در جامعه امروز، ارتباطات بین المللی نقشی اساسی در زندگی کاری ما دارند که
در این میان اصول نامه نگاری انگلیسی نیز نقش قابل توجهی را ایفا می کند؛
چرا که نامه نگاری هنوز کانال اصلی و رسانه در ارتباطات رسمی است.

اما دسته بندی نامه ها به چه صورتی انجام می شود؟ تفاوت نامه های رسمی و غیر رسمی در چیست؟
اصول نامه نگاری به زبان انگلیسی چیست؟ چه نکاتی در نوشتن نامه می بایست مورد توجه قرار بگیرد؟

برای اطلاع از این موارد در ادامه با ما همراه باشید.

1# انواع نامه ها

نامه ها به طور کلی دو نوع هستند؛ یعنی نامه های رسمی و نامه های غیر رسمی.

اما چند نوع نامه نیز وجود دارد که بر اساس محتوای آن ها طبقه بندی می شوند.

به عنوان مثال تشریفات، هدف نامه نگاری و غیره می توانند این اهداف باشند.

انواع نامه ها

بر این اساس برخی از انواع نامه ها عبارتند از:

1-1# نامه های رسمی

این نوع نامه، از یک الگوی خاص و رسمی پیروی می کند.

نامه های رسمی ماهیتی کاملا حرفه ای دارند و مستقیما به موضوعات مربوطه می پردازند.

هر نوع نامه تجاری یا نامه به مقامات در این گروه قرار می گیرند.

2-1# نامه های غیررسمی

این نامه ها شخصی هستند، نیازی به پیروی از هیچ الگوی خاصی ندارند و
یا به هیچ تشریفاتی پایبند نیستند.

نامه های غیر رسمی حاوی اطلاعات شخصی هستند و
در آن ها نیازی به رعایت تمام اصول نامه نگاری انگلیسی نیست؛ زیرا صرفا یک مکالمه کتبی دوستانه هستند.

نامه های غیررسمی معمولا برای افراد با روابط نزدیک نوشته می شود؛ ازجمله:

  • دوستان
  • آشنایان
  • اقوام
  • و غیره

3-1# نامه های تجاری

رعایت اصول نامه نگاری انگلیسی در نامه های بین المللی این حوزه بسیار حائز اهمیت است.

نامه های تجاری به طور کلی شامل اطلاعات تجاری هستند:

  • نقل قول ها
  • سفارشات
  • شکایات
  • ادعاها
  • نامه های مربوط به مجموعه ها
  • و غیره

این نامه ها همیشه کاملا رسمی هستند و از ساختار و الگوی تشریفاتی پیروی می کنند.

4-1# نامه های اداری

این نوع نامه ها معمولا برای اطلاع دفاتر، شعب و زیردستان از قوانین جدید و اطلاعات رسمی نوشته می شود؛ مانند:

  • قوانین
  • مقررات
  • رویه ها
  • رویدادها
  • یا هرگونه اطلاعات دیگر اداری یا سازمانی

نامه های اداری نیز ماهیتی رسمی دارند و از ساختار و اصول خاصی پیروی می کنند.

5-1# نامه های اجتماعی

نامه های اجتماعی نامه های شخصی هستند که به مناسبت یک رویداد خاص نوشته می شوند.

این رویداد ممکن است یکی از موارد زیر باشد.

  • تبریک
  • تسلیت
  • دعوت نامه
  • و غیره

6-1# بخشنامه ها

نامه ای که اطلاعات را به تعداد زیادی از سازمان ها یا افراد مختلف اعلام می کند، بخشنامه نام دارد.

این نامه برای گروه بزرگی از افراد ارسال می شود تا به برخی از اطلاعات مهم و ضروری دسترسی پیدا کنند؛ مانند:

  • تغییر آدرس
  • تغییر در مدیریت
  • تغییر در روال کار
  • بازنشستگی شریک
  • و غیره

2# اصول نامه نگاری انگلیسی چیست؟ (Principles of English Correspondence)

قبل از ظهور فناوری مدرن ارتباطات، هنر نوشتن نامه یک نیاز مهم تلقی می شد.

امروزه نیز نامه ها هم در فضای کاری و هم در زندگی شخصی ما وسیله مهم ارتباطی است؛
بنابراین اجازه دهید خودمان را با تفاوت های ظریف نامه نویسی آموزش دهیم.

1-2# اصول نامه نگاری انگلیسی در نامه های غیر رسمی

  • نام و آدرس خود را کامل بنویسید؛ حتی اگر نامه غیر رسمی باشد.
  • نامه خود را در پاراگراف های کوتاه تقسیم کنید.
  • نوشته خود را ساده نگه دارید.
  • اگر در حال نوشتن نامه عذرخواهی یا نامه ای برای تسلیت گفتن هستید، واژه ها را به خوبی انتخاب کنید.
  • بیشتر افراد نامه را با عباراتی مانند با احترام، با عشق، با آرزوی بهترین ها، مراقب خودت باش و غیره به انتها می رسانند.

تصویر زیر یک قالب کامل برای نوشتن نامه های غیر رسمی است. به بخش های مختلف آن توجه کنید.

