سیستم انبارداری چیست؟ (۵ نوع متداول آن)

در هر نوع کسب و کاری از سازمان های ارائه خدمات گرفته تا فروشندگان اینترنتی، قطعا همه نیاز به یک سیستم انبارداری مناسب دارند تا
از موجودی کالا و اجناس خود مطلع باشند.

عدم انتخاب نوع درستی از شیوه های رایج انبارداری ممکن است خسارت های مالی بسیاری برای مشاغل ایجاد کند.

در این مقاله همراه ما باشید تا با سیستم انبارداری، انواع آن ها و نکات مربوط به انتخاب صحیح آن آشنا شوید.

1# انبارداری چیست؟

انبارداری (Inventory) به کالاها و اجناسی گفته می شود که یک کسب و کار آن را در محل انبار خود ذخیره کرده و قصد دارد که به مشتریان بفروشد.

این اجناس می توانند شامل موارد زیر باشند:

• محصولات نهایی
• مواد خام
• مواد در حال استفاده
• لوازم مورد استفاده در تولید یا تحویل کالا و خدمات

از آنجایی که کالاها و اجناس موجود در انبار بخش عمده ای از سرمایه یک کسب و کار را شامل می شوند، انبارداری یک دارایی مهم به شمار می رود.

2# تفاوت انبار و انبارداری

در اصلاحات رایج کسب و کار ها ممکن است با دو عبارت انبار و انبارداری رو به رو شویم و
گاهی اوقات به علت تشابه لغوی این دو واژه در زبان فارسی، تشخیص تفاوت میان آن ها برای همه افراد میسر نیست.

انبار معادل کلمه انگلیسی Warehouse بوده و به معنی موقعیت فیزیکی است که
اجناس و کالاهای یک کسب و کار در آن نگهداری و ذخیره می شوند.

انبار یک مرکز تخصصی است که برای نگهداری و محافظت از اقلام موجودی تا زمانی که برای تولید یا فروش موردنیاز باشند، طراحی شده است.

انبارها معمولا لوازم جانبی متعددی مانند قفسه های نگهداری، محل بارگیری و سیستم های تنظیم آب و هوا دارند.

در مقابل عبارت انبارداری معادل کلمه انگلیسی Inventory بوده و
همانطور که در بخش قبل اشاره شد به اجناس و کالاهای ذخیره شده در انبار اشاره دارد.

3# سیستم انبارداری چیست؟

یک سیستم انبارداری (Inventory System) مجموعه ای از فرآیندها و ابزارها است که
یک شرکت برای پیگیری سطوح موجودی، سفارشات، فروش و تحویل خود استفاده می کند.

هدف اصلی یک سیستم انبارداری، کمک کردن به صاحبان کسب و کار برای داشتن یک سطح بهینه انبارداری و جلوگیری از انباشه شدن بیش از حد یا کم بودن موجودی در انبار است.

سامانه انبارداری معمولا شامل بکارگیری نرم افزارهای مخصوص است که
به کسب و کارها این امکان را می دهند که سطوح انبار خود را در آن واحد بررسی و مدیریت کنند.

یک سیستم انبارداری مؤثر با تضمین اینکه همواره کالای موردنیاز مشتری در انبار وجود دارد، می تواند به مشاغل کمک کند که
سطح عملکردی خود را بهبود ببخشند، از هدر رفتن اجناس جلوگیری کنند و به سودآوری بیشتر دست پیدا کنند.

4# دلایل اهمیت سیستم انبارداری

1. بهینه بودن سطوح موجودی: جلوگیری از انباشت بیش از حد یا کمبود کالا در انبار
2. مدیریت هزینه ها: کاهش هزینه های ذخیره سازی کالای بیش از حد یا جلوگیری از کاهش فروش به دلیل موجود نبودن کالا
3. بهبود بهره وری: افزایش کارایی سیستم در بخش های مختلف انباردار، ارسال و فروش
4. تصمیم گیری بهتر: در دست داشتن اطلاعات دقیق انبارداری، فروش و ارسال برای داشتن تصمیم بهتر درباره آینده
5. ایجاد رضایت مشتری: افزایش رضایتمندی مشتری با استفاده از داشتن همیشگی موجودی موردنیاز و تحویل سریع کالا

5# فاکتورهای انتخاب سیستم انبارداری مناسب

برای انتخاب یک سیستم انبارداری متناسب با کسب و کار باید به چند پارامتر مهم توجه داشت.

1- نیازمندی های کسب و کار: اولین گام برای انتخاب یک سیستم مدیریت انبارداری این است که نیازهای اساسی کسب و کار را بشناسیم.

در این مرحله باید به هر نوع پارامتری در کسب و کار اعم از سطح و نوع انبارداری مورد استفاده، کانال های فروش و هر نوع چالشی که در زمان انبارداری با آن ها رو به رو هستیم، توجه کرد.

