مهندسی خرید چیست و چه اهمیتی برای یک پروژه دارد؟

امروزه در بسیاری از پروژه ها اهمیت وجود تیم مهندسی خرید احساس می شود.

می توان گفت که این تیم شامل تعدادی از مهندسین با تجربه می باشد که می توانند بین موارد ذکر شده در زیر ارتباط مناسب ایجاد کنند و پل بین مهندسی و بازار محصولات باشند:

• خروجی نقشه ها
• استانداردها
• مواد و مصالح
• تجهیزات موجود در بازار داخلی و بین المللی

اگر به دنبال آن هستید که با اصطلاح مهندسی خرید بیشتر آشنا شوید، پیشنهاد می کنیم در ادامه با ما همراه باشید.

1# مفهوم مهندسی خرید

مهندسی خرید (Procurement Engineering) فرآیندی است که در آن بر اساس طراحی پروژه موارد زیر اتفاق می افتند:

• بررسی مشخصات کالا و تجهیزات مورد نیاز برای اجرا
• سنجیدن مقدار بودجه
• انتخاب و خریداری بهترین گزینه به منظور استفاده

همچنین لازم به ذکر است که در مهندسی خرید می بایست صلاحیت تولیدکنندگان بررسی گردد و تاکید برای خرید بر مبنای زیر صورت پذیرد:

• کیفیت
• قابلیت
• خدمات پس از فروش
• پشتیبانی

لازم به ذکر است که در یک سازمان بازرگانی، مهندسی خرید دارای اطلاعات فنی و مبانی طراحی تجهیزات مورد نیاز واحد متقاضی می باشد تا
به طور کامل با اصول و فنون بازرگانی آشنا باشد و با استفاده از ابزارهای نرم افزاری بتواند داده های خام را به صورت اطلاعات پردازش شده تبدیل نماید تا
بتواند موجب تصمیم گیری بهتر و حرکت های صحیح به منظور خرید متناسب با شرایط و مشخصات هر درخواست شود.

به عبارتی می توان گفت هدف از مهندسی خرید عبارت است از:
تامین کالا با مشخصات طراحی شده به وسیله واحد مهندسی سازمان که این امر توسط تامین کنندگان معتبر و توانمند صورت می گیرد.

واژه مهندسی بر تفکر سیستماتیک همراه با تجزیه تحلیل های کمی و کیفی مستند و مطابق با معیارهای فنی تأکید دارد؛
پس با تلفیق تکنیک های خرید در کنار منطق مهندسی می توان موجب خلق مهندسی خرید شد.

نتیجه این تلفیق افزایش بهره وری در عملیات خرید می باشد.

همچنین با استفاده از موارد زیر می توان شرایط را برای انجام مذاکرات حرفه ای با تأمین کنندگان فراهم کرد:

• ایجاد بانک های اطلاعاتی به روز، دقیق و منسجم از قیمت اقلام و تجهیزات تأمین کنندگان
• محاسبه قیمت تمام شده محصول

2# اقدامات لازم در تأمین مصالح پروژه در مهندسی خرید

به منظور تأمین مصالح پروژه در حوزه مهندسی خرید خدمات زیر ارائه می گردد:

1. مشخصات فنی کالای مندرج در نقشه ها نهایی شده و مدارک فنی مصالح برای پروژه تهیه می گردد.
2. مقادیر کالاهای پروژه به تفکیک فضاها تعیین می گردد.
3. تأمین کننده های واجد صلاحیت (داخلی و خارجی) بررسی و تعیین می شوند.
4. خدمات فنی به تیم کارفرما ارائه شده و برای نهایی سازی قراردادهای خرید نظارت صورت می گیرد.

لازم به ذکر است که خروجی اقداماتی که در بالا به آن اشاره شد به صورت یک سند مهندسی با عنوان برگه اطلاعاتی کالای پروژه به ثبت می رسد و
پس از این که مدیران پروژه آن را تائید کردند، جز اسناد پشتیبان پروژه به عمل می آید.

