تأیید سند

کنترل مستندات، مدیریت نسخه، تأیید، توزیع و بایگانی اسناد سازمان است تا همه از آخرین نسخهٔ معتبر استفاده کنند. سند کنترل‌نشده، ریشهٔ خطاهای پنهان است.

بازنگری، تغییر هدفمند محتوای یک سند پس از تأیید اولیهٔ آن است که با ثبت دلیل، تأیید مجدد و به‌روزرسانی نسخه همراه می‌شود. بازنگری می‌تواند جزئی (اصلاح یک بند) یا کلی (بازنویسی سند) باشد و باید از همان گردش‌کار تأیید عبور کند.

توزیع سند، تحویل کنترل‌شدهٔ نسخهٔ تأییدشدهٔ یک سند به کاربران مجاز است و ثبت می‌کند چه کسی، کدام نسخه را در چه تاریخی دریافت کرده است. هدف آن، اطمینان از دسترسی افراد به نسخهٔ درست و بازیابی نسخه‌های منسوخ است.