بحران میتواند برای هر کسب و کاری، چه بزرگ و چه کوچک، اتفاق بیفتد.
در اقتصاد جهانی امروز، یک بحران سلامت، اختلال در زنجیره تأمین جهانی، تورم یا رکود اقتصادی میتواند به سرعت به یک بحران تمام عیار تبدیل شود.
اگر برای بحران آماده نباشید، نتایج میتواند فاجعه بار باشد.
یک مدیریت استراتژیک در بحران که به خوبی تدوین شده باشد، میتواند به شما در به حداقل رساندن خسارات ناشی از بحران کمک کند.
در این مقاله به بررسی مدیریت استراتژیک در بحران، جنبهها، کاربرد، علل اهمیت، مراحل مدیریت استراتژیک در بحران، پیشگیری و مزایای استفاده از مدیریت استراتژیک در بحران خواهیم پرداخت.
1# مدیریت استراتژیک در بحران چیست؟
مدیریت استراتژیک در بحران شامل آمادگی برای پاسخ و بازیابی رویدادهای غیرمنتظرهای است که میتوانند عملیات تجاری را مختل و ثبات سازمانی را تهدید کنند.
این استراتژی بر به حداقل رساندن تأثیر بحرانها از طریق برنامه ریزی پیشگیرانه، ارتباطات مؤثر و اقدام سریع تمرکز دارد.
مدیریت استراتژیک در بحران، چارچوبی جمعی از تصمیمات و انتخابهایی است که یک سازمان برای پاسخ به یک بحران یا درک آن انجام میدهد.
هدف استراتژی، قرار دادن سازمان در موقعیتی است که بتواند در برابر بحران مقاومت کند.
استراتژی، ارزشها و مأموریت سازمانی، استراتژی بحران را شکل میدهند.
از آنجا که مدیریت استراتژیک در بحران باید با طیف وسیعی از سناریوهای ناشناخته آینده سازگار شود، یک استراتژی قوی کمک میکند تا در بحران انعطاف پذیر و چابک باشید.
اگرچه پیش بینی زمان یا مکان وقوع بحران غیرممکن است؛ اما داشتن یک برنامه میتواند کمک کند تا برای مقابله با هر اتفاقی که پیش میآید، آماده باشید.
1-1# اجزای کلیدی مدیریت استراتژیک در بحران
- ارزیابی ریسک: شناسایی بحرانهای بالقوه و تأثیر آنها
- طرح بحران: تدوین یک برنامه جامع برای مقابله با بحرانهای احتمالی
- تیم بحران: تشکیل تیمی مسئول مدیریت بحرانها
- طرح ارتباطات: ایجاد یک استراتژی برای ارتباطات داخلی و خارجی در طول بحران
- طرح بازیابی: تشریح مراحل بازیابی عملیات عادی پس از بحران
2-1# انواع بحرانهای رایج در کسب و کارها
- بلایای طبیعی مانند طوفان، گرد باد و آتش سوزی
- بحرانهای مالی مانند رکودهای اقتصادی ناگهانی پس از یک بیماری همه گیر
- بحرانهای فناوری مانند حملات سایبری و نقض دادهها
- بحرانهای سازمانی مانند رسواییهای سطح مدیران
- خشونت در محل کار مانند خشونت فیزیکی، کلامی، روانی یا نمادین
3-1# عوامل مدیریت استراتژیک در بحران
چهار عامل اصلی وجود دارد که استراتژی مدیریت بحران را شکل میدهند:
- فرهنگی: تأثیرات فرهنگی بر یک سازمان میتواند هم داخلی و هم خارجی باشد؛ از جمله هنجارهای غالب در اخلاق و ارزشها.
- نهادی: این موارد شامل نگرانیهایی مانند محدودیتهای نظارتی و قانونی است.
- رفتاری: این تأثیرات اغلب شامل سیاست (یعنی روشهای تعامل افراد و گروهها در سازمان) میشود.
- محیطی: این موارد شامل شرایط اقتصادی و واقعیتهای تکنولوژیکی میشود.
2# جنبههای مدیریت استراتژیک در بحران
در این بخش به بررسی جوانب مدیریت استراتژیک در بحران میپردازیم.
