طبیعت سریع زندگی مدرن اغلب باعث می‌شود که ما احساس استرس و غرق شدن در کار و زندگی داشته باشیم و به زمان بیشتری احتیاج داریم؛ اما بهترین چیزی که می‌توانیم به آن امیدوار باشیم مدیریت کارآمد زمانی است که در اختیار داریم.
البته گفتن این کار آسان‌تر از انجام آن است.
جریانی بی‌پایان از حواس‌پرتی‌ها و وظایف رقابتی وجود دارد که باید با آن مبارزه کرد.
خوشبختانه، کارشناسان تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان را برای افزایش بهره‌وری توسعه داده‌اند.
این مقاله به بررسی تکنیک‌های مدیریت زمان زیادی می‌پردازد که می‌توانید از آنها برای انجام کارها کارآمدتر استفاده کنید.
1# مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان عبارت است از هماهنگی وظایف و فعالیت‌ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش‌های فرد.
به عبارت دیگر، مدیریت زمان فرایند برنامه‌ریزی و کنترل میزان زمان برای صرف فعالیت‌های خاص است.
عناصر مدیریت زمان شامل سازماندهی و برنامه‌ریزی برای بهترین استفاده از زمان در دسترس می‌باشد.
اساساً هدف مدیریت زمان به حداکثر رساندن زمانی است که صرف فعالیت‌های خاصی می‌کنید که این کار به شما کمک می‌کند سریع‌تر به اهداف خود برسید.
مدیریت زمان خوب به فرد این امکان را می‌دهد که کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهد، استرس را کاهش می‌دهد و منجر به موفقیت شغلی می‌شود.
مزایای مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که زمان انجام کارهای غیرمهم را کاهش دهید و زمان کارهای مهم را افزایش دهید.
مدیریت زمان همچنین موقعیت خاص یک فرد و قابلیت‌ها و ویژگی‌های مربوط به آنها را در نظر می‌گیرد.
2# چرا مدیریت زمان مهم است؟
مدیریت زمان مزایای زیادی برای زندگی حرفه‌ای شما و تعادل کلی کار و زندگی شما دارد.
علت اهمیت را اینگونه می‌توان بیان کرد که مدیریت زمان به شما کمک می‌کند روز کاری خود را تحت کنترل داشته باشید و بدون قربانی کردن زندگی شخصی خود، کسب‌وکار خود را بسازید.
مهارت‌های مدیریت زمان برای توسعه و به‌کارگیری حداکثری زمان ضروری می‌باشد؛ اما همانطور که مدیریت زمان را یاد می‌گیرید، متوجه می‌شوید که برای رسیدن به نتایج مشابه تلاش کمتری کرده و در زمان انجام کارها صرفه‌جویی می‌کنید که این باعث می‌شود سطح انرژی و بهره‌وری بهتری را حفظ کرده و استرس کمتری را تجربه نمایید.
3# تکنیک‌های مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به خودی خود حول انتخاب‌ها می‌چرخد؛ شما تصمیم می‌گیرید که چه کاری باید انجام دهید، چه زمانی باید به پایان برسانید و چه وظایفی را باید انجام دهید تا به اهداف خود برسید.
اگر تصمیم بگیرید که کارهای با ارزش و هدفمند را در اولویت قرار دهید، آنها را قبل از پایان ضرب‌الاجل به پایان برسانید؛ اما زمانی را برای داشتن یک زندگی سالم بگذارید، می‌توانید بگویید که زمان خود را با موفقیت مدیریت کرده‌اید؛ اما چگونه این کار را انجام می‌دهید؟
قطعاً این کار با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان مناسب انجام پذیر است.
تکنیک‌های مدیریت زمان مجموعه‌ای از قوانین و اصولی هستند که شما باید از آنها پیروی کنید تا با صرف وقت خود بهره‌وری و کارآمدی بیشتری داشته باشید، تصمیم‌های بهتر و سریع‌تری بگیرید و همچنین در زمان کمتر و با تلاش کمتر کارهای بیشتری انجام دهید.
