بررسی وظایف و تفاوتها میان تسهیلگر و دبیر کمیته ی RCA مطابق با استاندارد BS EN IEC62740

در تحلیل علل ریشه‌ای (RCA)، هر عضو تیم نقش‌های مهم و مشخصی دارد. در اینجا به نقش‌ها و وظایف تسهیلگر، دبیر، و سرگروه تیم RCA می‌پردازیم:

۱. نقش و وظیفه تسهیلگر (Facilitator) در تیم‌های RCA:

وظایف:

هدایت جلسات RCA: تسهیلگر مسئول است که جلسات RCA به شکل سازنده و بدون حاشیه‌روی انجام شوند.

ایجاد محیط مشارکتی: تسهیلگر باید محیطی را فراهم کند که همه اعضای تیم بتوانند به راحتی نظرات خود را بیان کنند.

سازمان‌دهی فرآیند تحلیل: تسهیلگر باید اطمینان حاصل کند که فرآیند تحلیل به درستی انجام می‌شود و به سمت شناسایی علل ریشه‌ای هدایت می‌شود.

طرح سوال‌های کلیدی: تسهیلگر باید سوال‌هایی مطرح کند که به تیم کمک کند به عمق مشکل نفوذ کنند.

ویژگی‌های تسهیلگر:

بی‌طرفی: تسهیلگر باید بدون جانب‌داری جلسات را هدایت کند و از دخالت مستقیم در تحلیل جلوگیری کند.

ارتباط مؤثر: باید توانایی برقراری ارتباط و مدیریت گفت‌وگوها را داشته باشد.

دانش فنی و فرآیندی: باید با فرآیند RCA و روش‌های تحلیل علل ریشه‌ای آشنا باشد.

چه کاری نباید انجام دهد:

تعیین نتیجه: تسهیلگر نباید نتیجه‌گیری کند یا به تیم جهت خاصی را تحمیل کند.

جانبداری: نباید در بحث‌ها وارد قضاوت شود یا جانب گروه خاصی را بگیرد.

۲. نقش و وظیفه دبیر کارگروه‌های RCA:

ثبت و مستندسازی: دبیر مسئول ثبت تمامی مباحثات، نتایج و تصمیم‌گیری‌های انجام‌شده در جلسه است.

پیگیری وظایف: پس از جلسه، دبیر پیگیر اجرای تصمیمات و وظایف محول‌شده به اعضای تیم است.

تهیه گزارش: باید گزارش نهایی RCA را پس از تکمیل تحلیل آماده و توزیع کند.

۳. نقش و وظیفه سرگروه تیم تحلیل RCA:

مدیریت تیم تحلیل: سرگروه مسئول سازماندهی تیم و اطمینان از اینکه اعضای تیم به درستی نقش‌های خود را انجام می‌دهند.

تصمیم‌گیری نهایی: سرگروه می‌تواند نقش مهمی در تصمیم‌گیری نهایی داشته باشد، اما باید این کار را با توجه به داده‌ها و نظر اعضای تیم انجام دهد.

حمایت از تسهیلگر: سرگروه باید در حفظ نظم جلسه و حمایت از تسهیلگر در راستای هدایت تیم به سمت نتیجه‌گیری کمک کند.

۴. منابع و رفرنس‌ها:

برای آشنایی بیشتر با نقش‌ها و وظایف تسهیلگران، دبیر و سرگروه در فرآیند RCA، می‌توانید به منابع زیر مراجعه کنید:

کتاب " Root Cause Analysis" نوشته لاتینو Latino. : این کتاب به فرآیند RCA و نقش‌های مختلف در آن به طور جامع پرداخته است.

کتاب “The Root Cause Analysis Handbook” نوشته ABS Consulting: این کتاب به تشریح فرآیند RCA و نحوه اجرای مؤثر آن با تمرکز بر نقش تسهیلگر و سایر اعضا پرداخته است.

منابع آموزشی از مؤسسات TapRooT و Cause Mapping نیز می‌توانند مطالب جامع و کاربردی در زمینه RCA ارائه دهند.