مدیر امور اداری
Administration Directorبرنامهریزی، هدایت یا هماهنگ کردن یک یا چند خدمت اداری سازمان، مانند مدیریت سوابق و اطلاعات، توزیع مرسولات و سایر خدمات پشتیبانی اداری.
- کد SOC
- 11-3012.00
- کد ISCO
- 1219
- کد NOC
- 181
اطلاعات سریع شغل مدیر امور اداری
معرفی شغل مدیر امور اداری
برنامهریزی، هدایت یا هماهنگ کردن یک یا چند خدمت اداری سازمان، مانند مدیریت سوابق و اطلاعات، توزیع مرسولات و سایر خدمات پشتیبانی اداری.
این شغل در آگهیهای استخدام با عنوانهایی مانند مدیر بخش اداری، مدیر امور کسبوکار، مدیر اداری، مدیر خدمات اداری و مدیر ارشد دفتر امور اداری هم دیده میشود.
یک روز کاری مدیر امور اداری
تعیین هدف و مهلت برای واحد و تقسیم کار میان کارکنان اداری. بخش پشتیبانی وقتی خوب کار میکند که کارها پیش از درخواست شدن آماده باشند.
تحلیل فرایندهای درونسازمانی و اصلاح رویهها یا خطمشیها برای حذف مراحل زائد. بیشتر کندیهای اداری، نتیجهٔ رویهای است که کسی بازبینی نکرده.
نظارت بر پیمانکاران نظافت، نگهبانی، تعمیرات و تغذیه و کنترل کیفیت خدمت در برابر مبلغ قرارداد.
تنظیم بودجهٔ اداری، کنترل هزینهها و تصمیم دربارهٔ خرید و جایگزینی تجهیزات.
هدایت و ارزیابی کارکنان اداری و پشتیبانی و رسیدگی به مسائل روزمرهٔ نیروی انسانی واحد.
یادگیری و استقرار سامانههای تازهٔ اداری و آموزش کارکنان. مقاومت در برابر تغییر، بخش قابل پیشبینی هر استقرار است.
وظایف شغلی مدیر امور اداری
- تحلیل فرایندهای درونسازمانی و توصیه و اجرای تغییرهای رویهای یا خطمشی برای بهبود عملیات، مانند تغییر در تأمین یا امحای سوابق.
- تعیین هدفها و مهلتهای بخش.
- یاد گرفتن کار کردن با فناوریهای نوی اداری همزمان با تدوین و اجرای آنها.
- تعیین رویهها یا زمانبندیهای کاری برای سازماندهی کار روزانه کارکنان اداری.
- تدوین استانداردها و رویههای عملیاتی برای واحد کاری یا بخش.
- تهیه و بررسی گزارشها و زمانبندیهای عملیاتی برای حصول اطمینان از دقت و بهرهوری.
- ارتباط با فروشندگان و ارائهدهندگان خدمات بیرونی و راهنمایی آنان برای حصول اطمینان از برآورده شدن نیازهای کسبوکار سازمان، بخش یا واحد کاری.
- برگزاری کلاس برای آموزش رویهها به کارکنان.
- برنامهریزی، اداره و نظارت بر بودجه قراردادها، تجهیزات و ملزومات.
- هدایت یا هماهنگ کردن بخش خدمات پشتیبانی یک کسبوکار، سازمان یا نهاد.
- استخدام و پایان همکاری با کارکنان دفتری و اداری.
- تهیه، توزیع و انبار کردن ملزومات.
فعالیتهای کاری مدیر امور اداری
مشاهده، دریافت و بهدستآوردن اطلاعات از همهٔ منابع مرتبط.
رساندن اطلاعات به سرپرستان، همکاران و زیردستان از راه تلفن، نوشتار، ایمیل یا بهصورت حضوری.
تدوین هدفها و برنامههای مشخص برای اولویتبندی، سازماندهی و به انجام رساندن کار.
تحلیل اطلاعات و ارزیابی نتایج برای انتخاب بهترین راهحل و حل مسئله.
زمانبندی رویدادها، برنامهها و فعالیتها و نیز کار دیگران.
ایجاد رابطهٔ کاری سازنده و همکارانه با دیگران و حفظ آن در گذر زمان.
استفاده از رایانه و سامانههای رایانهای — سختافزار و نرمافزار — برای برنامهنویسی، نوشتن نرمافزار، راهاندازی قابلیتها، ورود داده یا پردازش اطلاعات.
انجام کارهای اداری روزمره، مانند نگهداری پروندههای اطلاعاتی و پردازش مدارک و مکاتبات.
وارد کردن، پیادهسازی، ثبت، ذخیره یا نگهداری اطلاعات به شکل نوشتاری یا الکترونیکی و مغناطیسی.
واداشتن اعضای یک گروه به کار مشترک برای انجام کارها.
