اگر شما قصد مهاجرت به شیوه های کاری یا تحصیلی داشته باشید و یا در موسسه ای فعال باشید که با موسسات خارج از کشور در ارتباط هستند حتما باید با نحوه صحیح نوشتن ایمیل انگلیسی آشنا باشید.
ارسال ایمیل برای برقراری ارتباط از سالیان سال پیش تا به امروز یکی از انتخاب های مطمئن و همیشگی بوده است.
امروزه ایمیل ها تقریبا جایگزین مکاتبات و نامه های رسمی شده اند.
پس به خاطر داشته باشید که تمامی نکات و اصولی که در مکاتبات رسمی انگلیسی باید رعایت شوند، در مورد ایمیل ها نیز صادق هستند و باید به کار روند.
برای نوشتن یک ایمیل به زبان انگلیسی باید به نکات مهمی توجه داشته باشید که
علاوه بر انتقال مطالب و مفاهیم موردنظرتان به صحیح ترین وجه ممکن، تاثیرگذاری کافی را نیز بر خواننده داشته باشید.
همراه ما باشید تا با این نکات مهم و اصول نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی آشنا شوید.
1# انواع ایمیل
به طور کلی می توان ایمیل را به دو صورت زیر تقسیم بندی کرد:
- ایمیل رسمی: در ایمیل رسمی؛ مراکز دولتی، دانشگاهی، مؤسسات و شرکت ها به دلایل زیر مورد خطاب قرار می گیرند:
- درخواست های شغلی
- بیان شکایات
- بیان نیازهای دو نهاد دولتی و شرکتی
- ارائه درخواست استخدام
- ایمیل غیر رسمی: همان طور که از نام آن مشخص است شامل نامه نگاری های دوستانه و خانوادگی می شود.
به علت نزدیکی مخاطب ایمیل با فرستنده ایمیل های غیررسمی، نوشتن ایمیل انگلیسی دوستانه آسان و راحت است؛
ولی نوشتن ایمیل رسمی کمی به دقت و تلاش نیاز دارد.
2# ساختار نوشتن ایمیل انگلیسی رسمی
برای نوشتن ایمیل انگلیسی باید یک ساختار و چارچوب کلی را رعایت کنیم.
قسمت های اصلی ساختار محتوای ایمیل های رسمی شامل سه بخش زیر هستند:
- مقدمه
- متن اصلی
- پایان بندی
که هر یک از این سه بخش دارای اجزای متفاوتی هستند که در ادامه آن ها را توضیح می دهیم.
برای آشنایی با سایر بخش های یک ایمیل رسمی می توانید از محتوای بسته آموزشی جامع نامه اداری انگلیسی نماتک استفاده بفرمایید.
پیش از شروع نوشتن ایمیل توجه داشته باشید که عنوان (Subject) اولین بخشی است که
گیرنده ایمیل می خواند و اگر این عبارت مناسب انتخاب نشده باشد ممکن است حتی بدون باز کردن ایمیل شما، آن را حذف کنند.
عنوان باید به صورت شفاف و کامل موضوع تمام ایمیل شما را شامل شود و
در عین حال توجه خواننده را جلب کند.
عنوان همیشه به صورت چپ چین و در گوشه بالا سمت چپ نوشته می شود.
به طور کلی می توان گفت برای رسمی تر نوشتن ایمیل انگلیسی باید عنوان و تاریخ و زمان را بیان کرد؛
در حالی که در ایمیل غیر رسمی عنوان کلی بدون ذکر تاریخ و زمان نوشته می شود.
1-2# مقدمه ایمیل (Introduction)
1) سلام و احوال پرسی (greeting)
برای نوشتن بخش مقدمه ایمیل بر اساس اینکه مخاطب شما چه شخصی است و
میزان آشنایی با او، می توانید یکی از روش های بیان سلام و احوال پرسی را استفاده کنید.
همیشه به خاطر داشته باشید که هیچ تفاوتی ندارد شما به چه شخصی ایمیل می زنید یا نوع ایمیل شما چیست، استفاده از یک روش مناسب برای سلام ابتدای نامه نشانگر ادب شماست.
برای مثال اگر می دانید اسم مخاطب چیست، می نویسید:
- Dear Mr/Mrs/Ms …
و اگر اسم شخص گیرنده را نمی دانید می توان نوشت:
- Dear Sir/Madam
اگر مخاطب شما گروهی از افراد می باشند؛ بهتر است به صورت گروهی مورد خطاب قرار گیرند.
لازم به ذکر می باشد که اگر نام مخاطب خود را می دانید، ایمیل خود را با ذکر نام وی آغاز کنید؛
اما در صورتی که نام وی را نمی دانید، بهتر است سمت او را بنویسید.
و در نهایت اگر هیچ اطلاعی از نام یا سمت مخاطب خود ندارید،
می توانید با عبارت “To whom it may concern” شروع به نوشتن ایمیل انگلیسی خود کنید.
2) جمله مقدماتی (introductory sentence)
در ادامه بعد از بخش greeting باید جملات معرفی و مقدمه اصلی را بنویسید.
