آشنایی با سند اختتامیه حسابداری در ۳ گام

بستن حساب ها در سند اختتامیه و شروع سال مالی جدید از اقدامات مهم حسابداران در پایان هر سال مالی است.

به عنوان یک حسابدار لازم است با ماهیت حساب های موقت و دائم، مانده گیری حساب های موقت و انتقال حساب های دائم به سال مالی جدید آشنا باشید.

اگر حسابدار هستید یا به گونه ای با این حوزه سر و کار دارید تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

1# سند اختتامیه چیست؟ (Final Accounts)

دوره مالی در سازمان ها با ثبت سند اختتامیه و تهیه صورت مالی سود و زیان به پایان می رسد.

با توجه به دسته بندی حساب ها به حساب های دائمی و موقت، در پایان دوره مالی تمامی حساب های موقت بسته و حساب های دائم به دوره مالی بعد منتقل می شوند.

به تمامی حساب های سود و زیان که از فروش، درآمد، هزینه و قیمت تمام شده تشکیل شده اند، حساب موقت می گویند.

پس از ثبت سند اختتامیه دیگر امکان ثبت سند در آن سال مالی وجود ندارد.

در واقع این سند ثبت می شود تا حساب های دائمی شامل انواع دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام به دوره مالی بعد منتقل شوند و مشخص شود که شرکت در پایان دوره مالی چه میزان سود و زیان داشته است.

حسابداران برای تهیه این سند باید بر ماهیت بدهکار (Debit) و بستانکار (Credit) بودن و صورت های مالی چون ترازنامه (Balance Sheet) اشراف کامل داشته باشند.

سند اختتامیه حسابی واسط است که به منظور بستن حساب های دائمی در پایان سال مالی در یک روز افتتاح و در همان روز بسته می شود.

این سند و سند افتتاحیه زیرمجموعه حساب دیگری نیستند و به طور مستقل از سایر حساب ها درج می شوند.

با استفاده از سند اختتامی می توان مانده حساب های موقت نظیر حساب های درآمد و هزینه ای را صفر و مانده حساب های دائمی نظیر حساب های ترازنامه ای را به دوره مالی بعد منتقل کرد.

2# زمان ثبت سند اختتامیه

اغلب زمان ثبت سند اختتامی، پایان دوره مالی است.

به منظور شروع دوره مالی، سند افتتاحیه و برای پایان یافتن آن، سند اختتامیه ثبت می شود.

در سند اختتامیه تمامی حساب های موقت نظیر حساب های درآمد و هزینه ای بسته می شوند و
مانده حساب های دائمی یا ترازنامه ای یعنی حساب های دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام به سند افتتاحیه دوره مالی بعد منتقل می شوند.

مانده حساب ها در سند اختتامیه معکوس می شوند؛
یعنی دارایی ها با ماهیت بدهکار ماهیت بستانکار کسب می کنند،
بدهی ها و حقوق صاحبان سهام که ماهیت بستانکار دارند به صورت بدهکار ثبت می شوند و
حساب های موقت که با حساب خلاصه سود و زیان بسته شده و ماهیت بدهکار دارند، بستانکار می شوند.

مطابق موارد بالا اغلب زمان تهیه سند اختتامی و بستن حساب های دائمی پایان دوره مالی است؛
ولی گاهی مانند زمانی که می خواهیم مانده حساب تأمین کننده یا مشتری را صفر کنیم،
ممکن است در طی دوره مالی نیز لازم باشد حساب های دائم بسته شوند.

پیش از تهیه و ثبت سند اختتامیه باید بررسی شود که
حساب های خلاف ماهیت، یعنی حساب بدهکاری که ماهیت بستانکار گرفته باشد و بالعکس، نداشته باشیم.

مثلا حساب های دریافتنی و یا حساب موجودی نقد و بانک را به جای بدهکار کردن،
ممکن است به صورت بستانکار ثبت کرده باشیم که نادرست است و لازم است تا
ماهیت بدهکاری و بستانکاری حساب ها دقیقاً رعایت شود.

کافی است لیست حساب های با ماهیت نادرست یافته شود، گردش دوره ای آن ها مورد بررسی قرار بگیرد و به اصلاح سند مالی اقدام شود.

درصورتی که ماهیت حساب ها با صدور سند اصلاحی اصلاح نشود، از سند تعدیل استفاده می شود.

3# بستن حساب های موقت در پایان دوره مالی

منظور از بستن حساب ها صفر کردن مانده حساب های ثبت شده با استفاده از قانون حسابداری معکوس است.

به این معنا که حساب هایی با مانده بدهکار به صورت بستانکار و حساب هایی با مانده بستانکار به صورت بدهکار ثبت می گردند.

منظور از حساب های موقت حساب های درآمد، فروش و هزینه ها هستند که
به منظور بستن آن ها از خلاصه سود و زیان و قانون معکوس کردن حساب ها در سند اختتامیه استفاده می شود.

به منظور بستن حساب های موقت مطابق ذیل عمل می شود:

1- بستن حساب های درآمد و فروش

طبق قانون معکوس کردن حساب ها در سند اختتامی مانده درآمد و فروش بدهکار و خلاصه سود و زیان بستانکار می شوند.

2- بستن حساب هزینه ها

با رعایت قانون معکوس در سند اختتامیه انواع هزینه ها از جمله حقوق و دستمزد، قبوض آب و برق و هزینه تعمیرات بستانکار و خلاصه سود و زیان بدهکار می شوند.

3- بستن حساب خلاصه سود و زیان

مطابق قانون معکوس کردن سند اختتامیه، خلاصه سود و زیان بدهکار و سود و زیان انباشته بستانکار می شود.

مانده بستانکار نمایش دهنده سود و مانده بدهکار نمایش دهنده ضرر و زیان در انتهای سال مالی است.

سود و زیان انباشته یا سود و زیان سالانه حساب دائمی است که مانده آن به دوره مالی جدید منتقل می شود.

در واقع سود و زیان انباشته حسابی به منظور ارتباط میان صورت سود و زیان مالی و ترازنامه است.

سود و زیان انباشته ماهیت بستانکار دارد.