گزارش نویسی شامل چه مراحلی است؟ (بررسی ۵ مورد آن)

نوشتن گزارش کار، ممکن است هیجان‌انگیزترین بخش هر شغلی نباشد؛ اما بدون شک یکی از مهمترین آنها است.

گزارش کار سندی است که پیشرفت کار را توضیح می‌دهد و خلاصه و توصیه‌هایی را در مورد مسائل کاری ارائه می‌دهد.

گزارش نویسی خوب ممکن است دشوار به نظر برسد؛ اما آنقدرها هم که فکر می‌کنید، پیچیده نیست.

چه در حال جمع‌آوری گزارش وضعیت هفتگی، ایجاد تجزیه‌وتحلیل برای یک پروژه یا خلاصه‌کردن دستاوردهای پایان سال باشید، یک گزارش کار مؤثر می‌تواند مشارکت‌های شما را به طور واضح و حرفه‌ای بیان کند.

شما باید بدانید که چرا گزارش می‌نویسید تا بتوانید خواسته‌های خود و مخاطبان خود را بر اساس یافته‌های خود در آن بگنجانید.

در مرحله بعدی می‌توانید گزارش را با استفاده از فرمت مناسب پیش‌نویس کرده و قبل از ارسال آن را اصلاح کنید.

در این مقاله نکات تخصصی برای موفقیت در گزارش نویسی کاری مورد بحث قرار گرفته و اصول و قوانین این‌کار مطرح گردیده است.

1# گزارش نویسی چیست؟

گزارش نویسی کاری، به فرایند نوشتن گزارش کاری اطلاق می‌گردد.

محصول فرایند گزارش نویسی یک سند رسمی است که تحت عنوان گزارش کاری یاد می‌شود که اطلاعاتی را در مورد یک موضوع خاص مرتبط با جنبه‌ای از شغل شما مورد بحث قرار می‌دهد.

بیشتر گزارش‌های کاری به مخاطب خاصی مانند یک مدیر ارسال می‌شود.

گزارش‌های مختلفی وجود دارد که ممکن است نیاز به نوشتن در محل کار داشته باشند؛ از جمله:

• گزارش‌های فروش
• گزارش‌های روزانه
• گزارش‌های پیشرفت و عملکرد

بسته به نوع، ممکن است یک گزارش مختصر به شما داده شود که به تشریح مواردی که باید در گزارش خود بگنجانید، ارائه شود.

بیشتر گزارش‌ها باید در قالبی ساختاریافته نوشته شوند تا به‌ وضوح آنچه را که گزارش سعی در انتقال آن دارد، نشان دهد.

گزارش نویسی جزئیات آنچه را که در محل کار انجام داده‌اید یا به دست آورده‌اید را شرح می‌دهد.

این بازتابی از اخلاق کاری، توجه به جزئیات و توانایی شما در برقراری ارتباط مؤثر است.

به‌ این‌ ترتیب، گزارش نویسی نه‌تنها برای شفافیت و پاسخگویی؛ بلکه برای رشد حرفه‌ای شما نیز ضروری است.

2# زبان گزارش نویسی

به طور معمول در فرایند گزارش نویسی، از زبان واضح و مختصر استفاده می‌کنند که می‌تواند تفاوت قابل‌ توجهی با مقاله نویسی داشته باشد.

گزارش مانند مقاله نمونه‌هایی از نگارش دانشگاهی هستند.

از شما انتظار می‌رود که از نظر دستوری ساختار جمله، واژگان و علائم نگارشی صحیح استفاده کنید.

متون حاصل در گزارش نویسی اغلب به بخش‌هایی تقسیم می‌شوند که هر کدام عناوین و زیرعنوان‌های خاص خود را دارند.

این بخش‌ها ممکن است شامل نقاط هدر یا شماره‌گذاری و همچنین جملات ساختاریافته‌تر باشد.

پاراگراف‌ها معمولاً در یک گزارش کوتاه‌تر از یک مقاله هستند.

گزارش نویسی یک فعالیت آکادمیک رسمی است.

3# هدف گزارش نویسی کاری

در گزارش نویسی، هدف با توجه‌ به زمینه متفاوت است؛ اما عموماً گزارش کاری، برای اطلاع ذی‌نفعان در مورد پیشرفت، یافته‌ها یا نتایج یک پروژه یا کار خاص عمل می‌کند.

