OKR چیست و چگونه پیاده سازی می شود؟

در دنیای امروزِ کسب‌ و کار و مدیریت پروژه، موفقیت دیگر تنها به تلاش و سخت ‌کوشی بستگی ندارد و تعیین اهداف شفاف و پیگیری نتایج کلیدی نیز به همان اندازه دارای اهمیت است.

OKR یک چارچوب مدرن مدیریت هدف است که به سازمان‌ها و تیم‌ها کمک می‌کند تا اهداف مهم و استراتژیک خود را مشخص کرده و پیشرفت‌شان را با معیارهای قابل اندازه‌ گیری دنبال کنند.

این روش باعث می‌شود، تمام اعضای تیم تمرکز خود را روی آنچه واقعاً مهم است حفظ کنند، همکاری بهبود یابد و مسیر رشد سازمان شفاف و قابل پیگیری باشد.

در این مقاله به بررسی موارد زیر می‌پردازیم:

• OKR چیست؟
• انواع OKR
• نحوه نوشتن OKR چیست؟
• مراحل پیاده سازی OKR چیست؟
• نکات پیاده سازی OKR چیست؟
• مزایای استفاده از OKR چیست؟

1# OKR چیست؟

OKR مخفف Objectives and Key Results است، یک روش تعیین هدف مشارکتی که توسط تیم‌ها و افراد برای تعیین اهداف چالش‌ برانگیز و بلند پروازانه با نتایج قابل اندازه‌ گیری استفاده می‌شود.

OKR به شما این امکان را می‌دهد که پیشرفت را پیگیری و هماهنگی ایجاد کرده و تعامل را پیرامون اهداف قابل اندازه‌ گیری تشویق کنید.

چه در مورد عملیات اداری، مهندسی نرم ‌افزار، سازمان‌های غیرانتفاعی یا موارد دیگر صحبت کنیم، OKRها برای تعیین اهداف در بسیاری از سطوح شرکت به یک شکل عمل می‌کنند.

آنها همچنین می‌توانند برای اهداف شخصی نیز مفید باشند و حتی توسط افراد برای انجام کارها در مکان‌هایی که مدیر ارشد از آنها استفاده نمی‌کند، استفاده شوند.

OKR در واقع دارای دو بخش متفاوت است که عبارت اند از:

1. چارچوب مدیریت هدف که به سازمان‌ها در پیاده ‌سازی و اجرای استراتژی‌هایشان کمک می‌کند.
2. روشی قدرتمند برای تدوین اهداف که سازمان‌ها، تیم‌ها و افراد را قادر می‌سازد تا اهداف نتیجه‌ محور، واضح و قابل اندازه‌ گیری را تعیین کنند که همکاری را تشویق می‌کند.

1-1# OKR به عنوان یک چارچوب مدیریت هدف

چارچوب OKR مجموعه‌ای از بهترین شیوه‌ها است که به کارکنان کمک می‌کند تا نتایج تلاش‌های خود را اولویت ‌بندی و همسو کرده و بتوانند آن را اندازه‌ گیری کنند.

استفاده از چارچوب OKR، تمرکز بیشتر بر نتایج مهم، افزایش شفافیت و هماهنگی (استراتژیک) بهتر را تضمین می‌کند.

OKR با هماهنگ کردن کارکنان و کاری که آنها برای دستیابی به یک هدف مشترک انجام می‌دهند، به این هدف دست می‌یابد.

روش OKR نقش برجسته‌ای در موفقیت برندهای جهانی مانند گوگل و اینتل داشته و اکنون توسط کسب‌ و کارهایی با هر اندازه‌ای در سراسر جهان استفاده می‌شود.

2-1# OKR به عنوان راهی برای تدوین اهداف

یک OKR شامل یک هدف است که به شما می‌گوید:

• به کجا بروید.
• چندین نتیجه کلیدی که نتایج قابل اندازه‌ گیری هستند و برای رسیدن به هدف خود باید به آنها دست یابید.
• و ابتکارات که شامل تمام پروژه‌ها و وظایفی هستند که به شما در دستیابی به نتایج کلیدی کمک می‌کنند.

