فرم

سابقه، سند حاصل از اجرای یک فعالیت است که شواهد عینی انجام کار و نتیجهٔ آن را نگه می‌دارد؛ مانند گزارش بازرسی، برگهٔ کالیبراسیون یا صورت‌جلسهٔ تحویل. بدون سابقه، ادعای انطباق قابل اثبات نیست.

دستورالعمل سند سطح سوم است که جزئیات اجرای یک فعالیت مشخص را گام‌به‌گام و عملیاتی توضیح می‌دهد؛ مانند دستورالعمل نصب، تنظیم یا بازرسی یک تجهیز. دستورالعمل، رویهٔ کلی را به عمل روزانهٔ اپراتور یا تکنسین تبدیل می‌کند.

کنترل مستندات، مدیریت نسخه، تأیید، توزیع و بایگانی اسناد سازمان است تا همه از آخرین نسخهٔ معتبر استفاده کنند. سند کنترل‌نشده، ریشهٔ خطاهای پنهان است.