تفویض اختیار به چه معناست؟ (بررسی اصول ان در کسب و کار)

تفویض اختیار در محل کار، شرایطی است که مدیران وظایفی را به اعضای تیم خود محول کرده و به آنها کمک می‌کنند تا روی اهداف سطح بالاتر تمرکز کرده و همچنین باعث می‌شود اعضا احساس قدرت و مسئولیت کنند.

هدف از تفویض اختیار کاهش نظارت مستقیم مدیر و مسئولیت پذیری بیشتر اعضای تیم در قبال کار و یادگیری است.

دانستن اصول تفویض اختیار می‌تواند به افراد در درک بهتر فرآیند تفویض اختیار در محل کار کمک کند.

در این مقاله به بررسی تفویض اختیار، اهمیت آن، انواع، راه‌ها، اصول تفویض اختیار، نحوه و مزایای تفویض اختیار خواهیم پرداخت.

1# تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار، فرآیند انتقال مسئولیت یک کار به کارمند دیگر است.

به عنوان یک مدیر، معمولاً می‌توانید مسئولیت را به هر یک از اعضای تیم خود منتقل کنید.

سپس آن کارمند ممکن است تصمیم بگیرد در صورت لزوم برخی از این مسئولیت‌ها را به اعضای تیم خود واگذار کند.

هدف از تفویض اختیار، تضمین یک محل کار مولد و کارآمد است.

هنگامی که این فرآیند عاقلانه انجام شود، می‌تواند از طریق موارد زیر به کسب و کارها کمک کند:

• افزایش بهره وری: که به کارمندان اجازه می‌دهد کار را سریع‌تر به پایان برسانند.
• تداوم: اگر مشغول کارهای دیگر هستید یا در محل کار غایب هستید، سایر کارمندان می‌توانند برخی یا همه وظایف شما را انجام دهند تا از بهره وری مستمر مطمئن شوند.
• توسعه کارکنان: هنگامی که وظایفی را به اعضای تیم خود محول کنید، کارمندان فرصتی برای بهبود مهارت‌ها و نشان دادن توانایی‌های خود در یک زمینه خاص مانند مهارت‌های رهبری و بین فردی پیدا خواهند کرد.
• انگیزه کارکنان: هنگامی که برای انجام مسئولیت‌های جدید به کارکنان اعتماد می‌شود، ممکن است کارکنان بیشتر به ماکزیمم عملکرد خود برسند.
• فرصت‌های رشد شغلی: واگذاری وظایف به کارکنان سطوح پایین، تجربه و مهارت‌های مورد نیاز برای ارتقای بالقوه در سازمان را برای آنها فراهم می‌کند.

1-1# زمان مناسب برای تفویض اختیار

سؤال این است که چه زمانی باید تفویض اختیار را شروع کرد.

علائمی وجود دارد که نشان می‌دهد باید به واگذاری برخی از وظایف و پروژه‌ها بپردازید:

• برای تکمیل تمام کارهایی که پیش از شما تعیین شده، وقت ندارید.
• شخص دیگری در سازمان برای انجام کاری مناسب‌تر است.
• تمایل دارید تا به یکی از اعضای تیم کمک کنید تا در زمینه خاصی تجربه بیشتری کسب کند.
• اولویت‌های مهمتر جدیدی ظاهر می‌شوند و می‌خواهید به زمان خود دوباره ساختار دهید.

2# علل اهمیت تفویض اختیار

علل اهمیت تفویض اختیار عبارت اند از:

• ایجاد انگیزه در کارکنان: اعمال اختیارات و وظایف مناسب باعث می‌شود کارکنان احساس قدرت، ارزش و پرسشگری کنند که می‌تواند، انگیزه و روحیه آنها را تقویت کند.
• توسعه مهارت‌ها: واگذاری وظایف با اختیار، فرصت‌های رشد را فراهم کرده و به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های جدید را در حین انجام وظایف بیشتر توسعه دهند.
  این به نفع کارگران و اتحاد بیشتر آنها است.
• گسترش حجم کار: به مدیران اجازه می‌دهد تا کار و تصمیم گیری را بین زیردستان توانمند توزیع کنند.
  این کار باعث کاهش حجم کاری مدیران و کارآمدتر شدن کارکنان می‌شود.
• افزایش کارایی: زمانی که اختیارات در سطح مناسبی تفویض می‌شود، می‌توان تصمیمات معمولی گرفت و وظایف را سریع‌تر انجام داد.
  این امر کارایی کلی سازمان را بهبود می‌بخشد.
• همسو کردن اختیار و وظیفه: تفویض مقدار مناسب اختیار و وظیفه، مسئولیت پذیری ایجاد می‌کند.
• تشویق حل مشکل: اقتدار و وظیفه محیطی را فراهم می‌کند که در آن کارکنان انگیزه دارند تا به نوآوری فکر کنند و مسائل را به صورت مستقل حل کنند.
• آمادگی جانشینی: به توسعه زیردستان برای پر کردن پست‌های بالاتر در آینده کمک کرده و جانشینی در سازمان را آماده می‌کند.