این یک رکورد مستند از کار را ارائه می‌دهد که می‌تواند برای تصمیم‌گیری‌های آینده ارجاع داده شود، اعضای تیم را همسو کرده و اطمینان حاصل می‌کند که اهداف و مقاصد برآورده می‌شوند.

خواه این یک گزارش پیشرفت، یک گزارش تحلیلی یا یک گزارش توصیه باشد، درک هدف آن، شما را در ساختاردهی و ساخت محتوا بر اساس آن راهنمایی می‌کند.

4# انواع گزارش نویسی

گزارش نویسی کاری براساس نتیجه‌ای که می‌دهد می‌تواند انواع متفاوتی را شامل شود.

در اینجا برخی از رایج‌ترین آنها آورده شده است:

1-4# گزارش نویسی تجاری

در این نوع گزارش نویسی بر اهداف، استراتژی‌ها و عملکرد سازمان یا شرکت تمرکز دارند.

نتیجه این گزارش نویسی ممکن است شامل داده‌های مالی، تجزیه‌وتحلیل SWOT و توصیه‌ها باشد.

2-4# گزارش ‌نویسی پروژه

نویسنده در این شرایط، پیشرفت، چالش‌ها و نتایج یک پروژه را مستند می‌کند و نقاط عطف تکمیل شده، هرگونه موانع، بازخورد مشتری و راه‌حل‌های اجرا شده برای آن پروژه را به‌تفصیل شرح می‌دهد.

3-4# گزارش نویسی عملکردی

این نوع از گزارش نویسی بر ارزیابی عملکرد فردی، تیمی یا سازمانی تمرکز دارد.

4-4# گزارش نویسی در جهت پیشرفت کاری

در این گزارش نویسی، نویسنده نقاط عطف را دنبال می‌کند و به‌روزرسانی‌هایی را در مورد وظایف در حال انجام ارائه می‌دهد.

نتایج اغلب مختصر هستند و بر دستاوردها، وظایف معلق و زمان‌بندی تمرکز دارند.

بر طبق زمان‌بندی انواع گزارش‌های حاصل می‌تواند در یکی از حالت‌های زیر باشد:

1) گزارش کار روزانه

گزارش کار روزانه سندی است که کار انجام شده توسط یک فرد در طول روز را نشان می‌دهد.

از نظر محتوایی، گزارش کار روزانه باید خلاصه‌ای از کارهای انجام شده در طول روز با جزئیات کامل همراه با شرح، ارزیابی و نظرات شخصی باشد.

این گزارش همچنین باید ظرفیت کاری را به‌وضوح نشان دهد تا مدیر بتواند پیشرفت کار را ببیند و به‌راحتی کار هر فرد را دنبال کند.

2) گزارش کار هفتگی

گزارش کار هفتگی ابزاری برای مدیران برای پیگیری پیشرفت کاری هفتگی کارکنان و تسلط بر مشکلات و چالش‌های پیش روی آنهاست.

از طریق آن، آنها تنظیمات و ترتیباتی را انجام خواهند داد تا اطمینان حاصل شود که کار طبق برنامه تعیین شده پیش می‌رود.

در این حالت گزارش نویسی باید برای فهرست‌کردن تمام فعالیت‌ها و دستاوردهای کلیدی پروژه تعیین شده و کار و اهداف هفته آینده نیز صورت پذیرد.

3) گزارش کار ماهانه

برخلاف گزارش کار هفتگی، گزارش کار ماهانه با حجم کار و بخش‌های بیشتری طراحی شده است تا میزان کار تمام شده و ناتمام را نشان دهد.

هر فرد موظف است گزارش نویسی ماهانه را انجام داده و به مقام مافوق ارائه کند.

آخرین مهلت ارسال گزارش در آخرین روز کاری همان ماه می‌باشد.

ارسال خیلی زود کار کل ماه کاری را تعمیم نمی‌دهد و توصیه نمی‌شود که گزارش را خیلی دیر ارسال کنید؛ زیرا گزارشگر بی‌انضباط تلقی می‌شود.

4) گزارش کار پایان سال

شرکت‌ها اغلب از کارمندان می‌خواهند که گزارش‌های پایان سال را تهیه کنند تا یک دید کلی داشته باشند و نتایج کار و تلاش‌های خود را پس از یک سال ارزیابی کنند.

بدین ترتیب آنها معقول‌ترین و منصفانه‌ترین اصول پاداش را خواهند داشت.

