بررسی تفاوت های پروژه و عملیات

برای دستیابی به اهداف یک مجموعه یا سازمان باید با تفاوت پروژه و عملیات به خوبی آشنا بود.

گاهی عدم شناسایی این تفاوت ها باعث سردرگمی برای انجام وظایف کارکنان در هر تیم می شود که
ممکن است باعث ایجاد خسارات و هزینه های متفاوتی شود.

در این مقاله به بررسی انواع مهم تفاوت های پروژه و عملیات می پردازیم.

با ما همراه باشید.

1# بررسی انواع تفاوت پروژه و عملیات

می توان گفت که در حالت کلی در سازمان ها فعالیت ها به دو شکل انجام می شوند که
شامل انجام عملیات و پروژه می باشد.

تشخیص تفاوت پروژه و عملیات در برخی از مواقع در روند کارها چندان آسان نیست اما
می توان این تفاوت ها را برشمرد.

1-1# مدت زمان اجرا

پروژه دارای زمان آغاز و پایان معینی بوده و فعالیتی موقت و خاص است.

در حالی که عملیات شامل کارهایی است که به صورت تکراری در یک سازمان در حال انجام است که
می توان به عملیات حسابداری و یا تولید اشاره نمود.

در سازمان ها این دو فعالیت در حال اجرا بوده و
عمدتا برای هر یک از منابع موجود، هزینه و بودجه ای توزیع و منظور می شود.

آن چه که در پروژه ها مطرح است، این است که
مطابق با دلایل و تقاضاهای متنوعی که در یک سازمان ایجاد می شود، پروژه ای آغاز خواهد شد.

پاسخ به نیازهای سازمان یا تقاضاهای بازار از جمله دلایل شکل گیری پروژه می باشد که
برای دستیابی به اهداف تعریف شده، لازم است که منابعی در زمانی مشخص در نظر گرفته شود.

2-1# نحوه رفتار در زمان تغییرات

آن چه که تفاوت پروژه و عملیات را در این جا نشان می دهد نحوه رفتاری است که
با تغییرات صورت می گیرد.

اجرای عملیات روزانه، می تواند کسب و کار و یا سازمانی را به حرکت درآورد و
به عبارتی روشن کننده چراغ یک سازمان هستند.

عمدتا گروه عملیاتی به خوبی شناسایی می کنند که
فرآیندهای اجرایی سازمان، برای رسیدن به نتایج تعریف شده آن دیگر مناسب نبوده و نیاز به تغییر دارند.

در حقیقت شناسایی تغییر در تیم عملیات اتفاق می افتد.

این را باید اشاره کنیم که افرادی که در عملیات حضور دارند، احتمالا دریابند که
برای ایجاد تغییر و تحول در سیستم و بهبود شرایط سازمان بایستی اقدام شود اما
برای اجرای آن تغییرات از مکانیسمی باید استفاده شود که در قالب پروژه خواهد بود.

این بدان معناست که تغییرات شناسایی شده توسط تیم عملیاتی، از طریق پروژه اجرایی می شود.

این یک فرآیند کامل است که در یک سازمان تغییرات ایجاد شده و
نهایتا در پروژه ها اجرا می شوند.

با تغییرات ایجاد شده در پروژه، تیم عملیاتی می تواند از منافع آن استفاده نماید.

3-1# کاهش ریسک و یا مدیریت آن

نکته دیگری که مطرح می شود این خواهد بود که گروه عملیاتی پیوسته مانع بروز خطرات عملیات خواهد بود.

برای آن که پروسه های تکراری در یک سازمان به خوبی صورت گیرد، لازم است که
ریسک ها کاهش یابند.

این درحالی است که در پروژه به جهت خاص بودن و نو بودنشان، ذاتا ریسک داشته و
در حال خلق کردن می باشد.

بر اساس تفاوت پروژه و عملیات در یک پروژه، مدیران جهت کسب نتایج بهتر، پیوسته در حال مدیریت و کنترل ریسک های منفی و مثبت می باشند.

بدین ترتیب در برخی از مواقع کاهش ریسک در برنامه قرار گرفته و
یا رویکرد مدیریت پروژه بر ریسک های مثبت باشد.

4-1# تفاوت پروژه و عملیات در محدودیت زمان یا بدون زمان بودن

لازم به ذکر است که در پروژه ها نقطه شروع و انتهایی را تعیین می کنند که
در این بازه زمانی گروه پروژه به همراه مدیریت آن، در تکمیل کردن پروژه فعالیت می کنند و
پس از اتمام آن، پروژه نیز منحل خواهد شد.

