مفهوم کنترل پروژه و ۳ تفاوت مهم با مدیریت پروژه

در زمان انجام هر پروژه ای قطعا یکی از مهم ترین بخش ها کنترل پروژه و هزینه ها و منابع مورد نیاز آن پروژه است.

یک تیم حرفه ای پروژه حتما در تمام مراحل کار نظارت و کنترل انجام می دهد.

در این مقاله سعی داریم به زبان ساده تعریفی از این مفهوم داشته باشیم و آن را با مدیریت پروژه مقایسه کنیم.

همراه ما باشید.

1# تعریف کنترل پروژه به زبان ساده

یک پروژه زمانی به موفقیت خواهد رسید که دارای یک آغاز و یک پایان مشخص در زمان معین و دامنه و منابع مشخص شده باشد.

یک پروژه زمانی منحصر به فرد است که یک عمل معمول و روتین نباشد بلکه
از مجموعه خاصی از عملیات برای دستیابی به یک هدف واحد طراحی شده باشد.

یک تیم پروژه اغلب شامل افرادی است که معمولاً با هم کار نمی کنند.

بعضی اوقات از سازمان های مختلف و در چندین جغرافیای مختلف در یک پروژه حضور پیدا می کنند.

به عنوان مثال موارد زیر پروژه هایی هستند که ممکن است از چندین تیم در نقاط مختلف تشکیل شوند:

• توسعه نرم افزار برای یک فرآیند تجاری بهبود یافته
• ساخت یک ساختمان یا پل
• تلاش امدادی پس از یک فاجعه طبیعی
• گسترش فروش به یک بازار جدید جغرافیایی

تمامی این افراد باید با مهارت با یکدیگر هماهنگ شوند تا نتایج به موقع حاصل شود و اتلاف هزینه و وقت نداشته باشند.

دانش کنترل و مدیریت پروژه، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها را در یک راستا همگام سازی می کند که
هدف آن انجام فعالیت های پروژه در جهت برآوردن نیازهای پروژه است.

این دانش همواره به طور غیر رسمی تمرین می شد تا به صورت تجربی فراگرفته شود؛ اما  در اواسط قرن بیستم به عنوان حرفه مشخص ظهور یافت.

تعاریف زیادی در مورد این مفهوم بیان می شود که در صنایع و در حقیقت شرکت های درون صنایع مورد استفاده قرار می گیرد.

کنترل پروژه در واقع یک عملکرد حرفه ای است که
به طور گسترده ای به عنوان مجموعه ای از مهارت های تخصصی در نوع خودش شناخته می شود.

این عملکرد که به معنای ارائه مزایای مورد نیاز به هزینه و تقسیم بندی زمانی مناسب می باشد،
برای  دستیابی به نتایج موفقیت آمیز در پروژه و برنامه بسیار حائز اهمیت است.

2# کار اصلی متخصصان کنترل 

متخصصان کنترل پروژه در تیم پروژه حضور دارند، برای آن فعالیت می کنند و مسئول مدیر پروژه هستند.

آن ها در حقیقت قلب تیم پروژه هستند.

اگر مدیریت پروژه تصمیم دارد با “اطلاع رسانی، نظارت و تجزیه و تحلیل” اصولی و دقیق پروژه را کنترل کند، برای انجام کنترل باید آگاهی داشته باشد.

متخصصان کنترل اطلاعاتی را که موجب آگاهی به مدیر پروژه و مدیران ارشد می شوند، تولید و نگهداری می کنند تا
در زمان کنترل بتواند اعمال شود.

بر این اساس یک متخصص کنترل پروژه همواره با اندازه گیری و نظارت بر متغیرهای کنترل ارتباط دارد.

مولفه هایی که در اصل جنبه های زمانی و هزینه ای دارند و برخی از آن ها شامل این موارد می شود:

1. برنامه ریزی
2. مدیریت ریسک (شامل شناسایی و ارزیابی)
3. برآورد هزینه و مدیریت
4. مدیریت دامنه تغییرات
5. مدیریت ارزش کسب شده
6. کنترل اسناد
7. ارائه عملکرد در هر بازه زمانی
8. حفظ پایه اولیه پروژه
9. گزارش نویسی

3# اهمیت Project Control

سال های طولانی شاهد بوده ایم که مدیریت طرح ها و پروژه ها را در کارگاه ها، کارخانه ها، نیروگاه ها و… مهندسانی بر عهده داشتند که
حداقل دو تا سه دهه بعد از فارغ التحصیل شدن، کار و تجربه عملی داشته اند.

