مشارکت کارکنان به چه معناست و چه تاثیری بر عملکرد سازمانی دارد؟

مشارکت کارکنان سنگ بنای مدیریت کیفیت جامع است که می‌تواند فرهنگ کیفیت و عملکرد سازمان را متحول کند.

با مشارکت دادن کارکنان در تصمیم‌گیری، حل مسئله و بهبود فرایندها، سازمان‌ها می‌توانند تعامل، خلاقیت و رضایت شغلی را افزایش دهند.

این رویکرد مشارکتی نه‌تنها منجر به محصولات و خدمات با کیفیت بالاتر می‌شود؛ بلکه فرهنگ شفافیت و اعتماد را نیز پرورش می‌دهد.

همزمان با حرکت سازمان‌ها در چشم‌انداز کسب‌وکار که دائماً در حال تغییر است، پذیرش مشارکت کارکنان در مدیریت کیفیت جامع می‌تواند راه را برای موفقیت بلندمدت و بهبود مستمر هموار کند.

این مقاله بر بررسی جنبه‌های مختلف مشارکت کارکنان و TQM در ساخت یک سازمان موفق تأکید می‌کند.

1# مشارکت کارکنان چیست؟

مشارکت کارکنان چیزی بیش از صرفاً یک یا دو ایده از سوی یکی از کارکنان است.

این اصطلاح به کمک کارکنان به یک سازمان در انجام مأموریت و دستیابی به اهدافش با به‌کارگیری ایده‌ها، تخصص و تلاش‌های خود برای حل مشکلات و تصمیم‌گیری‌ها تفسیر می‌شود.

مشارکت کارکنان تضمین می‌کند که از طریق یک فرایند تصمیم‌گیری مشارکتی، هم کارکنان و هم تیم رهبری مسئول موفقیت کلی سازمان هستند.

برای دستیابی به این هدف، مشارکت کارکنان همیشه با هدف و مقصدی در ذهن انجام می‌شود.

کارکنانی که مایل به‌ اشتراک‌گذاری ایده‌ها و دیدگاه‌های خود هستند، باید بدانند که چرا این کار را انجام می‌دهند و چگونه بر کسب‌وکار تأثیر خواهد گذاشت.

با توجه به این نکته، کسب‌وکار باید به طور فعال مشارکت کارکنان را تسهیل کند.

یک سازمان نمی‌تواند صرفاً منتظر بماند تا کارکنانش بینش‌های خود را ارائه دهند، آن‌ها باید یک استراتژی و ساختار خاص داشته باشند تا کارکنان را تشویق کنند تا افکار و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و همچنین هرگونه تغییر پیشنهادی و تأیید شده را عملی کنند.

2# مدیریت کیفیت جامع و مشارکت کارکنان

مدیریت کیفیت جامع (TQM) یک مفهوم مدیریتی است که به دنبال بهبود کیفیت محصولات و ارائه خدمات به مشتریان است، در عین‌ حال که بهبود مستمر در عملکرد سازمان را تشویق می‌کند.

تمرکز اصلی مدیریت کیفیت جامع، ادغام و هماهنگی تمام عملکردهای تجاری است.

وقتی این کار انجام شود، کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده به مشتریان در نهایت در محصولات منعکس می‌شود.

وقتی محصولات و خدمات از کیفیت بالایی برخوردار باشند، سازمان در موقعیت بهتری برای رقابت با دیگران قرار می‌گیرد.

در نهایت، این امر سود بیشتری را برای سازمان جذب می‌کند. مدیریت کیفیت به‌عنوان یک چتر سازماندهی عمل می‌کند که تحت آن پروژه‌ها یا روش‌های مختلف بهبود انجام می‌شوند؛ بنابراین، این روش‌ها ابزارهایی را برای دستیابی به تولید با کیفیت و رضایت مشتری فراهم می‌کنند.

