مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟ (۵ مرحله پیاده سازی)

یکی از چالش های بزرگ در هر سازمان مدیریت صحیح فرآیندهای تجاری است و به همین علت باید بدانید که BPM چیست؟

فرآیندی که از دید بسیاری از صاحبین مشاغل هزینه هنگفتی را به آن ها تحمیل خواهد نمود و
یا از دید این دسته از مدیران، سرمایه گذاری در این فرآیند تنها زمانی ارزش خواهد داشت که
پای تجارتی عظیم در میان باشد.

اما به نظر شما این تصور تا چه حد به واقعیت نزدیک است؟

ما در این مقاله قصد داریم به شما کمک کنیم تا به پاسخ این سوال برسید.

ما به شما خواهیم گفت که چگونه مدیریت فرآیند کسب و کار و یا همان BPM بدون توجه به بزرگی و یا کوچکی کسب و کار می تواند با
کاهش ضایعات و افزایش کارایی در یک سازمان سبب کاهش هزینه های عملیاتی کسب و کار شود اما
شروع بحث مستلزم پاسخ به این سوال است که BPM چیست؟

سوالی که در بخش بعد به شرح آن خواهیم پرداخت.

پس در ادامه همراه ما باشید.

1# مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟ (What Is BPM)

در ابتدا به طور خلاصه به تعریف مدیریت فرآیند تجارت یا (Business process management) که به اختصار BPM نامیده می شود می پردازیم و خواهیم گفت BPM چیست؟

عملیات در هر تجارت را می توان متشکل از فرآیندهایی دانست که به دفعات تکرار می شوند.

فرآیندهایی که در حقیقت هسته اصلی هر تجارت به شمار می روند.

فعالیت تمامی مشاغل و حوزه های کاری در سه حالت امکان پذیر است.

فعالیت مشاغل یا با استفاده از مواد است و
یا داده ها و اطلاعات، شاید هم شامل مجموعه ای از این دو باشد.

به عنوان مثال مواد اولیه در یک کارخانه تولیدی تغییر یافته و تبدیل به محصولی جدید و قابل فروش می شود و
یا در تجارتی بر پایه اطلاعات، داده های متعدد و پراکنده یا به بیانی فرآیندها تبدیل به گزارشی مفید برای توسعه تجارت خواهند شد.

در اینجاست که مدیریت فرآیند تجارت BPM جهت تجزیه و تحلیل فرآیندها وارد عمل می شود.

BPM با ارزیابی تک به تک و جداگانه فرآیندها به تحلیل تأثیر آن ها به یکدیگر می پردازد.

در واقع ابتدا با جمع آوری اطلاعات مفید در رابطه با وضعیت فعلی فرآیندها، شروع به شناسایی محل بهبود و بهینه سازی آن ها خواهد نمود.

مدیریت فرآیند کسب و کار باعث می شود که دیدگاهی نوین جهت ارائه پیشنهاداتی در خصوص بهبود یافتن سازمان ها ایجاد شده و
مداومت آن را در جهت ماندگاری در شرایطی بهینه تضمین نماید.

1-1# تعریف گارتنر از BPM چیست؟

بنا بر تعریف گارتنر (Gartner) مدیریت فرآیند تجارت BPM رشته ای است که
با به کارگیری ابزارها و شیوه هایی متفاوت به طراحی، مدل سازی، اجرا و همچنین بهینه سازی فرآیندهای تجاری می پردازد.

در واقع مدیریت فرآیند تجارت وظیفه هماهنگ سازی رفتار افراد، سیستم ها و اطلاعات سازمان را جهت دستیابی به نتایج تجاری مورد نظر در راستای استراتژی تعیین شده بر عهده دارد.

به عبارتی می توان گفت BPM به عنوان تلفیقی از رویکردهای مدیریتی و تکنولوژی مدرن روز، با یکپارچه سازی الگوهای گوناگون سازمان است که
به دنبال ارائه روشی هماهنگ جهت تعریف، اجرا، بازبینی و در نهایت مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان است.

در نتیجه تمامی این فعالیت ها مدیریتی آسان اما با بازدهی و کارآمدی بالا خواهد بود.

اما با تمامی این تعاریف به نظر شما مزایای BPM چیست؟

تأثیرات بلند مدت آن بر تجارت شما چه خواهد بود؟

در ادامه همراه ما به پاسخ سوالات خود خواهید رسید.

2# هدف BPM چیست؟

شاید بهتر باشد با تعریف انجام شده در این خصوص، دو نکته مهم را در نظر بگیریم.

ابتدا آنکه هدف این سیستم، همواره شناخت راه هایی مناسب برای ارائه خدمات و کالا در سازمان بوده و
روش عملکرد کارکنان و کیفیت ارتباط آنان را با دیگر همکاران و یا خریداران نظارت می نماید.

از سویی دیگر این روش ها موقتی نخواهند بود.

