رویکرد سیستمی چیست و چه کاربردی برای سازمان ها دارد؟

در جهانی که به طور فزاینده‌ای با سیستم‌های به‌هم‌پیوسته مشخص می‌شود، برای پرداختن به مشکلات پیچیده، به شیوه‌ای جدید از تفکر نیاز است.

رویکرد سیستمی اغلب به عنوان روشی منظم برای نگریستن به جهان و حل مشکلات و بهره‌برداری از فرصت‌ها در آن جهان توصیف می‌شود.

برخی رویکرد سیستمی را به عنوان فرایندی از «تبدیل مشکل به بزرگ‌ترین ابعاد آن» و سپس تعریف مجدد مشکلات، تجزیه‌ و تحلیل، ترکیب، بهبود از طریق بازخورد و در نهایت تأیید مسیرهای جایگزین اقدام در فرایند تصمیم‌گیری توصیف می‌کنند.

رویکرد سیستمی با تشخیص ارتباط متقابل عناصر در یک کل، چارچوبی قدرتمند برای درک و مقابله با این چالش‌ها ارائه می‌دهد.

برخلاف رویکرد تحلیلی سنتی که مشکلات را به بخش‌های کوچک‌تر و مجزا تقسیم می‌کند، رویکرد سیستمی بر تعامل و وابستگی متقابل این بخش‌ها تأکید دارد.

در این مقاله بیشتر به موضوع رویکرد سیستمی پرداخته و کاربردها و مزایای آن برای سازمان‌ها را مورد بحث قرار می‌دهیم.

1# رویکرد سیستمی چیست؟

رویکرد سیستمی (Systems Approach) یک دیدگاه مدیریتی است که طرفدار این است که هر مشکل باید به‌ عنوان یک سیستم به عنوان یک کل که از سلسله‌ مراتبی از زیرسیستم‌ها تشکیل شده است، دیده شود.

بنابراین به‌ جای دیدن مشکل در اجزا، باید آن را به‌عنوان یک کل دید.

رویکرد سیستمی را می‌توان در تمام حوزه‌های تجاری مانند مدیریت، بیمه، بانکداری، هتلداری و غیره اعمال کرد.

بسیاری از مدیران و طراحان از رویکرد سیستمی برای حل و بیان یک مسئله پیچیده استفاده می‌کنند.

این رویکرد اولین بار توسط لودوینگ فون برتالانفتی آغاز شد.

اگرچه رویکرد سیستمی، سیستم را به‌ عنوان یک کل تعریف می‌کند؛ اما تمرکز خود را بر زیرسیستم‌ها و اجزا و همچنین نقش آنها در کل سیستم حفظ می‌کند.

یک سیستم تعریف‌شده مرز مشخصی دارد و از محیط جدا است.

این امر باعث می‌شود که در بررسی مسئله و راه‌حل آن، متمایز باشد.

هر زیرسیستم در ساخت این سیستم به‌عنوان یک کل نقش دارد.

به‌ طور کلی، رویکرد سیستمی برگرفته شده از نظریه عمومی سیستم‌ها که در سازمان و مدیریت به کار می‌رود، سازمان‌ها را به‌ عنوان سیستم‌های پیچیده و باز متشکل از زیرسیستم‌های وابسته به هم می‌بیند.

این نظریه بر ارتباط متقابل اجزا و تعاملات آنها با محیط خارجی تأکید دارد.

این رویکرد اذعان می‌کند که سازمان‌ها خودکفا نیستند؛ بلکه به ورودی‌های خارجی متکی هستند و برای رشد و پیشرفت با تغییرات محیط خود سازگار می‌شوند.