2# انواع OKR

OKRها در 2 دسته قرار می‌گیرند که در این قسمت از OKR چیست آنها را بررسی می‌کنیم:

• OKRهای متعهد: OKRهای متعهدهمان گونه که از نامشان پیدا است، تعهدات هستند.
  وقتی در پایان یک چرخه نمره داده می‌شوند، انتظار می‌رود که یک OKR متعهد نمره قبولی داشته باشد.
• OKRهای آرمانی: گاهی اوقات اهداف بلند پروازانه نامیده می‌شوند.
  انتظار می‌رود مسیر رسیدن به OKR آرمانی، از قبل ساخته شده باشد؛ زیرا هیچ کس دیگری قبلاً به آنجا نرسیده است.
  آنها همچنین ممکن است بلندمدت باشند و فراتر از یک چرخه OKR دوام بیاورند یا حتی بین اعضای تیم منتقل شوند تا مشارکت کارکنان را افزایش دهند.

1-2# درجه بندی OKR چیست؟

OKR باید به صورت منظم پیگیری و در پایان یک چرخه درجه بندی شوند. روش‌های متعددی برای درجه بندی یا امتیازدهی OKR وجود دارد.

روش اندی گروو برای نمره ‌دهی به OKRها یک رویکرد ساده‌ بله یا خیر است. آیا به آن رسیدید؟ یا نه؟

اکثر سازمان‌ها جزئیات بیشتری را در نمره‌ دهی خود ترجیح می‌دهند؛ بنابراین از سیستم قرمز، زرد، سبز استفاده می‌کنند که در آن:

• قرمز به معنای ما شکست خوردیم.
• زرد به معنای ما پیشرفت کردیم.
• سبز به معنای ما به هدف خود رسیدیم.

روش رتبه ‌بندی گوگل بیشترین جزئیات را ارائه می‌دهد و با استفاده از مقیاس درصدی (0.0 – 1.0) به هر نتیجه کلیدی در پایان چرخه یک امتیاز عددی می‌دهد.

آنها میانگین نمرات نتایج کلیدی را برای تعیین امتیاز کلی آن هدف محاسبه می‌کنند.

3# نحوه نوشتن OKR

OKRها معمولاً با یک هدف در بالا و ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی پشتیبان در زیر آن نوشته می‌شوند.

آنها همچنین می‌توانند به صورت یک بیانیه نوشته شوند، من (هدف) را همانطور که توسط (نتایج کلیدی) اندازه‌ گیری می‌شود، انجام خواهم داد.

به عنوان مثال، من وب‌سایت را برای اکثریت قریب به اتفاق افراد، طبق اندازه‌ گیری‌هایی که با ۷ نفر از ۱۰ نفر که قادر به عبور از آن هستند، زمان پاسخگویی ۱ ثانیه و نرخ خطای ۱٪ انجام می‌شود، اصلاح خواهم کرد.

نوشتن خوب OKR می‌تواند عامل موفقیت یا شکست آن باشد.

یک OKR خوب، تیم‌ها و افراد را به سمت نتیجه مطلوب الهام می‌بخشد و هدایت می‌کند.

با این حال، یک OKR ضعیف می‌تواند انگیزه را از بین ببرد، فاقد جهت باشد و باعث از دست رفتن زمان و تلاش تیم‌ها و افراد شود.

در این قسمت از مقاله OKR چیست چند نکته وجود دارد که باید هنگام نوشتن OKR خود در نظر داشته باشید.

1-3# تعیین اهداف

اول از همه، باید توجه داشته باشید که سه نوع هدف اصلی وجود دارد:

• ساختن
• بهبود بخشیدن
• نوآوری

یک هدف می‌تواند به شما کمک کند چیزی را که قبلاً وجود نداشته است، خلق کنید (ساختن)، چیزی (مثلاً یک فرآیند یا محصول) را بهتر کنید (بهبود بخشیدن) یا حتی ممکن است مجبور شوید چیزی را که از قبل وجود دارد، به صورت کامل مورد بازنگری قرار دهید (نوآوری کردن).

