بازنگری

نسخه، شماره‌ای است که وضعیت به‌روزبودن یک سند را مشخص می‌کند و با هر تغییر محتوایی افزایش می‌یابد؛ مانند «نسخهٔ ۳، بازنگری ۱». سوابق و فرم‌های چاپی باید نسخهٔ معتبر را در سرصفحه یا پاصفحه نشان دهند تا اشتباه نسخه‌ها ممکن نباشد.

تأیید سند، فرآیند بررسی و امضای رسمی سند توسط افراد صاحب‌صلاحیت پیش از انتشار است تا کفایت و صحت محتوای آن تأیید شود. بدون تأیید، سند فاقد اعتبار است و نمی‌تواند مبنای اجرا، بازرسی یا تصمیم‌گیری قرار گیرد.

کنترل مستندات، مدیریت نسخه، تأیید، توزیع و بایگانی اسناد سازمان است تا همه از آخرین نسخهٔ معتبر استفاده کنند. سند کنترل‌نشده، ریشهٔ خطاهای پنهان است.