کارمند دبیرخانه
Mail Clerk and Mail Machine Operatorآمادهسازی نامههای ورودی و خروجی برای توزیع. ثبت زمان، بازکردن، خواندن، تفکیک و مسیریابی نامههای ورودی؛ و درج نشانی، بستن، مهرزدن، تاکردن، قراردادن در پاکت و الصاق تمبر پستی به نامهها یا بستههای خروجی. وظایف ممکن است شامل نگهداری سوابق لازم و فرمهای تکمیلشده نیز باشد.
- کد SOC
- 43-9051.00
- کد ISCO
- 4412
- کد NOC
- 188
اطلاعات سریع شغل کارمند دبیرخانه
معرفی شغل کارمند دبیرخانه
آمادهسازی نامههای ورودی و خروجی برای توزیع. ثبت زمان، بازکردن، خواندن، تفکیک و مسیریابی نامههای ورودی؛ و درج نشانی، بستن، مهرزدن، تاکردن، قراردادن در پاکت و الصاق تمبر پستی به نامهها یا بستههای خروجی. وظایف ممکن است شامل نگهداری سوابق لازم و فرمهای تکمیلشده نیز باشد.
این شغل در آگهیهای استخدام با عنوانهایی مانند کاربر ماشین پست، کاربر دستگاه درج، کاربر دستگاه ضمیمهگذار، خواننده نشانی پست و اپراتور ماشین نشانیزنی هم دیده میشود.
یک روز کاری کارمند دبیرخانه
ثبت زمان دریافت، بازکردن، خواندن اجمالی و تفکیک بر اساس واحد مقصد. نامهٔ اشتباه ارجاعشده، روزها در سازمان میچرخد.
ثبت در دفتر یا سامانه و ارسال به گیرنده، همراه با پیگیری مکاتباتی که پاسخ میخواهند.
درج نشانی، بستن، مهر زدن، تا کردن و قرار دادن در پاکت، و وزن کردن برای تعیین هزینهٔ پستی.
راهاندازی و پایش دستگاهها و رفع گیر کاغذ و عیبهای ساده. توقف دستگاه در اوج کار، کل زمانبندی ارسال را عقب میاندازد.
اسکن، نمایهگذاری و بایگانی نسخههای کاغذی و رقمی طبق نظام طبقهبندی سازمان.
تحویل بسته یا نامه با گرفتن امضا و مدرک شناسایی، و پیگیری مرسولاتی که نرسیدهاند.
وظایف شغلی کارمند دبیرخانه
- تحویل بسته یا نامه به مشتریان پس از ارائه اعلان کتبی یا سایر مدارک شناسایی.
- بازرسی خروجی ماشین پست از نظر عیب و تعیین شیوه از میان بردن علت هرگونه عیب.
- وزن کردن بسته یا نامه برای تعیین تمبر مورد نیاز، با استفاده از ترازو و جدول نرخ.
- تفکیک و هدایت پست ورودی، و گردآوری پست خروجی، با استفاده از چرخدستی در صورت لزوم.
- راستیآزمایی درست بودن نشانی اقلام، خوردن تمبر مناسب به آنها، و مناسب بودن وضعیتشان برای فرآوری.
- تعیین شیوه ارسال پست، و آماده کردن آن برای تحویل به مراکز پستی.
- برداشتن محفظههای پست یا بسته تفکیکشده و انتقال آنها به محوطههای تعیینشده مطابق رویههای تثبیتشده.
- برداشتن مواد چاپشده از ماشینها، مانند اقلام برچسبخورده، پاکت یا نوار مهرخورده، و برگههای تاشده.
- بستهبندی بسته یا دسته با دست، یا با استفاده از ماشینهای بستزنی.
- الصاق تمبر به بسته یا نامه با دست، یا مهر زدن مواد، با استفاده از دستگاه فرانکوتایپ.
- پذیرش و بررسی محفظههای پست یا بسته از فرستندگان انبوه، پیکها و پیمانکاران.
- چسباندن یا باز کردن پاکت، با دست یا با استفاده از ماشین.
فعالیتهای کاری کارمند دبیرخانه
انجام فعالیتهای فیزیکی عمومی یعنی کارهایی که به استفادهٔ زیاد از دستها و پاها و حرکتدادن کل بدن نیاز دارند، مانند بالا رفتن، بلند کردن، حفظ تعادل، راه رفتن، خم شدن و جابهجا کردن مواد.
استفاده از دستها و بازوها برای جابهجایی، نصب، جایگذاری و حرکت دادن مواد و کار کردن با اشیا.
رساندن اطلاعات به سرپرستان، همکاران و زیردستان از راه تلفن، نوشتار، ایمیل یا بهصورت حضوری.
مشاهده، دریافت و بهدستآوردن اطلاعات از همهٔ منابع مرتبط.
به کار انداختن ماشینها یا فرایندها با سازوکارهای کنترلی یا با کار بدنی مستقیم؛ رایانه و وسایل نقلیه در این مورد نمیگنجند.
