کارشناسان مدیریت اسناد
Document Management Specialistsپیادهسازی و اداره سامانههای مدیریت اسناد در سراسر سازمان و رویههای مرتبط که امکان ثبت، ذخیرهسازی، بازیابی، اشتراکگذاری و نابودی سوابق و اسناد الکترونیکی را برای سازمان فراهم میکنند.
- کد SOC
- 15-1299.03
معرفی شغل
پیادهسازی و اداره سامانههای مدیریت اسناد در سراسر سازمان و رویههای مرتبط که امکان ثبت، ذخیرهسازی، بازیابی، اشتراکگذاری و نابودی سوابق و اسناد الکترونیکی را برای سازمان فراهم میکنند.
وظایف شغلی
- پیادهسازی سامانههای پردازش، بازیابی و توزیع مدارک الکترونیکی با همکاری دیگر متخصصان فناوری اطلاعات.
- بازیابی داراییهای الکترونیکی از مخزن برای توزیع میان کاربران و گردآوری و بازگرداندن آنها به مخزن در صورت لزوم.
- پایش فعالیتهای نظارتی برای نگهداری انطباق با قوانین مدیریت سوابق و مدارک.
- کمک در سنجش، تهیه یا استقرار سامانههای نوی مدیریت اسناد الکترونیکی.
- بهروز ماندن از تحولات فناوریها و فنون مدیریت مدارک از راه مرور ادبیات جاری، گفتوگو با همکاران، شرکت در برنامههای آموزشی، حضور در نشستها یا کارگاهها، یا عضویت در سازمانها یا همایشهای حرفهای.
- کمک در تدوین ردهبندی طبقهبندی سند یا محتوا برای آسان کردن ثبت، جستوجو و بازیابی اطلاعات.
- شناسایی و طبقهبندی مدارک یا دیگر محتوای الکترونیکی بر پایه ویژگیهایی مانند سطح امنیت، کارکرد و فراداده.
- اداره حق دسترسی به سند و سامانه و نظارت بر بازنگری برای حصول اطمینان از امنیت سامانه و یکپارچگی اسناد اصلی.
- کمک در تعیین خطمشیهای مدیریت اسناد برای آسان کردن دسترسی کارآمد، قانونی و امن به محتوای الکترونیکی.
- تدوین، مستند کردن یا نگهداری استانداردها، شیوههای برتر، یا رویههای استفاده از سامانه.
- نگارش، بررسی یا اجرای برنامههای آزمون سامانههای جدید یا تثبیتشده مدیریت مدارک.
- تهیه و ثبت تغییرات مدارک رسمی و تأیید تغییرات با کارکنان حقوقی و مدیریت انطباق، شامل کارکنان مدیریت سوابق در سطح سازمان.
فعالیتهای کاری
کار با رایانه
استفاده از رایانه و سامانههای رایانهای — سختافزار و نرمافزار — برای برنامهنویسی، نوشتن نرمافزار، راهاندازی قابلیتها، ورود داده یا پردازش اطلاعات.
ارزیابی اطلاعات برای تعیین انطباق با استانداردها
استفاده از اطلاعات مرتبط و قضاوت شخصی برای تعیین اینکه آیا رویدادها یا فرایندها با قوانین، مقررات یا استانداردها مطابقت دارند.
ارتباط با سرپرستان، همکاران یا زیردستان
رساندن اطلاعات به سرپرستان، همکاران و زیردستان از راه تلفن، نوشتار، ایمیل یا بهصورت حضوری.
کسب اطلاعات
مشاهده، دریافت و بهدستآوردن اطلاعات از همهٔ منابع مرتبط.
مستندسازی و ثبت اطلاعات
وارد کردن، پیادهسازی، ثبت، ذخیره یا نگهداری اطلاعات به شکل نوشتاری یا الکترونیکی و مغناطیسی.
پردازش اطلاعات
گردآوری، کدگذاری، دستهبندی، محاسبه، جدولبندی، بازبینی یا راستیآزمایی اطلاعات و دادهها.
تصمیمگیری و حل مسئله
تحلیل اطلاعات و ارزیابی نتایج برای انتخاب بهترین راهحل و حل مسئله.