هنگام تدوین هدف خود، نتیجه را در نظر داشته و از آن مطمئن شوید:

• جهت ‌دهنده و الهام‌ بخش: از زبانی استفاده کنید که نه تنها بر هدفی که می‌خواهید به آن برسید تمرکز کند؛ بلکه تیم‌ را نیز برای کار روی آن و رسیدن به آن انگیزه و مشارکت دهد.
• بلند پروازانه اما واقع ‌بینانه: OKR شما را فراتر از وضع موجود سوق می‌دهد.
  اهداف باید شما را تشویق کنند که از منطقه امن خود خارج شوید و در عین حال واقع ‌بینانه عمل کنید.
• قابل فهم: برای اطمینان از این که افراد مسیر پیش رو را درک می‌کنند، مطمئن شوید که عنوان هدف شما واضح و مختصر بوده و از اصطلاحات فنی استفاده نکنید.
  همیشه می‌توانید در توضیحات، زمینه بیشتری ارائه دهید.
• شامل معیار نشدن: اهداف، موضوع را تعیین و نتیجه اولویت ‌بندی ‌شده ‌ای را که می‌خواهید به آن برسید، بیان می‌کنند.
  معیار سنجش را به نتایج کلیدی خود واگذار کنید.
• همسو بودن: اهداف می‌توانند چندین هدف را دنبال کنند؛ آن‌ها می‌توانند مستقیماً از استراتژی شما، یک OKR دیگر یا یک KPI را بهبود بخشند.
  همچنین ممکن است هیچ همسویی وجود نداشته باشد؛ اهداف توسعه شخصی می‌توانند در این دسته قرار گیرند.
• محدود بودن به زمان: برای اطمینان از این که در حال یادگیری هستید و برای رسیدن به نتیجه مطلوب خود تلاش می‌کنید، تعیین مهلت برای اهدافتان، مثلاً یک فصل یا یک سال، بسیار مهم است.

2-3# تعیین نتایج کلیدی

وقتی هدف خود را مشخص کردید، قدم بعدی ایجاد نتایج کلیدی است که به خوبی تعریف شده و بیانگر نحوه دستیابی به هدف بوده و این که آیا به هدف خود نزدیک هستید یا خیر.

نتایج کلیدی شما باید:

• متمرکز بر نتیجه: نتایج کلیدی، نتایجی هستند که می‌خواهید تا پایان بازه زمانی به آنها دست یابید.
  به یاد داشته باشید، نتایج کلیدی، وظایف یا کارهای ضروری نیستند؛ بلکه تعیین می‌کنند که آیا به هدف خود رسیده ‌اید یا خیر.
• قابل اندازه‌ گیری: نتایج کلیدی باید معیار مشخصی داشته باشند که بتوان آن را اندازه‌ گیری کرد.
• مرتبط: نتایج کلیدی شما خاص و مرتبط با هدفی هستند که می‌خواهید به آن برسید.
  آن‌ها باید روشن کنند که دستیابی به هدف به چه معنا است.
• بلند پروازانه اما واقع ‌بینانه: هنگام تعیین نتایج کلیدی برای شکستن وضع موجود، از کنار زدن محدودیت‌های خود نترسید؛ اما مراقب باشید که این کار در دایره نفوذ شما نباشد.
• متعادل: بهترین روش این است که بیش از ۵ نتیجه کلیدی برای هر هدف تعیین نکنید.
  اگرچه تعداد کم نتایج کلیدی ممکن است تصویر کاملی را ارائه ندهد؛ اما تعداد زیاد آنها منجر به از دست رفتن تمرکز خواهد شد.

3-3# تعیین ابتکارات

با مشخص شدن اهداف و نتایج کلیدی، تصویر کاملی دارید.

اکنون همه چیز در مورد تعریف ابتکارات یعنی وظایف، پروژه‌ها و کارهایی که باید انجام شوند، بوده که به شما کمک می‌کند تا به سمت نتایج کلیدی حرکت کنید.

اگر ابتکارات شما تأثیر مطلوبی بر نتایج کلیدی مربوطه نداشته باشند، ممکن است به این معنا باشد که باید در مورد کارهایی که برای پیشرفت در نتایج کلیدی باید انجام دهید، تجدید نظر کنید. ابتکارات شما باید:

• مشخص: دامنه باید به وضوح تعریف شود و آنچه از کار انتظار می‌رود را بیان کند.
  توصیه می‌شود از افعال واضحی مانند ایجاد، راه‌ اندازی و بازدید استفاده کنید.
• تحت کنترل: شما باید کنترل کامل بر ابتکارات خود داشته باشید.
  به این معنا که باید بتوانید آنها را به اتمام برسانید.