3# انواع تفویض اختیار

چهار نوع تفویض وجود دارد که در ادامه با آن آشنا خواهیم شد.

1-3# هیئت عمومی یا اختصاصی

کارکنان معمولاً وظایف مدیریتی عمومی مانند برنامه ریزی، هماهنگی و هدایت را انجام می‌دهند.

دستیاران این وظایف را با اختیار لازم برای رسیدن به هدف انجام می‌دهند.

مدیر اجرایی کنترل کلی دارد و هر از چند گاهی کارکنان را هدایت می‌کند.

به عنوان مثال، مدیریت میانی اغلب وظایف مختلفی مانند برنامه ریزی، واگذاری کار و اجرا را انجام می‌دهد.

تحت تفویض اختیاری خاص، کارکنان وظایف خود را مشخص کرده و مسئولیت‌ها، نقش‌ها و اختیارات لازم را که به آنها تفویض شده است، درک می‌کنند.

2-3# تفویض اختیار از بالا به پایین یا از پایین به بالا

تفویض اختیار از بالا به پایین فرآیندی است که در آن مافوق وظایفی را به زیردست خود محول می‌کند تا بار کاری خود را کاهش و کارایی را افزایش دهند.

در هیئت نمایندگی از پایین به بالا، مؤسسات به ارزش گروه‌های غیررسمی داخل مؤسسات اذعان دارند.

اتحاد بین اعضا به قدری قوی است که اگر بین اطاعت از همتایان یا مافوق خود انتخاب شود، احتمال زیادی وجود دارد که همتایان خود را انتخاب کنند.

در این سناریوها، مدیران هنگام واگذاری وظایف به زیردستان محتاط هستند.

3-3# نمایندگی رسمی یا غیر رسمی

هیئت‌های رسمی، هیئت‌هایی هستند که بخشی از ساختار یک سازمان هستند.

وظایف محول شده به شخص ثابت است و مافوق اختیارات لازم را به کارکنان می‌دهد.

هر کارگری به صورت خودکار اختیارات را برای نقش‌های خود تفویض کرده است.

هیئت‌های غیررسمی به شرایط بستگی دارد. آنها هیچ ارتباطی با هیئت رسمی تعیین شده ندارند.

فردی ممکن است یک کار را انجام دهد نه به این دلیل که کسی آن را به او محول می‌کند؛ بلکه به این دلیل که باید کار معمولی خود را انجام دهد.

به عنوان مثال، ممکن است شخصی در تعطیلات آخر هفته به دلیل مهلتی که در پیش است یا هر شرایط احتمالی دیگری کار کند.

4-3# هیئت جانبی

هنگامی که یک وظیفه توسط مافوق به کارکنان محول می‌شود، مرئوس ممکن است برای تکمیل کار به کمک دیگران نیاز داشته باشد؛ اما واگذاری رسمی ممکن است وقت گیر یا ناکارآمد باشد.

کارکنان به شکلی غیررسمی به دیگران نزدیک می‌شوند تا از آنها کمک بگیرند و در زمانی که هیئت رسمی صرف می‌کند تا حد امکان صرفه جویی کنند.

به عنوان مثال، فرض کنید مدیر اجرایی بخش عملیات از یک مدیر فروش زیرمجموعه می‌خواهد که تمام ارقام مربوط به تمام عملیات انجام شده در یک ماه خاص را جمع آوری کند.

در این صورت، مدیر زیر مجموعه باید از مدیر مالی و مدیر پرسنل کمک بگیرد.

بنابراین مدیر فروش قدرت و مسئولیت را با سایر بخش‌هایی که در همان سطح کار می‌کنند به اشتراک می‌گذارد.

4# راه‌های تفویض اختیار

روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توان بسته به نیاز محل کار مسئولیت‌ها را به کارمندان منتقل کرد.

