مدیریت کارکنان چیست؟ (بررسی ۷ نکته مهم)

نیروی انسانی متعهد یکی از مهمترین و ارزشمندترین دارایی‌های سازمان است و مدیریت کارکنان یکی از مهارت های ضروری برای هر مدیر و رهبر است.

بدون کارکنان متخصص، متعهد و خلاق، هیچ سازمانی نمی تواند به اهداف خود برسد و با رقبا رقابت کند.

در این مقاله، ما قصد داریم به تعریف مدیریت کارکنان و اهمیت آن بپردازیم و نکات مهم برای مدیریت مناسب کارکنان را توضیح دهیم.

ما سوالات زیر را پاسخ خواهیم داد:

• مدیریت کارکنان چیست؟
• چه چالش ها و مشکلاتی در مدیریت کارکنان وجود دارد؟
• چه مراحلی برای مدیریت کارکنان لازم است؟
• چه راهکارهایی برای بهبود مدیریت کارکنان وجود دارد؟

با ما همراه باشید.

1# مدیریت کارکنان چیست؟

کارکنان یکی از مهمترین و ارزشمندترین دارایی های یک سازمان هستند.

بنابراین، مدیریت کارکنان یکی از مهارت های ضروری برای هر مدیر و رهبر است.

مدیریت کارکنان به فرایندهای زیر گفته می شود:

• برنامه ریزی
• سازماندهی
• هدایت
• کنترل کارکنان در یک سازمان

مدیریت کارکنان به مدیران کمک می کند تا کارکنان را بهتر بشناسند، نیازها و انتظارات آنها را برآورده کنند و از توانایی ها و استعدادهای آنها بهره ببرند.

هدف اصلی مدیریت کارکنان افزایش بهره وری، کیفیت و رضایت کارکنان و در نتیجه افزایش عملکرد و رشد سازمان است.

2# نکات مهم برای مدیریت مناسب کارکنان

نکات مهم برای مدیریت مناسب کارکنان عبارت اند از:

1-2# انتخاب و جذب کارکنان مناسب

کارکنان مناسب آنهایی هستند که دارای شایستگی ها، مهارت ها، دانش و نگرش های لازم برای انجام وظایف خود در سازمان هستند.

انتخاب و جذب کارکنان مناسب به سازمان کمک می کند تا در هزینه ها و زمان صرفه جویی کند، کیفیت خدمات و محصولات را افزایش دهد، رضایت و وفاداری کارکنان را بالا ببرد و از رقبا پیشی بگیرد.

برای انتخاب و جذب کارکنان مناسب، مدیران باید چند مرحله را طی کنند:

• تعیین نیازها و الزامات شغلی: مدیران باید شرح شغل، شرایط کاری و معیارهای انتخاب را مشخص کنند.
• جستجو و تبلیغ شغل: در این مرحله، مدیران باید روش های مناسب برای جذب نامزدهای متقاضی را انتخاب کنند، مانند آگهی های رسانه ای، معرفی های داخلی، مراکز کاریابی و شبکه های اجتماعی.
• ارزیابی و انتخاب نامزدها: مدیران باید روش های مناسب برای ارزیابی صلاحیت و تطبیق نامزدها را انجام دهند، مانند دریافت رزومه، مصاحبه، آزمون و ارزیابی رفتاری.
• پیشنهاد و استخدام نامزدهای منتخب: در این مرحله، مدیران باید بر شرایط استخدام، حقوق و مزایا و قرارداد کاری با نامزدهای منتخب مذاکره و توافق کنند و آنها را به سازمان بپذیرند.

2-2# آموزش و توسعه کارکنان

آموزش و توسعه کارکنان به فرایند ارائه دانش، مهارت و توانایی های لازم به کارکنان برای انجام وظایف خود با بهترین شکل ممکن اطلاق می شود.

آموزش و توسعه کارکنان به سازمان کمک می کند تا عملکرد و بهره وری کارکنان را افزایش دهد، کیفیت خدمات و محصولات را بهبود ببخشد، نوآوری و خلاقیت را تشویق کند و از رشد و پیشرفت کارکنان حمایت کند.

برای آموزش و توسعه کارکنان، مراحل لازم عبارت اند از:

• تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی: در این مرحله، مدیران باید نقاط ضعف و قوت، نیازها، انتظارات، اهداف و راهبردهای کارکنان را شناسایی و ارزیابی کنند.
• طراحی برنامه آموزشی: در این مرحله، مدیران باید محتوا، روش ها، منابع، زمان بندی و ارزیابی برنامه آموزشی را تعیین و تنظیم کنند.
• اجرای برنامه آموزشی: در این مرحله، مدیران باید برنامه آموزشی را به کارکنان ارائه دهند و آن را اجرایی کنند.
  این برنامه می تواند به صورت داخلی یا خارجی، حضوری یا غیرحضوری، گروهی یا انفرادی و تئوری یا عملی باشد.
• ارزیابی و پیگیری برنامه آموزشی: در این مرحله، مدیران باید نتایج و تأثیرات برنامه آموزشی را بر روی دانش، مهارت، رفتار و عملکرد کارکنان اندازه گیری و ارزیابی کنند و در صورت نیاز اصلاحات و بهبودهای لازم را انجام دهند.

