آشنایی با سند افتتاحیه در ۵ گام کلی

شروع حسابداری شرکت در آغاز سال مالی از ثبت سند افتتاحیه آغاز می شود.

قبل از شروع سیستم حسابداری در هر سازمانی باید مشخص کنیم که سازمان اولین دوره مالی خود را آغاز کرده است یا خیر.

ثبت سند افتتاحی و شناسایی اقلام این سند و تعادل اقلام دارایی ها با مجموع بدهی و سرمایه از موارد الزامی و جدانشدنی شروع حسابداری در آغاز سال مالی هر کسب و کاری است.

اگر جزء علاقه مندان به متون حسابداری هستید و یا به گونه ای با آن سر و کار دارید تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

1# سند افتتاحیه چیست؟ (Opening Entry)

برای شروع دوره مالی جدید در اسناد حسابداری هر سازمان، اولین سندی که باید ثبت گردد سند افتتاحیه است.

دوره مالی جدید را باید با سند اختتامیه سال مالی قبل افتتاح کرد.

تمامی حساب های دائمی که از سال مالی قبل به سال مالی جدید منتقل شده اند،
نظیر اقلام دارایی، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام، مقادیری متناظر با سند اختتامیه دارند و
مطابق با فرمول اصلی حسابداری مجموع بدهی ها و حقوق صاحبان سهام با دارایی ها برابر است و در این صورت مانده حساب افتتاحیه باید برابر صفر باشد.

در سند افتتاحیه لازم است تمامی دارایی ها بدهکار و حساب افتتاحیه بستانکار گردند؛
در ادامه بدهی و سرمایه بستانکار و حساب افتتاحیه بدهکار می شود.

سند افتتاحی می تواند بعدها و با گذشت چند ماه از شروع سال مالی نیز ثبت گردد و
یا در صورت ثبت شدن در ابتدای دوره مالی، به دلیل غیرقطعی بودن بسیاری از اقلام موجود در آن و نیاز به استعلام، قابل ویرایش باشد.

در صورتی که سند اختتامیه را برعکس کنیم سند افتتاحیه به دست می آید.

سند افتتاحی تنها سندی است که پیوست ندارد و در واقع پیوست آن اظهارنامه مالیاتی دوره مالی قبل است.

مطابق با ماده 6 قانون تجارت کشور اولین رویداد مالی بعد از پلمپ دفاتر باید ثبت سند افتتاحی باشد؛
در غیر این صورت سازمان در زمان حسابرسی مالیاتی دچار عواقب می شود.

مراحل ثبت سند افتتاحی عبارت اند از:

• بستن حساب های هزینه، درآمد و سود و زیان
• ثبت سند اختتامیه
• ثبت سند افتتاحیه

برای آشنایی کامل با حسابداری به مقاله زیر مراجعه فرمایید.

2# ثبت سند افتتاحیه در شرکت تازه تأسیس

اگر شرکت در اولین سال فعالیت خود باشد، اولین سند واحد حسابداری ثبت سند افتتاحیه است که
در آن به وارد کردن اقلام ترازنامه ای شامل دارایی، بدهی و سرمایه پرداخته می شود.

در سند افتتاحیه اقلامی چون صندوق، بانک، تنخواه و… به عنوان اقلام زیرمجموعه دارایی و با ماهیت بدهکار و اقلامی چون اسناد و حساب های پرداختنی، جاری شرکا، پیش دریافت ها، وام، سرمایه و… به عنوان اقلام زیرمجموعه بدهی ها و حقوق صاحبان سهام و با ماهیت بستانکار ثبت می شوند.

سند افتتاحیه حسابی واسطه ای است که کارایی خاصی ندارد؛
ولی برای شروع دوره مالی در هر کسب و کاری لازم است.

سند افتتاحی همان سند اختتامیه است که عکس شده و همه چیز به جای خود بازگشته است.

توصیه می شود که تاریخ سند افتتاحی را برابر با اولین روز سال مالی و عنوان سند افتتاحی را “ثبت سند افتتاحیه” در نظر بگیریم.

به دلیل اهمیت این سند ثبت آن به عهده حسابداران باتجربه واحد مالی است.

3# ثبت سند افتتاحی در شرکت های با بیش از یک سال سابقه

اگر شرکت در اولین سال فعالیت خود نباشد و یا واحد حسابداری به عنوان مجری از میانه سال مالی وظیفه حسابداری سازمان را بر عهده گیرد، ابتدا باید مانده حساب های ترازنامه ای به دست بیایند.

مانده موجود حساب های دائمی یا ترازنامه ای در سند اختتامیه سال مالی قبل به عنوان موجودی ابتدای دوره در ثبت سند افتتاحی درج می شود.

در صورتی که مبلغ سرمایه از اساسنامه سازمان اقتباس شده باشد و
پس از وارد کردن مانده اقلام، بدهکار و بستانکار دو طرف تراز نگردد،
حسابی به عنوان جاری شرکا در قسمت بستانکاری درج می گردد و
رقمی بابت تعادل دو طرف بدهکاری و بستانکاری در آن ثبت می شود.

به دلیل این که محاسبه مانده بسیاری از اقلام نام برده نیازمند استعلام، انبارگردانی و… است،
توصیه می شود که سند افتتاحی با رقمی فرضی ثبت گردد و کارهای روزمره شرکت انجام شوند و
به محض مشخص شدن هرکدام از مانده اقلام نام برده، سند افتتاحیه اصلاح گردد.

4# مزایای ثبت سند افتتاحیه

مزایایی که سند افتتاحیه برای سازمان دارد به طور خلاصه عبارت اند از:

• مرتب سازی اسناد مالی، تنظیم آن ها و کنترل و زمان بندی اسناد
• سنجش سطح موفقیت واحد تجاری و سنجش عملکرد مالی سازمان در سال گذشته
• شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان توسط مدیران با بررسی سند افتتاحی
• توانا کردن مدیران برای برنامه ریزی مالی دقیق تر در سال آینده
• تعیین سطح واقعی مالیات پرداختی واحد تجاری

5# عوامل تأثیرگذار در تنظیم سند افتتاحی

• بهره گیری از حسابداری خبره و عضو جامعه حسابداران در تنظیم بهینه این سند تأثیر دارد.
• استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب با حداقل ضریب خطا در تنظیم اسناد مالی به ویژه سند افتتاحی تأثیر دارد.
• بهره برداری از دفاتر مالی منظم و دقیق و دسترسی به دفاتری چون دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل و… در تنظیم سند افتتاحی نقش دارد.