می‌توان از انواع روش‌های تفویض اختیارات زیر برای واگذاری وظایف به اعضای مختلف تیم در محل کار استفاده کرد.

1-4# بخش‌ها

می‌توان نظارت یک بخش خاص را به کارمند دیگری واگذار کرد.

به عنوان مثال، اگر شما یک مدیر عامل هستید، می‌توانید اختیارات کل بخش بازاریابی را به مدیر بازاریابی واگذار کنید.

2-4# پروژه‌ها

شما می‌توانید یک کارمند یا گروهی از کارمندان را برای تکمیل یک پروژه خاص از ابتدا تا انتها تعیین کنید.

در بخش بازاریابی، مدیر بازاریابی می‌تواند یک کمپین تبلیغاتی را به مدیر پروژه اختصاص دهد که تیمی از کپی رایترها و طراحان را برای همکاری در پروژه گرد هم می‌آورد.

3-4# تصمیم گیری

می‌توانید به یکی از کارمندان خود قدرت تصمیم گیری‌های خاصی بدهید تا امکان تمرکز روی کار دیگر برای شما ایجاد شود.

به عنوان مثال، به عنوان یک مدیر بازاریابی، می‌توانید اختیاراتی را به دستیار مدیر بازاریابی تفویض کنید تا در صورت نیاز، کارمندانی را برای بخش مورد نظر استخدام کند.

4-4# تجزیه و تحلیل

هنگامی که به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، می‌توانید از کارمندان بخواهید تا تحقیقات دقیقی را در مورد موضوع انجام دهند.

اگر مدیر پروژه بازاریابی هستید، می‌توانید از تحلیلگران این بخش بخواهید که آمار جمعیت شناختی را برای مخاطبان مورد نظر کمپین تبلیغاتی خود تحقیق کنند.

5-4# فرآیندهای اداری

می‌توانید وظایف اداری مانند ورود داده‌ها را به سایر کارمندان محول کنید.

به عنوان مثال، به عنوان مدیر بازاریابی، می‌توانید ارتباطات مشتری (برنامه ریزی جلسات، ایمیل‌های بعدی و مواردی از این دست) را به یک دستیار بازاریابی اختصاص دهید.

در هر یک از این دسته‌ها، تفویض اختیار ممکن است موقت بوده یا به صورت مداوم باشد.

کارکنان وظایف موقت را به صورت یکباره یا کوتاه مدت انجام می‌دهند، در حالی که وظایف مستمر شامل مسئولیت‌های بلندمدتی است که به بخشی اساسی از نقش کارمند تبدیل می‌شود.

5# اصول تفویض اختیار

اصول تفویض اختیار از رایج ترین اصول هستند که مدیران می‌توانند، برای توانمندسازی تیم خود و بهبود بهره وری آنها استفاده کرده و به شرح زیر هستند.

1-5# تعریف وظایف به صورت واضح

این اصل که اصل تعریف دقیق نیز نامیده می‌شود، وظایف و مسئولیت‌هایی را که در حال واگذاری است، توضیح می‌دهد.

مهلت‌ها، نتایج و منابعی که فرد به آن نیاز دارد، از جمله مواردی است که این اصل آن را به وضوح توضیح می‌دهد.

با استفاده از این اصل، یک مدیر می‌تواند به اعضای تیم خود کمک کند تا نقش‌های خاص خود را به خوبی درک کنند.

این امر از ابهام و سردرگمی در تیم جلوگیری می‌کند که در نهایت باعث بهبود کارایی خواهد شد.

2-5# ایجاد یک خط گزارش شفاف

بدون تفویض اختیار مؤثر در محل کار، کارمندان نمی‌دانستند به چه کسی گزارش دهند.

با اصل وحدت فرماندهی، مدیران می‌توانند به اعضای تیم خود دستورات روشنی بدهند.

این اصل تفویض اختیار، ریشه در این ایده دارد که وقتی افراد فقط یک مرجع برای گزارش دادن دارند، نیازی به دستورالعمل‌های گیج کننده نخواهد بود.

همچنین پایبندی به این اصل ارتباط بین اعضای تیم را منسجم تر می‌کند.

3-5# تعادل اختیار و مسئولیت

مسئولیت بدون اختیار، دستور العملی برای نتایج پایین تر و عدم مشارکت کارکنان است.

