رسیدن به اهداف کلیدی است که
در سر دارید؛ اما به نظر شما دلیل نیاز ما به یک اکشن پلن چیست؟

تدوین استراتژی به منظور رسیدن به اهدافی خاص، چه در سطح یک گروه خاص باشد،
چه در سطح مشاغل، روندی کاملاً عادی برای هر نهاد و یا سازمانی است؛
اما به یاد داشته باشید، این که صرفاً هدفی در نظر گرفته شود، به معنای امکان اجرایی شدن آن نیست!

ما برای اطمینان از عملی شدن یک هدف، نیاز به یک نقشه راه داریم که بتواند چشم اندازی از مسیر را به ما نشان دهد.

پس Action Plan یا برنامه عملیاتی همان چیزی است که
برای اطمینان از اجرایی شدن اهداف به آن نیاز داریم و
به نوعی یک گارانتی برای تحقق اهداف کلان سازمان ها محسوب می شود.

اکشن پلن با ایجاد یک چهارچوب فکری، ایده لازم برای نحوه تکمیل یک پروژه به صورت اثر بخش و البته در کمترین زمان را به ما خواهد داد.

با وجود چنین برنامه ای ما می توانیم به این اطمینان برسیم که
تمامی جوانب کار بدون وجود نقصی سنجیده شده است.

وضوح اکشن پلن در تعیین وظایف توانسته یک نمای کلی از هر جزء از عملیات و زمان انجام آن را به خوبی به مدیران نشان دهد.

1-1# چه کسانی به اکشن پلن نیاز دارند؟

می دانید ویژگی مثبت اکشن پلن چیست؟

این که در هر شرایطی برنامه ای مفید است و در هر سطحی اعم از سطوح مدیریتی و یا فردی قابلیت استفاده دارد.

با کمک Action Plan مدیران شرایطی را فراهم می کنند تا
پرسنل به دیدی واضح از تمامی مراحل و آن چه که قرار است اتفاق بیفتد برسند؛
اما همان طور که گفتیم برنامه عملیاتی منحصر به سازمان ها نیست و
می تواند در تحقق اهداف فردی نیز راه گشا باشد.

به واقع، هر جا سخن از هدف یا استراتژی است یک اکشن پلن می تواند به عنوان نقشه راه به کمک شما بیاید و
قطعاً برای رسیدن به هدف، حتی در زندگی شخصی به آن نیاز خواهید داشت.

2# مراحل تدوین اکشن پلن چیست؟

یک Action Plan متشکل از مراحل مختلفی است.

در این بخش به بررسی این مسئله خواهیم پرداخت که مراحل تشکیل دهنده اکشن پلن چیست.

1-2# هدف را مشخص کنید

گام اول در هر برنامه ای تعیین هدف است.

تعیین یک هدف کلیدی نقش اصلی را برای ایجاد انگیزه در افراد درگیر در عملیات ایفا می کند.

هدف به ما یادآوری خواهد کرد آن چه که برای آن تلاش می کنیم ارزش جنگیدن را دارد.

اکنون می دانیم که اولین قدم برای آغاز تدوین اکشن پلن چیست؛
اما آیا هر هدفی قابل دسترسی است یا باید دارای ویژگی های خاصی باشد؟

جواب تا حدودی واضح است.

مطمئناً یک هدف قابل دسترس باید خصوصیات ویژه ای داشته باشد که به برخی از آن ها اشاره خواهیم کرد:

• هدف باید کاملاً واضح و مشخص و فاقد هرگونه کلی گویی باشد.
• هدف تعیین شده باید قابلیت اندازه گیری داشته باشد تا به واسطه ارزیابی های ماهانه یا هفتگی میزان آن قابل سنجش باشد.
• هدف باید قابل دسترسی باشد و این اطمینان را داشته باشید که این هدف شما را به پیشرفتی که در نظر دارید خواهد رساند.
• هدف را باید متناسب با قابلیت ها و توانایی های خود انتخاب کنید و توجه داشته باشید که همسو با آن چه که مورد علاقه شما است باشد.
• زمان رسیدن به هدف باید مشخص باشد.

2-2# جمع آوری، تجزیه و تحلیل و سازماندهی داده ها

به نظر شما قدم بعدی در اجرای یک اکشن پلن چیست؟

در این مرحله از داده های مرتبط با هدف لیستی تهیه کنید.