در صورتی که عملیات هرگز متوقف نشده و تا زمانی که برای کسب و کار و سازمان کاربردی باشد ادامه خواهد داشت.

5-1# قابلیت سرمایه گذاری بر اساس تفاوت پروژه و عملیات

به طور معمول، سرمایه گذاری در پروژه صورت می گیرد در حالی که
این شرایط در عملیات وجود ندارد.

عمدتا در عملیات و پروژه، مسائل مالی کاملا متفاوت هستند و
می توان در این خصوص تفاوت پروژه و عملیات را بررسی نمود.

این بدان معناست که در پروژه هزینه و بودجه سرمایه گذاری شده و
می توان گفت میزان سودهی یا زیان آن احتمالی است.

در صورتی که در عملیات حساب سود و زیان سازمان و کسب و کار به صورت مشخص قابل پیگیری خواهد بود.

البته می توان گفت این کار تخصصی بوده و نیاز به حضور مشاوران مالی دارد.

6-1# تفاوت پروژه و عملیات در تیم های عملکردی

توجه به این نکته لازم است که در پروژه تیم هایی فعالیت می کنند که
دارای چندین عملکرد هستند اما در عملیات این گونه نیست.

در ترکیب گروه های پروژه تفاوت زیاد است.

به طور معمول در پروژه ها تیم های کارشناسی بسیاری هستند که
طبق برنامه و هدف پروژه، کنار یکدیگر کار می کنند.

بدین ترتیب ایجاد انگیزه در چنین تیمی بسیار اهمیت دارد.

درک مشخصی از هدف برای کل گروه می تواند باعث شود که همگی بهترین تلاش را داشته باشند.

جهت بررسی تفاوت پروژه و عملیات، در گروه یک پروژه، افراد با نقش های مشخصی حضور دارند که
عناوین شغلی آن افراد نیست.

بلکه در قالب پروژه در موقعیت و مسئولیت معینی واقع شده اند.

در صورتی که در عملیات گروه های عملکردی حضور دارند که
هر یک کارشناس بوده و در دسته بندی های معینی قرار گرفته و کمتر با سایر دسته ها هم پوشانی دارند.

در عملیات افراد هدفی معین را برای نقشی که در سازمان دارند می شناسند.

2# مثال تفاوت پروژه و عملیات

گاهی ممکن است هنگامی که می خواهید تفاوت پروژه و عملیات را بررسی کنید، دچار سردرگمی شوید اما
برای آن که به خوبی متوجه این تفاوت گردید می توان آن را با مثالی شرح داد.

فرض کنید که می خواهید یک کارخانه صنعتی را راه اندازی کنید.

هنگامی که در کارخانه ماشین آلات صنعتی ساخته و راه اندازی می شود، پروژه به شمار می آید که
در مدتی معین انجام شده و یکبار خواهد بود.

اما زمانی که تولید شروع شده و قطعات و کالایی ساخته می شوند، عملیات محسوب می شود که
هر روز و به شکلی تکراری انجام خواهد شد.

علی رغم وجود تفاوت پروژه و عملیات به طور معمول این دو در کنار هم اجرا می شوند.

این امر باعث ایجاد تنش هایی نیز خواهد بود زیرا در پروژه ها سعی بر تغییر اوضاع بوده است.

3# بهره گیری از تیم عملیاتی در گروه یک پروژه

هنگامی که در یک سازمان از افراد خواسته می شود که وارد گروه پروژه شوند، دچار سردرگمی خواهند شد زیرا
نمی توانند بین مسئولیت و وظایف روزانه خود و انجام فعالیت های پروژه اولویت بندی لازم را ایجاد نمایند.

در صورتی که در پروژه به خوبی اهداف و تعهدات، توسط مدیر پروژه تعیین و تعریف شود، می تواند به افراد در ایجاد ارتباط بهتر و شناخت اولویت ها کمک زیادی کند.

نکته بسیار مهمی که اینجا مطرح است، ماندگاری یک کسب و کار است که
همواره اولویت داشته است.

عملیات ها می توانند هزینه های یک سازمان و کسب و کار را تامین کرده و
آن را زنده نگاه دارند.

در پروژه ها گاها به دلیل عدم تامین به موقع منابع به تعویق افتاده و یا اجرا نمی شوند.

زیرا همواره اولویت بر عملیات های روزانه در مراکز بوده است.

می توان گفت اگر عملیات های یک کسب و کار از میان برداشته شود، در حقیقت افرادی نیز نخواهند بود که
بتوانند پروژه ای را تعریف و یا اجرا نماید و این شاید نکته مهمی در تفاوت پروژه و عملیات باشد.