آشنایی با مدیریت محدوده پروژه

در یک پروژه سازمانی یکی از اساسی ترین بخش های مدیریتی، مدیریت محدوده پروژه است که
باعث ایجاد تفاهم و اشتراک بین مدیران و سازندگان محصول و دریافت کنندگان آن می شود.

ممکن است در نگاه اول این مدیریت و مفهوم محدوده پروژه برای شما به سادگی قابل تحلیل نباشد.

اما در ما در این مقاله با بررسی جنبه های مختلف و مراحل پیاده سازی سعی داریم به زبانی ساده درباره این شیوه مدیریت توضیحاتی ارائه دهیم.

پس همراه ما باشید.

1# اهمیت بررسی و مدیریت محدوده پروژه

عوامل متعددی در موفقیت یک پروژه نقش دارند.

تعداد زیادی از این عوامل نظیر مشارکت مصرف کننده، اهداف روشن تجاری، محدوده بهینه شده و
الزامات اصلی شرکت از اجزا و عناصر مدیریت محدوده پروژه اند.

بر این اساس یکی از مهم ترین و سخت ترین جنبه های مدیریت پروژه تعیین محدوده پروژه است.

محدوده عبارت از تمام کارهایی است که در خلق محصولات پروژه و فرآیندهای به کار رفته در ایجاد این محصولات نقش دارد.

در این مقاله می خواهیم شما را با مدیریت محدوده پروژه به عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت پروزه آشنا سازیم.

پس اگر علاقه مند هستید که دانش خود را در حوزه مدیریت پروژه تکمیل کنید، خواندن این مقاله را از دست ندهید.

2# تعریف مدیریت محدوده پروژه (Project Scope Management)

مدیریت محدوده پروژه شامل فرآیندهایی است که
به تایید و کنترل مواردی که باید یا نباید در پروژه باشند می پردازد.

حوزه مدیریت محدوده پروژه، این اطمینان را به وجود می آورد که
تیم پروژه و ذی نفعان آن درک مشترکی از محصولاتی که پروژه تولید کرده و
فرآیند هایی که به منظور تولید این محصولات استفاده می شوند پیدا کنند.

آن ها باید در مورد محصولاتی که این پروژه تولید می کند به توافق برسند و
همچنین باید در مورد چگونگی تولید این محصولات به اجماع مشخص برسند.

مدیریت محدوده پروژه کمک می کند تا از چالش هایی که ممکن است پروژه ها به دلیل گسترش دامنه و لیست های غیراستاندارد با آن روبرو شوند جلوگیری شود.

اگر محدوده پروژه مشخص نشده باشد، نمی توان هزینه و زمان پروژه را تخمین زد.

دستیابی به مدیریت محدوده کار دشواری نیست، با این وجود به تلاش، وقت و صبر نیاز دارد.

این یک سرمایه گذاری ارزشمند است زیرا “مدیریت محدوده” مناسب به شما کمک می کند تا
یک محدوده مشخص را تعیین کنید و پروژه را با کمترین هزینه تحویل دهید.

3# فرآیند های اصلی مدیریت محدوده پروژه

پنج فرآیند اصلی در مدیریت محدوده پروژه وجود دارد.

1-3# برنامه ریزی محدوده

شامل تصمیم گیری در مورد نحوه تعریف تایید و کنترل محدوده و چگونگی ایجاد ساختار شکست کارها می باشد.

گروه پروژه برنامه مدیریت محدوده پروژه را به عنوان عمده ترین خروجی فرآیند برنامه ریزی محدوده پروژه ارائه می کند.

2-3# تعریف محدوده

شامل بازنگری منشور پروژه و بیانیه مقدماتی محدود است که
در طول فرآیند آغازین پروژه ایجاد شده اند و اضافه کردن اطلاعات تکمیلی در طول فرآیند برنامه ریزی، به عنوان الزاماتی که ایجاد شده و
درخواست های تغییری که تصویب شده اند، است.

از مهم ترین خروجی های این مرحله بیانیه محدوده پروژه، تغییرات درخواست شده برای پروژه و به هنگام سازی برنامه مدیریت محدوده است.

3-3# ایجاد ساختار شکست کار

عبارت از تجزیه دستاوردهای پروژه به اجزای کوچک تر است به نحوی که
بتوان آن ها را بهتر و راحت تر مدیریت کرد.

مهم ترین خروجی های این فرآیند شامل ساختار شکست کار، واژه نامه ساختار شکست کار، مبنای محدوده، تغییرات درخواستی در پروژه، به هنگام سازی بیانیه محدوده پروژه و طرح مدیریت محدوده آن است.