شما باید به تمامی داده های مورد نیاز برای اجرایی شدن هدف بزرگ و یا کوچک خود دسترسی داشته باشید.

تمامی ایده هایی که به ذهنتان می رسد را جمع آوری کرده و آن ها را بایگانی کنید.

این کار به تمرکز بیشتر شما بر روی آن چه که باید انجام شود کمک زیادی خواهد کرد.

3-2# کوتاه کردن لیست داده های اکشن پلن

در این مرحله شما لیست بلند بالایی از هر آن چه که مورد نیاز شما است در دست دارید.

حال وقت آن رسیده است که از میان تمامی این داده ها برخی از آن ها به اصطلاح خط زده شوند.

برخی از این داده ها باید حذف شده و شما به لیست کوتاه تر و البته کاربردی تری برسید.

حالا حدس بزنید مرحله بعدی اجرای برنامه عملیاتی یا اکشن پلن چیست؟

در مرحله بعد نوبت به تقسیم وظایف خواهد رسید که به طور مختصر به شرح آن می پردازیم.

4-2# تعیین شرح وظایف افراد و زمان انجام آن

در این مرحله تقریباً قسمت های اصلی برنامه عملیاتی طی شده است.

حال نوبت به آن رسیده که با توجه به لیست تهیه شده تقسیم وظایف صورت بگیرد.

برای انجام این کار باید توانایی و صلاحیت هر فرد برای مسئولیت تعیین شده را ارزیابی کنید.

شما دقیقاً باید بدانید در سازمان هر فردی مسئول انجام کدام بخش از برنامه بوده و در این راه چه ابزاری نیاز دارد.

5-2# اجرای اکشن پلن

در این مرحله باید استارت رونمایی از اکشن پلن یا همان برنامه عملیاتی را بزنید.

برای این کار قانون 80 20 را فراموش نکنید.

تمرکز خود را بر روی موارد مهم تر بگذارید.

شما باید کلیه پرسنل درگیر در برنامه را به درک کاملی از این پلن برسانید و آن را با پرسنل به اشتراک بگذارید.

آن ها باید به خوبی آگاه باشند که هدف نهایی از این اکشن پلن چیست.

در واقع در این مرحله Action Plan باید آینه ای از تمامی موارد لازم الاجرا و افرادی باشد که
مسئولیت انجام آن را به عهده گرفته اند.

باید تمامی داده ها، منابع و ضرب الاجل های تعیین شده برای هر بخش کاملاً واضح و مشخص باشد.

6-2# نظارت و ارزیابی

حال به خوبی می دانیم اکشن پلن چیست.

اکنون زمان آن رسیده که فرآیند طی شده جهت رسیدن به هدف موردنظر را ارزیابی کرده و
میزان موفقیت و پیشرفت افراد سازمان را در رسیدن به این هدف بسنجیم.

بخش هایی را که تکمیل کرده اید، مشخص کرده و تمرکز خود را بر روی چگونگی پیشرفت در ادامه مسیر بگذارید.

با تعیین بخش هایی از برنامه که به اتمام رسیده شما می توانید به
تکمیل بخش های نیمه تمام و یافتن راهی برای تکمیل آن برسید.

پس از پیدا کردن راهکار مناسب به به روز رسانی پلن بپردازید.

3# فواید استفاده از اکشن پلن چیست؟

کاربرد برنامه ای بر پایه اصول می تواند با مشخص کردن فرصت ها، تهدید ها و موانع پیش رو ما را برای مواجهه با آن ها آماده کند.

این می تواند علاوه بر صرفه جویی در هزینه های مورد نیاز در یک پروژه، به کاهش زمان انجام آن نیاز کمک کند.

اما فکر می کنید دیگر مزایای انجام اکشن پلن چیست؟

در زیر به برخی از این مزایا اشاره می کنیم:

• ارائه مسیر پیشرفت و مراحل رسیدن به هدف تعیین شده به صورت واضح
• امکان ارزیابی و پیگیری پیشرفت مراحل طی شده برای رسیدن به هدف نهایی
• بالا بردن سطح انگیزه کارکنان و مدیران و افزایش حس تعهد آن ها در انجام امور
• اولویت بندی کارها و مشخص شدن هر آن چه که در بخش های مختلف مراحل رسیدن به هدف مورد نیاز است