تلاش برای دریافت گواهینامه های ایزو به دلیل استانداردهای نیمه قانونی آن که به صورت متراکم و پشت سرهم نوشته شده اند، می تواند کاری طاقت فرسا باشد.
همچنین اگر هیچ شناختی از نقطه ای که باید شروع کنید، ندارید وجود لیستی از الزامات می تواند شما را حسابی گیج کند.
اینجاست که یک مشاور ایزو به کمک شما خواهد آمد.
مشاور ایزو در حرکت برای سفر صدور گواهینامه ایزو به شما کمک می کند؛ با توضیحی دقیق، آنچه باید انجام دهید، چه زمانی باید اقدامات لازم را انجام دهید و
همچنین حوزه های کلیدی که باید روی آن ها متمرکز شوید را برجسته می کند.
در این مقاله به معرفی مشاور ایزو، مدارک، مهارت های مورد نیاز، نکاتی که باید در استخدام یک مشاور ایزو مد نظر داشته باشید و
همچنین مواردی که به یک کارشناس ایزو نیاز است، می پردازیم.
بیایید بدون معطلی شروع کنیم
1# مشاور ایزو کیست؟
مشاور ایزو (ISO Consultant) یک متخصص با تجربه و واجد شرایط است که دانش و تخصص لازم را برای مشاوره در مورد نیازهای انتخابی شما دارد.
یک مشاور فرآیندهای سازمان ها یا کسب و کارها را ارزیابی می کند و به سازمان ها در رعایت و برآوردن الزامات استاندارد ایزو کمک می کند.
برای مثال یک مشاور ایزو می تواند در شناسایی مسائل مربوط به فرآیندها، ارائه توصیه هایی برای بهبود و آموزش کارکنان در سیستم های جدید به سازمان ها کمک کند.
بهترین مشاوران ایزو درک عمیقی از استانداردها دارند و با صنایعی که در آن حوزه مشغول به کار هستند، آشنایی دارند.
این افراد معمولاً تجربه زیادی در بهبود استانداردهای سازمان های مختلف دارند.
مشاور ایزو یک بررسی جامع از موارد زیر ارائه می دهد:
- فرآیندهای سازمان
- سیستم ها
- رویه ها
این ارزیابی ها ممکن است در هر یک از موارد زیر باشد:
- کیفیت
- محیط زیست
- بهداشت
- ایمنی
- امنیت اطلاعاتی
- غذا
- انرژی
1-1# یک مشاور ایزو به چه مدارکی نیاز دارد؟
شاید به نظر عجیب باشد؛ اما برای مشاور ایزو شدن به هیچ مدرک دانشگاهی نیاز نیست (حداقل در بسیاری از کشورها).
البته این بدین معنا نیست که هر کسی و بدون هیچ صلاحیتی می تواند مشاور ایزو شود؛ بلکه کار مشاور ایزو توسط یک مرجع صدور گواهینامه، ارزیابی و ممیزی می شود.
در شروع کار، کارشناس ایزو باید صلاحیت خود را به مشتریان نشان دهد و بدون وجود یک مرجع، این کار اصلاً ساده نخواهد بود.
پس بهتر است مدارک زیر را داشته باشید:
1) گواهینامه های ISO 9001
بهتر است گواهینامه های Lead Implementer یا Lead Auditor را دریافت کنید. (اگر هردوی این گواهینامه ها را داشته باشید به مراتب بهتر خواهد بود.)
اخذ این گواهینامه ها اصلاً کار ساده ای نیست؛ پس اگر هیچ اطلاعی در مورد استانداردها ندارید، در دوره های پایه یا Internal Audit شرکت کنید.
2) گواهی مدیریت پروژه
از آنجایی که کار اصلی شما ارائه پروژه است، باید با نحوه اجرای آن آشنا باشید.
پس بهتر است گواهی PMP (Project Management Professional یا متخصص مدیریت پروژه) یا گواهینامه های مشابه به آن را دریافت کنید.
3) تجربه
دانش نظری کافی نیست و باید از طریق حداقل یکی از راه های زیر تجربه لازم را کسب کنید:
- مدتی به عنوان یک حسابرس گواهی، کار کنید.