1-2# ساختن یک شرکت با ذهنیت شرکتی انعطاف پذیر
فقط آنچه میگویید، مهم نیست، بلکه نحوه بیان آن نیز مهم است.
این امر به ویژه در مواقع بحرانی صادق است.
سخنان و اعمال اعتماد ایجاد کرده یا آن را از بین میبرند.
اگر کارمندان در مواقع آرامش به رهبری شما اعتقاد نداشته باشند، مطمئناً در مواقع بحرانی نیز نخواهند داشت.
با پرسیدن این سؤال از خود که آیا تیم شما در یک ساختمان در حال سوختن از شما پیروی خواهد کرد، خودآزمایی انجام دهید.
اگر پاسخ منفی است، پس باید برای ایجاد اعتماد در سازمان خود کارهایی انجام دهید.
یک فرهنگ سازمانی قوی به شرکت شما کمک میکند تا در دوران سخت به موفقیت دست یابد.
در طول یک بحران، همه باید در یک مسیر باشند و برای یک هدف تلاش کنند.
کارمندان باید بدانند که از آنها چه انتظاری میرود و اطمینان داشته باشند که میتوانند آن انتظارات را برآورده کنند.
2-2# آموختن انعطاف پذیری و پذیرفتن آسیب پذیری
هیچ کس در برابر ناملایمات مصون نیست. مهم نیست، چقدر آماده باشید.
اوضاع خراب خواهد شد و این اشکالی ندارد. مهم این است که چگونه با این شکستها برخورد میکنید.
آیا تسلیم میشوید یا راهی برای ادامه دادن پیدا میکنید؟
انعطاف پذیر باشید و آسیب پذیری را بپذیرید.
این واقعیت را بپذیرید که شما کامل نیستید و هر از گاهی اوضاع خراب میشود.
3-2# ایجاد تغییر مطابق با زمان و مردم
جهان دائماً در حال تغییر است و شما نیز باید تغییر کنید.
همزمان با رشد و تکامل کسب و کار شما، استراتژی مدیریت بحران شما نیز باید تغییر کند.
مرتباً برنامه خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که هنوز مرتبط است و در صورت نیاز آن را تنظیم کنید.
فراموش نکنید که کارمندان خود را در این فرآیند مشارکت دهید.
به هر حال، آنها کسانی هستند که در صورت بروز بحران، برنامه را اجرا خواهند کرد.
هنگام ایجاد یا به روزرسانی استراتژی مدیریت بحران خود، این موارد را در نظر داشته باشید.
با اقدامات پیشگیرانه و آماده بودن، میتوانید از هر طوفانی که پیش میآید، عبور کنید.
4-2# استفاده نکردن از موانع سلسله مراتبی سنتی
در یک بحران، همه باید در یک مسیر باشند و برای رسیدن به یک هدف تلاش کنند.
کارمندان باید بدانند که از آنها چه انتظاری میرود و اطمینان داشته باشند که میتوانند، آن انتظارات را برآورده کنند.
موانع سلسله مراتبی سنتی بین مدیریت و کارمندان باید از بین برود تا همه بتوانند به صورتی مؤثر با هم کار کنند.
3# کاربرد عملی مدیریت استراتژیک در بحران
از جمله کاربردهای عملی مدیریت استراتژیک در بحران میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ارزیابی ریسک: بحرانهای بالقوه را شناسایی کرده و احتمال و تأثیر آنها را ارزیابی کنید.
- تدوین طرح بحران: یک طرح مدیریت بحران دقیق ایجاد کنید که رویههای مربوط به انواع مختلف بحرانها را مشخص کند.
- تشکیل تیم بحران: تیمی با نقشها و مسئولیتهای تعریف شده برای مدیریت بحران تشکیل دهید.
- ایجاد طرح ارتباطی: یک استراتژی ارتباطی ایجاد کنید تا ذینفعان را در طول بحران مطلع نگه دارید.
- آزمایش و به روز رسانی برنامهها: به صورت منظم طرح مدیریت بحران را از طریق شبیه سازیها آزمایش کنید و آن را بر اساس درسهای آموخته شده به روز رسانی کنید.