تعاریف مختلفی از مدیریت کیفیت جامع وجود دارد؛ اما اکثر آنها بر این واقعیت توافق دارند که مدیریت کیفیت جامع هدف اصلی خود را برآورده‌کردن یا فراتر رفتن از نیازها و انتظارات ذی‌نفعان قرار می‌دهد.

این امر با بهبود مستمر کلیه فرایندهای تجاری مرتبط حاصل می‌شود که منجر به بهبود ارائه محصولات و خدمات می‌گردد.

3# روش‌های تقویت مشارکت کارکنان

سازمان‌ها می‌توانند روش‌های مختلفی را برای تشویق مشارکت کارکنان در مدیریت کیفیت جامع (TQM) اتخاذ کنند.

این روش‌ها می‌تواند موارد زیر شامل شود:

1-3# تشکیل تیم‌های بهبود کیفیت

تیم‌های بهبود کیفیت، گروه‌های چندوظیفه‌ای هستند که برای شناسایی و حل مسائل مربوط به کیفیت با یکدیگر همکاری می‌کنند.

این تیم‌ها، کارمندانی با تخصص‌های مختلف را گرد هم می‌آورند تا در پروژه‌هایی با هدف بهبود فرایندها و محصولات همکاری کنند.

جلسات منظم، جلسات طوفان فکری و برنامه‌های عملیاتی، اجزای کلیدی این تیم‌ها هستند.

2-3# درخواست بازخورد و پیشنهادها

تشویق کارمندان به‌اشتراک‌گذاری بازخوردها و پیشنهاداتشان برای بهبود مستمر بسیار مهم است.

سازمان‌ها می‌توانند کانال‌هایی مانند صندوق‌های پیشنهادها، نظرسنجی‌ها و جلسات بازخورد منظم برای کارمندان ایجاد کنند تا نظرات خود را بیان کنند.

گوش‌ دادن به ایده‌های کارمندان نه‌ تنها فرایندها را بهبود می‌بخشد؛ بلکه نشان می‌دهد که مشارکت‌های آن‌ها ارزشمند است.

3-3# فراهم‌کردن فرصت‌های آموزش و توسعه

برنامه‌های آموزشی و توسعه، کارکنان را به مهارت‌ها و دانش لازم برای مشارکت مؤثر در ابتکارات TQM مجهز می‌کنند.

کارگاه‌ها، سمینارها و دوره‌های آنلاین می‌توانند به کارکنان در درک اصول مدیریت کیفیت و به‌کارگیری آنها در کار روزانه‌شان کمک کنند.

یادگیری مداوم تضمین می‌کند که کارکنان با آخرین روندهای صنعت و بهترین شیوه‌ها به‌روز می‌مانند.

4# تأثیر مشارکت کارکنان بر عملکرد سازمانی

مشارکت فعال کارکنان در مدیریت کیفیت جامع (TQM) تأثیر عمیقی بر عملکرد سازمانی دارد.

از جمله تأثیرات مهم مشارکت کارکنان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• عملکرد سازمانی بهتر: سازمان‌هایی که مشارکت کارکنان در مدیریت کیفیت جامع (TQM) را می‌پذیرند، عملکرد کلی بهتری را تجربه خواهند کرد.
  در این راستا، کارکنان متعهد و باانگیزه به فرهنگ کاری مثبت کمک می‌کنند که به نوبه خود استعدادهای برتر را جذب کرده و اعتبار سازمان را افزایش می‌دهد.
  در نتیجه، کیفیت و کارایی بهبودیافته به سازمان مزیت رقابتی در بازار می‌دهد.
• محصولات و خدمات با کیفیت بالاتر: وقتی کارمندان در تلاش‌های بهبود کیفیت مشارکت دارند، مسئولیت کار خود را بر عهده می‌گیرند و تلاش می‌کنند تا بهترین محصولات و خدمات ممکن را ارائه دهند.
  این تمرکز بر کیفیت منجر به نقص‌های کمتر، کاهش دوباره‌کاری و رضایت بیشتر مشتری می‌شود.
• افزایش کارایی: مشارکت کارکنان در بهبود فرایندها به شناسایی و حذف ناکارآمدی‌ها کمک می‌کند.
  فرایندهای ساده‌شده باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع می‌شوند و به سازمان اجازه می‌دهند تا کارآمدتر عمل کند.
  این افزایش بهره‌وری به صرفه‌جویی در هزینه‌ها و سودآوری بالاتر منجر می‌شود.

