کنترل موجودی انبار و ۵ تکنیک پیاده سازی آن

تمامی کسب و کارهایی که با کالا یا محصول خاصی در ارتباط هستند باید همواره اطمینان داشته باشند که منابع موردنیاز برای فعالیت خود را در اختیار دارند و
باید همواره فرآیند کنترل موجودی را پیاده سازی کنند.

به عبارت دیگر هیچ کسب و کاری نباید در انبارداری به صورت ناگهانی با اتمام موجودی یک یا چند قلم کالای پرکاربرد روبه‌رو شود؛
در غیر این صورت عملا چرخه تولید و عرضه محصولات با اختلال جدی مواجه می شود.

در این مطلب به بررسی ابعاد مختلف کنترل و مدیریت موجودی در بحث انبارداری می پردازیم.

تا پایان با ما همراه باشید.

1# کنترل موجودی چیست؟

کنترل موجودی (Inventory Control)، فرآیندی است که با استفاده از آن سازمان ها از در دسترس بودن محصولات و منابع کافی با توجه به نیاز مطمئن می شوند.

دقت داشته باشید که کنترل کردن موجودی در انبار تنها با هدف حفظ ذخایر کافی و جلوگیری از کمبود کالاها صورت نمی گیرد.

بلکه روی دیگر ماجرا، جلوگیری از انباشت بیش از حد نیاز کالاها در انبار است که چالش های خاص خود را به همراه دارد.

به طور کلی اجرای دقیق این فرآیند در مراقبت کامل از مدیریت زنجیره تامین نقش بسزایی دارد.

همچنین همه چیز در چرخه تولید و عرضه محصولات به درستی صورت می گیرد و
شرکت ها به راحتی از عهده پاسخگویی به نیاز بازار بر می آیند.

مجموعه اقداماتی که در این فرآیند باید به صورت دائمی تکرار شوند، عبارت اند از:

• دریافت، نگهداری و انتقال کالا
• جانمایی اقلام در موقعیت های اختصاصی
• پیگیری و رصد موجودی و شرایط کالاها در انبار
• مستندسازی جزئیات و تاریخچه اقلام
• تهیه گزارش های سفارش مجدد برای تامین کالاهای موردنیاز در زمان مناسب

دقت داشته باشید که مفهوم کنترل موجودی با مدیریت موجودی (Inventory Management) متفاوت است.

در بحث مدیریت موجودی، تمرکز اصلی روی پیش بینی و برآورد نیازها است.

به عبارت دیگر مدیریت موجودی همواره مرحله قبل از کنترل آن در انبارداری است.

2# کنترل موجودی چگونه انجام می شود؟

به زبان ساده، برای کنترل موجودی در یک انبار باید ورودی و خروجی کالاها در آن را به صورت لحظه ای رصد کرد.

در گذشته این فرآیند به صورت دستی انجام می شد و معمولا با خطای نسبتا زیادی هم همراه بود.

ضمن اینکه امکان کنترل کالا ها به صورت لحظه ای با روش دستی وجود ندارد و معمولا این عملیات روزانه انجام می شود.

امروزه با پیشرفت های فناوری، نرم افزارها و تجهیزات خودکار اختصاصی برای کنترل آنلاین موجودی انبارها ابداع شده اند.

این سیستم های کنترلی، وظایف خود را با سرعت بالایی اجرا می کنند و خطای عملکرد آن ها نیز تقریبا به سمت صفر میل می کند.

استفاده از سیستم بارکد در شرکت ها برای راه اندازی سیستم های کنترلی کاملا مرسوم است.

بارکد نوعی تصویر است که با متن و اعداد اختصاصی برای هر کالا صادر می شود.

سیستم های کنترلی از طریق اسکن بارکد می توانند به صورت لحظه ای ورود و خروج کالاها را ثبت کنند.

سپس اطلاعات به پایگاه داده منتقل شده و پس از پردازش، به‌روزرسانی می شوند.

همه چیز تقریبا شبیه فروشگاه ها و سوپرمارکت هایی است که روزانه از آن ها خرید می کنید.

در برخی دیگر از شرکت ها به سراغ برچسب های شناسایی فرکانس رادیویی می روند.

این برچسب ها نیز امکان ردیابی هوشمند کالاها در انبار را فراهم می کنند.