انجام ممیزی های گواهی، بینشی عالی در مورد بایدها و نبایدهای اجرای ISO 9001 به شما می دهد. - مدتی برای یک مشاور ایزوی دیگر کار کنید.
این روش یکی از بهترین راه ها برای یادگیری روش های پیاده سازی استانداردهای ایزو و نحوه به دست آوردن مشتری است. - به عنوان یک مدیر کیفیت یا مدیر تضمین کیفیت کار کنید.
کار در یک سازمان، روشی عالی برای یادگیری این شغل است.
این کار کمک می کند تا بدانید، دردسرهای معمول یک مشاور ایزو چیست و کمک متخصص در چه مواردی نیاز است. - به عنوان نماینده مدیریت QMS (Quality Management System یا سیستم مدیریت کیفیت) کار کنید.
این مسئولیت در یک سازمان، کمک می کند تا استانداردهای موجود را درک کنید و متوجه شوید که الزامات موجود چگونه در زندگی واقعی اجرا می شوند.
بسیاری از مشاوران ایزو از این نقطه کار خود را آغاز کرده اند.
2-1# یک مشاور ایزو به چه مهارت هایی نیاز دارد؟
یک مشاور ایزوی موفق به مجموعه ای از مهارت ها نیاز دارد. با این مهارت ها در ادامه آشنا خواهیم شد.
1) دانش کافی درمورد استانداردها
این یک امر بدیهی و حیاتی برای مشاور ایزو است.
وی باید اطلاع دقیقی از استانداردها و آنچه که مورد انتظار است، داشته باشد و از تغییراتی که در استانداردها به وجود می آید، مطلع باشد.
2) توجه دقیق به جزئیات
از یک مشاور ایزو انتظار می رود مواردی که ممکن است از چشم سایر کارمندان دور بماند را به خوبی ببیند و بررسی کند.
دلیل اصلی استخدام وی نیز همین موضوع است.
در مسند یک مشاور، به ارزیابی و بررسی جزئیات نیاز است تا اطمینان حاصل شود که
برای هر پروژه مدیریتی یا مشارکتی، ارزش بیشتری به وجود خواهد آمد.
3) یک رهبر خوب
به عنوان یک مشاور ایزو، گاهی باید شکاف به وجود آمده مابین مدیریت ارشد سازمان و نیروی کار را پر کرد.
مهارت های مدیریتی مناسب می تواند در این امر حیاتی بسیار کارآمد باشد.
4) روابط عمومی بالا
گاهی بهترین برنامه ها ممکن است با پدید آمدن یک اشتباه در آن ها، ناکارآمد عمل کنند.
بنابراین اطمینان از اینکه نوع ارتباط مشاور ایزو به موقع، دقیق و مختصر باشد، بسیار مهم است.
نبود این ارتباطات می تواند سبب عدم آگاهی کافی و شایستگی در نیروی کار شود.
5) مهارت های سازمانی مناسب
یک پروژه ممکن است خطی نباشد و بسیار پیچیده باشد.
ممکن است یک مشاور ایزو مجبور شود به صورت همزمان روی چند رشته مختلف کار کند، به همین دلیل داشتن مهارت های مختلف سازمانی برای او حائز اهمیت است.
6) مهارت حل مسئله
مهمترین مهارتی که یک مشاور ایزو می تواند داشته باشد، مهارت حل مسئله است؛
زیرا شغلی است که باید راه حلی برای مشکلات موجود در پروژه داشته باشد و
توانایی حل مشکلات و ارائه مشاوره خوب بسیار کلیدی و حیاتی است.
اگر پاسخ ها موجود نیست؛ از یک مشاور انتظار می رود که آن ها را پیدا کند.
کارهای یک مشاور ایزو باید سنجیده و سازماندهی شده باشند و تا حد زیادی نیاز به تحقیق دارند.
3-1# چرا می خواهید یک مشاور ایزو شوید؟
قبل از شروع شغل خود به عنوان یک مشاور ایزو بهتر است، درک روشنی از اهداف و انگیزه های خود داشته باشید.
