اسناد تجاری، موارد مکتوب در معاملات تجاری هستند که جنبه‌های مختلف معاملات را توصیف می‌کنند.
این اسناد، ممکن است شامل سفارشات، اسناد حمل و نقل و گواهی مبدأ باشند.
تجارت بین الملل به صورت خاص به اسناد زیادی مانند اسناد تجاری، اسناد حمل و نقل و سایر اسناد مرتبط با تجارت بین المللی نیاز دارد.
در حالی که تعداد اسناد درگیر در تجارت بین المللی زیاد است، اکثر آنها نسبتاً رایج هستند.
در این مقاله به بررسی اسناد تجاری، ویژگی‌های آنها، انواع اسناد تجاری متداول، نکته‌های مهمی که در ارتباط با اسناد تجاری وجود دارد و همچنین مزایا و خطرات استفاده از این نوع اسناد خواهیم پرداخت.
1# اسناد تجاری چیست؟
اسناد تجاری به موارد مکتوب یا الکترونیکی‌ای اطلاق می‌شود که به عنوان مدرکی مبنی بر معامله تجاری یا توافق تجاری بین طرفین عمل می‌کند.
این یک سند رسمی است که شرایط و جزئیات معامله را مشخص می‌کند و معمولاً برای اهداف تجاری و قانونی استفاده می‌شود.
اسناد تجاری، نقش مهمی در مستندسازی و تسهیل فعالیت‌های مختلف تجاری از جمله موارد زیر دارند:
- خرید و فروش
- خرید
- قراردادها و معاملات مالی
نمونه‌هایی از اسناد تجاری عبارت اند از:
- صورتحساب
- سفارش خرید
- قراردادهای فروش
- بارنامه
- اسناد حمل و نقل
- رسید پرداخت
- صورت‌های مالی
این اسناد به عنوان موارد زیر استفاده می‌شوند:
- اثبات معامله
- کمک به ایجاد حقوق و تعهدات قانونی
- تسهیل نگهداری سوابق
- ارائه اسناد برای اهداف حسابداری، مالیاتی و انطباق با مقررات
اسناد تجاری از نظر اعتبار به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌شوند.
سند در اصطلاح حقوقی، نوشته‌ای است که در دادگاه قابل استناد است و می‌توان از آن به منظور اثبات عقد و تعهد استفاده کرد.
تعریف خاصی برای سند تجاری وجود ندارد؛ اما اسناد تجاری را می‌توان جایگزینی برای وجه نقد دانست و برای پرداخت استفاده کرد.
در واقع، اسناد تجاری به صورت گسترده‌ای در روابط تجاری استفاده می‌شوند.
توجه به این نکته نیز حائز اهمیت است که سند تجاری، سندی مکتوب است که مورد حمایت قانونگذار باشد و علاوه بر مصارف تجاری، ویژگی‌های تجاری نیز داشته باشد.
از آنجایی که معاملات تجاری ارتباط تنگاتنگی با اسناد تجاری دارند و دائماً با مبادله این اسناد مواجه هستیم، یادگیری قوانین حاکم بر این اسناد برای انجام معامله ای ایمن ضروری خواهد بود.
2# ویژگی‌های اسناد تجاری
اسناد تجاری با توجه به تعریف و مفهوم خاصی که دارند و شامل سفته، برات، چک می‌شوند، در قانون دارای ویژگی‌هایی نیز هستند که مهمترین آنها را در ادامه بررسی خواهیم کرد.
1-2# توانایی تخصیص دادن
این ویژگی به صاحبان اسناد تجاری اجازه می‌دهد تا به راحتی بتوانند این نوع اسناد را به فرد دیگری منتقل کنند.
اگر سند تجاری به ارز حامل نوشته شده باشد، با انجام معاملات به راحتی قابل انتقال خواهد بود؛ اما اگر به نام شخص خاصی باشد، تنها در صورت پشتوانه و امضای آن شخص قابل تحویل است.
2-2# انعکاس در سند
سند تجاری خود ملک نیست، بلکه نماینده ملک به حساب می‌آید.