با استفاده از این اصل تفویض اختیار، نه تنها می‌توانید مسئولیت‌های خاصی را به یکی از اعضای تیم محول کنید؛ بلکه می‌توان آنها را با اختیار انجام وظایف خود نیز تقویت کنید.

با استقلال بیشتر، کارکنان سهم بیشتری در این فرآیند خواهند داشت.

اگر آنها بتوانند بدون دریافت تأییدیه مدیریتی به منابع و پشتیبانی دسترسی داشته باشند، سرمایه گذاری بیشتری روی وظایف خود خواهند داشت.

با برابری اختیارات و مسئولیت، مدیران همچنین کارکنان را تشویق خواهند کرد تا وظایف خود را سریع‌تر به پایان رسانند.

4-5# مسئولیت کامل

در مواقعی، دادن اختیارات جزئی برای یک کارمند بی اثر خواهد بود.

با این اصل، تفویض اختیار، مسئولیت و کنترل مطلق یک پروژه یا یک کار به دسته ای از کارکنان داده خواهد شد.

با دادن قدرت تصمیم گیری لازم به آنها، این دسته را به صورت کامل مسئول وظایف خود خواهید کرد.

با استفاده از اصل مسئولیت کامل، به کارمندان اجازه می‌دهید که مالکیت وظایف خود را بر عهده بگیرند.

این امر، باعث ایجاد انگیزه و رضایت شغلی بیشتر می‌شود.

همچنین، حس کارآفرینی را در سیستم القا می‌کند.

5-5# تعیین مرزهای اختیار

اقتدار بیشتر می‌تواند گاهی منجر به نتایج نامطلوب شود.

اصل محدودیت در اختیار، مدیران را قادر می‌سازد تا اختیارات یک کارمند را برای جلوگیری از سواستفاده از قدرت خود محدود کنند.

اگر این اصل به عنوان یک دستورالعمل مدون شده و به اشتراک گذاشته شود، مؤثرتر خواهد بود.

با دستورالعمل‌های روشن، کارمندان می‌دانند چه کارهایی را می‌توانند انجام دهند و در انجام چه کارهایی محدودیت دارند.

6-5# تعامل و ایجاد انگیزه

خودمختاری ممکن است منجر به بهبود عملکرد نشود؛ زیرا ممکن است افراد به نقش‌های جدید خود عادت نداشته باشند.

آنها همچنین ممکن است هیچ تفاوت محسوسی با انجام وظایف نبینند.

با استفاده از اصل انگیزه، یک مدیر می‌تواند انگیزه‌هایی را برای کارمندان ایجاد کند تا در مسئولیت‌های جدید خود برتر بوده و به شکلی مؤثرتر و بهتر عمل کنند.

ایده پشت این اصل تفویض اختیار، یافتن راه‌هایی برای ایجاد انگیزه در کارکنان است، به ویژه زمانی که آنها در موقعیتی ناآشنا هستند.

7-5# نظارت کارآمد

هنگام مدیریت تفویض اختیار، مهم است که به یاد داشته باشید که مدیر فقط اختیارات خود را تفویض می‌کند و نه مسئولیت‌های مربوط به کسب و کار را؛ به همین دلیل است که سرپرستان باید به نحوه پیگیری وظایف محول شده علاقه مند بود و بر آن نظارت کافی را داشته باشند.

اصل نظارت کارآمد بیان می‌کند که مدیر باید سیستم کنترلی برای سنجش عملکرد کارکنان خود داشته باشد.

به این ترتیب مدیران می‌توانند نحوه اجرای اختیارات خود توسط یک کارمند را تجزیه و تحلیل کنند.

6# نحوه تفویض اختیار

تفویض موفقیت آمیز اختیار مستلزم انتظارات مشخص، نظارت بر پیشرفت و ارزیابی نتایج است.

برای تفویض مؤثر اختیارات کاربرد مراحل زیر بسیار کمک کننده خوهد بود.

1-6# تعیین وظایف

کارمند یا کارمندانی را که وظیفه به آنها محول می‌شود را انتخاب کرده تا محدوده کار را با یک کارمند یا تیمی از کارمندان با تجربه برای تکمیل کار هماهنگ کنید.

2-6# تعیین انتظارات روشن

وظایفی را که به کارمند یا کارمندان محول می‌کنید و انتظارات خود را با جزئیات بیان کرده و برای هر کار حساس به زمان ضرب‌الاجل تعیین کنید.

روشن کردن انتظارات در همان ابتدای کار، راهنمایی لازم برای شروع کار و تکمیل صحیح و کارآمد آن را فراهم خواهد کرد.