2# ویژگی‌های رویکرد سیستمی در سازمان‌ها

برخی از ویژگی‌های رویکرد سیستمی برای مدیریت سازمان‌ها عبارت‌اند از:

1. زیرسیستم‌های به‌هم‌پیوسته: یک سازمان مانند یک پازل بزرگ است که از قطعات کوچک‌تری تشکیل شده است که با هم کار می‌کنند.
   این قطعات، که زیرسیستم نامیده می‌شوند، برای عملکرد صحیح سازمان با یکدیگر تعامل دارند و به یکدیگر وابسته هستند.
2. عدم جداسازی: ما نمی‌توانیم زیرسیستم‌ها را با نگاه کردن به‌صورت جداگانه درک کنیم.
   در عوض، باید ببینیم که چگونه با یکدیگر و با سازمان به‌عنوان یک کل ارتباط دارند.
   این مانند درک این است که چگونه هر قطعه پازل در تصویر بزرگ‌تر قرار می‌گیرد.
3. مرز: یک سازمان مرزی دارد که آن را از سایر سیستم‌ها متمایز می‌کند.
   این مرز به ما کمک می‌کند تا تشخیص دهیم کدام بخش‌ها در داخل (مانند کارمندان) و کدام بخش‌ها در خارج (مانند مشتریان) قرار دارند.
   این مرز، دامنه و محدودیت‌های سازمان را تعریف می‌کند.
4. محیط در حال تغییر: سازمان‌ها سیستم‌های پویایی هستند؛ زیرا تحت‌ تأثیر محیط خود قرار می‌گیرند.
   آن‌ها می‌توانند تحت‌تأثیر عواملی مانند قطع برق، اعتصابات یا تغییر در ترجیحات مشتری قرار گیرند.
   به همین دلیل است که مدیریت باید مراقب اتفاقات بیرون باشد و در صورت نیاز، تنظیمات لازم را انجام دهد.
5. نظارت و اقدام: برای اطمینان از سلامت یک سازمان، نظارت مداوم بر سلامت آن بسیار مهم است.
   مدیریت باید به علائم مشکلات توجه کند و اقدامات اصلاحی را به‌سرعت انجام دهد.
   این مانند بررسی منظم نبض سازمان است تا مطمئن شود همه چیز به طور روان کار می‌کند.

3# مراحل دستیابی به رویکرد سیستمی

پنج مرحله در رویکرد سیستمی پایه وجود دارد و هر مرحله به سازمان کمک می‌کند تا به سیستم‌های مؤثرتر و کارآمدتری در عملیات و اهداف خود دست یابد.

این مراحل ممکن است بین سازمان‌ها متفاوت باشد و نیاز به اصلاح یا تکمیل برای مطابقت با اهداف QMS شما خواهد داشت؛ اما چارچوب رویکرد سیستمی به شرح زیر است:

• از طریق شناسایی یا توسعه فرایندهای خاصی که می‌توانند دستیابی به اهداف مدیریت کیفیت را تضمین کنند، طرح کلی سیستم را ترسیم کنید.
• سیستم را برای دستیابی به این اهداف به کارآمدترین شکل ممکن، با یک برنامه واضح که توسط طرف‌های ذی‌ربط قابل‌اجرا باشد، سازماندهی کنید.
• رابطه بین هر یک از فرایندهای جداگانه سیستم و نحوه ارتباط آن‌ها برای تشکیل یک سیستم کامل را درک کنید.
• به طور مداوم سیستم را از طریق گزارش‌دهی، سنجش اهداف و ارزیابی منظم سیستم، گسترش داده و اصلاح کنید.
• منابعی را که برای اجرای فرایندها مورد نیاز است، ارزیابی کنید تا هرگونه محدودیتی را قبل از اجرای این فرایندها در سیستم پیدا کنید.

وقتی این مراحل به‌ عنوان چارچوبی در طول توسعه سیستم‌ها در سازمان مورد استفاده قرار گیرند، فرایندها بسیار مؤثرتر خواهند بود.

این به نوبه خود به دستیابی به مدیریت کیفیت و بهبود مستمر در محیط کار از طریق سیستم‌های کارآمد و همه‌جانبه کمک خواهد کرد.

4# عوامل مؤثر در رویکرد سیستمی

در ایجاد رویکرد سیستمی برای هر سازمانی، عوامل مؤثر زیادی را می‌توان تعریف کرد که این عوامل به‌صورت زیر هستند:

1-4# وابستگی

هر بخش از سیستم، ورودی‌ها و اطلاعات را از سیستم‌های دیگر برای دستیابی به هدف دریافت می‌کند.

این بخش‌ها به‌صورت جداگانه وجود ندارند، بلکه با یکدیگر جفت شده‌اند تا به‌عنوان بخشی از یک سیستم کاری کامل کار کنند.