این اسناد معرفی کننده ادعایی هستند که در آن نوشته شده و صاحب سند باید برای اثبات ادعای خود آن را ارائه کند.
البته برای تنظیم این اسناد، شرایطی از سوی قانونگذار تعیین شده که در صورت عدم استفاده از آن، سند معتبر نخواهد بود.
3-2# جدول زمانی
صاحب سند تجاری باید در مدت زمانی معین نسبت به وصول حق خود اقدام کند.
در غیر این صورت به شکایت وی رسیدگی نخواهد شد؛ زیرا حقی که مدت زیادی مطالبه نشده است، حق زنده و ثابت محسوب نمی‌شود.
مدت زمان مطالبه حق طبق قانون 5 سال از زمان صدور گواهی عدم پرداخت یا زمان آخرین اقدام قانونی است؛ اما اگر بدهکار در این مدت به بدهی خود اقرار کند، این زمان از تاریخ اقرار وی محاسبه خواهد شد.
4-2# مزایای حقوقی
داشتن مزایای حقوقی از مهمترین ویژگی اسناد تجاری است.
این مزایا عبارت اند از:
- حق انتخاب دادگاه: یعنی دارنده سند می‌تواند، برای طرح شکایت به یکی از دادگاه‌های محل اقامت سند صادرکننده مراجعه کند.
- درخواست تأمین تقاضا: در صورتی که دارنده سند در مهلت قانونی اقامه دعوی کند و گواهی عدم پرداخت را اخذ کرده باشد، می‌تواند بدون پرداخت خسارت نسبت به تأمین خواسته و توقیف اموال صادرکننده سند اقدام کند.
لازم به ذکر است، مهلت قانونی مشخص این کار در خصوص سفته و برات ده روز خواهد بود و برای چک اگر محل صدور و پرداخت در یک شهر باشد، ظرف 15 روز و اگر در دو شهر مختلف باشد ظرف 45 روز گواهی عدم پرداخت باید دریافت شود. - مسئولیت تضامنی در قبال مقامات اسناد تجاری: یعنی اگر به دارنده سند، پرداختی صورت نگیرد، هر یک از مسئولین آن سند، ضامن کل سند است و اگر یکی از آنها مبلغ را پرداخت کند، از ضامن‌ها سلب مسئولیت خواهد شد.
5-2# شکل یا فرم تنظیم سند تجاری
در قانون شکل خاصی برای تنظیم اسناد تجاری وجود دارد که صادرکننده ملزم به رعایت آن است.
در صورت رعایت نکردن آن توسط فرد، این اسناد دیگر شکل تجاری ندارند و نمی‌توانند از حمایت‌های قانون تجارت در مورد اسناد تجاری استفاده کنند.
به عنوان مثال در قانون تجارت آمده است که برای تنظیم سفته باید موارد زیر ثبت شوند:
- تاریخ صدور
- تاریخ پرداخت
- مبلغ با تمام حروف
- نام گیرنده
- مهر یا امضای صادرکننده
در غیر این صورت، سفته صرفاً یک قول عادی مدنی است و مزایای قانون تجارت شامل وی نخواهد شد.
3# انواع اسناد تجاری
مهمترین و متداول ترین اسناد تجاری مورد استفاده در معاملات به شرح زیر خواهند بود.
1-3# گواهی مبدا (COO)
این گواهی نامه بیان می‌کند که یک محصول در کجا تولید یا فرآوری شده است. ممکن است، برای ترخیص کالا از گمرک در بازار مقصد به گواهی مبدأ نیاز باشد.
این نوع گواهی معمولاً توسط اتاق بازرگانی صادر می‌شود.
2-3# قرارداد فروش
قرارداد فروش، از جمله اسناد اولیه ای است که تعهد فروشنده به تحویل کالای مورد توافق و تعهد خریدار به پرداخت آن را مشخص می‌کند.
قرارداد فروش، کالاهای فروخته شده و همچنین شرایط فروش و تحویل را تعریف می‌کند و هدف از این نوع استانداردها، استانداردسازی رایج ترین اصطلاحات مورد استفاده در تجارت بین المللی برای حمل و نقل کالا است که موارد انتخاب شده، توسط طرفین را مشخص می‌کند.