آنچه که در مدیریت فرآیند کسب و کار مطرح است، بهبود مداوم عملکردهای اجزا پس از شناسایی آن ها می باشد تا
بتوان در نهایت به سوی اهداف کسب و کار حرکت نمود.

آن چه که روشن است این است که
با به کارگیری مدیریت فرآیند کسب و کار، نهایتا حداقل یکی از شاخص های کسب و کار بهبود خواهد یافت.

3# شاخص های کسب و کار در مدیریت فرآیند

در کسب و کارها، به طور معمول فرآیندهایی هستند که
روی شاخص های مطرح شده تاثیر گذار خواهند بود.

به عنوان مثال بهبود فرآیند کار می تواند در بهینه شدن ارتباط با تامین کنندگان موثر باشد که
نتیجه حاصل کمتر شدن هزینه ها خواهد بود یا آن که فرآیند های فروش بهبود یافته و
در نهایت منجر به افزایش درآمد می شود.

1. پایین آمدن هزینه های عملیاتی سازمان
2. بالارفتن میزان درآمد در سازمان
3. افزایش سود حاصله
4. کم شدن میزان خروج کارکنان
5. بالارفتن میزان ارزش مشتری
6. کم شدن میزان خروج مشتری

4# مزایای BPM چیست؟

همانطور که در بخش گذشته اشاره شد مدیریت فرآیند تجارت با تجزیه و تحلیل فرآیندها به دنبال هدف نهایی خود یعنی کارآیی بیشتر در سازمان ها است.

اما مقصود از کارایی بیشتر با استفاده از BPM چیست و
BPM در نهایت چه مزایایی را برای تجارت شما در پی خواهد داشت؟

ما در این بخش تنها به بخش کوچک از مزایای بی شمار مدیریت فرآیند تجارت خواهیم پرداخت.

1-4# کاهش هزینه ها (businesses reduce costs)

اگر بپرسید یکی از مهمترین مزایای BPM چیست جواب شما بدون شک کاهش هزینه ها است.

مدیریت فرآیند تجارت با درک و شناسایی هر فرآیند تجاری می تواند نمائی کلی از بازدهی هر فرآیند در نتیجه کار به شما ارائه دهد.

فرآیندها با جزئیات کامل رسم شده و
به این وسیله شما را به بینشی صحیح و دقیق از زمان، منابع و همچنین هزینه های مورد نیاز در هر تجارت خواهد رساند.

با ترسیم فرآیندها، شناسایی محل هزینه ها به سادگی صورت خواهد گرفت.

BPM در واقع با تشخیص و از میان بردن فرآیندهای زائد که ارزش صرف زمان و هزینه را ندارند می تواند بهترین راه کار را در اختیار مشاغل قرار دهد.

2-4# BPM راهی برای شناخت نیاز مشتری

آیا می دانید یکی از رازهای موفقیت در هر تجارت شناخت دقیق مشتریان و خواسته های آن ها است و
این دقیقاً بخش مهمی است که یک استراتژی موفق BPM به خوبی می تواند در بهبود آن تأثیرگذار باشد.

آن چه که امروزه بیش از پیش در مدیریت فرآیند مورد توجه قرار می گیرد حتی
بیشتر از تمرکز بر روی تولید، تمرکز بر روی مشتری است.

دیگر تولید سریع محصول و عرضه آن ملاک نیست بلکه
آن چه مهم است بهبود هرچه بیشتر فرآیندها جهت رفع نیازهای مشتری به بهترین شکل ممکن است.

نتیجه حاصل از این استراتژی بدون شک منتهی به رضایت و حفظ مشتریان خواهد شد.

در واقع BPM با اصلاح فرآیندهای کسب و کار در راستای برآورده کردن نیازهای مشتریان کمک شایانی به بهره وری و کارایی هرچه بیشتر تجارت خواهد نمود.

3-4# کارآمد نبودن روش های قدیمی مدیریت

اگر به دقت به به بررسی مدیریت فرآیند کسب و کار بپردازید و
به طور کامل به پاسخ این سوال برسید که BPM چیست قطعاً به سرعت روش های تجاری منسوخ شده را رها خواهید کرد.

دنیا در حال تغییر است.

فناوری، مشتریان و عادات آن ها، شرایط اقتصادی، اجتماعی همگی به سرعت در حال تغییر هستند و
اگر شما به عنوان صاحبان مشاغل همگام با تغییرات قدم برندارید یقیناً به بن بست خواهید رسید.

عدم تطابق با تغییرات در یک تجارت به معنای پیشی گرفتن رقبا و در نهایت شکست شما خواهد بود.

در این میان مدیریت فرآیند کسب و کار BPM به شما کمک خواهد کرد تا
با درک فرآیندهای فعلی، به فرآیندهای جدید و البته کارآمدتر دست پیدا کنید.

با BPM این اطمینان برای شما حاصل خواهد شد که شما یک تحول تجاری موفقیت آمیز را تجربه خواهید نمود.

5# مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار BPM چیست؟

اگر می خواهید بدانید مراحل تشکیل دهنده BPM چیست باید
بگوییم مدیریت فرآیند تجارت متشکل از پنج مرحله می باشد:

1-5# طراحی (Design)

در مرحله طراحی فرآیند تحلیل گران تجارت با مطالعه قوانین زمان حال به شناختی کلی از قوانین تجارت دست یافته و
از هم جهت بودن این قوانین با اهداف سازمان اطمینان حاصل می نمایند.

2-5# مدل سازی (Modeling)

مدل سازی در مدیریت فرآیند تجارت عاملی جهت شناسایی، تعریف و همچنین بازنمایی فرآیندهای جدید به منظور پشتیبانی از قوانین جاری تجارتی برای ذینفعان می باشد.

3-5# اجرا (Execution)

مراحل BPM در آغاز امر به روی بخش کوچکی از کاربران به صورت آزمایشی به اجرا در می آید و
در مرحله بعد برای تمامی کاربران.

به این ترتیب احتمال خطا در مراحل تا حد زیادی کاهش پیدا خواهد کرد.

4-5# نظارت (Monitoring)

به صورت موازی با به اجرا درآمدن فرآیندها، بخش مدیریت سازمان نتایج حاصل از اجرای فرآیندها را باید به طور مداوم بررسی نماید و
سپس به مقایسه آن با نتایجی که از پیش تعیین شده بپردازد.

به این ترتیب هرگونه وجود مشکل در اجرای اهدافی که از قبل مشخص شده مورد تحلیل قرار گرفته و
اقدامات لازم جهت رفع ایرادات احتمالی صورت می گیرد.

5-5# بهینه سازی (Optimization)

با وجود سیستم BPM سازمان ها می توانند به شکلی کاملاً موثر فرآیندها را به سوی بهینه سازی و بهبود روند هدایت نمایند.

منظور از بهینه سازی با استفاده از BPM طراحی مجدد فرآیندهای تجاری به منظور ساده سازی و همچنین بهبود کارایی فرآیند و تقویت نمودن آن با استفاده از استراتژی جامع است.

6# اجرای مدل انتخاب شده در مدیریت فرآیند کار

حال با انتخاب مدل انتخاب شده، با روش استاندارد و به صورت مداوم اجرایی می شود.

در همین گام است که خروجی ها با شاخص های اصلی سازمان یا برند متصل شده و مشخص می شود که
این روش عملکرد، توانسته است به اهداف کسب و کار نزدیک شود یا خیر.

این احتمال وجود دارد که در مرحله اول اجرایی شدن و پیاده سازی مدل، نتایج مورد دلخوان نباشد.

به همین دلیل است که در مدیریت فرآیند کسب و کار، تکرار پذیری وجود دارد.

1-6# تکرارپذیری مدیریت فرآیند کسب و کار و بهبود آن

با انجام مراحل فوق، وقت آن است که به تکرار فرآیند پرداخته شود.

بررسی چالش ها در روند بهبود سازی فرآیندها و شناخت مسائل به وجود آمده، می تواند نقش موثری در پیشبرد اهداف داشته باشد.

این روند باعث می شود که طی یک پروسه زمانی، فرآیندها از لحظه شروع، دائما کارآمدتر شده و در سازمان تکامل یابند.

هنگامی که به بررسی مسائل موجود می پردازید و
با استناد به بررسی و تحلیل های انجام شده، فرآیند را مجدد اجرا و تکرار می کنید، در مسیر بهبود فرآیند قدم برداشته اید.

2-6# ایجاد ابزار مناسب در جهت بهینه نمودن عملکرد افراد

یکی از اقدامات موثر در مدیریت فرآیند کسب و کار این است که
وظایفی که خسته کننده و تکراری هستند را به صورت خودکار درآورده تا پرسنل بتوانند بر فعالیت های مهم تری تمرکز یابند.

این موضوع عمدتا در سازمان ها به شکل دیجیتال صورت می گیرد.

این کاملا روشن است که هنگامی که روش های عملکرد در سازمان و کسب و کار بررسی می شود، لازم است که اصلاحات نیز صورت گیرد.

در مدیریت فرآیند کسب و کار، توصیه بر استفاده از فناوری جهت مدل سازی و طراحی فرآیندها می باشد.

حضور فناوری در سازمان باعث می شود که عملکرد کارکنان نیز بهبود یابد.

اگر به دنبال یاد گرفتن مهارت بیشتر و افزایش درآمد هستید،

برای دریافت آموزش های رایگان مرتبط با حوزه علاقه‌مندی خود فقط کافیه فرم رو تکمیل کنید.

نظرتون درباره این مقاله چیه؟
ما رو راهنمایی کنید تا اون رو کامل تر کنیم و نواقصش رو رفع کنیم.
توی بخش دیدگاه ها منتظر پیشنهادهای فوق العاده شما هستیم.