آشنایی با تفاوت های ممیزی و ارزیابی در ۴ گام

اگر نگاهی به فرآیندهای ارزیابی سازمان ها بیاندازیم به دو نام آشنا یعنی ارزیابی و ممیزی بر می خوریم که این دو مفهوم تفاوت های زیادی باهم دارند.

بررسی معیارهای مختلف عملکرد شرکت ها به طور معمول با این دو روش انجام می شود.

به همین علت در این مطلب از نماتک به تعریف ارزیابی و ممیزی و تفاوت آن ها خواهیم پرداخت.

1# ارزیابی چیست؟

زمانی که یک شرکت یا کسب و کار در حال فعالیت است،
باید به طور مرتب نحوه فعالیت آن مورد بررسی قرار گیرد.

همه کسب و کار ها نقشه راه مشخصی دارند که باید در راستای آن تلاش کنند.

بر همین اساس باید هدف گذاری و حرکت در مسیر با دقت هر چه تمام تر انجام شود.

برای این که بدانید چقدر به اهداف خود در طرح نزدیک شده اید، باید از روش ارزیابی استفاده کنید.

ارزیابی عملکرد چیست؟

در واقع طی فرآیند ارزیابی تمامی داده های مربوط به کسب و کار شما بررسی می شوند و
نتایج حاصل از آن جمع آوری خواهند شد.

بعد از این که فرآیند ارزیابی به اتمام رسید،
با توجه به داده های موجود، برای تکمیل روند کار یا اصلاح در آن برنامه ریزی خواهید کرد.

2# ممیزی چیست؟

یکی دیگر از مهم ترین روش های تحلیل داده ای، استفاده از ممیزی است و با ارزیابی تفاوت هایی دارد.

در این روش که معمولا به صورت رسمی انجام می شود، داده های دقیق تری مورد بررسی قرار می گیرند.

ممیزی معمولا از طرف یک شرکت دیگر انجام می شود تا سلیقه های داخل شرکت در آن ورود پیدا نکند.

به طور کلی ممیزی سندیت قوی دارد و
برای اکثر کارهای اداری به عنوان یک سند از کسب و کار شما معتبر خواهد بود.

داده های حاصل از ممیزی می توانند کیفیت انجام کارها در سازمان یا شرکت شما را نشان دهند.

مسلما با داشتن یک ممیزی خوب می توانید نتایج بهتری در کسب و کار خود بگیرید.

با دانستن تعاریف مطرح شده در این بخش و بخش قبلی، بهتر می توانید به تفاوت ممیزی و ارزیابی پی ببرید.

3# عمده تفاوت های ممیزی و ارزیابی در چیست؟

با توجه به تعاریفی که از ممیزی و ارزیابی انجام شد، احتمالا با بعضی از تفاوت های بین آن ها آشنا شده اید.

اگر بخواهیم چرخه دمینگ را بررسی کنیم، متوجه می شویم که
ممیزی و ارزیابی در این چرخه معنای یکسانی دارند.

این در حالی است که در واقعیت تفاوت هایی بین این دو دیده می شود.

به صورت کلی ممیزی و ارزیابی برای بهبود فعالیت شرکت ها بسیار مفید هستند و
استفاده از آن ها می تواند سودآوری زیادی برای شرکت ها داشته باشد.

با توجه به تفاوت ممیزی و ارزیابی، هر کدام از آن ها در شرایط خاصی مورد استفاده قرار می گیرند.

در ادامه به بررسی این تفاوت ها خواهیم پرداخت.

1-3# مدت زمان لازم برای اجرا

مهم ترین تفاوت ممیزی و ارزیابی در زمان اجرای آن ها است.

به طور کلی ارزیابی را می توان در زمان های کوتاه تری انجام داد.

در حال حاضر ارزیابی به صورت هفتگی، ماهانه و سالانه انجام می شود و نتایج آن در اختیار سازمان قرار می گیرد.

در ارزیابی تمامی داده ها تحلیل می شوند تا میزان بازدهی و هزینه شرکت به صورت کامل مشخص شود.

برای این که آمار و اطلاعات در این زمینه دقیق باشد،
حتما باید از چک لیست ها استفاده کرد و آمارهای زمانی مختلف را ثبت نمود.

اما مدت زمان لازم برای اجرا ممیزی بیشتر از یک سال است.

برای آماده سازی ممیزی باید زمان بیشتری صرف شود؛ زیرا آیتم هایی که باید بررسی شوند بیشتر هستند.

2-3# تفاوت ممیزی و ارزیابی از نظر مجری آن ها

معمولا ارزیابی توسط خود شرکت و برای بهبود شاخص ها و عملکردها انجام می شود.

پس از این که مدتی از فعالیت شرکت گذشت، باید عوامل مختلفی نظیر میزان بازدهی و هزینه ها سنجیده شوند.

افراد فعال در مجموعه ارزیابی را انجام می دهند.

وقتی که این کار به پایان رسید، بهترین تصمیمات بر اساس داده های به دست آمده گرفته می شود و سیستم به کار خود ادامه می دهد.

در واقع ارزیابی به صورت داخلی انجام می شود و حالت غیررسمی دارد.

البته در بعضی از مواقع مدیرعامل شرکت یا کسب و کار به دنبال دریافت ارزیابی رسمی است که باید در سریع ترین زمان ممکن فراهم گردد.

ممیزی از طرف یک شرکت یا موسسه دیگر انجام می شود؛
یعنی عامل بررسی کننده یک فرد یا شرکت خارجی است.