اصول نامه نگاری انگلیسی در نامه های غیر رسمی

2-2# اصول نامه نگاری انگلیسی در نامه های رسمی

اجازه دهید هنگام نوشتن نامه های رسمی چند قانون اساسی را مرور کنیم:

  • قبل از شروع نامه باید نام، آدرس و تاریخ نوشته شدن نامه را به طور کامل بنویسید.
  • شخصی که به او نامه می نویسید را با نام و نام خانوادگی صحیح خطاب کنید.
  • همیشه توصیه می شود نامه را با “Respected Sir/Madam” یا “Dear Sir/Madam” شروع کرده و سپس نام و آدرس را ذکر کنید.
  • قبل از شروع به نوشتن نامه باید هدف نامه را در یک سطر با عنوان “موضوع” بیان کنید.
  • نامه شما باید بسیار واضح باشد و فقط اطلاعات لازم را ارائه دهد.

تصویر زیر یک قالب کامل برای نوشتن نامه های رسمی است. به بخش های مختلف آن توجه کنید.

اصول نامه نگاری انگلیسی در نامه های رسمی

3# نکات مربوط به نوشتن متن در اصول نامه نگاری انگلیسی

اکنون که اصول برقراری ارتباط از طریق نامه و انواع نامه را آموختیم،
بهتر است روی نکات نوشتن محتوای نامه در اصول نامه نگاری انگلیسی تمرکز کنیم.

نکات مربوط به نوشتن نامه

1-3# مشخص کردن نوع نامه اولین گام اصول نامه نگاری انگلیسی

شما باید بتوانید نوع نامه ای را که می خواهید بنویسید شناسایی کنید.

نوع نامه توسط شخصی که نامه به او ارسال می شود و اطلاعاتی که از طریق نامه منتقل می شود تعیین خواهد شد.

فرض کنید شما برای درخواست مرخصی به مدیر کالج خود نامه می نویسید.

این یک نامه رسمی است؛ اما اگر پس از مدت ها به استاد قدیمی دانشگاه خود نامه می نویسید،
این یک نامه شخصی (غیر رسمی) خواهد بود.

2-3# تعیین هدف اصلی نامه

هنگامی که شروع به نوشتن کردید، مطمئن شوید که در اسرع وقت به اصل موضوع رسیده اید.

به ویژه در نامه های رسمی بسیار مهم است که بلافاصله هدف نامه را روشن کنید.

3-3# برنامه ریزی برای نوشتن نامه

نوشتن نامه های رسمی و تجاری باید به درستی برنامه ریزی شود. نویسنده باید بداند که:

  • چه بگوید
  • چگونه بگوید
  • با چه کسی
  • در چه زمانی
  • چرا

بنابراین قبل از نوشتن نامه، شما باید اطلاعات مورد نیاز جهت رعایت اصول نامه نگاری انگلیسی را جمع آوری کنید.

ضمن این که می بایست قالب نامه مورد نیاز برای استفاده را بدانید.

4-3# بیان موضوعات به طور کاملا روشن و واضح

محتوای نامه باید در اولین قرائت توسط گیرنده مشخص و روشن باشد.

ایده های بیان شده باید منطقی به هم متصل شده باشند.

همچنین زبان باید ساده باشد. از عبارات طولانی و مبهم، کلمات تکراری و عبارات طولانی استفاده نکنید.

علاوه بر این اصطلاحات خاص نباید استفاده شوند. اصطلاحات فنی نیز باید در موارد ضروری مورد استفاده قرار گیرند.

5-3# لحن نامه یکی از مهمترین گام های اصول نامه نگاری انگلیسی

نویسنده باید دیدگاه گیرنده، ذهنیت و غیره را در نظر بگیرد.

برای این نویسنده باید “نگرش شما” را اتخاذ کند و خود را جای دریافت کننده بگذارد.

در یک نامه همیشه می بایست ادب و ملاحظه مورد نظر قرار گیرد.

حتی اگر نامه شکایتی باشد، باید این نکته را با احتیاط و مودبانه بیان کنید.

6-3# طول نامه

عامل مهم دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد، طول نامه ای است که می نویسید.

باید در نظر داشت که نامه های رسمی به طور کلی دقیق، کوتاه و مختصر هستند.

نامه های رسمی طولانی، معمولا تاثیر مطلوبی بر خواننده ندارند.

طول نامه غیررسمی توسط پیام موجود در نامه و ارتباط با گیرنده تعیین می شود.

7-3# رعایت اصول نگارشی و گرامر در نامه نگاری انگلیسی

نامه نادرست برداشت ضعیفی از فرستنده ایجاد می کند. اگر محتوا درست نباشد، گیرنده گیج می شود.

رعایت اصول نگارشی و گرامر به گیرنده کمک می کند تا محتوای نامه را به درستی درک کند.

برخی از این اصول عبارتند از:

  • ساخت جمله صحیح
  • املا و علائم نگارشی صحیح
  • واژگان صحیح
  • لحن صمیمانه
  • سبک مناسب

مقاله بالا بخشی از مطالب گسترده لغات تخصصی مهندسی است.

برای یادگیری صفر تا صد این حوزه به آموزش جامع زبان صنعت نماتک مراجعه کنید.

برای مشاهده توضیحات کامل بسته کلیک کنید.

مشاهده بسته زبان صنعت
بسته زبان صنعت

اگر به دنبال یاد گرفتن مهارت بیشتر و افزایش درآمد هستید،

برای دریافت آموزش های رایگان مرتبط با حوزه علاقه‌مندی خود فقط کافیه فرم رو تکمیل کنید.

لطفا موبایل خود را وارد نمایید

نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.