برای نوشتن این بخش توجه بسیار داشته باشید که استفاده از جملات طولانی معمولا مخاطب را خسته می کند و
باید بخش مقدمه در کمال کوتاهی، بسیار کامل و استوار بر موضوع ایمیل باشد.
با توجه به اینکه موضوع ایمیل شما چیست جملات بسیار متنوع و محترمانه ای را می توان در ابتدای این بخش به کار گرفت.
در زیر چند نمونه از این عبارات را مرور می کنیم.
- I am writing with regard to… (email subject)
- I am writing in connection with… (email subject)
- I am writing in reference to…
اگر ایمیل را برای ارسال اطلاعات می نویسید می توانید از عبارات زیر استفاده کنید.
- I am writing to let you know…
- I am delighted to tell you… (برای بیان اخبار خوب)
- I regret to inform you that… (برای بیان اخبار بد)
و درصورتیکه در حال پاسخ به یک ایمیل هستید می توانید از موارد زیر استفاده کنید.
- I am writing in response to…
- I am writing in reply to…
- I am writing to thank you for… (برای تشکر از مطلبی که در ایمیل قبلی ذکر شده)
2-2# متن اصلی ایمیل (Body of the text)
برای نوشتن متن و بدنه اصلی ایمیل فرمول خاصی وجود ندارد و
بر اساس هدف شما از نوشتن ایمیل می تواند مدل های بسیار متنوعی داشته باشد.
اما چند اصل اساسی برای همه کاربری های متفاوت از ایمیل وجود دارد که باید به آن ها توجه داشته باشید.
- تا جای ممکن متن را با جملات کوتاه و در پاراگراف های کوتاه بنویسید
- از به کار بردن علائم و کلمات اختصاری خودداری کنید
- متن رو به دو یا سه پاراگراف مجزا تبدیل کنید که برای خواننده قابل فهم باشد
- سعی کنید در نوشتن متن به فرهنگ و ادبیات انگلیسی توجه ویژه ای داشته باشید
- بعد از تمام شدن متن حتما یک بار آن را مرور کنید تا هرگونه غلط املایی و گرامری ممکن را حذف کنید.
در انتها با توجه به درخواستی که در ایمیل دارید می توانید یکی از جملات زیر را برای دعوت به انجام کاری استفاده کنید.
- I look forward to hearing from you soon
- Thank you in advance
- For further information, please do not hesitate to contact me
- Please let me know if you have any questions
- Thanks for your attention
3-2# پایان بندی ایمیل (Conclusion)
در آخرین بخش ایمیل نیز شما باید با عبارات محترمانه از خواننده ایمیل تشکر کنید.
برای نوشتن ایمیل انگلیسی به صورت رسمی به جهت افزایش تاثیر نامه خود مانند عبارت های آغازین نامه از جملات مشخصی استفاده کنید.
این بخش فرصتی در اختیار شما قرار می دهد که به بیان جایگاه خود به خواننده بپردازید.
این امر موجب افزایش تاثیر ماندگاری محتویات نامه با به کارگیری اصول صحیح پایانی نامه می شود.
و در نهایت یک خداحافظی کوتاه و صمیمانه قرار دهید.
شکل صحیح خداحافظی بستگی به میزان صمیمیت شما با گیرنده دارد و
در نوشتن ایمیل انگلیسی از عبارت های زیر استفاده می شود:
- Best regards
- Kind regards
- Yours faithfully (اگر اسم مخاطب را نمی دانید)
- Yours sincerely (اگر اسم مخاطب را می دانید)
- Regards
- yours sincerely
- yours cordially
- Respectfully
- Best
- your student
پایانی ترین بخش ایمیل شامل امضای ایمیلی (Signature) است و
لازم است شامل این موارد باشد:
- نام و نام خانوادگی فرستنده ایمیل
- عنوان شغلی
- اطلاعات مرتبط درباره موقعیت شغلی
3# نکات کلی نوشتن ایمیل انگلیسی
- از این که نوشتن ایمیل ضروری است، اطمینان حاصل کنید.
به عبارت دیگر مطمئن شوید سریع ترین و آسان ترین راه برای برقراری ارتباط با طرف مقابل ایمیل زدن می باشد. - یک ایمیل شخصی و یک ایمیل جداگانه برای کسب و کار خود داشته باشید.
- ایمیل خود را به صورت واضح، مؤدبانه و مختصر بنویسید.
- هنگام عصبانیت ایمیل ننویسید.
- هنگام نوشتن ایمیل انگلیسی خود از جملات کوتاه استفاده کنید.
- از گزینه به اشتراک گذاری ایمیل با دیگران یا نوشتن یک ایمیل و فرستادن آن به همه مخاطب هایتان استفاده نکنید.
- از فردی انگلیسی زبان بخواهید در صورت امکان ایمیلتان را بررسی کند یا خودتان قبل از ارسال ایمیلتان را بخوانید.
- آدرس ایمیلتان را برای تمامی گیرندگان چک کنید.
- ایمیل نباید بیشتر از 5 پاراگراف باشد و در هر پاراگراف نیز نباید بیش تر از 5 جمله باشد.
- بین هر پاراگراف و پاراگراف بعدی باید یک خط فاصله گذاشته شود.
 |
درباره نویسنده : فاطمه یافتیان
نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.