5# مزایای مشارکت کارکنان

مشارکت کارکنان در مدیریت کیفیت جامع (TQM) می‌تواند ایده خوبی به نظر برسد؛ اما در عمل دشوار است؛ اما در واقعیت، برای اکثر سازمان‌ها، مزایای قابل‌ توجهی دارد.

مشارکت دادن کارکنان هم برای کار و هم برای کسب‌وکار شما مفید است.

در اینجا هشت مزیت مشارکت کارکنان برای یک سازمان آورده شده است:

1-5# کارمندان شما انگیزه بیشتری دارند.

مشارکت کارکنان و انگیزه آنها به‌شدت به هم مرتبط هستند.

این یک واقعیت ساده در روانشناسی انسان است.

وقتی احساس می‌کنیم در چیزی سهم واقعی داریم، انگیزه پیدا می‌کنیم که سخت‌تر کار کنیم و عملکرد بهتری داشته باشیم.

وقتی یک کسب‌وکار، آشکارا از کارمندان خود بازخورد می‌خواهد و آنها را جذب می‌کند و سپس بر اساس آن بازخورد عمل می‌نماید، کارمندان احساس می‌کنند که صدایشان شنیده می‌شود و درمی‌یابند که کسب‌وکار به آن‌ها گوش می‌دهد و بر اساس آنچه می‌گویند اقدام می‌کند.

این بسیار انگیزه‌بخش است که آنها از حس بی‌ارزش بودن به دارایی‌های ارزشمند و مفید برای منفعت بیشتر کسب‌وکار تبدیل می‌شوند.

2-5# تغییر آنقدرها هم ترسناک نخواهد بود.

دنیای کسب‌وکار امروز پرسرعت است و حتی سرعت آن در حال افزایش است و تغییرات با سرعت فزاینده‌ای اتفاق می‌افتند.

وقتی کارمندان احساس درماندگی و بی‌صدایی می‌کنند، به راحتی ممکن است از سرعت و تغییرات احساس سردرگمی کنند.

اما وقتی به این کارمندان اجازه داده می‌شود تا در هدایت سازمان مشارکت داشته باشند، ناگهان احساس می‌کنند کنترل بیشتری بر اوضاع دارند و کمتر از تغییر بیزارند.

3-5# شما استعدادهای برتر بیشتری را جذب و حفظ می‌کنید.

اگر می‌خواهید برای جذب و استخدام استعدادهای برتر تلاش کنید، باید به آن کارمندان فوق‌العاده اجازه دهید تا نهایت تلاش خود را بکنند، نه اینکه آنها را به وظایف اساسی و کارهای طاقت‌فرسا محدود کنید.

کارمندان شما بینش فوق‌العاده‌ای در مورد بسیاری از بخش‌های حیاتی کسب‌وکارتان دارند، بنابراین اجازه دهید آن‌ها شما را در نحوه اداره شرکت راهنمایی کنند تا بتوانید آنها را برای مدت طولانی‌تری در شرکت نگه دارید و با توجه به هزینه بالای جابه‌جایی کارکنان، حفظ طولانی‌تر کارمندان با دادن حق اظهار نظر به آن‌ها برای سودآوری شما مفید خواهد بود.

4-5# شما یک محیط یادگیری مداوم ایجاد می‌کنید.

کارمندان جاه‌طلب و بسیار متعهد همیشه می‌خواهند مهارت‌های خود را برای موفقیت در حرفه و نقش‌هایشان توسعه دهند و تشویق آن کارمندان به اینکه به شما بگویند برای انجام درست کارشان به چه چیزهایی نیاز دارند، هم به نفع کسب‌وکار شما و هم به نفع آن کارمندان است.