به این صورت که هرگونه جا به جایی فورا در پایگاه داده سیستم کنترل ثبت می شود.

این روش در مقایسه با سیستم بارکد، کارآمدی بیشتری دارد و امکان ذخیره و تبادل اطلاعات بیشتری را فراهم می کند.

3# تکنیک های کنترل موجودی

5 تکنیک رایج برای کنترل موجودی در انبارها وجود دارند که عبارت اند از:

1-3# تکنیک تحلیل ABC

در تکنیک ABC، کنترل موجودی بر اساس اهمیت، قیمت و حجم فروش کالاها طبقه بندی می شود.

به کمک این روش شرکت می تواند روی تعداد اقلامی که در بازار عرضه می کند، متمرکز شود.

هر یک از حروف B ،A و C در این تکنیک مفهوم خاصی دارند که عبارت اند از:

• A: اقلام با قیمت بالا و کیفیت درجه یک که موجودی آن ها محدود است و نیاز به کنترل دقیق دارند.
• B: اقلام با قیمت متوسط و کیفیت معمولی که میزان فروش آن ها نیز متوسط است.
• C: اقلام با قیمت کم که سهم بالایی از موجودی انبار را شامل می شوند و فروش آن ها نیز زیاد است.

پیاده سازی این تکنیک به کسب و کارها کمک می کند که هزینه های محصولات را به حداقل برسانند.

ضمن اینکه بازده فرآیند ذخیره سازی اقلام در انبار را نیز تا جای ممکن افزایش می دهد.

2-3# تکنیک LIFO

LIFO مخفف عبارت Last In First Out به معنی آخرین ورودی – اولین خروجی است.

این تکنیک کنترل موجودی، ورود و خروج کالاها را بر اساس زمان، ثبت و ضبط می کند.

معمولا در مواقعی که اولویت زمانی برای مصرف محصولات موجود در انبار وجود دارد، به سراغ این روش می روند.

در قالب تکنیک LIFO جدیدترین دسته از اقلام ورودی به انبار، زودتر خارج شده و در اختیار مشتریان قرار می گیرند.

این تکنیک به خصوص در مواقعی که با کالاهای فاسدشدنی سروکار دارید، خیلی مفید است.

3-3# تکنیک FIFO

FIFO مخفف عبارت First In First Out به معنی اولین ورودی – اولین خروجی است.

این تکنیک نیز کنترل موجودی کالاها را بر اساس زمان انجام می دهد.

به این ترتیب که کالاهای قدیمی تر موجود در انبار را در اولویت خروج برای تحویل به مشتری قرار می دهد.

این روش کمک می کند که شرکت همواره فرصت کافی برای پیدا کردن مشتری برای محصولات تازه خود در انبار داشته باشد.

4-3# تکنیک ذخیره اطمینان (Safety Stock)

استراتژی کنترل موجودی ذخیره اطمینان برای جلوگیری از آسیب دیدن شرکت ها در برابر نوسانات احتمالی بازار کاربرد دارد.

به این ترتیب که همواره شرکت درصدی بیشتر از میانگین نیاز بازار، کالا در انبار ذخیره می کند.

این موضوع باعث می شود تا در صورت افزایش تقاضای پیش بینی نشده در بازار، شرکت در تامین کالا دچار مشکل نشود.

ضمن اینکه ذخیره مازاد، عدم اطمینان در فعالیت شرکت مانند تاخیر در حمل و نقل کالا را تا جای ممکن کاهش می دهد.

5-3# تکنیک ردیابی دسته ای (Batch Tracking)

تکنیک کنترل موجودی ردیابی دسته ای، روشی برای سازماندهی اقلام موجود در یک انبار بر اساس تاریخ تولید و انقضا است.

به این معنی که تعداد مشخصی کالا با تاریخ تولید و محتوای یکسان، در بسته بندی قرار می گیرند و سپس در انبار ذخیره می شوند.

به کمک این روش انباردار متوجه می شود که کالاها از کجا می آیند و چه مسیری را تا رسیدن به مقصد طی می کنند.

همچنین امکان مدیریت بهتر عرضه کالاها قبل از پایان تاریخ انقضای آن ها در انبار نیز فراهم می شود.