4-3# اشتباهات رایج

OKR عضله‌ای است که باید آموزش داده شود و درست انجام دادن OKR نیاز به تمرین دارد.

برخی از رایج‌ترین اشتباهاتی که باید مراقب آنها باشید، عبارت اند از:

1) عدم همسویی با استراتژی شرکت

استراتژی، اولویت‌ها و جهت ‌گیری‌های سازمان را مشخص می‌کند.

با همسو کردن OKRها با استراتژی شرکت، مطمئن خواهید شد که تیم شما روی حوزه‌هایی که بیشترین اهمیت را دارند، کار می‌کند.

2) اشتباه گرفتن OKR با KPI

OKR و KPI انواع مختلفی از اهداف هستند.

KPI به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای جاری و عملکرد کسب و کار خود را مدیریت کنید، در حالی که OKR برای کمک به شما در دستیابی به اهداف بزرگ و تحول آفرین استفاده می شوند.

درک تمایز بین آنها و مدیریت اهداف بر اساس آن بسیار مهم است.

3) اولویت‌ بندی موارد ضروری

تعیین تعداد زیادی OKR برای انعکاس تمام کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، باعث عدم تمرکز می‌شود.

OKR در مورد تمرکز است، بنابراین اگر مهم و فوری نباشد، یک مورد ضروری است و ارزش توجه شما را در حال حاضر ندارد.

منابع محدود هستند و ارزش بیشتری در تعامل و تمرکز بر چند هدف با اولویت بالا وجود دارد.

4) تمرکز بر خروجی‌ها

OKR شما را تشویق می‌کند تا ذهنیت خروجی (چه کاری باید انجام دهم؟) را به ذهنیت نتیجه (چه چیزی می‌خواهم به دست بیاورم؟) تغییر دهید.

با انجام این کار، شما نتیجه را مشخص می‌کنید و در حالی که تصویر بزرگتری را در ذهن دارید، به عقب برمی‌گردید تا به بهترین شکل ممکن به آن دست یابید.

4# مراحل پیاده سازی OKR چیست؟

برنامه‌ریزی OKR از چابکی بخش بازاریابی پشتیبانی می‌کند؛ اما هر تیمی در یک سازمان می‌تواند این چارچوب را پیاده‌ سازی کند.

1-4# تعیین هدف

اولین قدم در فرآیند برنامه ‌ریزی OKR تعیین اهداف است.

هدف یا اهداف کلی که تیم شما می‌خواهد به آنها دست یابد چیست؟

تعداد اهدافی که به آنها متعهد می‌شوید به اندازه تیم شما بستگی دارد.

با این حال، بهترین روش کلی، سه تا پنج هدف برای تلاش‌های هدفمند و تأثیرگذار است.

مطمئن شوید که هدف شما سرراست و واضح است.

شما باید بتوانید هدف خود را در چند کلمه بیان کنید تا تیم و سازمان به راحتی آن را درک کنند.

2-4# تصمیم گیری در مورد نتایج کلیدی

مرحله دوم، تعریف نتایج کلیدی برای هر هدف است.

نتایج کلیدی، معیارهای هدفی هستند که امیدوار هستید به آنها دست یابید و مستقیماً به هدف شما مرتبط هستند.

تعداد نتایج کلیدی برای هر هدف متفاوت خواهد بود؛ اما به صورت متوسط، یک تیم ممکن است ۲ تا ۵ نتیجه کلیدی برای یک هدف داشته باشد.

برای تصمیم‌ گیری در مورد یک نتیجه کلیدی، استفاده از روش تعیین هدف SMART را در نظر بگیرید.

3-4# مشخص کردن طرح‌های ابتکاری برای هر نتیجه کلیدی

مرحله سوم، ترسیم طرح‌های ابتکاری برای هر نتیجه کلیدی است.

اکنون که معیارهای هدفی را که تیم شما می‌خواهد به آن دست یابد دارید، باید اقداماتی را برای دستیابی به آن نتایج تعیین کنید.

مهم است که ابتکارات را بیش از حد انجام ندهید؛ زیرا می‌تواند منجر به فرسودگی تیم شود.