4# علل اهمیت مدیریت استراتژیک در بحران
بدون وجود یک استراتژی مدیریت بحران، احتمال بیشتری وجود دارد که اشتباهاتی مرتکب شوید که منجر به ضرر مالی یا آسیب پایدار به اعتبار و روابط کلیدی شما شود.
علاوه بر این، در غیاب مدیریت استراتژیک در بحران، استراتژی سازمانی در معرض خطر قرار میگیرد.
اقدام استراتژیک مستلزم نظم و تحلیل عینی است.
برای مثال، شما نمیتوانید برای هر وضعیت اضطراری بالقوه برنامه ریزی کنید؛ انجام این کار بسیار پرهزینه خواهد بود.
در عوض، فقط محتمل ترین سناریوها را انتخاب و برای آنها آماده شوید.
وقتی از دریچه استراتژیک به آن نگاه کنیم، هزینههای مرتبط با خریدها، فقط هزینه نیستند؛ بلکه سرمایه گذاری در انعطاف پذیری و طول عمر کسب و کار شما نیز محسوب میشوند.
مدیریت استراتژیک در بحران مستلزم آن است که:
- تهدیدها و آسیب پذیریهای داخلی و خارجی را تجزیه و تحلیل کنید.
- یک استراتژی تعریف کنید.
- این استراتژی را اجرا کنید.
- با تغییر شرایط، استراتژی را به روزرسانی کنید.
حفظ ارتباطات باز و پرورش روابط مهم، ابعاد کلیدی استراتژیهای مدیریت بحران هستند.
عواقب نداشتن استراتژی مدیریت بحران شامل احتمال تصمیم گیریهای بد، ارتباطات نادرست یا متناقض و بهبودی طولانی تر از حد لازم میشود.
اگرچه بازیابی کامل همیشه هدف مدیریت استراتژیک در بحران است؛ اما باید برخی از استراتژیهای بقا را نیز در نظر بگیرید که راههایی برای زنده نگه داشتن سازمان در مواجهه با یک محیط خصمانه یا یک تهدید وجودی هستند و اغلب شامل کاهش هزینهها، اخراجها و دسترسی به اعتبار اضطراری میشوند.
تفکر خلاق یک عنصر ضروری در تدوین استراتژیهای بقا است.
5# مراحل مدیریت استراتژیک در بحران
مراحل مدیریت استراتژیک در بحران را در این بخش بررسی خواهیم کرد.
1-5# شناسایی ریسکهای کلیدی
اولین قدم در هر استراتژی مدیریت بحران، شناسایی خطراتی است که میتوانند به صورت بالقوه بر کسب و کار شما تأثیر بگذارند.
این خطرات میتوانند از بلایای طبیعی، چالشهای زنجیره تأمین و تصمیمات سیاسی گرفته تا نقض دادهها را شامل شوند.
به این فکر کنید که چه چیزی ممکن است اشتباه پیش برود و چگونه بر شرکت شما تأثیر میگذارد.
برای یک استراتژی خوب مدیریت بحران، ذینفعان و چالشهای بالقوه آنها نیز میتوانند پوشش داده شوند.
2-5# تشکیل یک تیم مدیریت بحران
وقتی ریسکهای کلیدی خود را شناسایی کردید، وقت آن است که برای آنها برنامه ریزی کنید.
با ایجاد یک تیم مدیریت بحران شروع کنید.
این تیم باید مسئول توسعه و اجرای استراتژی شما باشد.
همچنین آنها باید کسانی باشند که هر بحرانی را که پیش میآید، مدیریت کنند.
تیم باید متشکل از افرادی از بخشهای مختلف شرکت باشد.
به این ترتیب، شما یک گروه کامل با دانش و تخصص لازم برای مقابله با هر موقعیتی خواهید داشت.
3-5# تمرکز بر بحران
هنگام تشکیل تیم مدیریت بحران، اولویت بندی تمرکز بر بحران بسیار مهم است.
این بدان معنا است که تیم باید بر مقابله با بحرانها تمرکز کند، نه بر عملیات روزمره.