تکنیک‌های مدیریت زمان زیادی بر اساس بهترین شیوه‌های مدیریت زمان تأیید شده وجود دارد:
- نوشتن برنامه کارهایی روزانه
- تمرکز روی کارهای مهم و فوری
- صرفه‌جویی در زمان برای کارهای اولویت‌دار، کارهای روتین و همچنین استراحت
- مدیریت صحیح استرس
- مدیریت صحیح تیم
- پیگیری پیشرفت پروژه و شناسایی تأخیرها
بیشتر تکنیک‌های مدیریت زمان با یک یا چند نکته از موارد ذکر شده سروکار دارند و شما می‌توانید با بررسی مواردی که می‌خواهید در روال خود بهبود ببخشید، تکنیک‌های مدیریت زمان خود را انتخاب کنید.
جدای از آن، شما همچنین باید مهارت‌های مدیریت زمان موردنیاز برای بهبود و سبک مدیریت زمان شخصی خود را نیز در نظر بگیرید.
علاوه بر این، می‌توانید تکنیک‌های مدیریت زمان خاصی را برای کار انتخاب کنید تا روزهای کاری خود را نیز بهتر سازماندهی کنید.
4# چند نمونه از تکنیک‌های مدیریت زمان
مهارت‌های مدیریت زمان برای موفقیت در هر زمینه‌ای بسیار مهم است و خوشبختانه، تکنیک‌های زیادی برای کمک به افراد برای مدیریت مؤثر زمان وجود دارد.
در اینجا چند تکنیک محبوب مدیریت زمان به همراه توضیحات مختصری در مورد آنها آورده شده است:
1-4# اصل پارتو (قانون 80/20)
شاید در مورد قانون 80/20 شنیده باشید که می‌گوید 80 درصد نتایج از 20 درصد ورودی‌ها منتج می‌شود.
این بدان معنی است که تمرکز بر مهم‌ترین وظایف می‌تواند به شما در دستیابی به نتایج بهتر کمک کند.
برای انجام این تکنیک مدیریت زمان، روند زیر را امتحان کنید:
- اگر لیست کارهای طولانی دارید، ابتدا روی دو یا سه کار مهم تمرکز کنید.
- برای انتخاب این وظایف، این احساس را به دست آورید که از انجام این وظایف به‌عنوان اولویت چقدر سود خواهید برد.
- ارزش این روند فقط به این نیست که چقدر کار به انجام می‌رسانید؛ بلکه با اصل پارتو، ارزش چیزی که کامل می‌کنید اهمیت دارد.
2-4# قانون پارکینسون
مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون با عبارت «کار گسترش می‌یابد تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود» مشهور شد.
به عبارت دیگر، مدت زمانی که برای انجام یک کار خاص به خود اختصاص می‌دهید، مدت زمانی است که برای انجام آن کار صرف می‌کنید.
این یک تکنیک مدیریت زمان، قانونی است که وقتی فهمیده شود، می‌تواند به عنوان یکی از سودمندترین روش‌های مدیریت زمان استفاده شود.
این بدان معناست که در زمان‌های کوتاه‌تر کارآمدتر کار کنید و با تعیین ضرب‌الاجل برای خود برای جلوگیری از طولانی‌شدن کارها، به نفع خود استفاده کنید.
اختصاص دادن زمان مشخص برای انجام یک کار به بهبود تمرکز و کارایی شما کمک می‌کند.
3-4# تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو برای آن دسته از ما که به راحتی حواسشان پرت می‌شود، عالی است.
یک تایمر را برای 25 دقیقه (یک پومودورو) تنظیم کنید و روی یک مورد کار کنید تا زمانی که تایمر خاموش شود. سپس، قبل از شروع زمان بعدی، کمی استراحت کنید.