3-6# نظارت منظم بر پیشرفت‌های صورت گرفته

برای نظارت بر پیشرفت هر وظیفه واگذار شده، به صورت دوره ‌ای از کارمندان خود درخواست به ‌روز رسانی کنید.

ممکن است بخواهید جلسات منظمی را با کارمندان خود برنامه ریزی کنید تا جزئیات بیشتری در مورد وظایفی که آنها مسئولیت دارند، به دست آورید.

با نظارت بر پیشرفت در طول مسیر، می‌توانید اصلاحات یا راهنمایی‌هایی را در صورت نیاز ارائه داده و از تکمیل به موقع هر کار مطمئن شوید.

این مرحله همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا در صورت نگرانی در دسترس بمانید.

4-6# تمرین مسئولیت پذیری

کیفیت کار را ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که اعضای تیم شما آن را به درستی انجام می‌دهند.

برای تفویض موقت اختیارات، این مرحله ممکن است، شامل تجزیه و تحلیل یکبار پس از تکمیل کار باشد.

برای تفویض اختیارات مداوم، ممکن است بخواهید گاه به گاه بررسی‌های عملکردی را برای ارزیابی کار کارمند انجام دهید.

چه مثبت و چه منفی، بازخورد شما باید سازنده باشد تا به آنها کمک کند، کار خود را بهبود بخشند و مهارت‌های خود را توسعه دهند.

یکی از این مهارت‌ها، مهارت مدیریتی است. تعاریف و مثال‌ها در این مراحل به ایجاد انتظارات روشن در حین انتقال قدرت در محل کار کمک می‌کند.

هر یک از کارمندان شما باید دقیقاً درک کنند که چقدر بر پروژه کنترل دارند و چه انتظاراتی از آنها دارید.

در عوض، شما باید بازخورد صادقانه ای در مورد عملکرد آنها ارائه دهید تا کارمند بتواند نقاط قوت خود را تشخیص داده و در پروژه‌های آینده پیشرفت کنند.

استفاده از این روش برای انتقال قدرت، یک رابطه سودمند متقابل بین شما و اعضای تیم ایجاد می‌کند.

در حالی که می‌توانید با سپردن یک کار به شخص دیگری زمان خود را  آزاد کنید، کارمند شما نیز می‌تواند مسئولیت‌های جدیدی را بر عهده بگیرد که ممکن است، ارزش آنها را در محل کار افزایش دهد.

7# مزایای تفویض اختیار

هنگامی که این فرآیند عاقلانه انجام شود، می‌تواند برای سازمان، کارمندان و کسب و کار به صورت  کلی مفید باشد.

تفویض اختیار مناسب مزایای متعددی را به همراه دارد، از جمله:

• تصمیم گیری پیشرفته: با مشارکت دادن کارکنان سطوح پایین تر در تصمیم گیری، سازمان‌ها می‌توانند از طیف وسیع تری از دیدگاه‌ها و تخصص‌ها بهره مند شوند.
  این امر می‌تواند به اخذ تصمیم گیری بهتر و حل مشکل بیانجامد.
• توسعه مهارت در مدیران آینده: تفویض اختیار فرصت‌هایی را برای کارکنان فراهم می‌کند تا مهارت‌های مدیریتی و توانایی‌های تصمیم گیری خود را توسعه دهند.
  این امر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا گروهی قوی از مدیران آینده بسازند.
• تقویت اعتماد: هنگامی که در مدیریت هیئت مدیره مهارت پیدا کنید، فرهنگ اعتماد و باز بودن را در تیم خود ایجاد خواهید کرد.
  اعضای تیم می‌دانند که استعداد آنها توسط سیستمی که به آنها ایمان دارد، استفاده می‌شود.
• یادگیری مهارت‌های جدید: با استفاده از اصول تفویض اختیار، می‌توانید کارکنان را برای یادگیری مهارت‌های جدید توانمند کنید.
• کاهش استرس: وقتی می‌دانید که چگونه وظایف را به کارمندان واگذار کنید، به کاهش استرس در محل کار کمک کرده و فرهنگ مثبتی ایجاد می‌کنید.
• تعادل بیشتر بین کار و زندگی: با کاهش بار کاری و فرسودگی، اصول تفویض اختیار می‌تواند به اعضای تیم کمک کند تا تعادل بین کار و زندگی را افزایش دهند.