نسخه

بازنگری، تغییر هدفمند محتوای یک سند پس از تأیید اولیهٔ آن است که با ثبت دلیل، تأیید مجدد و به‌روزرسانی نسخه همراه می‌شود. بازنگری می‌تواند جزئی (اصلاح یک بند) یا کلی (بازنویسی سند) باشد و باید از همان گردش‌کار تأیید عبور کند.

کنترل مستندات، مدیریت نسخه، تأیید، توزیع و بایگانی اسناد سازمان است تا همه از آخرین نسخهٔ معتبر استفاده کنند. سند کنترل‌نشده، ریشهٔ خطاهای پنهان است.

تأیید سند، فرآیند بررسی و امضای رسمی سند توسط افراد صاحب‌صلاحیت پیش از انتشار است تا کفایت و صحت محتوای آن تأیید شود. بدون تأیید، سند فاقد اعتبار است و نمی‌تواند مبنای اجرا، بازرسی یا تصمیم‌گیری قرار گیرد.