شناسایی اطلاعات از راه دستهبندی، برآورد، تشخیص تفاوتها و شباهتها و رصد تغییر در شرایط یا رویدادها.
بازرسی تجهیزات، سازهها یا مواد برای یافتن علت خطاها یا دیگر مشکلات و نقصها.
گردآوری، کدگذاری، دستهبندی، محاسبه، جدولبندی، بازبینی یا راستیآزمایی اطلاعات و دادهها.
استفاده از رایانه و سامانههای رایانهای — سختافزار و نرمافزار — برای برنامهنویسی، نوشتن نرمافزار، راهاندازی قابلیتها، ورود داده یا پردازش اطلاعات.
ایجاد رابطهٔ کاری سازنده و همکارانه با دیگران و حفظ آن در گذر زمان.
تخصصها و گرایشهای کارمند دبیرخانه
نامههای ورودی را ثبت، بازبینی و به واحد مربوط ارجاع میدهد. تشخیص فوریت هر نامه در همین مرحله تعیین میکند چقدر زود به دست مسئولش میرسد.
نامهها و بستههای خروجی را آماده میکند: درج نشانی، وزنکشی، تمبر و تحویل به پست یا پیک، همراه با ثبت شمارهٔ رهگیری.
با دستگاههای تاکن، پاکتگذار و فرانکه کار میکند و خروجی آنها را از نظر عیب بازرسی میکند. در سازمانهای بزرگ، حجم روزانه هزارتایی است.
اسناد را طبقهبندی، بایگانی و در صورت درخواست بازیابی میکند و زمان نگهداری و امحای هر دسته را رعایت میکند.
مکاتبات را در سامانهٔ اتوماسیون اداری ثبت و گردش میدهد: اسکن، نمایهگذاری و پیگیری امضا. کاغذ کم شده اما ثبت و پیگیری همان است.
مرسولات را میان واحدها یا به بیرون سازمان میرساند و تحویل را با امضا و مدرک شناسایی مستند میکند.
درآمد و حقوق کارمند دبیرخانه
حقوق کارمند دبیرخانه بهطور میانه ماهانه ۳۱ میلیون تومان است (میانگین ۳۳ میلیون). نیمهٔ میانی شاغلان بین ۲۴ تا ۴۰ میلیون تومان میگیرند و اشتغال این شغل تا ۱۰ سال آینده ۶٫۶٪ کاهش پیشبینی میشود.
دانش و مهارتهای کارمند دبیرخانه
دانش
- خدمات مشتری و خدمات شخصی
- زبان انگلیسی
- ریاضیات
- حقوق و امور دولتی
- آموزش و تربیت
- امور اداری
- مدیریت و اداره امور
- ایمنی و امنیت عمومی
- حملونقل
- رایانه و الکترونیک
مهارتها
- تفکر انتقادی
- پایش
- سخن گفتن
- درک مطلب
- مدیریت زمان
- هماهنگی
- راهبری و کنترل
- شنیدن فعال
- نوشتن
- قضاوت و تصمیمگیری
تواناییها
- بینایی نزدیک
- درک شنیداری
- مهارت انگشتان
- درک نوشتاری
- مهارت دستی
- مرتبسازی اطلاعات
- تشخیص گفتار
- انعطاف در دستهبندی
تناسب شخصیتی و سبک کاری کارمند دبیرخانه
شاغلان این شغل بیش از همه به این تیپهای شخصیتی نزدیکاند:
- ۱قاعدهمندConventional
- ۲واقعگراRealistic
- ۳کارآفرینEnterprising
کد هالند این شغل: C-R-E
محیط و شرایط کار کارمند دبیرخانه
تحصیلات و مسیر ورود به شغل کارمند دبیرخانه
- تجربه
- معمولاً به مهارت، دانش یا تجربه قبلی مرتبط با کار نیاز است. برای مثال، یک گوینده از تجربه کار مستقیم با مردم بهره می برد.
- تحصیلات
- این مشاغل معمولاً نیاز به دیپلم دبیرستان دارند.
- آموزش
- کارمندان در این مشاغل به چند ماه تا یک سال کار با کارمندان با تجربه نیاز دارند. یک برنامه کارآموزی شناخته شده ممکن است با این مشاغل مرتبط باشد.
- نمونهها
- این مشاغل اغلب شامل استفاده از دانش و مهارت های شما برای کمک به دیگران است. به عنوان مثال می توان به سفارش دهندگان، کارمندان پیشخوان و اجاره، نمایندگان خدمات مشتری، نگهبانان، اثاثه یا لوازم داخلی و عابربانک اشاره کرد.
نرمافزارهای کاربردی کارمند دبیرخانه
ابزارهای عمومیتر
ابزارها و تجهیزات کارمند دبیرخانه
ابزارهای عمومیتر
۲۴ مورد از ۳۲ ابزار ثبتشده برای این شغل