این امر به آنها اجازه میدهد تا هوشیار و آماده برای هرگونه شرایط اضطراری احتمالی باشند.
4-5# شناخت خطرات اصلی
دانستن این که در کجا در معرض خطر هستید، اولین قدم در ایجاد یک برنامه قوی مدیریت بحران است.
نحوه انجام کسب و کار ما در شرایط فعلی، ریسک را به میزان قابل توجهی افزایش داده و در عین حال امکانات بیشتری را فراهم کرده است.
دانستن خطرات اصلی میتواند به شما در تدوین یک برنامه صحیح کمک کند و شما را قادر به ادامه فعالیت و جلوگیری از توان بخشی طولانی مدت کند.
5-5# تدوین دستورالعملها و پروتکلها
وقتی تیم خود را تشکیل دادید، وقت آن است که برخی دستورالعملها و پروتکلها را تعیین کنید.
این دستورالعملها باید شامل مواردی مانند نحوه برخورد با نقض دادهها یا اقدامات لازم در صورت وقوع بلایای طبیعی باشد.
همچنین، ایجاد یک برنامه ارتباطی مهم است.
این برنامه نحوه ارتباط شما با کارمندان، رسانهها و مشتریان را در طول بحران مشخص میکند.
6-5# تست طرح
مهم است که طرح خود را مرتباً آزمایش کنید.
این کار به شما کمک میکند تا مطمئن شوید که مؤثر است و همه میدانند، در صورت بروز شرایط اضطراری چه کاری باید انجام دهند.
میتوان این کار را با شبیه سازی یا با اجرای واقعی طرح در طول یک بحران واقعی انجام دهید.
یک تمرین خوب دیگر این است که مرتباً با پرسیدن چه اتفاقی میافتاد اگر در مورد جنبههای مهم طرح، تمرین کنید.
این به شما کمک میکند تا در مورد مشکلات احتمالی و چگونگی حل آنها فکر کنید.
آزمایش منظم طرح شما همچنین به شناسایی هرگونه ضعف یا شکافی که باید برطرف شود، کمک میکند.
7-5# آموزش کارمندان
کارمندان شما اولین خط دفاعی شما در طول بحران هستند.
به همین دلیل آموزش آنها در مورد برنامه و اطمینان از این که میدانند در صورت بروز شرایط اضطراری چه کاری باید انجام دهند، مهم است.
میتوان این کار را از طریق ماژولهای آموزشی آنلاین یا با برگزاری مانور انجام دهید.
این کار کمک میکند تا مطمئن شوید که همه میدانند، در صورت بروز شرایط اضطراری چه کاری باید انجام دهند.
همچنین به شناسایی هرگونه ضعف در برنامه شما کمک میکند.
انجام منظم مانورها کمک میکند تا کارمندان خود را آماده نگه دارید و در صورت وقوع حادثه احساس آمادگی کنید.
8-5# واگذاری توسعه چارچوب به پیمانکار
برای ایجاد یک چارچوب مدیریت بحران، متخصصان موضوعی را استخدام کنید که با حوزه تخصصی اصلی شرکت شما متفاوت است.
پس از سرمایه گذاری در یک ساختار و طرح از اعضای شرکت خود نظرخواهی کنید.
تیم شما میتواند اطلاعات بیشتری ارائه داده، مشکلات بالقوه بیشتری را شناسایی کرده و تضمین کند که استراتژی، خواستههای همه ذینفعان را برآورده خواهد کرد.
در نهایت، تیمی را در داخل سازمان مسئول ابلاغ استراتژی به همه کارکنان کنید.
هر سال، حتماً برنامه را بهروزرسانی کنید.
9-5# فرآیندهای مستندسازی
همچنین مستندسازی تمام فرآیندها و رویهها مهم است.
به این ترتیب، همه میدانند، چه کاری را چه زمانی باید انجام دهند.
مستندسازی به ویژه برای فرآیندهای پیچیده یا فرآیندهایی که شامل اطلاعات حساس هستند، مهم است.
10-5# توسعه یک طرح شکست خورده به صورت برعکس
تمام الزامات شکست را تعریف کنید.