در این صورت روند گزارش نویسی باید به طور خاص به کارهای تکمیل شده، نقاط قوت و ضعف تمرکز داشته باشد تا اقدامات اصلاحی را برای سال بعد پیشنهاد دهد.

5# اجزای اصلی گزارش کاری

برای اینکه بتوانیم کار گزارش نویسی را به نحو احسن انجام دهید باید اطلاع کاملی از اجزای اصلی یک گزارش کاری داشته باشید.

به طور معمول یک گزارش کاری شما اجزا زیر می‌گردد که هر جزء آن هدف خاصی را دنبال می‌کند.

با درک این مؤلفه‌های کلیدی، می‌توانید گزارش‌های کاری را ایجاد کنید که آموزنده، دقیق و قابل‌درک باشد.

• عنوان: این نشان‌دهنده هدف گزارش است، بنابراین باید مشخص و توصیفی باشد.
  به‌ عنوان‌ مثال، به‌جای “گزارش سالانه”، از “گزارش عملکرد مالی سالانه 1404” استفاده کنید.
• خلاصه اجرایی: این مورد، هدف، یافته‌ها و توصیه‌های گزارش کار شما را خلاصه می‌کند.
  می‌توانید این مورد را به‌عنوان آخرین مطلب را بنویسید و با برجسته‌کردن بینش‌های مهم آن را جذاب کنید.
• مقدمه: مقدمه هدف گزارش را توضیح می‌دهد، زمینه لازم را فراهم کرده و اهمیت آن را برای مخاطب بیان می‌کند.
• بدنه: نوشتن بدنه مهم‌ترین قسمت کار گزارش نویسی شما می‌باشد که در آن داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها را به شیوه‌ای منطقی و با استفاده از سرفصل‌ها و زیر عنوان‌ها ارائه می‌دهید.
• نتیجه‌گیری: این قسمت، یافته‌های کلیدی شما را خلاصه می‌کند، هدف شما را مجدداً بیان می‌کند و توصیه‌ها یا گام‌های عملی را به خوانندگان ارائه می‌دهد.

در کنار این اجزا در فرایند گزارش نویسی تعدادی از اجزای اختیاری وجود دارد که عبارت‌اند از:

• مراجع: در این قسمت به‌درستی هر منبع خارجی را که استفاده کرده‌اید استناد می‌کنید تا از اعتبار گزارش کاری خود پشتیبانی کنید.
• ضمیمه‌ها: ضمیمه شامل اطلاعات تکمیلی مانند داده‌های خام، نمودارها یا جزئیاتی است که از گزارش کار شما پشتیبانی می‌کند.

6# مراحل گزارش نویسی

برای موفقیت در گزارش نویسی باید این کار را به‌ صورت اصولی و در مراحل برنامه‌ریزی انجام داد.

در همین راستا ما در این بخش مراحل گزارش نویسی را شرح داده و اصول و مقررات مربوط به یک گزارش کاری را ذکر خواهیم کرد:

1-6# تکلیف را درک کنید.

قبل از شروع به گزارش نویسی، درک کامل تکلیف خود بسیار مهم است.

این کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که نوشتار شما متمرکز و مرتبط باقی می‌ماند.

این کار شامل قسمت‌های زیر است:

1) هدف خود را روشن کنید.

هدف خاص گزارش خود را مشخص کنید. به‌عنوان‌مثال، آیا برای آموزش ذی‌نفعان در مورد یک پروژه جدید است؟

یا برای ارائه به‌روزرسانی‌های مالی به هیئت‌مدیره خود است؟

محتوای خود را با نیازهای خوانندگان خود هماهنگ کنید و سؤالات کلیدی را که گزارش شما باید به آنها پاسخ دهد شناسایی کنید.

برای مثال، اگر در حال نوشتن یک گزارش مالی برای هیئت‌مدیره خود هستید، روی ارائه معیارهای مالی کلیدی، روندها و پیامدهای استراتژیک تمرکز کنید.

اگر هدف شما اطلاع‌رسانی به بخش در مورد پیشرفت پروژه است، نقاط عطف تکمیل شده و وظایف در انتظار را برجسته کنید.

2) مخاطبان هدف خود را شناسایی کنید.

سطح تخصص و انتظارات مخاطبان خود را در نظر بگیرید.

برای مثال، گزارشی برای مدیران ارشد ممکن است خلاصه‌های مختصر را در اولویت قرار دهد، در حالی‌ که یک گزارش مفصل برای همتایان، ممکن است عمیق‌تر به جزئیات فنی بپردازد.

