دستورالعمل

رویه سند سطح دوم سیستم مدیریتی است که مشخص می‌کند چه کسی، چه کاری را چگونه و با چه ترتیبی انجام می‌دهد و معمولاً الزامات، مسئولیت‌ها، سوابق و ارجاع‌های مرتبط را در بر می‌گیرد. رویه، فرآیند را به زبان اجرایی ترجمه می‌کند.

فرم، قالب از پیش‌تعیین‌شدهٔ ثبت اطلاعات است که تضمین می‌کند داده‌ها به‌شکل یکسان، کامل و قابل‌ردیابی جمع‌آوری می‌شوند؛ مانند فرم بازرسی، فرم درخواست خرید یا چک‌لیست راه‌اندازی. فرم پس از تکمیل و امضا، به سابقه تبدیل می‌شود.

سابقه، سند حاصل از اجرای یک فعالیت است که شواهد عینی انجام کار و نتیجهٔ آن را نگه می‌دارد؛ مانند گزارش بازرسی، برگهٔ کالیبراسیون یا صورت‌جلسهٔ تحویل. بدون سابقه، ادعای انطباق قابل اثبات نیست.