متصدیان عمومی دفتری
Office Clerks, Generalانجام وظایفی چنان متنوع که در هیچ شغل دفتری مشخصی طبقهبندی نمیشوند و به دانش سامانهها و رویههای اداری نیاز دارند. وظایف دفتری ممکن است بر اساس رویههای هر مجموعه واگذار شوند و ترکیبی از پاسخگویی تلفنی، دفترداری، تایپ یا واژهپردازی، کار با ماشینهای اداری و بایگانی را شامل شوند.
- کد SOC
- 43-9061.00
- کد ISCO
- 4110
معرفی شغل
متصدی امور دفتری با پشتیبانی از عملیات اداری روزانه، به روان کار کردن دفتر کمک میکند. او در منظم نگه داشتن محیط کار و تضمین جریان کارآمد اطلاعات میان کارکنان نقش مهمی دارد. مهارت ارتباطی قوی، نظم و مهارتهای پایه رایانه برای این نقش ضروری است، چون متصدیان اغلب چند کار را همزمان پیش میبرند.
یک روز کاری
وارد کردن و بهروزرسانی اطلاعات در پایگاههای داده و صفحههای گسترده همراه با نگهداری سوابق دقیق. مرتبسازی و نگهداری پروندههای فیزیکی و دیجیتال برای بازیابی آسان.
ایفای نقش نقطه تماس اصلی برای پرسشهای درونسازمانی و برونسازمانی. پاسخ به تماسهای تلفنی و رایانامهها، ارائه اطلاعات یا ارجاع درست پرسشها.
استقبال از مراجعان، مشتریان و کارکنانی که وارد دفتر میشوند. راهنمایی آنها به واحد یا فرد مربوط و ارائه کمک عمومی.
کار با تجهیزاتی مانند چاپگر، دستگاه کپی و فکس و عیبیابی مشکلات جزئی. تفکیک نامههای ورودی و آمادهسازی نامهها و بستههای خروجی برای ارسال.
پایش موجودی ملزومات اداری و ثبت سفارش در صورت نیاز. اطمینان از موجود بودن و در دسترس بودن اقلام برای استفاده کارکنان.
آمادهسازی اتاق جلسه، راهاندازی تجهیزات صوتیتصویری و تدارک مواد لازم. مدیریت تقویم، تنظیم قرارها و هماهنگی کارآمد جلسات.
پشتیبانی از کارهای مالی مانند صدور فاکتور و پیگیری هزینهها. کمک به منابع انسانی در سوابق کارکنان، فرایند ورود نیروی جدید و هماهنگی رویدادها.
ارائه کمک اداری عمومی به همکاران و مدیریت. کمک در پروژهها و ارائهها و حفظ محیط دفتری تمیز و مرتب.
وظایف شغلی
- بررسی پروندهها، سوابق و سایر مدارک برای کسب اطلاعات جهت پاسخ به درخواستها.
- گردآوری، رونوشتبرداری، تفکیک و بایگانی سوابق فعالیتهای دفتری، تراکنشهای کسبوکار و سایر فعالیتها.
- باز کردن، تفکیک و هدایت پست ورودی، پاسخ به مکاتبات، و آماده کردن پست خروجی.
- محاسبه، ثبت و نمونهخوانی دادهها و سایر اطلاعات، مانند سوابق یا گزارشها.
- تایپ، قالببندی، نمونهخوانی و ویرایش مکاتبات و سایر مدارک، از روی یادداشت یا دستگاه دیکته، با استفاده از رایانه یا ماشین تحریر.
- تکمیل زمانبندیهای کاری، مدیریت تقویم و ترتیب دادن قرارها.
- کار کردن با ماشینهای اداری، مانند دستگاه فتوکپی و اسکنر، دستگاه فکس، سامانههای پیامگیر صوتی، و رایانه شخصی.
- نگهداری و بهروزرسانی سامانههای بایگانی، موجودی، پست و پایگاه داده، بهصورت دستی یا با استفاده از رایانه.
- ارتباط با مشتریان، کارکنان و سایر افراد برای پاسخ به پرسشها، پخش یا توضیح اطلاعات، گرفتن سفارش و رسیدگی به شکایتها.
- رساندن پیام و انجام کارهای بیرون از دفتر.
- پاسخ به تلفن، هدایت تماسها و گرفتن پیام.
- موجودیبرداری و سفارش مواد، ملزومات و خدمات.
فعالیتهای کاری
استفاده از رایانه و سامانههای رایانهای — سختافزار و نرمافزار — برای برنامهنویسی، نوشتن نرمافزار، راهاندازی قابلیتها، ورود داده یا پردازش اطلاعات.