4-3# تأیید محدوده

فرآیند رسمیت بخشیدن به محدوده پروژه همان تایید محدوده پروژه می باشد.

در این فرآیند ذی نفعان اصلی پروژه مانند مشتری و سرمایه گذار پروژه به بازرسی دستاوردهای آن پرداخته و
پس از آن به صورت رسمی این دستاوردها را می پذیرند.

درصورتی که دستاوردها قابل قبول نباشند، به طور معمول مشتری یا تامین کننده درخواست تغییر می کند که
منجر به پیشنهاداتی مبنی بر به کارگیری اقدامات اصلاحی می شود.

عمده ترین خروجی های این فرآیند، دستاوردهای پذیرفته شده، تغییرات درخواستی و اقدامات اصلاحی پیشنهادی است.

5-3# کنترل محدوده

شامل کنترل تغییرات محدوده پروژه است که
در بسیاری از پروژه های فناوری اطلاعات یک چالش محسوب می شود.

کنترل محدوده شامل شناسایی، ارزیابی و پیاده سازی تغییرات در محدوده و در طول اجرای پروژه است.

تغییرات محدوده اغلب روی توانایی گروه در حصول اهداف هزینه ای و زمانی پروژه تاثیر می گذارد.

لذا مدیران پروژه باید به میزان هزینه ها و مزایای تغییرات محدوده دقت کنند.

مهم ترین خروجی های این فرآیند شامل موارد زیر است:

1. تغییرات درخواستی اقدامات اصلاحی پیشنهادی
2. به هنگام سازی بیانیه محدوده پروژه
3. ساختار شکست کار و واژه نامه آن
4. مبنای محدوده
5. برنامه مدیریت پروژه
6. مدیریت دارایی های فرآیند سازمانی

4# بیانیه محدوده پروژه

تیم پروژه در آغاز یک پروژه به تهیه یک بیانیه مقدماتی محدوده می پردازد که
این بیانیه بخشی از حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه است.

این مدرک همانند منشور پروژه، دارایی های فرآیند سازمانی و درخواست های تایید شده تغییرات، مبنایی را برای ایجاد بیانیه محدوده پروژه فراهم می کند.

بیانیه مقدماتی محدوده پروژه باید اطلاعات اساسی محدوده را ارائه کند و
بیانیه محدوده پروژه باید اطلاعاتی خاص تر را ارائه و تشریح کند.

اگرچه محتوای بیانیه ها با هم تفاوت دارد اما
حداقل باید شامل توضیحات تفصیلی در مورد تمامی دستاوردهای پروژه و ویژگی ها و الزامات محصولات و خدمات تولید شده در پروژه، شامل اهداف پروژه و تولید آن ها باشد.

مستند سازی معیارهای موفقیت پروژه، در تکمیل و بهتر شدن بیانیه محدوده پروژه بسیار مفیدند.

هم چنین اطلاعات زیر در تهیه بیانیه محدوده بسیار اهمیت دارند:

1. مربوط به محدوده پروژه نظیر قلمروهای آن
2. معیارهای پذیرش محصول
3. فرضیات و محدودیت های پروژه
4. سازمان پروژه
5. ریسک های تعریف شده
6. زمان بندی رویدادهای مهم
7. درجه اهمیت
8. برآورد هزینه
9. الزامات مدیریت اجزای پروژه
10. الزامات تایید شده

5# تثبیت محدوده پروژه

تثبیت محدوده پروژه عبارت از پذیرش رسمی محدوده کامل شده پروژه توسط ذی نفعان است.

این پذیرش اغلب با بازرسی مشتری و سپس به پایان رساندن دستاوردهای اصلی به دست می آید.

به منظور تایید رسمی محدوده پروژه، گروه پروژه باید مدارک روشنی از محصولات و رویه های پروژه را برای ارزیابی صحت و رضایت بخشی پایان کار تهیه کنند.

برای حداقل ساختن تغییرات محدوده پروژه ضروری است تثبیت محدوده پروژه به درستی انجام شود.

بیانیه محدوده پروژه، واژه نامه ساختار شکست کار، برنامه مدیریت محدوده پروژه و دستاوردها مهم ترین ورودی های تثبیت محدوده هستند.

مشتری، سرمایه گذار یا کاربر به بازرسی کار پس از تحویل آن می پردازد.

مهم ترین خروجی تثبیت محدوده، دستاوردهای پذیرفته شده، درخواست های تغییر و اقدامات اصلاحی پیشنهادی است.