با پرسیدن سؤالات زیر از خود می توانید به صورت عمیق تری به این مسئله فکر کنید:
- نقاط قوت و ضعف من چیست؟
- وقتی دیگران در مورد کار من بازخورد می دهند، نظر اکثر آن ها در مورد من چیست؟
- مسیر شغلی من چگونه است؟
- تبدیل شدن به یک مشاور ایزو چگونه مرا به اهدافم می رساند؟
- آیا این کار با اهداف من در زندگی تطابق دارد؟
2# در چه مواردی به یک مشاور ایزو نیاز است؟
به یک مشاور ایزوی ماهر ممکن است، در موارد زیر نیاز باشد:
- وقتی به یک گواهینامه معتبر نیاز دارید.
- زمانی که سازمان شما قصد دارد، سیستم خود را ارتقا دهد و بهبود ببخشد.
- برای ممیزی سیستم به کمک نیاز دارید.
- تمام مهارت های خود را به کار گرفته اید و دیگر مهارتی برای اجرای مؤثر یک سیستم ندارید.
- باید یک استاندارد را به نسخه های به روز آن ارتقا دهید.
- قبل از این که به صدور گواهینامه کاملاً متعهد شوید، می خواهید ایده های صدور گواهینامه را بررسی کنید.
3# نکات کلیدی در انتخاب کارشناس ایزو
نکات کلیدی که قبل از استخدام مشاور ایزو باید مد نظر داشته باشید، به صورت زیر هستند:
- مطمئن شوید که مشاور ایزوی شما، گواهینامه ایزو خود را از یک مرجع معتبر دریافت کرده باشد.
- مدارک او را بررسی کنید تا مطمئن شوید، آموزش های رسمی را گذرانده و واجد شرایط ارائه خدمات مشاوره ای است.
- یک مشاور ایزو باید بتواند به عنوان بخشی از سیستم شما کار کند و سیستم های مدیریتی سفارشی، سازگار و مقرون به صرفه را ارائه دهد؛
به صورتی که سازمان شما بتواند در مسیر بهبود مستمر کسب و کار خود قرار گیرد. - میزان تجربه مشاور ایزو انتخابی شما چقدر است و قبلاً به چه صنایعی مشاوره داده است؟
- آیا می تواند سیستم های مدیریتی کیفیت را به گونه ای طراحی کند که با اندازه کسب و کار شما تطابق داشته باشند.
طراحی سیستم های مدیریت کیفیت کوچک، متوسط و بزرگ می توانند بسیار متفاوت از یکدیگر باشند. - با روش های جدید و ناب آشنایی داشته باشد و بتواند عملکرد تجاری سازمان شما را بهبود ببخشد.
- آیا بیمه غرامت حرفه ای و مسئولیت عمومی دارد؟
- آیا می تواند سیستم های مدیریت را با استفاده از راه حل های نرم افزارهای مبتنی بر ابر، راه اندازی کند یا سیستم مدیریت را متناسب با پلتفرم های نرم افزاری شما تنظیم کند؟
4# مزایای استخدام مشاور ایزو
از جمله مزایای وجود یک مشاور ایزو در سازمان می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- در تعریف اهداف سازمان کمک می کند.
- بررسی های مدیریتی توسط مشاور ایزو انجام می شود.
- نتایج به دست آمده را بررسی می کند.
- اقدامات لازم برای بهبود شرایط را انجام می دهد.
- در دریافت گواهینامه های مورد نیاز به سازمان کمک می کند.
- در برنامه ریزی های سازمان شرکت دارد و به منظور رسیدن به یک برنامه کامل، با سایر اعضا مشارکت می کند.
- در زمینه حسابرسی های داخلی به سازمان کمک می کند.
5# وظایف کارشناس ایزو
از جمله وظایف مشاور ایزو می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعریف و حفظ خط مشی ها
- حفظ مستندات در برنامه های امنیتی سازمان
- ارزیابی فرآیندهای سازمان
- راهنمایی و کمک به سازمان ها در امور ایزو
- برآوردن الزامات استانداردها برای شناسایی فرآیندها
- ارائه توصیه هایی برای بهبود
- آموزش کارکنان
- انجام ارزیابی های ریسک به صورت مداوم
درباره نویسنده : فریبا صالح
نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.