رساندن اطلاعات به سرپرستان، همکاران و زیردستان از راه تلفن، نوشتار، ایمیل یا بهصورت حضوری.
مشاهده، دریافت و بهدستآوردن اطلاعات از همهٔ منابع مرتبط.
انجام کارهای اداری روزمره، مانند نگهداری پروندههای اطلاعاتی و پردازش مدارک و مکاتبات.
وارد کردن، پیادهسازی، ثبت، ذخیره یا نگهداری اطلاعات به شکل نوشتاری یا الکترونیکی و مغناطیسی.
ایجاد رابطهٔ کاری سازنده و همکارانه با دیگران و حفظ آن در گذر زمان.
گردآوری، کدگذاری، دستهبندی، محاسبه، جدولبندی، بازبینی یا راستیآزمایی اطلاعات و دادهها.
ارتباط با افراد بیرون از سازمان و نمایندگی سازمان نزد مشتریان، عموم مردم، دولت و سایر مراجع بیرونی. این اطلاعات میتواند حضوری، کتبی یا از راه تلفن و ایمیل رد و بدل شود.
تدوین هدفها و برنامههای مشخص برای اولویتبندی، سازماندهی و به انجام رساندن کار.
شناسایی اطلاعات از راه دستهبندی، برآورد، تشخیص تفاوتها و شباهتها و رصد تغییر در شرایط یا رویدادها.
تخصصها
متصدیان پذیرش نخستین نقطه تماس مراجعان و تماسگیرندگان هستند. آنها از مهمانان استقبال میکنند، به تلفنها پاسخ میدهند و پرسشها را به فرد یا واحد مربوط ارجاع میدهند.
دستیاران اداری برای روان کار کردن دفتر پشتیبانی عمومی ارائه میدهند. آنها کارهایی مانند ورود داده، سازماندهی پروندهها و امور اداری روزمره را بر عهده دارند.
منشیان حقوقی با تهیه اسناد و مدیریت برنامههای زمانی از وکلا و کادر حقوقی پشتیبانی میکنند. آنها همچنین در ارتباط با موکلان و هماهنگی فرایندهای حقوقی کمک میکنند.
دستیاران اجرایی از مدیران سطح بالا در برنامههای زمانی، جلسات و ارتباطات پشتیبانی میکنند. آنها اغلب با اطلاعات محرمانه سروکار دارند و به منظم ماندن مدیران کمک میکنند.
دستیاران اداری پزشکی کارهای دفتری را در مراکز درمانی مدیریت میکنند. آنها نوبتها را تنظیم میکنند، پرونده بیماران را نگهداری میکنند و ارتباط میان بیماران و کادر درمان را تسهیل میکنند.
متصدیان خدمات مشتری به پرسشها رسیدگی میکنند و از مشتریان پشتیبانی میکنند. آنها ممکن است در سفارشها کمک کنند، به نگرانیها رسیدگی کنند و سوابق مشتریان را نگهداری کنند.
متصدیان ورود داده بر وارد کردن دقیق اطلاعات در پایگاههای داده یا سامانههای دیجیتال تمرکز دارند. آنها اطمینان مییابند که سوابق منظم و بهروز باشد.
درآمد و اشتغال
رضایت شغلی
دانش و شایستگیها
دانش
- امور اداری
- زبان انگلیسی
- خدمات مشتری و خدمات شخصی
- مدیریت و اداره امور
- رایانه و الکترونیک
- ریاضیات
- اقتصاد و حسابداری
- ایمنی و امنیت عمومی
- کارگزینی و منابع انسانی
- ارتباطات و رسانه
مهارتها
- درک مطلب
- شنیدن فعال
- سخن گفتن
- نوشتن
- تفکر انتقادی
- درک اجتماعی
- هماهنگی
- خدمتمحوری
- مدیریت زمان
- پایش
تواناییها
- بیان شفاهی
- درک شنیداری
- بینایی نزدیک
- تشخیص گفتار
- وضوح گفتار
- مرتبسازی اطلاعات
- حساسیت به مسئله
- توجه انتخابی
تناسب شخصیتی و سبک کاری
شاغلان این شغل بیش از همه به این تیپهای شخصیتی نزدیکاند:
- ۱قاعدهمندConventional
- ۲کارآفرینEnterprising
- ۳اجتماعیSocial
کد هالند این شغل: C-E-S
متصدیان امور دفتری شخصیت متمایزی دارند. آنها معمولاً افرادی قاعدهمند هستند؛ یعنی وظیفهشناس و محافظهکارند. منطقی، کارآمد، منظم و سازمانیافتهاند. برخی از آنها کارآفرین هم هستند؛ یعنی ماجراجو، بلندپرواز، قاطع، برونگرا، پرانرژی، مشتاق، بااعتمادبهنفس و خوشبیناند.