سطح تخصص و انتظارات مخاطب، لحن، سبک و محتوای گزارش شما را تعیین می‌کند. برای تنظیم نوشته خود:

• برای مخاطبان فنی: از اصطلاحات دقیق استفاده کرده و داده‌های دقیق را درج کنید.
• برای خوانندگان غیرفنی: ایده‌های پیچیده را با تشبیهات یا تصاویر بصری ساده کنید.

3) یک جدول زمانی تعیین کنید.

ایجاد جدول زمانی واقع‌بینانه برای مدیریت زمان و اطمینان از کیفیت گزارش شما حیاتی است.

برای مدیریت بهتر زمان خود، می‌توانید مهلت‌های داخلی برای تهیه پیش‌نویس بخش‌های گزارش و مهلت‌های خارجی برای ارسال یا ارائه آن تعیین کنید.

شما همچنین می‌توانید این استراتژی‌ها را دنبال کنید تا جدول زمانی خود را رعایت کنید:

• وظایف را تجزیه کنید.
• اولویت‌بندی بخش‌های حیاتی را انجام دهید.

2-6# انجام تحقیق

گزارش‌های خوب مبتنی بر تحقیقات هستند. ستون فقرات گزارش شما را فراهم می‌کند و از معتبر و مفیدبودن آن اطمینان می‌دهد.

ادامه گزارش نویسی در این مرحله شامل موارد زیر می‌گردد:

1) اطلاعات جمع‌آوری کنید.

این که بر اساس هدف گزارش خود به چه داده‌هایی نیاز دارید، می‌توانید از ترکیبی از موارد زیر استفاده کنید:

• منابع داخلی: که شامل سوابق شرکت، پایگاه‌های اطلاعاتی، داشبوردهای عملکرد، و حتی کارشناسان موضوع داخلی (SMEs) می‌شود.
  برای بینش دست اول، می‌توانید نظرسنجی یا بحث‌های گروهی متمرکز (FGD) را نیز انجام دهید.
• منابع خارجی: که شامل کتاب‌ها، مقالات، وب سایت‌ها، نشریات صنعتی یا گزارش‌های دولتی می‌شود.
  فقط مطمئن شوید که آنها از منابع قابل اعتماد و معتبر هستند.

2) داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنید.

داده‌های خود را برای شناسایی روندها، الگوها و نتیجه گیری‌ها بررسی کنید.

از وسایل کمک بصری مانند نمودارها استفاده کنید تا اطلاعات پیچیده را قابل هضم تر کنید.

برای درک داده‌ها، می‌توانید:

• به دنبال روندها یا همبستگی‌ها باشید.
• از ابزار استفاده کنید.
• چارت‌ها و نمودارها را اضافه کنید.

3-6# افکار خود را سازماندهی کنید.

هنگامی که گزارش نویسی به صورت اصولی انجام پذیرد، خواندن گزارش آسان‌تر است.

برای همین منظور، یک طرح کلی می‌تواند به شما کمک کند روند نوشتن را ساده کنید و اطمینان حاصل نمایید که محتوای شما در مسیر خود باقی می‌ماند.

1) یک طرح کلی ایجاد کنید.

گزارش خود را با یک مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری مشخص، ساختار دهید. برای خوانایی بهتر از سرفصل‌ها و زیر عنوان‌ها استفاده کنید.

در زیر هر عنوان، می‌توانید نکات کلیدی را برای ایده‌های کلیدی درج کنید.

به‌ عنوان‌ مثال:

• مقدمه: هدف گزارش، زمینه و اهمیت
• بدنه:
  • بخش 1: یافته‌های حاصل از تجزیه‌وتحلیل داده‌ها
  • بخش 2: پیامدها برای ذی‌نفعان
  • بخش 3: اقدامات پیشنهادی

2) یک بیانیه پایان نامه قوی ایجاد کنید.

بیانیه پایان نامه شما باید به وضوح هدف گزارش را در یک جمله مختصر بیان کند.

این یک تمرکز راهنما برای محتوای شما فراهم می‌کند.

در اینجا نمونه‌ای از بیانیه پایان نامه آمده است: “تحلیل ما نشان می‌دهد که ارائه یک سیاست کار از راه دور می‌تواند بهره وری را تا 15٪ افزایش دهد.”

4-6# گزارش خود را بنویسید.