2- ویژگی های سیستم: در این مرحله لازم است که ویژگی ها و مشخصه هایی که توسط سیستم های مختلف انبارداری پیشنهاد شده است را ارزیابی کنیم و
موردی که بیشترین همپوشانی با نیازهای ما دارد را انتخاب کنیم.

3- قابلیت یکپارچه سازی: یکی از موارد مهمی که باید پیش از انتخاب سامانه انبارداری به آن توجه کرد، قابلیت یکپارچه سازی این برنامه با سایر فرآیندها و سامانه های مورد استفاده در کسب و کار است.

برای مثال نرم افزارهای حسابداری، پلتفرم فروش اینترنتی و نرم افزارهای حمل و نقل از مواردی هستند که باید با سیستم انبارداری متناسب باشند.

با توجه به این موضوع عملیات کاری بسیار ساده تر شده و از خطاهای انتقال داده بین سیستم ها جلوگیری می شود.

4- مقیاس پذیری: یک سیستم انبارداری باید انتخاب شود که توانایی گسترش همراه کسب و کار را داشته باشد و
امکان پوشش دادن سطوح انبارداری و انتقال بالاتر از شرایط فعلی را نیز داشته باشد.

5- سهولت در استفاده: آخرین نکته ای که باید در انتخاب این سیستم مورد نظر قرار داد، سادگی بکار بردن و قابل درک بودن آن است.

این موضوع می تواند از هزینه های بسیار آموزش و تطبیق سیستم ها جلوگیری کرده و
برای کاربر این اطمینان را حاصل کند که تمام اعضای تیم توانایی استفاده از این ابزار را دارند.

6# انواع انبار

تنوع بسیار بالایی از انبارهای ذخیره سازی و توزیع کالای مشاغل وجود دارد که در ادامه به معرفی رایج ترین آن ها می پردازیم.

1-6# انبارهای عمومی (Public warehouses)

مالک این نوع انبارها یک شخص ثالث تامین کننده انبار است.

انبارهای عمومی خدمات ذخیره سازی و توزیع را به مشاغل کوتاه مدت یا بلند مدت ارائه می دهند و
معمولا در نزدیکی مراکز حمل و نقل اصلی قرار دارند.

2-6# انبارهای خصوصی (Private warehouses)

مالکیت و مدیریت این نوع از انبارها برعهده صاحبان مشاغل است.

انبارهای خصوصی معمولا توسط کسب و کارهایی مورد استفاده هستند که اقلام با ارزش و در تعداد بالا موجود دارند.

3-6# مراکز توزیع (Distribution centers)

این موارد، انبارهای مخصوصی هستند که برای جا به جایی سریع و توزیع کالاها طراحی شده اند.

مراکز توزیع معمولا در نزدیکی مراکز پرجمعیت و ایستگاه های حمل و نقل عمومی قرار دارند و
شرکت ها برای ساده کردن شبکه توزیع و کاهش هزینه های انتقال از آن ها استفاده می کنند.

4-6# انبار با شرایط محیطی کنترل شده (Climate-controlled warehouses)

این نوع از انبارها طراحی شده اند تا در محیط داخلی آن ها دما و رطوبت در یک مقدار مشخص ثابت باشند.

از این نوع انبار برای نگهداری مواد فاسد شدنی و حساس می توان استفاده کرد؛
مانند اقلام دارویی، خوراکی و نوشیدنی یا هر ماده دیگری که به دما حساسیت داشته باشد.

5-6# انبارهای اتوماتیک (Automated warehouses)

این انبارها با استفاده از تکنولوژی های به روز دنیا ساخته شده اند و
شامل ابزارهای پیشرفته و پیچیده ای مانند ربات ها، سیستم های نوار نقاله و سیستم های ذخیره سازی و بازیابی خودکار هستند.

هدف اصلی استفاده از انبارهای اتوماتیک بالا بردن سطح بهره وری سیستم و سهولت در عملیات انبارداری است.

کسب و کارهایی که عملیات های بسیار با ارزش و سرعت بالا دارند، از این نوع انبار استفاده می کنند.

6-6# انبارهای متقاطع (Cross-docking warehouses)

این مراکز انبارهایی هستند که برای انتقال مستقیم کالا از کامیون ها یا کانتینرهای ورودی به کامیون ها یا کانتینرهای خروجی بدون نیاز به نگهداری طولانی مدت استفاده می شوند.

از انبارهای متقاطع معمولا در کسب و کارهایی استفاده می شود که
دارای اقلام با حجم بالا و ارزش کم هستند و نیاز به جا به جایی سریع کالاها از طریق زنجیره تامین دارند.

7-6# انبار گمرکی (Bonded warehouses)

این نوع از انبارها توسط دولت مجاز به نگهداری کالاهای وارداتی قبل از ترخیص گمرک هستند.

مزیت استفاده از انبارهای گمرکی این است که برای کسب و کارها شرایطی را فراهم می کند که
پرداخت هزینه های واردات و مالیات مربوط به کالاها را تا زمان فروش یا انتقال آن ها به تعویق بیندازند.