معمولا کسی که می خواهد ممیزی شرکت شما را بررسی کند،
آن را با برخی از معیارها و استانداردها تطبیق می دهد.

هر چقدر که کسب و کار شما به این استانداردها نزدیک باشد، می توانید ممیزی بهتری را دریافت کنید.

در حال حاضر اکثر استانداردهای کالایی نظیر ایزو بعد از انجام ممیزی به شرکت ها داده می شوند.

3-3# تفاوت نوع داده ها در ممیزی و ارزیابی

به طور کلی آیتم هایی که در ممیزی و ارزیابی بررسی می شوند شبیه به هم هستند؛
ولی تفاوت هایی هم بین آن ها دیده می شوند.

برای ممیزی آمارهای شما فقط بر اساس استاندارد سنجیده می شوند.

این در حالی است که عوامل دیگری نیز در کسب و کار شما حائز اهمیت هستند.

اگر احساس می کنید که داده های حاصل از ممیزی نمی توانند همه موارد را پوشش دهند، حتما از ارزیابی استفاده کنید.

در ارزیابی شما مختار هستید که هر داده ای را بررسی کنید؛ زیرا به دست خودتان انجام می شود.

اگر می خواهید که همه جنبه های کسب و کار شما به صورت اجمالی بررسی شوند، حتما از ارزیابی استفاده کنید.

4-3# تفاوت ممیزی و ارزیابی در نوع سوالات

زمانی که شما می خواهید در یک اداره یا سازمان ارزیابی انجام دهید،
باید لیستی از سوالات را آماده کنید و پاسخ های مناسب آن ها را بیابید.

همین مورد درباره ممیزی نیز وجود دارد؛ ولی نوع سوالات و شیوه آن ها متفاوت است.

در ارزیابی سوالات حالت صفر و یکی دارند و پاسخ آن ها معمولا با بله یا خیر است.

به همین دلیل انجام ارزیابی زمان کمتری می خواهد.

این در حالی است که در فرآیند ممیزی سوالات حالت کیفی پیدا می کنند و جواب های آن ها مفصل است.

وجود این فرآیند باعث طولانی تر شدن مدت زمان اجرای ممیزی می شود.

با این حال هر کدام از این روش ها اطلاعات بسیار خوبی از شرکت یا سازمان می دهند و
با کمک آن ها می توان برای آینده برنامه ریزی مناسبی انجام داد.

4# داده های اولیه برای ممیزی و ارزیابی از چه راهی به دست می آیند؟

برای این که بتوان ارزیابی را در بالاترین کیفیت ممکن انجام داد، باید داده های اولیه را از منابع گوناگونی به دست آورد.

یکی از منابع مهم برای انجام ارزیابی، اسناد و مدارک موجود در حسابداری است.

در این بخش می توانید تمامی هزینه ها و درآمدها را به صورت مستقیم به دست بیاورید و آن ها را تحلیل کنید.

در واقع داده های مالی نقش کلیدی در ممیزی و ارزیابی دارند و باید به صورت ویژه بررسی شوند.

پرسیدن سوال از کارمندان مجموعه راه دیگری برای به دست آوردن داده های مورد نظر است.

نظرات کارمندان در این مورد بسیار مفید است؛ زیرا بخش بزرگی از کار شما توسط نیروی انسانی انجام می شود.

مسلما تمامی نظرات در این بخش اهمیت بسیار بالایی دارند و باید تحلیل شوند.

هر کدام از کارمندان تجربه های منحصر به فردی را در محیط کار دارند که در نوع خود بسیار مهم هستند.

با جمع آوری این اطلاعات می توانید میزان کارایی شرکت را تا چند برابر افزایش دهید.

یکی دیگر از راه های جمع آوری اطلاعات بازدید میدانی از شرکت و پروژه است.

این مورد در ممیزی ها بیشتر دیده می شود.

در واقع یک شخص یا شرکت از مجموعه شما به صورت حضوری بازرسی می کند و
تمامی شرایط موجود در کسب و کار شما را می سنجد.

در هنگام بازدید حضوری تمامی نکات مهم یادداشت می شوند تا برای داده های نهایی از آن ها بهره برداری شود.

تفاوت ممیزی و ارزیابی در این حالت کمتر دیده می شود؛ زیرا این موارد باید در هر دو حالت آماده شوند.

مسلما اگر ارزیابی به درستی انجام شود، در آینده ای نزدیک می توانید عملکرد کسب و کار خود را بهبود ببخشید.

سخن پایانی

در این مطلب تفاوت ممیزی و ارزیابی به طور مفصل بیان شد.

ممیزی و ارزیابی روش هایی هستند که با کمک آن ها می توانید نحوه فعالیت سازمان های مختلف را بررسی کنید.

برای انجام این کار داده های مختلف جمع آوری می شوند و نتیجه گیری نهایی حاصل خواهد شد.

بعد از انجام این فرآیند تمامی نقاط ضعف و قوت سیستم مشخص می شوند و
می توان بر اساس آن ها برای آینده شرکت یا سازمان هدف گذاری کرد.

به یاد داشته باشید که ممیزی و ارزیابی از نظر مدت زمان اجرا و مجری با هم تفاوت هایی دارند.

اگر می خواهید استانداردهایی همچون ایزو را دریافت کنید، حتما باید ممیزی در شرکت یا کسب و کار شما انجام شود.