همانطور که کالج کالدونیای جدید دریافته است، دلیلی که این تکنیک بسیار خوب عمل می‌کند این است که زمانی که به طور کامل درگیر یک کار هستیم، بهتر یاد می‌گیریم؛ اما این می‌تواند از نظر ذهنی خسته‌کننده باشد در نتیجه، استراحت مهم است.
در طول وقفه‌های طولانی‌تر، مغز ما اطلاعات جدید را جذب می‌کند و برای دور بعدی استراحت می‌کند.
4-4# روش 3/3/3
این روش راهی عالی برای سازماندهی و تمرکز در طول روز است.
سه دقیقه را به برنامه‌ریزی وظایف خود در روز اختصاص دهید، سه دقیقه را به مرور پیشرفت خود در پایان هر ساعت و سه دقیقه را به تأمل در مورد دستاوردهای خود در پایان روز اختصاص دهید.
روش 3/3/3 مانند یک چک کردن کوچک با خودتان است تا مطمئن شوید که در مسیر درست هستید.
5-4# الفبا
این تکنیک یک قانون همه‌کاره در مورد اولویت‌بندی است.
در این تکنیک وظایف خود را به سه دسته تقسیم کنید:
- A (فوری و مهم)
- B (مهم اما نه فوری)
- C (غیرفوری و غیرمهم)
ابتدا روی وظایف “A” خود تمرکز کنید تا از گرفتار شدن در کارهای کمتر مهم خودداری کنید.
6-4# روش برنامه‌ریزی سریع (RPM)
روش RPM تماماً در مورد تعیین اهداف و تقسیم آنها به مراحل عملی است.
این مانند یک نقشه راه برای روز شماست.
با اتکای 3 درصد از افراد به این روش، این روش دومین تکنیک رایج پس از مسدود کردن زمان است و نیاز به کمی درون نگری دارد.
شما باید نتیجه را تعریف کنید و آنچه را که برای رسیدن به آن باید انجام دهید را مشخص کنید.
پس از اتمام این تمرین، می‌توانید به سرعت و به راحتی وظایف را بر اساس اولویت، ترتیب و ضرب‌الاجل مشخص کنید.
7-4# مسدود کردن زمان
مسدود کردن زمان مانند قرار گذاشتن با خودتان است.
این تکنیک ساده مدیریت زمان شامل برنامه‌ریزی روز خود در بلوک‌های زمانی اختصاص داده شده به وظایف خاص است.
شما تخمین می‌زنید که هر کار چقدر طول می‌کشد و آن را به یک بلوک زمانی اختصاص می‌دهید.
این تکنیک به شما کمک می‌کند از حواس‌پرتی‌ها اجتناب کرده و در هر زمان روی یک کار تمرکز کنید و بهره‌وری خود را افزایش دهید.
8-4# قورباغه‌ات را بخور
این استراتژی تماماً در مورد مقابله با دشوارترین کار در اول صبح است.
با حذف چالش برانگیزترین چیزها (مانند خوردن قورباغه)، در طول روز باانگیزه و کارآمدتر خواهید بود.
9-4# ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور یک راه عالی برای اولویت‌بندی وظایف شماست.
در این تکنیک شما وظایف خود را به چهار دسته تقسیم می‌کنید:
- فوری و مهم
- مهم اما نه فوری
- فوری اما نه مهم
- نه فوری و نه مهم
مطالعات نشان داد که:
- تکنیک مدیریت زمان آیزنهاور موفق‌ترین و محبوب‌ترین تکنیک موجود است.
- هر فردی که از این روش استفاده می‌کرد، احساس می‌کرد که کارشان 4 تا 5 روز در هفته تحت کنترل است.
- دلیل موفقیت آیزنهاور این است که با «برخورد با هر چیزی که پیش می‌آید» به عنوان یک تکنیک موقت مدیریت زمان در تضاد است.
10-4# انجام کارها (GTD)
روش GTD همه چیز در مورد سازماندهی و متمرکز ماندن است.