سپس، با تیم خود تصمیم بگیرید که چه کاری باید انجام شود تا از شکست خوردن شما توسط آن عوامل جلوگیری شود و به عقب برگردید.
پس از آن، اقداماتی را برای جلوگیری از شکست انجام دهید.
ببینید که چگونه نبوغ تیم شما تلاشها را به سمت موفقیت سوق میدهد.
سپس ببینید که در نتیجه، تیم شما چگونه عمل میکند.
11-5# اشتراک یک برنامه ارتباطی با همه تیمها
به اشتراک گذاشتن یک برنامه ارتباطی با همه تیمها برای یک استراتژی مدیریت بحران موفق ضروری است.
این امر تضمین میکند که همه در یک مسیر هستند و میدانند در صورت بروز شرایط اضطراری چه کاری باید انجام دهند.
همچنین به جلوگیری از سردرگمی و هرج و مرج در طول بحران کمک میکند.
یک برنامه ارتباطی خوب باید شامل دستورالعملهای واضحی در مورد نحوه ارتباط با کارمندان و سایر ذینفعان باشد.
12-5# ایجاد فضا و منابع برای تیم مدیریت بحران
وقتی بحرانی رخ میدهد، تیم مدیریت بحران باید فضا و منابع لازم برای انجام کار خود را داشته باشد.
این امر میتواند به معنای ایجاد یک اتاق یا منطقه اختصاصی برای کار آنها باشد.
همچنین به معنای فراهم کردن منابع و زمان اضافی برای آنها، حذف وظایف روزانه کاری یا صرفاً تهیه موارد سادهای مانند تجهیزات فناوری اطلاعات مناسب برای آنها است.
اطمینان از این که تیم هر آنچه را که نیاز است، در اختیار دارد، به آنها کمک میکند تا بتوانند بحران را به صورت مؤثر مدیریت کنند.
13-5# بر عهده گرفتن مسئولیت هر بحران
مسئولیت هر مشکلی که در حال رخ دادن است، را بپذیرید.
سهل انگاری و تعلل، هزینه بر خواهد بود.
برای هدایت برنامه ریزی، رهبری و توسعه تیم، به تحقیق نیاز است تا پاسخگویی و تاب آوری تضمین شود و همچنین برای اجرای استراتژی و بهره برداری حداکثری از نقاط قوت آن، به سیستمها و رویههایی نیاز است تا استراتژی را هدایت کند.
14-5# ارزیابی تیم راه حلها
پس از یک بحران، مهم است که زمانی را برای ارزیابی آنچه اتفاق افتاده و نحوه مدیریت آن توسط تیم اختصاص دهید.
این امر کمک میکند تا هر زمینهای را که نیاز به بهبود دارد، شناسایی کنید.
همچنین کمک میکند تا ببینید، چه مواردی خوب عمل کرده و چه مواردی را میتوان دفعه بعد متفاوت انجام داد.
15-5# تحت فشار قرار دادن استراتژی خود (Stress Testing)
حداقل سالی یکبار، یک طرح مدیریت بحران مناسب باید مورد آزمایش قرار گیرد.
یک مانور مقابله با آتش سوزی با مدیران شرکت و یک تیم بحران برگزار کنید تا استراتژی را ارزیابی کرده و هرگونه نقص را شناسایی کنید.
مطمئن شوید که عناصر اصلی طرح مدیریت بحرانی که اجرا میکنید به همه کارگران، سرپرستان و رهبران جدید آموزش داده میشود.
آنها باید از مسئولیتهای خود در صورت بروز وقفه در کار شرکت آگاه باشند.
6# پیشگیری از بحران به عنوان مدیریت استراتژیک در بحران
بهترین استراتژی مدیریت بحران، پیشگیری است.
بسیاری از موارد مدیریت استراتژیک در بحران، شامل آماده شدن برای واکنش به یک وضعیت اضطراری یا فاجعه است؛ اما گرایش به پیشگیری شما را از حالت واکنشی دور نگه میدارد.
در این بخش چند راه برای پیشگیری از بحران آورده شده است:
1-6# بهبود ارتباطات
شکستهای ارتباطی میتواند مشکلات را پیچیدهتر کند و منجر به بحرانهای بزرگ شود.