محیط و شرایط کار
محیط کار متصدی امور دفتری معمولاً منظم و پرمشغله است و بر پیشبرد روان عملیات روزانه تمرکز دارد. متصدیان اغلب پشت میزهایی با رایانه، تلفن و سامانههای بایگانی کار میکنند و همکارانی در کنارشاناند که وظایف اداری دیگری را بر عهده دارند. این محیطی است که در آن توجه به جزئیات و پیشبرد همزمان چند کار اهمیت دارد. بسته به نوع دفتر، فضا میتواند متفاوت باشد. در دفاتر شرکتی، متصدیان ممکن است در فضاهای باز یا اتاقکهای کاری با گردش کار ساختاریافته فعالیت کنند. در دفاتر پزشکی، حقوقی یا دولتی، محیط کار ممکن است تخصصیتر باشد و تجهیزات، اسناد یا مقررات مشخصی داشته باشد.
تحصیلات و مسیر ورود
برای شروع کار به عنوان کارمند اداری معمولاً دیپلم دبیرستان کافی است.
تایپ، کار با واژهپرداز و نرمافزارهای رایج اداری و پاسخگویی تلفنی مهمترین چیزی است که کارفرما میبیند؛ دورههای کوتاه آموزشگاههای حرفهای همینها را پوشش میدهند.
بیشتر آموزش پس از استخدام و در جریان کار انجام میشود: روالهای همان دفتر، بایگانی، مکاتبات و سامانههای داخلی.
- تجربه
- معمولاً به مهارت، دانش یا تجربه قبلی مرتبط با کار نیاز است. برای مثال، یک گوینده از تجربه کار مستقیم با مردم بهره می برد.
- تحصیلات
- این مشاغل معمولاً نیاز به دیپلم دبیرستان دارند.
- آموزش
- کارمندان در این مشاغل به چند ماه تا یک سال کار با کارمندان با تجربه نیاز دارند. یک برنامه کارآموزی شناخته شده ممکن است با این مشاغل مرتبط باشد.
- نمونهها
- این مشاغل اغلب شامل استفاده از دانش و مهارت های شما برای کمک به دیگران است. به عنوان مثال می توان به سفارش دهندگان، کارمندان پیشخوان و اجاره، نمایندگان خدمات مشتری، نگهبانان، اثاثه یا لوازم داخلی و عابربانک اشاره کرد.
مهارتهای نرمافزاری
ابزارهای عمومیتر
ابزارها و تجهیزات
ابزارهای عمومیتر
تأثیر هوش مصنوعی
کارهایی که AI دارد میگیرد
- ورود داده و نگهداری رکوردهای پایگاه داده
- اسکن و بایگانی اسناد
- مکاتبات معمول و ساخت نامههای قالبی
- زمانبندی نوبتها و مدیریت تقویم
- پردازش ساده فاکتورها
- قالببندی گزارش
کارهایی که دست انسان میماند
- رسیدگی به درخواستهای غیرمعمول و موارد استثنا
- هماهنگی میان بخشها و کارکنان
- پشتیبانی از مراجعان و مخاطبان بیرونی
- مدیریت ملزومات اداری و امور فیزیکی دفتر
- تشخیص موقعیتهایی که باید به سطح بالاتر ارجاع شوند
- پشتیبانی از وظایف اداری تخصصی
مهارتهایی که از حالا ارزش یادگیری دارند
کار با سامانههای پردازش اسناد، زمانبندی و مدیریت سوابق به کمک هوش مصنوعی؛ این سامانهها جای ورود دستی دادهها را گرفتهاند و اکنون کمترین انتظار از کار اداری به شمار میروند.
کسب تخصص در فرایندهای اداری حوزه درمان، حقوق، دولت یا مالی؛ کارهایی که فراتر از ورود روزمره داده به دانش تخصصی نیاز دارند و کمتر در معرض خودکارسازی کاملاند.
مدیریت سامانههای سوابق الکترونیک، سکوهای مدیریت اسناد و الزامات بایگانی انطباقی که سازمانها همچنان به آن نیاز دارند، حتی وقتی هوش مصنوعی پردازش روزمرهٔ دادهها را بر عهده میگیرد.
سوالات متداول
آیا هوش مصنوعی جایگزین متصدیان امور دفتری میشود؟
هوش مصنوعی چگونه کار متصدی امور دفتری را تغییر میدهد؟
متصدیان امور دفتری در عصر هوش مصنوعی به چه مهارتهایی نیاز دارند؟
مشاغل و عناوین مرتبط