در این تکنیک شما می‌توانید تمام وظایف و ایده‌های خود را به تصویر بکشید، آنچه را که باید انجام شود روشن کنید، وظایف خود را در مراحل عملی سازماندهی کرده و وظایف خود را به طور منظم مرور کنید و در مورد مهم‌ترین وظایف خود اقدام نمایید.
11-4# قانون دو دقیقه
این تکنیک برای آن دسته از کارهای کوچکی که به نظر می‌رسد همیشه انباشته می‌شوند، عالی است.
اگر کاری را می‌توان در دو دقیقه یا کمتر انجام داد، فوراً آن را انجام دهید.
این یک راه عالی برای ماندن در بالای لیست کارهای خود و جلوگیری از به تعویق‌انداختن است.
12-4# Task Batching (دسته‌بندی وظایف)
دسته‌بندی وظایف مانند گروه‌بندی وظایف مشابه با هم است.
با انجام همزمان کارهای مشابه، کارآمدتر شده و کمتر حواس شما پرت می‌شود.
13-4# تایم بوکس
تایم بوکس مانند تعیین ضرب‌الاجل برای هر کار است.
این یک راه عالی برای متمرکز ماندن و جلوگیری از حواس‌پرتی است.
در این تکنیک، زمان مشخصی را برای هر کار تعیین کرده و تا زمانی که تایمر خاموش شود روی آن کار کنید.
14-4# قانون 1-3-5
قانون 1-3-5 تکنیکی است که به شما کمک می‌کند وظایف خود را مدیریت کنید.
ایده پشت این روش این است که هر روز کاری، باید توجه خود را بر روی موارد زیر متمرکز کنید:
- 1 مورد بزرگ
- 3 مورد متوسط
- 5 مورد کوچک
هنگامی که کار بزرگ خود را کامل کردید، احساس موفقیت خواهید کرد که به شما انگیزه می‌دهد تا ادامه دهید.
در عین حال، وظایف متوسط به شما این امکان را می‌دهد که در پروژه‌های بزرگ‌تر خود پیشرفت کنید.
در نهایت، انجام کارهای کوچک آسان است، بنابراین به شما انگیزه می‌دهند تا به جلو بروید.
15-4# تکنیک Flowtime
در این تکنیک شما یک دوره زمانی مشخص، بین 10 تا 90 دقیقه تعیین می‌کنید و از آن به عنوان یک بازه زمانی آزمایشی برای کار خود استفاده می‌نمایید.
اگر متوجه شدید که می‌توانید پس از اتمام دوره زمانی تمرکز کنید، به کار خود ادامه می‌دهید.
اگر متوجه شدید که دیگر نمی‌توانید تمرکز نمایید، استراحت کنید.
تکنیک Flowtime از تکنیک پومودور سرچشمه می‌گیرد؛ اما از نظر زمان برای جلسات کاری و استراحت، سخت‌تر است.
این نیز شبیه به تکنیک Timeboxing است، فقط شما تشویق می‌شوید در نظر بگیرید که آیا پس از پایان زمان به کار خود ادامه می‌دهید، نه اینکه مجبور به توقف شوید.
16-4# کانبان
کانبان یک تکنیک مدیریت زمان بصری است که به شما کمک می‌کند پیشرفت پروژه‌های خود را دنبال کنید، به این صورت که نحوه حرکت وظایف را در ستون‌هایی با برچسب‌های متفاوت دنبال می‌کنید.
این تکنیک در دهه 1960 در ژاپن توسط تایچی اونو برای خودروسازی تویوتا به کار گرفته شد تا به افزایش بهره‌وری و اثربخشی آنها در تولید کمک کند.
5# مزایای استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان
تکنیک‌های مدیریت زمان دارای مزایای بی‌شماری از جمله افزایش بهره‌وری، کاهش استرس و دستیابی آسان‌تر به هدف هستند.