2-4# پاسخگویی

سیستم مطابق با محیط تغییر می‌کند و به تغییرات محیط واکنش نشان می‌دهد.

اگر محیط خارجی تغییر کند، سیستم‌ها نیز با ایجاد تغییراتی در پارامترهای خود به آن پاسخ می‌دهند تا مرتبط باقی بمانند و مطابق انتظارات عمل کنند.

3-4# نتایج

رویکرد سیستمی بر تولید نتایج مناسب برای کل سیستم متمرکز است.

هر بخش باید مطابق با الزامات کل سیستم و نتایج مورد انتظار محصول کار کند.

تمام بخش‌ها و زیرسیستم‌های یک سیستم بزرگ کلی، نیاز به تولید نتایج دارند و این‌ که فقط یک یا دو قطعه خوب عمل کنند، کمکی به سیستم نمی‌کند.

4-4# تمرکز

تمرکز هر بخش از سیستم باید به‌وضوح و به‌خوبی تعریف شده باشد.

به‌ عنوان‌ مثال، تمام بخش‌های سازمان باید مسئولیت‌های واضحی برای عملکرد سیستم یا سازمان داشته باشند.

همپوشانی مسئولیت‌ها می‌تواند تمرکز و اثربخشی کل سیستم را کاهش دهد.

5# اهمیت رویکرد سیستمی

رویکرد سیستمی بسیار مهم است؛ زیرا تصویر بزرگ‌تری را ارائه می‌دهد.

این رویکرد همه بخش‌ها و زیرسیستم‌ها را به‌عنوان عوامل مؤثر در کل سازمان می‌بیند.

موفقیت کلی سازمان‌ها به‌عنوان یک کل و نه موفقیت یک بخش بر بخش دیگر دیده می‌شود.

برای درک بهتر اهمیت رویکرد سیستمی، بیایید مثالی از سازمانی بزنیم که قادر به حفظ کارمندان در بخش فروش نیست؛ اگر در یک شرکت با مشکلی مرتبط با فروش مواجه شویم و فقط به‌جای همه بخش‌ها، حل مشکل را در بخش فروش ببینیم، ممکن است نتوانیم مشکل را به طور مؤثر حل کنیم.

تمرکز صرف بر فروش، منجر به فشار بیشتر بر تیم فروش برای افزایش فروش می‌شود که منجر به تجربه ضعیف مشتری می‌شود؛ زیرا بخش فروش تمام تلاش خود را برای فروش بیشتر یا فروش متقابل خواهد کرد.

اما اگر از رویکرد سیستمی استفاده کنیم و مشکل فروش را در کل سطح ببینیم، ممکن است متوجه شویم که کیفیت محصول می‌تواند یک مشکل باشد یا ممکن است بازاریابی کافی برای محصول انجام نشده باشد یا ممکن است خدمات پس از فروش ارائه نشده باشد که منجر به کاهش آمار فروش می‌شود.

سپس شرکت می‌تواند بر اهداف و استراتژی کلی تمرکز کند تا اطمینان حاصل نماید که یک محصول یا خدمات با کیفیت بالا و با تجربه عالی مشتری تولید می‌شود.

این امر نه‌تنها به حل مشکل فروش کمک می‌کند؛ بلکه به‌طورکلی باعث ارتقای شرکت نیز می‌شود.

6# موارد کاربری رویکرد سیستمی در سازمان

برخی از موارد کاربری رویکرد سیستمی در سازمان‌ها عبارت‌اند از:

1-6# تحلیل معنادار

رویکرد سیستمی، روشی مفید برای درک سازمان‌ها و نحوه مدیریت آنها ارائه می‌دهد.

این رویکرد ما را تشویق می‌کند تا به تصویر بزرگ‌تر نگاه کنیم و نحوه تعامل بخش‌های مختلف سازمان با یکدیگر را در نظر بگیریم.

2-6# تفکر یکپارچه

رویکرد سیستمی به‌جای تمرکز بر مشکلات فردی به‌صورت جداگانه، ما را تشویق می‌کند تا در مورد چگونگی ارتباط مشکلات و راه‌حل‌های مختلف فکر کنیم.