شما می‌توانید فرصت‌های آموزشی هدفمندی ارائه دهید که واقعاً نیازهای کارمندان را برآورده کند.

وقتی نیازهای آنها برآورده شود، یادگیری و توسعه دیگر یک کار طاقت‌فرسا و بیشتر یک مزیت می‌شود.

5-5# شما مشارکت کارکنان را افزایش می‌دهید.

تعهد کارکنان زمانی اتفاق می‌افتد که افراد از نظر احساسی با کاری که انجام می‌دهند، تیمشان و اهداف سازمان بزرگ‌ترشان مرتبط باشند.

افزایش مشارکت کارکنان به آن‌ها کمک می‌کند تا احساس ارتباط بیشتری با اهداف و استراتژی‌های سازمان داشته باشند؛ زیرا بازخورد آن‌ها به شکل‌گیری آن کمک کرده است.

این یک روش قدرتمند برای افزایش قابل‌توجه سطح مشارکت است.

6-5# مشتریان شما شادتر هستند.

همه ما این را تجربه کرده‌ایم؛ وارد یک مغازه یا فروشگاه شدن و مواجه شدن با کارمندی که آشکارا از شغلش متنفر است.

در حالی‌ که ممکن است کارمند به دلایل موجهی از نقش خود یا شرکتی که در آن کار می‌کند، بیزار باشد؛ اما تجربه مشتری حاصل در بهترین حالت ناراحت‌کننده و در بدترین حالت کاملاً ناخوشایند است.

این باعث نمی‌شود که شما مشتاق باشید به زودی برگردید.

از سوی دیگر، کارمندان متعهد و درگیر، از انجام وظایف خود شادتر هستند و مشتریان این موضوع را درک می‌کنند.

به علاوه، این کارمندان شاد، احتمال بیشتری دارد که برای خوشحال کردن مشتریان، تلاش بیشتری کنند.

7-5# نوآوری‌های بیشتری را کشف می‌کنید.

هیچ‌کس به اندازه کارمندانتان از جزئیات محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهید، آگاه نیست.

آن‌ها هر روز با این محصولات سروکار دارند و متخصص هستند.

این بدان معناست که آن‌ها می‌دانند چه چیزی واقعاً خوب کار می‌کند و چه چیزی باعث ایجاد نقاط ضعف برای مشتریان شما می‌شود.

این دانش عمیق می‌تواند به راه‌حل‌های نوآورانه یا ایده‌هایی برای محصولات جدید منجر شود؛ اما تا زمانی که به کارمندان خود اجازه اظهارنظر ندهید، از این ایده‌های عالی مطلع نخواهید شد.

8-5# شما باعث پیشرفت افرادتان می‌شوید.

این روزها، کارمندان از محل کار چیزی بیش از این می‌خواهند که با آنها مانند یک چرخ‌دنده کوچک قابل‌تعویض در یک ماشین بزرگ رفتار شود.

وقتی مرتباً با آن‌ها این‌گونه رفتار می‌شود، احساس می‌کنند که به کارشان متعهد نیستند.

از طرف دیگر، درخواست بازخورد از آن‌ها و سپس اقدام بر اساس آن، باعث می‌شود افراد احساس کنند که شنیده می‌شوند، ارزشمند هستند و مورد قدردانی قرار می‌گیرند و این باعث می‌شود که آن‌ها بیشتر و بیشتر برای مشتریان و شرکت شما تلاش کنند و این یک چیز بسیار قدرتمند است.

6# چالش‌ها و راهکارهای اجرای مشارکت کارکنان

اگرچه مزایای مشارکت کارکنان در مدیریت کیفیت جامع (TQM) واضح است؛ اما اجرای آن می‌تواند با چالش‌هایی همراه باشد.