در سال های اخیر دستگاه های اجرایی و مهندسین مشاور با عقد قراردادهای آموزشی و دوره های معادل، توانایی کیفی و علمی کارشناسان خود را در این رشته ها ارتقا داده اند.

بنابراین مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه به صورت تجربی صرف دیگر مطرح نیستند، بلکه امروزه یکی از گرایش های اصلی و مهم رشته های مهندسی محسوب می شوند.

عملکرد موفق یک پروژه به برنامه ریزی مناسب بستگی دارد.

در ویدیوی زیر با اصول کنترل پروژه آشنا خواهید شد.

اجرای یک پروژه مبتنی بر یک طرح قوی پروژه است و فقط با یک روش کنترل برنامه ریزی موثر می توان به آن دست یافت.

توسعه یک سیستم کنترل مناسب پروژه، بخش مهمی از تلاش برای مدیریت پروژه است.

به خوبی می دانید که عدم برنامه ریزی و نظارت اصولی نقش مهمی در خرابی پروژه ها ایفا می کند.

با وجود پیشرفت مداوم در زمینه مدیریت پروژه، متاسفانه هم چنان شاهد هستیم که
رویکرد سنتی هنوز عدم استفاده از روش های نوین را نشان می دهد.

بارها ثابت شده است که در صورت وجود سیستم های اختصاصی کنترلی، می توان عملکرد پروژه را بهبود بخشید.

یک مطالعه عالی آزمایش کنترل پروژه که توسط IPA در سال 2000 انجام شد نشان داده که
شیوه های نوین باعث کاهش 15 درصدی هزینه های اجرایی می شود.

این واقعیت که یک پروژه شکست خورده به طور بالقوه می تواند سود کل یک سال را از بین ببرد به روشنی نشان می دهد که
ارزش به کار بردن این سیستم در مدیریت بحران های مالی در یک پروژه چقدر ارزشمند و درخور توجه است.

4# سه تفاوت میان کنترل و مدیریت پروژه

3 تفاوت اصلی بین کنترل و مدیریت پروژه وجود دارد که مفهوم آن را واضح تر می کند:

1. کنترل پروژه زیر مجموعه مدیریت پروژه با تمرکز اصلی مدیریت هزینه و برنامه پروژه است.
2. مدیر پروژه کار تیم پروژه را هدایت می کند؛ در حالی که کنترل کننده پروژه به تیم و مدیر پروژه مسائل مربوط به هزینه ها و برنامه ریزی آن ها را توصیه می کند.
3. کنترل کننده پروژه اطلاعات هزینه پروژه را تولید می کند؛ در حالی که مدیر پروژه اطلاعات را دریافت کرده و تصمیم نهایی را برای پروژه می گیرد.

5# وظیفه کنترل در پایان پروژه

شما پروژه را با موفقیت تمام کرده اید!

آیا این بدان معنی است که عنصر کنترل پروژه به پایان کار خود رسیده است؟

نه کاملا.

شما باید بتوانید عملکرد کل پروژه، درک روندها و فرآیندهای منجر به موفقیت را مرور کنید تا
بتوانید آن ها را برای پروژه های آینده تکرار کنید.

آیا تیم شما اهداف خود را برآورده کرده است؟

آیا آن ها با نرخ پیش بینی شده پیشرفت کردند؟

آیا محصولی با کیفیت ارائه داده اید؟

آیا هنوز کار برای انجام وجود دارد؟

کنترل خوب پروژه به شما امکان می دهد این نکات را ارزیابی کنید.

بنابراین یک کار دقیق انجام دهید، داده های عملکرد را تجزیه و تحلیل کنید و آن را به سطح وظیفه پروژه تقسیم کنید تا از یادگیری های جدید پرده بردارید.