علاوه بر این، با ابتکارات زیاد، جداسازی موفقیت هر تاکتیک می‌تواند چالش برانگیز باشد.

فقط به آنچه تیم شما می‌تواند از عهده آن برآید و اندازه‌ گیری کند، متعهد شوید تا به راحتی مشخص کنید کدام ابتکارات بیشترین تأثیر را دارند.

4-4# تعیین بازه‌های زمان

مرحله چهارم، تعیین بازه‌های زمانی برای نتایج کلیدی شما است.

این مرحله برای پیگیری کارایی هر ابتکار و پیشرفت به سمت نتایج کلیدی بسیار مهم است.

بازه زمانی تعیین شده همچنین حس فوریت ایجاد می‌کند و زمان از پیش تعیین شده‌ای را برای ارزیابی تلاش‌ها ارائه می‌دهد.

به یاد داشته باشید که زمان کافی برای دیدن پتانسیل کامل ابتکارات خود اختصاص دهید.

با این حال، یک جدول زمانی خیلی طولانی می‌تواند باعث تأخیر در نتایج شود.

یافتن نقطه بهینه، زمان مناسب را برای تجزیه و تحلیل عملکرد ابتکار و تطبیق در صورت عدم موفقیت، فراهم می‌کند.

5-4# نظارت و تأمل

مرحله پنجم، نظارت بر نتایج OKR برای بهبود بیشتر بوده که برای اولویت‌ بندی مؤثر تلاش‌های تیمی بسیار مهم است.

به صورت منظم پیشرفت را در طول چرخه OKR پیگیری و اعداد را در نقاط عطف خاص به ‌روز رسانی کنید.

در پایان بازه زمانی OKR تیم‌ها باید برای بحث در مورد پیشرفت به سمت هدف، جلسه ‌ای تشکیل دهند.

مشابه یک بازنگری سریع، این جلسه، فضایی برای بحث در مورد آنچه که مؤثر بوده و آنچه که مؤثر نبوده، است.

تیم‌ها می‌توانند این آموخته‌ها را هنگام برنامه‌ ریزی برای چرخه OKR بعدی به کار گیرند.

5# نکات پیاده سازی OKR چیست؟

قبل از شروع استفاده از OKR مهم است که درک روشنی از چالش‌هایی که می‌خواهید، حل کنید و مزایای مورد انتظار خود را به همراه داشته باشید.

برای اکثر سازمان‌ها، OKR چالش پیاده‌ سازی و اجرای استراتژی را به روشی که برای همه کارمندان واضح، شفاف و قابل اندازه‌ گیری باشد، حل می‌کند:

1-5# استراتژی شرکت خود را تعریف کنید.

تعریف و درک استراتژی سازماناولین قدم برای موفقیت با OKR است.

این امر هدف شرکت را روشن و انتخاب‌ چگونگی پیروزی در زمین بازی انتخابی آنها را تعیین می‌کند.

در دراز مدت، این امر به تیم‌ها و افراد کمک می‌کند تا کارهایی را که بیشترین اهمیت را برای استراتژی شرکت دارند، اولویت ‌بندی و همسو کنند تا مطمئن شوند که بیشترین تأثیر را بر کسب و کار می‌گذارند.

2-5# حمایت مدیر را جلب کنید.

تغییر معمولاً از بالا شروع می‌شود و مدیر ارشد به عنوان الگویی برای بقیه سازمان عمل می‌کند.

اگر آنها در مسیر درست گام برندارند و فاقد ثبات و تعهد به OKR باشند، احتمالاً بقیه سازمان از آنها پیروی نخواهند کرد.

بنابراین، مهم است که مطمئن شوید که مدیر شما با OKR همراه است و به صورت مداوم از آن استفاده می‌کند.

3-5# رویکرد خود را برای عرضه اولیه تعریف کنید.

نحوه اجرای OKR در سازمان شماتا حد زیادی به ویژگی‌ها، فرهنگ و تجربه قبلی سازمان شما با OKR بستگی دارد.

قبل از شروع، خوب است که با رویکردهای مختلف اجرای آن آشنا شوید تا بتوانید تصمیم بگیرید کدام یک برای سازمان شما بهترین است.