از جمله این چالش‌ها و راهکارهای مقابله با آن‌ها می‌توان موارد زیر را یاد کرد:

1-6# غلبه بر مقاومت در برابر تغییر

کارمندان ممکن است در برابر تغییرات در فرایندها و روال‌های تعیین‌شده مقاومت کنند.

برای غلبه بر مقاومت، سازمان‌ها باید مزایای مشارکت کارمندان را به‌ وضوح بیان کنند و از ابتدا کارمندان را در فرایند تغییر درگیر کنند.

ارائه پشتیبانی و رسیدگی به نگرانی‌ها نیز می‌تواند به‌سهولت گذار کمک کند.

2-6# تضمین ارتباط مؤثر

ارتباط مؤثر برای مشارکت موفق کارکنان ضروری است.

سازمان‌ها باید کانال‌های ارتباطی روشنی ایجاد کنند و اطمینان حاصل کنند که اطلاعات آزادانه بین تمام سطوح سازمان جریان می‌یابد.

جلسات منظم، خبرنامه‌ها و پلتفرم‌های اینترانت می‌توانند ارتباطات را تسهیل کرده و کارکنان را مطلع و درگیر نگه دارند.

3-6# تأمین منابع کافی

برای اینکه مشارکت کارکنان مؤثر باشد، سازمان‌ها باید منابع لازم مانند زمان، آموزش و ابزار را فراهم کنند.

سرمایه‌گذاری در این منابع، تعهد سازمان به کیفیت را نشان می‌دهد و کارکنان را توانمند می‌سازد تا به طور معناداری در ابتکارات TQM مشارکت کنند.

7# نقش مشارکت کارکنان در چارچوب مدیریت کیفیت جامع

مشارکت کارکنان اغلب معانی متفاوتی برای افراد مختلف و در زمینه‌های مختلف دارد.

تعیین راه‌هایی که مشارکت کارکنان را افزایش دهد، می‌تواند مزایا و موانعی را برای استراتژی TQM ایجاد کند و اینکه چگونه می‌توان سهم مثبت را به حداکثر رساند و پیامدهای منفی را به حداقل رساند یا حذف کرد، مهم است.

مشارکت کارکنان نقش مهمی در نظریه TQM یا در عمل ندارد و منجر به درک محدودی از چگونگی مشارکت آنها در یکدیگر می‌شود.

مشارکت کارکنان پیش‌بینی‌کننده مهمی برای نتایج سازمانی مانند رشد درآمد، سودآوری، بهره‌وری، رضایت مشتری و نتایج فردی مانند رضایت شغلی بالاتر و کاهش خطاهای کاری است.

TQM فرض می‌کند که کارکنان منبع مهمی هستند که به سازمان اجازه می‌دهد در اهداف تجاری خود موفق شود.

در ربع قرن گذشته، این امر منجر به نیاز به مشارکت، انگیزه و خلاقیت کارکنان شده است.

این امر بر اهمیت روابط با کارکنان و لزوم مشارکت آنها در مرکز تمام عملیات تجاری تأکید می‌کند.

یکی از ویژگی‌های مدیریت کیفیت جامع، ایجاد محیطی محرک، چالش‌برانگیز و رضایت‌بخش است که انتظار می‌رود عملکرد و سطح رضایت شغلی را بهبود بخشد.

مدیریت کیفیت جامع به کارکنان اجازه می‌دهد تا در فعالیت‌های تصمیم‌گیری مشارکت کنند و روابط بین آنها را بهبود بخشد که به نوبه خود یک سیستم سازمانی پشتیبانی شده ایجاد می‌کند.

8# اهمیت مشارکت کارکنان

تعریف، اندازه‌گیری و درک صحیح از مشارکت کارکنان از اهمیت اساسی برخوردار است.

تعهد و مشارکت کارکنان بسیار مهم است و بدون آن، شرکت‌ها وجود نخواهند داشت.