این به ما کمک می‌کند تا سازمان را به‌عنوان یک کل ببینیم و تصمیمات آگاهانه‌تری بگیریم.

3-6# تمرکز یکپارچه

رویکرد سیستمی با ایجاد یک تمرکز مشترک، به گرد هم آوردن همه افراد در سازمان کمک می‌کند.

این رویکرد به همسو کردن اهداف، استراتژی‌ها و اقدامات در تیم‌ها و بخش‌های مختلف کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که همه برای دستیابی به اهداف یکسان تلاش می‌کنند.

4-6# ماهیت پویا

سازمان‌ها همیشه در حال تغییر هستند و رویکرد سیستمی این موضوع را تشخیص می‌دهد.

این رویکرد به ما یادآوری می‌کند که سازمان‌ها برای همگام‌شدن با محیط کسب‌وکار که دائماً در حال تغییر است، باید سازگار و انعطاف‌پذیر باشند.

5-6# درک تعاملات

رویکرد سیستمی بر اهمیت چگونگی تعامل و وابستگی اجزای مختلف در سازمان به یکدیگر تأکید می‌کند.

این رویکرد به ما کمک می‌کند تا اثرات موجی تغییرات و تصمیمات را ببینیم و انتخاب‌های بهتری داشته باشیم.

7# مزایا و معایب رویکرد سیستمی

رویکرد سیستمی، بینشی در مورد عملکرد هر جز ارائه می‌دهد و به مشاهده سهم آن در کل سیستم کمک می‌کند.

در ادامه به برخی از مزایا و معایب استفاده از رویکرد سیستمی در سازمان اشاره شده است:

1-7# مزایا

• سادگی: با تنها پنج جزء و چند اصل اساسی، درک رویکرد سیستمی مفهوم آسانی است.
  مفهوم اساسی ارتباط متقابل نیز کاملاً شهودی بوده و می‌تواند منطقی باشد.
• عیب‌یابی جامع: اگر با مشکلی در یک جنبه از سازمان مواجه شوید، نظریه سیستم‌ها به‌ عنوان قانون رویکرد سیستمی حکم می‌کند که ممکن است علت آن در جای دیگری باشد یا اثرات آن ممکن است بر سایر حوزه‌های سازمان تأثیر بگذارد.
  این امر احتمال اینکه هنگام عیب‌یابی، دیدگاه محدودی داشته باشید را بسیار کاهش می‌دهد.
• شفافیت: وقتی شما و دیگران در سازمان موافقید که همه چیز به هم مرتبط است، انگیزه بیشتری برای همکاری و شفافیت وجود دارد.
• پاسخگو بودن: رویکرد سیستمی می‌گوید مدیران نه‌تنها باید روی خروجی‌های یک سازمان، بلکه روی فرایندهای اساسی آن نیز کار کنند.
  مدیران باید بر حل مشکلات و تنظیم واحدهای خود در زمانی که به‌درستی با هم کار نمی‌کنند، تمرکز کنند.
  این امر مستلزم تشخیص و حل مسئله دقیق و به‌ موقع و یک سازمان سازگار است که بتوان آن را در مسیر درست هدایت کرد.

2-7# معایب

در این بخش به برخی از معایب اصلی رویکرد سیستمی در سازمان‌ها اشاره می‌کنیم:

