سند کنترل‌نشده

کنترل مستندات، مدیریت نسخه، تأیید، توزیع و بایگانی اسناد سازمان است تا همه از آخرین نسخهٔ معتبر استفاده کنند. سند کنترل‌نشده، ریشهٔ خطاهای پنهان است.

نسخه، شماره‌ای است که وضعیت به‌روزبودن یک سند را مشخص می‌کند و با هر تغییر محتوایی افزایش می‌یابد؛ مانند «نسخهٔ ۳، بازنگری ۱». سوابق و فرم‌های چاپی باید نسخهٔ معتبر را در سرصفحه یا پاصفحه نشان دهند تا اشتباه نسخه‌ها ممکن نباشد.

بازنگری، تغییر هدفمند محتوای یک سند پس از تأیید اولیهٔ آن است که با ثبت دلیل، تأیید مجدد و به‌روزرسانی نسخه همراه می‌شود. بازنگری می‌تواند جزئی (اصلاح یک بند) یا کلی (بازنویسی سند) باشد و باید از همان گردش‌کار تأیید عبور کند.