برقراری و حفظ روابط بینفردی
ایجاد رابطهٔ کاری سازنده و همکارانه با دیگران و حفظ آن در گذر زمان.
بهروزرسانی و بهکارگیری دانش مرتبط
بهروز نگه داشتن دانش فنی خود و بهکارگیری دانش تازه در کار.
تحلیل دادهها یا اطلاعات
یافتن اصول، دلایل یا واقعیتهای زیربنایی اطلاعات، از راه تجزیهٔ اطلاعات یا دادهها به بخشهای جداگانه.
درآمد و اشتغال
میانهٔ حقوق سالانه
$۱۱۶٬۵۸۰/ سال
میانگین $۱۲۲٬۲۳۰ · ساعتی $۵۶٫۰۵
صدک ۱۰ $۵۵٬۹۴۰صدک ۹۰ $۱۸۸٬۴۷۰
صدک ۲۵ $۷۹٬۳۷۰صدک ۷۵ $۱۵۷٬۵۰۰
نیمهٔ میانی بازار (صدک ۲۵ تا ۷۵)میانه
پیشبینی رشد ۱۰ ساله۸٫۲٪
دانش و شایستگیها
دانش
- زبان انگلیسی
- مدیریت و اداره امور
- رایانه و الکترونیک
- خدمات مشتری و خدمات شخصی
- امور اداری
- حقوق و امور دولتی
- آموزش و تربیت
- ریاضیات
- فروش و بازاریابی
- ارتباطات و رسانه
مهارتها
- درک مطلب
- شنیدن فعال
- نوشتن
- تفکر انتقادی
- حل مسائل پیچیده
- تحلیل سامانهها
- پایش
- یادگیری فعال
- ارزیابی سامانهها
- قضاوت و تصمیمگیری
تواناییها
- درک شنیداری
- بیان شفاهی
- مرتبسازی اطلاعات
- حساسیت به مسئله
- بینایی نزدیک
- تشخیص گفتار
- انعطاف در تشخیص الگوی پنهان
- وضوح گفتار
تناسب شخصیتی و سبک کاری
شاغلان این شغل بیش از همه به این تیپهای شخصیتی نزدیکاند:
- ۱قاعدهمندConventional
- ۲کاوشگرInvestigative
- ۳کارآفرینEnterprising
کد هالند این شغل: C-I-E
توجه به جزئیات۹۲٪
قابل اتکا بودن۸۸٪
درستکاری۷۹٪
احتیاط۶۹٪
محیط و شرایط کار
ارتباط و تعامل· با چه کسانی و چگونه
رایانامه
تقریباً همیشه
گفتوگوی تلفنی
تقریباً همیشه
شرایط فیزیکی· کجا و در چه محیطی
صرف زمان در حالت نشسته
زیاد
فضای سرپوشیده با شرایط محیطی کنترلشده
زیاد
نزدیکی فیزیکی به دیگران
متوسط
صرف زمان برای کار با دست جهت جابهجایی، کنترل یا لمس اشیا، ابزارها یا فرمانها
متوسط
مواجهه با صدا و سطوح نویز آزاردهنده یا حواسپرتکننده
کم
مواجهه با آلایندهها
کم
استقلال و مسئولیت· چقدر تصمیم با خودتان است
آزادی عمل در تصمیمگیری
زیاد
اثر تصمیمها بر همکاران یا نتایج سازمان
متوسط
تحصیلات و مسیر ورود
تحصیلات شاغلان فعلی
کارشناسی۶۰٫۰٪ از شاغلان
کارشناسی ارشد۱۵٫۰٪ از شاغلان
کاردانی۱۰٫۰٪ از شاغلان
گواهینامهٔ پس از کارشناسی۱۰٫۰٪ از شاغلان
منطقه شغلی چهار: آمادگی قابل توجهی مورد نیاز است
- تجربه
- مقدار قابل توجهی از مهارت، دانش یا تجربه مرتبط با کار برای این مشاغل مورد نیاز است. به عنوان مثال، یک حسابدار باید چهار سال کالج را بگذراند و چندین سال در حسابداری کار کند تا واجد شرایط در نظر گرفته شود.