• مبهم: این رویکرد آن‌قدر ساده است که رد کردن آن دشوار می‌باشد.
  اگرچه این امر آن را قانع‌کننده‌تر می‌کند، اما کاربرد آن را در سناریوهای پیچیده‌تر محدود می‌کند.
• نامناسب برای سازمان‌های پیچیده: در سازمان‌های کوچک‌تر، معمولاً می‌توانید اجزای یک سیستم را به‌ راحتی شناسایی کنید.
  برعکس، در سازمان‌های بزرگ با بخش‌های بزرگی که وظایف متعددی را انجام می‌دهند، تمایز بین این اجزا کمتر مشخص می‌شود.
• محدود: اگرچه می‌تواند اصول اولیه ساختار و عملکرد سازمانی را توصیف کند؛ اما بسیاری از عناصری مانند سلسله‌مراتب سازمانی یا نابرابری‌ها را که ممکن است بخواهید آنها را درک یا توضیح دهید، حذف می‌کند؛ بنابراین، هیچ تکنیک یا راه‌حلی ارائه نمی‌دهد، فقط چارچوبی برای توصیف عناصر سیستم ارائه می‌دهد.
• محدودیت‌های زمانی و منابع: استفاده از رویکرد سیستمی می‌تواند به زمان و منابع نیاز داشته باشد.
  جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل تمام داده‌های لازم، به ویژه برای سازمان‌های بزرگ‌تر و پیچیده‌تر، ممکن است چالش برانگیز باشد.
• تأکید بیش از حد بر تعاملات: اگرچه درک تعاملات بسیار مهم است؛ اما تمرکز صرف بر آنها ممکن است باعث نادیده گرفتن ویژگی‌ها و سهم منحصربه‌فرد عناصر فردی در سازمان شود.

وقتی این مراحل به‌عنوان چارچوبی در طول توسعه سیستم‌ها در سازمان مورد استفاده قرار گیرند، فرایندها بسیار مؤثرتر خواهند بود.

این به نوبه خود به دستیابی به مدیریت کیفیت و بهبود مستمر در محیط کار از طریق سیستم‌های کارآمد و همه‌جانبه کمک خواهد کرد.

8# کاربردهای رویکرد سیستمی

رویکرد سیستمی در زمینه‌های مختلفی کاربرد دارد، از جمله:

• مدیریت پروژه: مدیریت پروژه، در کل، یک رویکرد سیستمی است.
  این رویکرد، ذینفعان، منابع و وظایف متعدد را در یک شبکه پیچیده و به هم پیوسته، با هدف دستیابی به یک هدف مشترک، در نظر می‌گیرد.
• مدیریت محیط زیست: درک تأثیر فعالیت‌های انسانی بر اکوسیستم‌ها نیازمند رویکردی سیستمی است که ارتباط متقابل عوامل مختلف محیطی را تشخیص دهد.
• استراتژی کسب و کار: تدوین استراتژی‌های مؤثر کسب و کار مستلزم یک رویکرد سیستمی است که در آن تعامل عوامل داخلی و خارجی مانند بازارها، رقابت و منابع در نظر گرفته شود.
• مراقبت‌های بهداشتی: تجزیه و تحلیل مسائل بهداشتی از دیدگاه سیستم‌ها می‌تواند منجر به مداخلات مؤثرتر شود و تأثیر عوامل اجتماعی، اقتصادی و محیطی را بر پیامدهای سلامت تشخیص دهد.

سخن آخر

هنگام مشاهده سازمان‌ها از سطح بالا، مشاهده فقط زیرسیستم‌ها، روابط بین سیستم‌ها یا نگاه به یک سیستم به‌صورت ساختاریافته و خطی کافی نیست.

البته همه این جنبه‌ها و رویکردها مرتبط مانند مشاهده زیرسیستم‌ها در عملیات سازمان یا روابط بین جنبه‌های مختلف در سازمان هستند.

اما به‌کارگیری واقعی یک رویکرد جامع در سازمان به این معنی است که فرد باید همه این جنبه‌ها را در نظر گرفته و کل دامنه را در نظر بگیرد، یعنی یک رویکرد سیستمی را به کار گیرد.

یک رویکرد سیستمی، اهمیت دیدگاه جامع در مورد پایداری را با حذف‌نکردن هیچ یک از بخش‌هایی که سیستم را تشکیل می‌دهند و بر آن تأثیر می‌گذارند، به رسمیت می‌شناسد.

زیرسیستم‌ها یکپارچه هستند و روابط بین آن‌ها، ارتباط متقابل بین بخش‌های یک سیستم را برجسته می‌کند.

ما در حال حرکت به‌ سوی جهانی‌ شدن هستیم و باید اذعان کنیم که این بخش مهمی برای مدیریت است تا بتواند در جهانی که به طور فزاینده‌ای پیچیده‌تر می‌شود و مجموعه‌ای از جنبه‌ها و خواسته‌هایی که باید در نظر گرفته شوند، تصمیم‌گیری کند.