توزیع سند

کنترل مستندات، مدیریت نسخه، تأیید، توزیع و بایگانی اسناد سازمان است تا همه از آخرین نسخهٔ معتبر استفاده کنند. سند کنترل‌نشده، ریشهٔ خطاهای پنهان است.

نسخه، شماره‌ای است که وضعیت به‌روزبودن یک سند را مشخص می‌کند و با هر تغییر محتوایی افزایش می‌یابد؛ مانند «نسخهٔ ۳، بازنگری ۱». سوابق و فرم‌های چاپی باید نسخهٔ معتبر را در سرصفحه یا پاصفحه نشان دهند تا اشتباه نسخه‌ها ممکن نباشد.

سند کنترل‌نشده، نسخه‌ای از یک سند است که خارج از چرخهٔ کنترل مستندات توزیع می‌شود و به‌روزرسانی آن تضمین نمی‌شود؛ مانند چاپ ساده برای مرجع یا ارسال نسخه‌ای به بیرون سازمان. چنین نسخه‌ای باید صریحاً مهر یا برچسب «کنترل‌نشده» بخورد.