فرم قرارداد فروش به صورت کلی باز است و ممکن است با شرایط عمومی فروش تکمیل یا حتی با یک سفارش خرید جایگزین شود.
3-3# پیش فاکتور
پیش فاکتور، یک فاکتور موقت و بدون ارزش حسابداری است که به عنوان یک توصیه برای پیشنهادهای تجاری عمل می‌کند.
خریدار ممکن است از یک پیش فاکتور برای دریافت مجوز واردات استفاده کند.
همچنین، شامل شرایط فروش کالا است و در صورت تأیید پیشنهاد و شرایط توسط خریدار، فرد خریدار سفارش خرید را برای فروشنده ارسال خواهد کرد.
4-3# فاکتور تجاری
فاکتور تجاری، یک سند مرجع برای هر معامله لجستیکی است که به منظور موارد زیر استفاده می‌شود:
- تنظیم اظهارنامه‌های صادرات و واردات
- عنوان حمل و نقل
- اسناد مبدأ
- و هرگونه پرداخت اعتبار اسنادی
بنابراین، برای هر محموله بین المللی مورد نیاز است و همیشه برای ترخیص کالا از گمرک لازم است.
این امر شامل اطلاعات اساسی در مورد معامله است، به ویژه موارد زیر:
- اطلاعات تماس فرستنده و گیرنده (نام و آدرس)
- تاریخ صدور
- شماره فاکتور
- تعیین نام کالا (نام، نوع و مواردی از این قبیل)
- واحدهای اندازه گیری
- مقدار کالا
- ارزش واحد
- ارزش کل اقلام
- ارزش کل فاکتور و ارز پرداختی
- شرایط پرداخت (روش و تاریخ پرداخت، تخفیف و مواردی از این دست)
- شرایط تحویل مطابق با انتخاب Incoterms
- روش(های) حمل و نقل
لازم به ذکر است که قانون مالیات بر ارزش افزوده برخی از کشورها، استفاده از عبارت اجباری را روی فاکتورهای فروش تحمیل می‌کند.
5-3# لیست بسته بندی
لیست بسته بندی، سندی است که تمام بسته‌های یک محموله را به صورت فهرست وار ارائه می‌کند و به فاکتور تجاری و اسناد حمل و نقل ضمیمه می‌شود.
همچنین به منظور تأیید مطابقت حمل و نقل صورت گرفته با سفارش ثبت شده، استفاده می‌شود.
این امر از جمله مواردی است که در گمرک نیاز است و به مشخصات هر بسته از جمله موارد زیر اشاره دارد:
- مارک‌ها
- وزن ناخالص و خالص
- اندازه‌ها
- حجم
- محتویات
- و مواردی از این قبیل
6-3# اعتبارنامه
اعتبارنامه که اعتبار اسنادی نیز نامیده می‌شود، تعهد بانک به پرداخت مبلغ معین به فرستنده کالا در مقابل حواله، در مدت زمان مشخص است و ثابت می‌کند که کالا واقعاً حمل شده است.
اعتبار اسنادی، تابع قوانین سختگیرانه ای است که توسط اتاق بازرگانی بین المللی صادر می‌شود.
7-3# گواهی بیمه
بیمه ای که کالاهای حمل شده را پوشش می‌دهد، ممکن است، مستقیماً از یک شرکت بیمه دریافت شود یا توسط حامل ارائه شود.
این گواهی بیمه شامل مسئولیت‌های مدنی نخواهد شد.
گواهی بیمه توسط شرکت بیمه ایجاد می‌شود.
این بیمه، نامه انتخاب شده را مستند می‌کند که عبارت اند از:
- ارزش حمل و نقل
- ارزش بیمه شده
- حق بیمه
و در صورت بروز خسارت‌های احتمالی توسط فرد یا افراد ذی‌نفع استفاده خواهد شد.
8-3# سفته
بر اساس ماده 307 قانون تجارت، سفته، سندی است که صادرکننده بر اساس آن متعهد می‌شود در تاریخ معین یا به صورت عندالمطالبه مبلغی را به شکل ارز یا حامل به شخص معین بپردازد.