تخصصها و گرایشهای مدیر امور اداری
کارهای پشتیبانی دفتر را میگرداند: دبیرخانه، تدارکات، خدمات و نیروی اداری. هدفش این است که بقیهٔ سازمان به کمبود یک چیز ساده متوقف نشود.
نظام بایگانی و اطلاعات سازمان را طراحی و اجرا میکند: طبقهبندی، مدت نگهداری، امحا و دسترسی. در سازمانهای بزرگ این یک تخصص کامل است.
ساختمان و تأسیسات را نگه میدارد: تعمیرات، نظافت، ایمنی، انرژی و فضای کاری. کارش وقتی دیده میشود که چیزی خراب شود.
خدمات جانبی مثل حملونقل کارکنان، تغذیه، نگهبانی و پیمانکاران خدماتی را مدیریت و کیفیتشان را کنترل میکند.
خرید ملزومات و تجهیزات اداری و قراردادهای خدماتی را مدیریت میکند: استعلام، انتخاب تأمینکننده و کنترل هزینه.
دفتر مدیرعامل یا هیئتمدیره را اداره میکند: تقویم، جلسات، مکاتبات محرمانه و هماهنگی میان مدیران. جای حساسی است چون همهچیز از آن عبور میکند.
درآمد و حقوق مدیر امور اداری
حقوق مدیر امور اداری بهطور میانه ماهانه ۶۷ میلیون تومان است (میانگین ۷۶ میلیون، ساعتی ۳۸۴ هزار تومان). نیمهٔ میانی شاغلان بین ۵۰ تا ۹۲ میلیون تومان میگیرند و اشتغال این شغل تا ۱۰ سال آینده ۴٫۶٪ رشد پیشبینی میشود.
دانش و مهارتهای مدیر امور اداری
دانش
- خدمات مشتری و خدمات شخصی
- مدیریت و اداره امور
- زبان انگلیسی
- امور اداری
- رایانه و الکترونیک
- کارگزینی و منابع انسانی
- ایمنی و امنیت عمومی
- ریاضیات
- اقتصاد و حسابداری
- تولید و فرآوری
مهارتها
- درک مطلب
- شنیدن فعال
- مدیریت زمان
- سخن گفتن
- تفکر انتقادی
- نوشتن
- هماهنگی
- مذاکره
- مدیریت منابع انسانی
- پایش
تواناییها
- درک شنیداری
- درک نوشتاری
- استدلال قیاسی
- بینایی نزدیک
- تشخیص گفتار
- وضوح گفتار
- حساسیت به مسئله
- توجه انتخابی
تناسب شخصیتی و سبک کاری مدیر امور اداری
شاغلان این شغل بیش از همه به این تیپهای شخصیتی نزدیکاند:
- ۱کارآفرینEnterprising
- ۲قاعدهمندConventional
- ۳اجتماعیSocial
کد هالند این شغل: E-C-S
محیط و شرایط کار مدیر امور اداری
تحصیلات و مسیر ورود به شغل مدیر امور اداری
- تجربه
- مهارت، دانش یا تجربه قبلی مرتبط با کار برای این مشاغل مورد نیاز است. به عنوان مثال، یک برقکار باید سه یا چهار سال کار آموزی یا چندین سال آموزش حرفه ای را گذرانده باشد، و اغلب باید یک آزمون صدور مجوز را پشت سر گذاشته باشد تا بتواند این کار را انجام دهد.
- تحصیلات
- اکثر مشاغل در این منطقه نیاز به آموزش در مدارس حرفه ای، تجربه مرتبط در حین کار، یا مدرک کاردانی دارند.
- آموزش
- کارمندان در این مشاغل معمولاً به یک یا دو سال آموزش شامل تجربه در حین کار و آموزش غیررسمی با کارگران با تجربه نیاز دارند. یک برنامه کارآموزی شناخته شده ممکن است با این مشاغل مرتبط باشد.
- نمونهها
- این مشاغل معمولاً شامل استفاده از مهارت های ارتباطی و سازمانی برای هماهنگی، نظارت، مدیریت یا آموزش دیگران برای دستیابی به اهداف است. به عنوان مثال می توان به مدیران تولید برق آبی، راهنمای سفر، برق، تکنسین کشاورزی، آرایشگر، خبرنگاران دادگاه و دستیاران پزشکی اشاره کرد.
نرمافزارهای کاربردی مدیر امور اداری
ابزارهای عمومیتر
ابزارها و تجهیزات مدیر امور اداری
تأثیر هوش مصنوعی بر شغل مدیر امور اداری
سوالات متداول دربارهٔ مدیر امور اداری
مدیر امور اداری چه کاری انجام میدهد؟
حقوق مدیر امور اداری چقدر است؟
برای مدیر امور اداری شدن چه تحصیلاتی لازم است؟
آیندهٔ شغلی مدیر امور اداری چگونه است؟
مشاغل و عناوین مرتبط با مدیر امور اداری