3-2# ارزیابی و پاداش دهی کارکنان

ارزیابی و پاداش دهی کارکنان به فرایند اندازه گیری و ارزش گذاری بر روی عملکرد و رفتار کارکنان و ارائه انگیزه ها و تشویق های مناسب به آنها اطلاق می شود.

ارزیابی و پاداش دهی کارکنان به سازمان کمک می کند تا نقاط ضعف و قوت، مشکلات و فرصت ها و نتایج و پیشرفت های کارکنان را شناسایی کند و بهبود ببخشد، بازخورد و راهنمایی به کارکنان بدهد، اهداف و استانداردها را مشخص و هماهنگ کند و از تلاش و مشارکت کارکنان قدردانی کند.

برای ارزیابی و پاداش دهی کارکنان، مدیران باید چند مرحله را طی کنند:

• تعیین معیارها و روش های ارزیابی: در این مرحله، مدیران باید معیارها و روش هایی را برای اندازه گیری و ارزیابی عملکرد و رفتار کارکنان انتخاب کنند.
  این معیارها و روش ها می توانند به صورت کمی یا کیفی، مستمر یا دوره ای و انفرادی یا گروهی باشند.
• اجرای فرایند ارزیابی: در این مرحله، مدیران باید فرایند ارزیابی را بر اساس معیارها و روش های انتخاب شده انجام دهند.
  این فرایند می تواند شامل مشاهده، مصاحبه، گزارش، پرسشنامه و نظرسنجی باشد.
• ارائه بازخورد و راهنمایی: در این مرحله، مدیران باید بازخورد و راهنمایی مناسب و سازنده را به کارکنان بدهند.
  این بازخورد و راهنمایی باید شامل تقدیر و تشکر از نقاط قوت، انتقاد و پیشنهاد برای نقاط ضعف و تعیین اهداف و برنامه های بهبود باشد.
• تعیین سیستم پاداش: در این مرحله، مدیران باید سیستم پاداش مناسب و عادلانه را برای کارکنان تعیین کنند.
  این سیستم پاداش باید شامل پاداش های مالی و غیرمالی، عملکردی و رفتاری، فردی و گروهی و کوتاه مدت و بلند مدت باشد.

4-2# ارتباط و همکاری با کارکنان

ارتباط و همکاری با کارکنان به فرایند تبادل اطلاعات، افکار و احساسات بین مدیران و کارکنان و مابین خود کارکنان اطلاق می شود.

ارتباط و همکاری با کارکنان به سازمان کمک می کند تا اطلاعات و دانش را به اشتراک بگذارد، هماهنگی و همدلی را ایجاد کند، تصمیم گیری و حل مسئله را بهبود بخشد، اعتماد و احترام را تقویت کند و تعهد شغلی و مسئولیت پذیری را افزایش دهد.

مراحل لازم برای ارتباط و همکاری با کارکنان عبارت اند از:

• تعیین رسانه ها و کانال های ارتباطی: در این مرحله، مدیران باید رسانه ها و کانال هایی را برای ارتباط با کارکنان انتخاب کنند.
  این رسانه ها و کانال ها می توانند به صورت شفاهی یا کتبی، رسمی یا غیررسمی و یک طرفه یا دو طرفه باشند.
• ارسال و دریافت پیام: در این مرحله، مدیران باید پیام های خود را به کارکنان ارسال کنند و پیام های کارکنان را دریافت کنند.
  این پیام ها باید شامل محتوا، زبان، لحن و زمان مناسب باشند.
• تفسیر و پاسخ به پیام: در این مرحله، مدیران باید پیام های کارکنان را تفسیر کنند و به آنها پاسخ دهند.
  این تفسیر و پاسخ باید شامل درک، ارزش گذاری، تأیید و انعکاس باشد.
• برقراری ارتباط دو سویه: در این مرحله، مدیران باید ارتباط دو سویه را با کارکنان برقرار کنند.
  این ارتباط دو سویه باید شامل گوش دادن، پرسیدن، بحث کردن و مشارکت کردن باشد.

5-2# رهبری و الهام بخشی به کارکنان

رهبری و الهام بخشی به کارکنان به فرایند تأثیرگذاری بر روی کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمانی و شخصی اطلاق می شود.

رهبری و الهام بخشی به کارکنان به سازمان کمک می کند تا جهت و روشنی را به کارکنان بدهد، انگیزه و اشتیاق را در کارکنان ایجاد کند، توانمندسازی و خودکارآمدی را در کارکنان تقویت کند و تعالی و کارآفرینی را در کارکنان ترویج کند.