ضمناً باید بدانیم که دارنده سفته باید در مدت زمان معین نسبت به وصول آن اقدام کند و در صورت عدم پرداخت وجه به وی، حداکثر نسبت به آن، به منظور درخواست یا اعتراض اقدام نماید.
دوره 10 روزه درخواست شکایتی است که علیه صادرکننده ثبت می‌شود و باید در برگه‌های مخصوص برای او ارسال شود.
9-3# برات
سندی است که به موجب آن صادرکننده به شخص دیگری دستور می‌دهد که در زمان معین یا در صورت تقاضا مبلغ معینی را به شخص ثالث یا حواله وی ارائه دهد.
باید بدانیم که برات، یکی از مهمترین ابزارهای پرداخت و اسناد تجاری است که نقش مهمی در به دست آوردن اعتبار لازم در معاملات داخلی و خارجی دارد.
کسی که به دیگری بدهکار است و نزد فردی که قبض پرداخت وی هنوز نرسیده است، می‌تواند تأدیه بدهی خود را به وسیله برات واگذار کند.
10-3# چک
چک سندی تجاری است که در آن ناشر می‌تواند مبلغی از موجودی حساب خود در بانک را در زمان معینی به شخص مورد نظر پرداخت کند.
طبق قانون، محل و تاریخ صدور و همچنین، مبلغ چک باید با حروف و اعداد در چک درج شود و به امضای صادرکننده برسد.
علاوه بر این، پرداخت آن نباید قولی داشته باشد.
11-3# گواهی تست محصول
این گواهی نشان می‌دهد که محصولات مذبور با استانداردهای فنی بین‌المللی یا ملی خاصی مانند کیفیت، ایمنی و مشخصات محصول مطابقت دارند و توسط آزمایشگاه‌های معتبر تهیه می‌شوند.
12-3# گواهی سلامت
گواهی سلامت، یک سند صادر شده توسط کشورهای دارای صلاحیت است.
هنگام صادرات محصولات کشاورزی یا غذایی برای تأیید این موضوع که آیا این محصولات با قوانین مربوطه در کشور صادرکننده مطابقت دارند و بررسی این موضوع که قبل از حمل و نقل آن محصول آیا مناسب مصارف انسانی و سالم هستند یا خیر، ارزیابی‌های لازم صورت می‌گیرند.
این نوع گواهی نامه توسط صادرکننده یا یک مرجع بازرسی تهیه خواهد شد.
13-3# گواهی بهداشت گیاهی
در اکثر موارد، یک الزام بین المللی وجود دارد، مبنی بر این که هر محموله ای که شامل گیاهان یا مواد کاشت وارداتی به یک کشور است، باید همراه با گواهی بهداشت گیاهی صادر شده، توسط کشور صادرکننده باشد.
این گواهینامه شامل ارزیابی‌های لازم مبنی بر این مورد است که محموله اساساً عاری از هرگونه بیماری و آفات است و با مقررات بهداشت گیاهی فعلی کشور واردکننده مطابقت داشته باشد.
در برخی از کشورها، درخواست این نوع گواهی باید توسط وزارت کشاورزی و شیلات انجام شود.
14-3# ATA Carnet
ATA Carnet یک سند گمرکی بین المللی است که به منظور دریافت پذیرش موقت بدون عوارض گمرکی برای کالاهایی که برای نمایشگاه‌ها استفاده می‌شوند، صادر می‌شود که شامل نمایشگاه‌های تجاری بین‌المللی، نمونه‌ها و تجهیزات حرفه ای در کشورهای امضاکننده کنوانسیون ATA است و توسط صادرکننده تهیه می‌شود.
15-3# فاکتور کنسولی
فاکتور کنسولی، سند مورد نیاز در برخی از کشورهای خارجی است و نشان دهنده اطلاعات محموله از قبیل موارد زیر است که باید توسط یک مقام کنسولی کشور واردکننده مستقر در کشور خارجی تأیید شده باشد و توسط مأموران گمرک کشور برای بررسی ارزش، مقدار و ماهیت محموله مورد بررسی قرار گیرد:
- فرستنده
- گیرنده
- شرح ارزش
- و مواردی از این قبیل
16-3# مقررات محلی
اگر صادرات دارید، باید بررسی شود که آیا اسناد خاصی در خارج از کشور برای رعایت مقررات محلی مورد نیاز است یا خیر.