در این مرحله از گزارش نویسی، اکنون زمان آن رسیده است که طرح کلی خود را به یک گزارش کامل تبدیل کنید.

مرحله نوشتن جایی است که تمام آمادگی شما با هم جمع می‌شود.

1) نوشتن مقدمه

برای شروع جذاب با یک قلاب شروع کنید.

به‌ عنوان‌ مثال: آیا می‌دانستید که کار از راه دور در سال گذشته 15 درصد بهره وری را افزایش داد؟

از آنجا، می‌توانید زمینه را برای گزارش خود فراهم کنید و هدف خود را به وضوح بیان کنید.

زمینه کافی برای جذب خوانندگان خود را فراهم کنید؛ اما همچنان آن را مختصر نگه دارید.

مقدمه فقط باید حدود 10 تا 15 درصد طول کل گزارش شما باشد.

2) نوشتن بدنه

بدنه قلب گزارش شما است و 70 تا 80 درصد محتوای آن را تشکیل می‌دهد.

در اینجا چند نکته در مورد نحوه نوشتن متن گزارش خود آورده شده است:

• از زبان روشن و مختصر استفاده کنید.
• با استفاده از سرفصل‌ها و زیرعنوان‌ها برای وضوح، محتوا را به چند بخش‌ تقسیم کنید.
• برای خوانایی بهتر، پاراگراف‌ها را مختصر، حداکثر بین 4 تا 10 خط نگه دارید.
• برای ایده‌های پیچیده‌تر، می‌توانید از نقاط بالت یا فهرست‌های شماره‌دار استفاده کنید تا نقاط خود را واضح‌تر نشان دهید.

3) نوشتن نتیجه

برای ارائه نتیجه در فرایند گزارش نویس کاری، یافته‌های کلیدی خود را خلاصه کنید و تز خود را مجدداً بیان کنید.

بر اساس یافته‌های خود، می‌توانید توصیه‌های خاصی یا فراخوانی واضح برای اقدام ارائه دهید.

به‌ عنوان‌ مثال:

• توصیه: “ بر اساس تجزیه‌وتحلیل ما، توصیه می‌کنیم یک خط‌ مشی انعطاف‌پذیر کار از راه دور را برای کارکنان واجد شرایط اجرا کنید.”
• فراخوان اقدام: “بیایید در جلسه بعدی مدیریت درباره نحوه اجرای این تغییرات بحث کنیم.”

5-6# گزارش خود را ویرایش و تصحیح کنید.

ویرایش و تصحیح وضوح، سازگاری و حرفه‌ای بودن گزارش شما را تضمین می‌کند.

هرگز این مرحله مهم از گزارش نویسی را نادیده نگیرید.

از اصول این مرحله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1) وضوح و مختصر بودن را بررسی کنید.

می‌توانید گزارش خود را با صدای بلند بخوانید تا عبارات ناخوشایند را تشخیص دهید.

کلمات غیرضروری را حذف کنید و اطمینان حاصل کنید که نوشته به‌راحتی قابل‌ درک است.

جملات طولانی را با جایگزین‌های کوتاه‌تر و ساده‌تر جایگزین کنید.

2) دقت و سازگاری را بررسی کنید.

حقایق و ارقام خود را در برابر منابع داده خود دوباره بررسی کنید.

برای خوانایی بهتر، قالب‌بندی، اندازه قلم و فضای سفید را در سراسر سند حفظ کنید.

3) تصحیح خطاها را انجام دهید.

از ابزارهایی مانند Grammarly برای تشخیص اشتباهات گرامری، تایپی و اشتباهات نقطه‌گذاری استفاده کنید.

پس از استفاده از چک کننده گرامری، گزارش خود را به‌صورت دستی برای خطاهای مربوط به زمینه بررسی کنید.

نتیجه‌گیری

گزارش نویسی برای کار نباید دلهره‌آور باشد.

انجام اصولی گزارش نویسی کاری می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر شغل شما و موفقیت سازمان شما تأثیر بگذارد.

با درک هدف، شناخت مخاطبان و پیروی از این نکات تخصصی برای سازماندهی، نوشتن و بررسی گزارش خود، می‌توانید اسنادی ایجاد کنید که به طور مؤثر دستاوردها و بینش‌های شما را به اشتراک بگذارند.

به یاد داشته باشید، گزارش کاری حرفه‌ای چیزی بیش از یک امر رسمی است.

این فرصت شماست تا ارزش و تخصص خود را نشان دهید.