برای رهبری و الهام بخشی به کارکنان، مدیران باید چند مرحله را طی کنند:

• تعیین سبک و رویکرد رهبری: در این مرحله، مدیران باید سبک و رویکرد رهبری خود را بر اساس شخصیت، محیط و شرایط خود تعیین کنند.
  این سبک و رویکرد رهبری می تواند به صورت اتوریته ای، دموکراتیک یا مشارکتی باشد.
• تعیین اهداف و استراتژی های رهبری: در این مرحله، مدیران باید اهداف و استراتژی های رهبری خود را بر اساس نیازها، انتظارات و اولویت های خود و کارکنان تعیین کنند.
  این اهداف و استراتژی های رهبری باید شامل بینش، رویا، ماموریت و ارزش ها باشند.
• اجرای فعالیت های رهبری: در این مرحله، مدیران باید فعالیت های رهبری خود را بر اساس سبک و رویکرد، اهداف و استراتژی های رهبری انجام دهند.
  این فعالیت های رهبری می توانند شامل راهنمایی، تشویق، حمایت، مشورت، همفکری و هماهنگی باشند.

6-2# حل مسائل و تعارضات کارکنان

حل مسائل و تعارضات کارکنان به فرایند شناسایی، تحلیل و رفع مشکلات و اختلافات بین مدیران و کارکنان و بین خود کارکنان اطلاق می شود.

حل مسائل و تعارضات کارکنان به سازمان کمک می کند تا از اثرات منفی مشکلات و تعارضات بر روی روابط، همکاری و عملکرد کارکنان جلوگیری کند، رضایت و اعتماد کارکنان را حفظ کند و افزایش دهد و از یادگیری و بهبود کارکنان بهره ببرد.

مراحل لازم برای این مورد عبارت اند از:

• شناسایی مسئله یا تعارض: در این مرحله، مدیران باید مسئله یا تعارض را به صورت واضح و دقیق تعریف کنند.
  این مسئله یا تعارض می تواند مربوط به اهداف، وظایف، منابع، روش ها، ارزش ها یا احساسات باشد.
• تحلیل علل و عوامل: در این مرحله، مدیران باید علل و عوامل موثر بر مسئله یا تعارض را شناسایی و تحلیل کنند.
  این علل و عوامل می توانند مربوط به سازمان، مدیر، کارکنان یا محیط باشند.
• ارائه راهکارها و گزینه ها: در این مرحله، مدیران باید راهکارها و گزینه های مختلف برای حل مسئله یا تعارض را ارائه و بررسی کنند.
  این راهکارها و گزینه ها باید شامل مزایا و معایب، هزینه ها و منافع، و احتمال موفقیت باشند.
• تصمیم گیری و اجرای راهکار: در این مرحله، مدیران باید راهکار مناسب و قابل پذیرش برای حل مسئله یا تعارض را انتخاب و اجرا کنند.
  این راهکار باید شامل توافق، همکاری، تعدیل یا رقابت باشد.
• ارزیابی و پیگیری راهکار: در این مرحله، مدیران باید نتایج و تأثیرات راهکار را بر روی رضایت، همکاری و عملکرد کارکنان اندازه گیری و ارزیابی کنند و در صورت نیاز اصلاحات و بهبودهای لازم را انجام دهند.

7-2# ایجاد فرهنگ و ارزش های سازمانی

فرهنگ و ارزش های سازمانی به مجموعه ای از باورها، نگرش ها، رفتارها و قواعدی اطلاق می شود که در یک سازمان وجود دارند و روی کارکنان تأثیر می گذارند.

فرهنگ و ارزش های سازمانی به سازمان کمک می کنند تا هویت و مشخصه خود را ایجاد و حفظ کند، انسجام و همبستگی را بین کارکنان افزایش دهد، اعتماد و تعهد را در کارکنان تقویت کند و از اهداف و رسالت سازمان حمایت کند.

برای ایجاد فرهنگ سازمانی، مدیران باید چند مرحله را طی کنند:

• تعیین فرهنگ و ارزش های مورد نظر: در این مرحله، مدیران باید فرهنگ و ارزش هایی را که می خواهند در سازمان خود داشته باشند، تعیین کنند.
  این فرهنگ و ارزش ها باید شامل مفاهیم، اصول و استانداردهای مهم و معنادار باشند.
• انتشار و ترویج فرهنگ و ارزش های مورد نظر: این انتشار و ترویج می تواند شامل اطلاع رسانی، آموزش، نمونه برداری، تشویق و تقویت باشد.
• ارزیابی و انطباق فرهنگ و ارزش های واقعی: در این مرحله، مدیران باید فرهنگ و ارزش هایی را که در سازمان واقعا وجود دارد، ارزیابی کنند و انطباق دهند.
  این ارزیابی و انطباق باید شامل مشاهده، پرسشنامه، مصاحبه و گزارش باشد.
• بهبود و تغییر فرهنگ و ارزش های واقعی: در این مرحله، مدیران باید فرهنگ و ارزش های واقعی را با فرهنگ و ارزش های مورد نظر مقایسه کنند و در صورت نیاز بهبود و تغییرات لازم را انجام دهند.
  این بهبود و تغییر می تواند شامل اصلاح ساختار، فرآیند، سیاست و نقش های سازمانی، تغییر رفتار، نگرش و ارزش های مدیران و کارکنان و ایجاد رویدادها، سنت ها و نمادهای سازمانی باشد.