- تحصیلات
- اکثر این مشاغل نیاز به مدرک لیسانس چهار ساله دارند، اما برخی از آنها نیازی به مدرک لیسانس ندارند.
- آموزش
- کارمندان در این مشاغل معمولاً به چندین سال تجربه مرتبط با کار، آموزش در حین کار و/یا آموزش حرفه ای نیاز دارند.
- نمونهها
- بسیاری از این مشاغل شامل هماهنگی، نظارت، مدیریت یا آموزش دیگران است. به عنوان مثال می توان به دلالان املاک، مدیران فروش، مدیران پایگاه داده، طراحان گرافیک، شیمیدانان، مدیران هنری و برآوردگران هزینه اشاره کرد.
مهارتهای نرمافزاری
OG
Office Gemini Diamond Vision
نرمافزار تحلیلی یا علمی
EC
EMC Captiva
نرمافزار تحلیلی یا علمی
PS
Perceptive Software ImageNow
نرمافزار تحلیلی یا علمی
MO
Microsoft Office Document Imaging
نرمافزار تحلیلی یا علمی
CC
CAPSYS Capture
نرمافزار تحلیلی یا علمی
VI
Vertafore ImageRight
نرمافزار رابط کاربری و پرسوجوی پایگاه داده
OS
Oracle SQL Developer
نرمافزار محیط توسعه
فناوری داغ
VC
Version control software
نرمافزار نسخهبندی فایل
ابزارهای عمومیتر
SP
SAP PowerBuilder
نرمافزار توسعه شیءگرا یا مؤلفهگرا
IW
IBM WebSphere MQ
نرمافزار مدیریت مبتنی بر رایانش ابری
فناوری داغ
FC
File compression software
نرمافزار فشردهسازی داده
AS
Alfresco Software Alfresco
نرمافزار مدیریت اسناد
AI
Autonomy iManage WorkSite
نرمافزار مدیریت اسناد
AC
Ademero Content Central
نرمافزار مدیریت اسناد
AP
Advanced Processing and Imaging OptiView ECM
نرمافزار مدیریت اسناد
ابزارها و تجهیزات
سرورهای رایانش ابری
سرورهای کامپیوتر
دیسکهای سخت رایانه
درایوهای هارد دیسک
سرورهای محتوا
سرورهای کامپیوتر
درایوهای نوری‑مغناطیسی
درایوهای مغناطیسی-نوری MO
کتابخانههای نوار مغناطیسی
آرایههای نواری
اسکنرها
مشاغل و عناوین مرتبط
این شغل با چه عنوانهای دیگری آگهی میشود
مدیر کنترل مستنداتDocument Control Manager
مشاور ECM (مشاور مدیریت محتوای سازمانی)ECM Consultant (Enterprise Content Management Consultant)
مدیر محتوای الکترونیکیElectronic Content Manager
مدیر سوابقRecords Manager
مدیر سوابق کسبوکارBusiness Records Manager
معمار تصویربرداری مستندات دارای گواهیCertified Document Imaging Architect
مشاور مدیریت مستنداتDocument Management Consultant
تحلیلگر سامانههای سوابقRecord Systems Analyst
مشاور مدیریت سوابق و اطلاعات (مشاور RIM)Records and Information Management Consultant (RIM Consultant)
کارشناس مدیریت سوابق و اطلاعات (کارشناس RIM)Records and Information Management Specialist (RIM Specialist)
کارشناس مستندسازی بالینیClinical Documentation Specialist
کارشناس مستندات تسهیلات تجاریCommercial Loan Documentation Specialist
متخصص محتواContent Specialist
استراتژیست محتواContent Strategist
هماهنگکننده احراز صلاحیتCredentialing Coordinator
مدیر احراز صلاحیتCredentialing Manager
مسئول کنترل اسناد (مسئول امور کنترل اسناد)Document Control Administrator (Document Control Admin)
متصدی کنترل اسنادDocument Control Clerk
هماهنگکننده کنترل اسنادDocument Control Coordinator
کارشناس کنترل اسنادDocument Control Specialist