بیایید این مزایا را بیشتر بررسی کنیم و کشف کنیم که چگونه مدیریت زمان می‌تواند روز کاری شما را متحول کند.
- آزمایش شده توسط افراد: تکنیک‌های مدیریت زمان توسط افراد زیادی آزمایش شده‌اند و در طول زمان ثابت شده‌اند، بنابراین لازم نیست چرخ را دوباره اختراع کنید.
- ارائه چارچوب محکم: تکنیک‌های مدیریت زمان به ساختار روز شما کمک می‌کنند که می‌تواند به‌ویژه زمانی مفید باشد که وظایف اضافی دارید.
پیروی از یک چارچوب می‌تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که در تمام وظایف خود پیشرفت می‌کنید. - افزایش بهره‌وری و کارایی: تکنیک‌های مدیریت زمان به افراد کمک می‌کند متمرکز، سازماندهی شده و کارآمد بمانند که منجر به سطوح بهره‌وری بالاتر می‌شود.
- ایجاد تعادل بین کار و زندگی: تکنیک‌های مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند از کار بیش از حد خود جلوگیری کرده و اطمینان حاصل کنید که هم برای کار و هم برای سایر جنبه‌های مهم زندگی خود مانند خانواده، دوستان و سرگرمی‌ها وقت می‌گذارید.
- افزایش انگیزه: تقسیم وظایف بزرگ به کارهای کوچک‌تر و با زمان‌بندی، می‌تواند به شما انگیزه بیشتری برای رسیدگی به لیست کارهایتان بدهد.
همچنین می‌تواند شما را از احساس غرق‌شدن در مورد هر کاری که باید انجام دهید، جلوگیری کند. - کاهش استرس: استرس یک‌چرخه معیوب است، به‌خصوص وقتی صحبت از مدیریت روز کاری شما می‌شود.
هرچه کمتر احساس کنید کارایی یا کنترل لیست کارهایتان را در دست دارید، بیشتر تحت فشار قرار می‌گیرید و بیش از حد کار می‌کنید.
داشتن برنامه‌ای برای روزتان و استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند استرس و اضطراب ناشی از احساس غرق‌شدن در لیست کارهایتان را کاهش دهید. - تصمیم‌گیری بهتر: تکنیک‌های مدیریت زمان می‌توانند به شما در اولویت‌بندی وظایف و تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر در مورد نحوه صرف زمان کمک کنند.
تکنیک‌هایی مانند ماتریس آیزنهاور می‌تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که ابتدا روی کارهای فوری تمرکز کرده‌اید و از اتلاف وقت برای کارهای کمتر مهم خودداری کنید.
نتیجه گیری
انجام کار، رعایت ضرب‌الاجل‌ها، و مولد بودن در 100% مواقع برای همه دشوار است.
وقتی هوشمندانه‌تر کار می‌کنید، نه سخت‌تر، در زمان کمتری با تلاش کمتر به نتایج بهتری می‌رسید.
هوشمندانه کار کردن به شما امکان می‌دهد تا کارهای بیشتری انجام دهید و سریع‌تر به اهداف خود برسید.
یکی از گزینه‌های پیشنهادی برای کار هوشمندانه مدیریت زمان است.
مدیریت زمان نحوه استفاده و سازماندهی زمانمان می‌باشد.
چیزی است که بسیاری از ما با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنیم.
مدیریت زمان مؤثر به ما این امکان را می‌دهد که از روز خود بهترین استفاده را ببریم، وظایف را سریع‌تر انجام دهیم و کارهایی را که بیشترین تأثیر را دارند اولویت‌بندی کنیم.
از تکنیک پومودورو گرفته تا ماتریس آیزنهاور، روش برنامه‌ریزی سریع و موارد دیگر، تکنیک‌های مدیریت زمان می‌توانند به شما در تعیین اهداف واقع بینانه، اولویت‌بندی وظایف و استفاده مؤثرتر از زمان کمک کنند.
درباره نویسنده : معصومه آذری
نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.