عدم تعهد به کیفیت و رضایت مشتری نشانه قطعی کارمندی بی‌تعهد است.

بسیاری از سازمان‌ها از نظریه ارزش کار پیروی می‌کنند که استدلال می‌کند به کارکنان حقوق داده می‌شود، بنابراین آنها مشارکت می‌کنند و نمی‌توانند شکایت کنند.

از این رویکرد، نتیجه ضعیفی حاصل می‌شود؛ یعنی کارکنان کمترین تلاش ممکن را برای حفظ شغل خود انجام می‌دهند.

نقاط قوت این رویکرد این است که منجر به نتایج قابل پیش‌بینی می‌شود، نیازی به نوآوری نیست و در گذشته گیر می‌کند.

افزایش دستمزد کافی نیست؛ زیرا رفتار را تغییر نمی‌دهد.

مدیران می‌توانند با استفاده از نظریه رابطه بهبود مشارکت کارکنان، به کارکنان الهام بخشند.

برای این منظور، می‌توان با مشاهده مسئولیت‌های کلی کارفرما در طول دوران حرفه‌ای هر کارمند، ارزش آنچه کارکنان مشارکت می‌کنند را افزایش داد.

همچنین گوش دادن به انتظارات کارمندان مهم است و اغلب، این انتظارات زیاد نیست. این نظریه هم نقاط قوت و هم نقاط ضعف دارد.

متخصصان، حتی هنگام اجرای آن در شرایط اقتصادی سخت، تغییرات عمده‌ای را در سازمان‌ها آغاز می‌کنند.

این نظریه، ضرورت روابط بین کارفرمایان و کارمندان را نشان می‌دهد.

نیازهای اساسی انسان‌ها همچنان بر سایر اهداف سازمانی اولویت دارد که نتیجه، افزایش اثربخشی سازمانی است.

نتیجه‌گیری

سازمان‌ها به اهمیت مشارکت کارکنان برای موفقیت فلسفه مدیریت کیفیت جامع پی برده‌اند.

ازآنجایی‌که اجرای موفقیت‌آمیز آن مزایای متعددی را هم برای سازمان و هم برای کارکنان آن به همراه دارد، نقش مشارکت کارکنان در TQM همچنان یک موضوع جالب است.

سازمان‌هایی که بالاترین سطح مشارکت کارکنان را دارند، از رقبای خود پیشی گرفته‌اند، در حالی‌ که استفاده از TQM به طور قابل‌ توجهی عملکرد سازمان‌ها را از نظر رضایت کارکنان، رضایت مشتری، نتایج مالی، بهبود مستمر و غیره بهبود می‌بخشد؛ بنابراین، هر دو شیوه TQM و مشارکت کارکنان به‌عنوان ابزارهایی برای بهبود عملکرد سازمانی شناخته شده‌اند. ب

ااین‌حال، باید توجه داشت که سازمان‌ها با چالش‌های جدید متعددی نیز روبرو هستند که نیازمند رهبران و کارکنانی است که بتوانند به‌ سرعت سازگار شوند، با فعالیت‌های متعدد کار کنند، تصمیمات خود را تغییر داده و خلاقیت، مشارکت و انرژی خود را افزایش دهند.

سازمان‌ها برای مشارکت کارکنان ارزش قائل‌اند؛ زیرا این امر قابلیت‌های شرکت را برای تغییرات مورد نظر تقویت می‌کند.

این تغییرات فراتر از نوآوری محصول و فرایند، تحقیق، توسعه و هر مورد دیگری شناخته شده‌اند.

علاوه بر این، مشارکت کارکنان عملکرد سطح عملیاتی داخلی را گسترش می‌دهد و منجر به کیفیت و وفاداری مشتری، سودآوری و نوآوری ارزش می‌شود.

به طور خاص، این نسبت هزینه – سود را می‌توان به نوبه خود با ارزیابی آنچه مشارکت کارکنان شامل می‌شود و الزاماتی که باید برآورده شوند، تعیین کرد.