همچنین مدارک پشتیبان خدمات مهندسی خرید که فراخور پروژه در اختیار کارفرمایان و پیمانکاران قرار داده شده و
برای آن ها تکمیل می گردد، شامل موارد زیر می شوند:

• فرم برگه اطلاعاتی کالا
• فرم کنترلی مشخصات و مدارک تأمین کننده
• فرم ارزیابی تأمین کننده

3# خدمات حوزه کنترل کیفیت و نظارت و جمع آوری مدارک پروژه در مهندسی خرید

خدمات حوزه کنترل کیفت و نظارت در مهندسی خرید به شرح زیر می باشد:

1. پروتکل و گردش کار برای نمونه گیری از مصالح ورودی به پروژه به منظور انجام حداقل آزمایش های کیفی لازم تهیه می گردد.
2. مدارک بازرسی و تست مصالح ورودی تهیه می شوند.
3. لیست آزمایشگاه های معتبر به منظور انجام آزمایش های لازم روی مصالح ورودی ارائه می گردد (نوع آزمایش و استانداردها در برگه های اطلاعاتی ذکر شده است و همچنین با آن ها مکاتبات لازم به منظور ارائه خدمات انجام می شود).
4. محصولات ورودی به پروژه بررسی شده و تائید یا عدم تائید آن مشخص می شود.
5. دستورالعمل هایی برای کنترل کیفی عملیات مهندسی خرید تهیه می شود.

همچنین خدمات حوزه جمع آوری مدارک پروژه در مهندسی خرید شامل موارد زیر می گردد:

1. لیستی از تجهیزات پروژه تهیه و به همراه کدگذاری تجهیزات به بهره بردار ارائه می گردد.
2. به منظور اخذ و تهیه دستورالعمل های تعمیر و نگهداری از تأمین کننده های تجهیزات، بررسی، تائید و ارائه آن ها به کارفرما هماهنگی های لازم صورت می گیرد.
3. لیستی از قطعات یدکی و شارژ انبار بهره برداری تهیه می گردد.
4. دستورالعمل های لازم چگونگی انبار مواد و مصالح برای ارائه به کارفرما تهیه می گردد.

4# وظایف کلی مهندسان در این فرآیند

1. بین کلیه دپارتمان های سازمان با حوزه کارفرما پل ارتباطی ایجاد می کنند.
2. مشخصات فنی کلیه درخواست های واصله را با استانداردهای خرید، بازار و سازمان تطبیق می دهند.
3. اطلاعات کسب شده از وضعیت بازار را تجزیه و تحلیل می کنند.
4. مستندات فنی و تدوین و الگوی استعلام را بررسی و تکمیل می کنند.
5. درخواست های کارفرما را تحویل داده و مسئولیت کامل بودن آن را تقبل می کنند.
6. بهای تخمینی اقلام را در کلیه مکانیزم های تأمین آنالیز می کنند.
7. پروژه های تأمین را تدوین کرده و به واحدهای پیرو ارجاع می دهند.
8. با سایر واحدها به منظور تهیه نقشه ها، پیوست های فنی، برنامه های تست و بازرسی و غیره تعامل ایجاد می کنند.
9. فرآیندهای خرید را براساس محدودیت های مالی و زمانی طراحی بهینه می کنند.
10. از تحویل تجهیزات و خدمات براساس مشخصات فنی آن ها اطمینان می یابند.
11. تغییرات فنی حین اجرای پروژه لحظه به لحظه توسط تیم مهندسی خرید به روز می شود و
    تغییرات هزینه ها به اطلاع مدیریت و واحد مهندسی می رسد.
12. مهندسان می توانند حساسیت های مراحل نصب و راه اندازی تجهیزات را شناخته و
    با تلفیق این نکات با تکنیک های بازرگانی، مغایرت های حین ساخت و ریسک های عملیاتی را به حداقل برسانند.