8-6# مراکز تحویل تجارت الکترونیک (E-commerce fulfillment centers)

این مراکز یکی از انواع انبارها هستند که به صورت خاص برای رسیدگی به فروش های اینترنتی طراحی شده اند.

این انبارها معمولا از تکنولوژی های پیشرفته ای مانند رباتیک و سیستم های خودکار استفاده می کنند تا
سفارش های آنلاین را با سرعت و دقت انتخاب، بسته بندی و ارسال کنند.

7# انواع سیستم انبارداری

بر اساس نیاز هر یک از مشاغل و ماهیت عملیات آن ها و نوع انباری که مورد استفاده آن ها است، انواع بسیار گسترده ای از سیستم های انبارداری وجود دارند که قابل استفاده اند.

در ادامه این مقاله سعی داریم به معرفی چند مورد از رایج ترین سیستم های انبارداری بپردازیم.

1-7# سیستم دوره ای یا متناوب (Periodic inventory system)

این روش یک سامانه انبارداری دستی است که
در آن به صورت منظم با فواصل مشخص مانند هفتگی یا ماهانه موجودی های انبار به صورت فیزیکی شمرده می شوند.

در این روش صاحبان کسب و کار موجودی انبار را به صورت دستی ثبت و تنظیم می کنند.

2-7# سیستم دائمی (Perpetual inventory system)

این یک روش انبارداری اتوماتیک است که سطوح انبارداری را در آن واحد مورد بررسی و پیگیری قرار می دهد.

در سیستم های دائمی از نرم افزارها و سخت افزارهای به خصوصی مانند دستگاه های اسکن بارکد استفاده می شود که
به محض ورود یک کالا به انبار، فروش یا انتقال آن، مقادیر موجود در سیستم به روز رسانی می شوند.

3-7# سیستم بهنگام (Just-in-time inventory system)

در این نوع سیستم انبارداری، کالاها و اقلام در انبار فقط در زمان موردنیاز فروش یا تولید، سفارش گذاری و دریافت می شوند و
مقدار موجودی ذخیره شده در انبار را به حداقل می رسانند.

سیستم JIT نیازمند برنامه ریزی و هماهنگی بسیار دقیق با تامین کنندگان برای تضمین ارسال به موقع محصولات است.

4-7# سیستم ABC انبارداری (ABC inventory system)

در سامانه مدیریت انبار ABC محصولات موردنظر انبارداری، بر اساس ارزش و اهمیت آن ها برای کسب و کار، دسته بندی می شوند.

این سیستم به صاحبان مشاغل کمک می کند تا فرآیندهای مدیریت انبارداری را اولویت بندی کنند و
منابع موجود را به طور مؤثرتری برای اقلام با ارزش اختصاص دهند.

5-7# سیستم انبارداری محموله (Consignment inventory system)

این نوع سامانه به این صورت مدیریت می شود که
مالکیت انبارداری تا زمان فروش محصول توسط خرده فروش ها با تامین کننده اصلی است.

به این صورت که خرده فروش تا زمانی که موجودی کالا فروخته نشود، هزینه ای بابت نگهداری پرداخت نمی کند و
تامین کننده مسئول ذخیره سازی اقلام فروخته نشده است.

8# مزایای سیستم انبارداری

1. بهبود دقت انبارداری: با استفاده از سیستم های انبارداری که جمع آوری داده های ورودی را به صورت اتوماتیک انجام می دهند، می توان ریسک ناشی از خطاهای انسانی را بسیار کاهش داد و دقت را در مدیریت انبار بالاتر برد.
   در نتیجه بالا بودن دقت انبارداری مشکلاتی مثل اتمام ناگهانی موجودی انبار یا اضافه بودن محصولات در انبار اتفاق نیفتاده و مانع از دست رفتن فروش یا هزینه های زیاد می شود.
2. انجام سریعتر سفارش: یک سیستم انبارداری به صاحبان کسب و کار کمک می کند که
   فرآیندهای پردازش سفارشات را دقیق تر و سریعتر انجام دهند که باعث می شود سطح رضایتمندی مشتریان بالاتر رود.
3. کاهش هزینه های انبارداری: استفاده از یک سیستم انبارداری می تواند به کسب و کارها کمک کند تا
   هزینه های اضافه موجود در روند ذخیره سازی کالا ها را به حداقل برسانند.
4. بهبود بهره وری عملیاتی: با کاهش نیاز به کارهای دستی، افزایش سرعت و دقت عملکرد انبارداری، می توان به بهره وری بالای کل سیستم دست پیدا کرد.
5. تصمیم گیری بهتر: یک سیستم انبارداری می تواند داده های دقیق و به موقع در مورد سطح موجودی، روند فروش و سایر شاخص های کلیدی عملکرد را در اختیار کسب و کارها قرار دهد.
   این امر می تواند به کسب و کارها کمک کند تا تصمیمات آگاهانه ای در مورد خرید، تولید و فروش بگیرند و عملیات کلی و سودآوری خود را بهینه کنند.