به عنوان مثال، ممکن است به مدرکی نیاز داشته باشید که کالای شما مطابق با استانداردهای محصولات محلی آن منطقه باشد.
17-3# کالاهای خطرناک
کالاهای خطرناک نیز باید مدارک مخصوص به خود و مناسب را به همراه داشته باشند.
18-3# گواهی تولید
این گواهی مربوط به مواد یا انواع محصولات با استفاده از منابع پایدار یا روش‌های تایید شده (مانند منابع چوبی پایدار) است.
لازم است، گواهی ارائه شده منطبق با حمل بار در داخل یا خارج از مناطقی باشد که مقررات مربوط به تولید ممکن است در آنها اعمال شود.
19-3# گواهی کشتی
هدف اصلی این گواهی، تأیید مالکیت یک کشتی است.
همچنین جزئیات خاصی مانند سن و نحوه نگهداری محصولات یا کالاها در کشتی را ارائه می‌دهد.
این گواهی معمولاً به عنوان بخشی از الزامات اعتبار اسنادی درخواست می‌شود.
20-3# بارنامه
بارنامه، قراردادی است که در حمل و نقل تجاری استفاده می‌شود و به عنوان موارد زیر عمل می‌کند:
- رسید خدمات بین صاحب کالا و حامل
- قرارداد برای طرفین
- سند مالکیت
فروشنده باید قبض صادرات کالا در داخل و خارج از کشور را ارائه کند و خریدار باید بارنامهای را به عنوان مدرک مالکیت برای در اختیار گرفتن کالا به متصدی حمل نشان دهد.
انواع مختلفی از بارنامه‌ها وجود دارند که عبارت اند از:
- مستقیم
- سفارشی
- قابل مذاکره
- بند
- الکترونیکی
4# علت اهمیت اسناد تجاری
کسب و کارها از اسناد قراردادی مانند سفارش‌های خرید، فاکتورها و اسناد حمل و نقل برای تعیین قوانین اعمال شده و کاهش میزان ریسک احتمالی در هر کسب و کاری استفاده می‌کنند.
این اسناد همچنین به منظور اطمینان از مطابقت معامله با تمام قوانین مربوطه، بسیار حائز اهمیت هستند.
اطمینان از تکمیل تمام اسناد تجاری مورد نیاز هر دو طرف برای یک معامله موفق، ضروری است.
مدارک نادرست یا ناکافی می‌تواند یک تراکنش را به تأخیر بیاندازد یا منجر به مشکلاتی در پرداخت سریع یا کیفیت آنها شود.
یک قرارداد تجاری مشخص می‌کند که معامله به چه اسنادی نیاز دارد.
اسناد به دلایل مختلف برای انواع معاملات تجاری ضروری هستند.
5# نکات مهم در رابطه با اسناد تجاری
نکات مهمی که در ارتباط با اسناد تجاری باید به خاطر بسپارید، به صورت موارد زیر هستند:
- اطمینان حاصل کنید که یک قرارداد کاملاً به صورت کتبی بین سازمان شما و خریدار منعقد شده باشد و شامل جزئیات دقیق محل تحویل کالا و مسئولیت‌های لازم در هر قسمت از سفر باشد.
- اطمینان حاصل کنید با مدارک خاصی که برای دریافت کالا از گمرک و تخصیص عوارض و هزینه‌های مالیاتی مناسب نیاز دارید آشنا هستید و آنها را به همراه دارید.
- برای پوشش حمل و نقل کالا و بیمه در طول سفر به اسنادی نیاز دارید که همواره باید در دسترس شما باشند.
- کاغذبازی مناسب می‌تواند بخش مهمی از مکانیسم پرداخت باشد.
- الزامات کشوری که کالا از آن صادر می‌شود و کشوری که کالا به آن وارد می‌شود، از دیگر مواردی است که باید در نظر گرفته شوند.
درباره نویسنده : فریبا صالح
نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.