مقاله ای در مجله هاروارد بیزینس ریویو توصیه میکند که فرهنگ گفتگوی آزاد را ترویج دهید، ارتباطات خود را با استراتژی سازمانی خود همسو کرده، کارکنان خود را در فرآیند ارتباطات درگیر و به شکل فعال برای نزدیکتر کردن مدیران اجرایی و مدیران به کارمندان تلاش کنید.
2-6# اجرای مهندسی معکوس
مخرب ترین و رایج ترین بحرانهایی که سازمانهای حوزه شما را تحت تأثیر قرار داده اند، عمیقاً بررسی کنید و از آنها درس بگیرید.
به عقب برگردید تا ببینید برای جلوگیری یا کاهش بحرانهای مشابه، چه تغییراتی باید اعمال کنید.
3-6# ریسکهای حسابرسی
با صحبت محرمانه با هر یک از کارکنان، آسیب پذیریها را در هر سطح از سازمان خود جستجو کنید.
به ریسکهای دنیای واقعی نگاه کنید؛ نه فقط تهدیدهای مالی.
سؤالاتی مانند آیا به صورت ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته به مدیران ارشد دسترسی دارید تا در صورت نیاز به تماس با آنها در مورد یک مشکل جدی، با آنها تماس بگیرید؟
اگر یک شبه، محل کار شما در دسترس نباشد، آیا میدانید روز بعد به کجا گزارش دهید؟
با ذینفعان کلیدی در مورد آسیب پذیریهایی که آنها میبینند، صحبت کنید.
سپس، اسناد و سیاستهای بحرانی خود را برای نقاط ضعف ارزیابی و برای هر مشکلی که پیدا میکنید، راه حلهایی تدوین کنید.
4-6# جمع آوری اطلاعات
جمع آوری اطلاعات خود را فراتر از فعالیتهای رقبا گسترش دهید.
رسانهها را برای یافتن علائم هشداردهنده و اطلاعاتی که میتوانند نشان دهنده بحرانی برای سازمان باشند، زیر نظر داشته باشید.
نشانههای خطر میتوانند، شامل موارد زیر باشند:
- تحولات سیاسی (در کشورهایی که تأمین کنندگان در آنها مستقر هستند.)
- اقدامات نظارتی
- کمپینهای فعالان
- روندهای کلاهبرداری و فساد مالی
- دادههای اقلیمی
همچنین، از فعالیتهای رسانههای اجتماعی پیرامون برند خود آگاه باشید.
سیستمهای هشدار اولیه را برای بخشهای کلیدی عملیات خود، مانند فناوری اطلاعات، ایجاد کنید.
5-6# حفظ مسئولیت اجتماعی
اگر قبل از بحران، سرمایه گذاری اجتماعی نداشته باشید، هرگونه حرفهای که پس از بحران مورد توجه قرار گیرد، غیرصادقانه به نظر میرسد و ذینفعان تمایل دارند، عذرخواهیهای شما را نادیده بگیرند.
بنابراین، فرهنگ و ارزشهای خود را به اقدامات دنیای واقعی تبدیل کنید، مانند حمایت از مدارس محلی، راهنمایی کارآفرینان اقلیت یا داوطلب شدن برای سازمانهای غیرانتفاعی.
وقتی به شکلی منظم در فعالیتهای اجتماعی مشارکت میکنید، احتمال بیشتری وجود دارد که مردم باور کنند که پاسخ شما به بحران، نشان دهنده نگرانی واقعی شما است.
7# مزایای استفاده از مدیریت استراتژیک در بحران در برنامه ریزی استراتژیک
مزایای استفاده از مدیریت استراتژیک در بحران در برنامه ریزی استراتژیک عبارت است از:
- کاهش تأثیر بحرانها بر عملیات تجاری
- افزایش آمادگی و واکنش در برابر حوادث غیرمترقبه
- افزایش اطمینان و اعتماد ذینفعان
- بهبودی سریعتر و بازگشت به فعالیتهای عادی
- حفظ اعتبار و ارزش برند سازمانی
نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.