4-5# پیاده‌ سازی و مدیریت یک برنامه OKR باید توسط یک یا چند نفر در سازمان هدایت شود.

این شخص معمولاً سفیر نامیده می‌شود.

نقش سفیر این است که مطمئن شود هر کسی از OKR استفاده می‌کند، به درستی آموزش دیده، درگیر شده و در صورت نیاز، کمک و راهنمایی مداوم دریافت می‌کند.

5-5# برنامه OKR خود را طراحی کنید.

یک برنامه OKR که به خوبی طراحی شده باشد، در مورد آنچه انتظار می‌رود و زمان وقوع آن، شفافیت ایجاد می‌کند.

این به معنای تعریف ریتم‌هاو بازه‌های زمانی و همچنین بررسی میزان پیشرفت کار است.

معمولاً OKR در سطح شرکت سالانه و در سطح تیم هر سه ماه یکبار تعیین می‌شود.

6-5# تیم‌های خود را آموزش دهید.

OKR نه تنها یک روش جدید برای کار کردن است؛ بلکه یک زبان جدید نیز هست.

برای اطمینان از این که همه به یک زبان صحبت می‌کنند، کل سازمان باید در مورد این چارچوب آموزش ببیند.

6# مزایای استفاده از OKR چیست؟

OKRها مزایای زیادی از جمله وضوح، ارتباطات پیشرفته و یک استراتژی منسجم و شفاف در سطح سازمان را ارائه می‌دهند:

1-6# همسویی استراتژیک و شفافیت

OKR، استراتژی را در اولویت قرار می‌دهد.

انجام این کار شما را مجبور می‌کند تا استراتژی شرکت خود را به روشی که همه آن را درک می‌کنند، شناسایی و آشکارا ابلاغ کنید.

مدیران و افراد تمام زمینه‌های لازم را برای همسو کردن تلاش‌های خود با تصویر بزرگتر خواهند داشت.

این امر تضمین می‌کند که کل سازمان شما در یک جهت حرکت می‌کند.

2-6# وضوح و اجرای متمرکز

OKR با اولویت ‌بندی تنها کارهایی که بیشترین تأثیر را بر کسب و کار دارند، به تمرکز بر مهمترین موارد کمک می‌کند.

تیم‌ها و افراد دقیقاً می‌دانند که از آنها چه انتظاری می‌رود و بنابراین می‌توانند وظایف را اولویت‌ بندی کرده و منابع را به شکل مؤثر تخصیص دهند.

پس از تعیین اولویت‌ها، OKRها نتایج واضح و قابل اندازه ‌گیری ارائه می‌دهند و تضمین می‌کنند که افراد، تیم‌ها و شرکت‌ها بر مهم‌ترین موارد متمرکز می‌مانند.

3-6# بهبود مستمر

OKR تعیین و فراموش نمی‌شوند.

در عوض، چارچوب OKR یادگیری مداوم را تقویت می‌کند.

OKR با تشویق بررسی منظم پیشرفت، تضمین می‌کند که سازمان‌ها به صورت مداوم با ارزیابی مجدد دوره و اصلاح در هر زمان و مکان، اهداف خود را تنظیم، بهبود و به آنها دست یابند.

فرآیند بستن OKR در پایان یک بازه زمانی، تیم‌ها را مجبور به مکث و تأمل می‌کند.

این امر آنها را قادر می‌سازد تا قبل از تمرکز روی موضوع جدید، آموخته‌ها را جمع‌ آوری و به اشتراک بگذارند.

این امر به آنها کمک می‌کند تا در مورد آنچه که باید در مرحله بعد روی آن تمرکز کنند، تصمیمات آگاهانه‌ ای بگیرند.

4-6# مشارکت کارکنان

افراد وقتی با یک هدف درگیر می‌شوند، به نتایج قابل توجهی دست می‌یابند.

OKR با انتقال تصویر بزرگتر به روشی واضح و ملموس، آن هدف را فراهم می‌کند.

هنگامی که کارکنان می‌توانند به صورت مشهود سهم خود را در توسعه شرکت ببینند و بتوانند به شکل مؤثر در کارهایی که مهم است همکاری کنند، احتمال بیشتری دارد که در کار خود مشارکت و انگیزه داشته باشند.

این یک موقعیت برد – برد است.