بایگان
Filerبایگانی مکاتبات، کارتها، صورتحسابها، رسیدها و سایر سوابق بهترتیب الفبایی یا عددی یا بر اساس سامانه بایگانی مورد استفاده. یافتن و خارجکردن اسناد از پرونده در صورت درخواست.
- کد SOC
- 43-4071.00
- کد ISCO
- 4415
- کد NOC
- 235
معرفی شغل بایگان
بایگانی مکاتبات، کارتها، صورتحسابها، رسیدها و سایر سوابق بهترتیب الفبایی یا عددی یا بر اساس سامانه بایگانی مورد استفاده. یافتن و خارجکردن اسناد از پرونده در صورت درخواست.
این شغل در آگهی‌های استخدام با عنوان‌هایی مانند متصدی بایگانی، متصدی سوابق پلیس، متصدی نقشه‌های فنی، بایگان کارت و متصدی طبقهبندی اسناد هم دیده میشود.
یک روز کاری بایگان
خواندن مواد ورودی برای تعیین اینکه در کدام رده و کجا بایگانی شوند.
اختصاص و ثبت شمارهٔ شناسایی و نمایه کردن اسناد. نمایهٔ بد یعنی سندی که هست ولی پیدا نمی‌شود.
قرار دادن اسناد در پرونده و قفسه به ترتیب الفبایی، عددی یا نظام بایگانی سازمان.
یافتن، بازیابی و رونوشت گرفتن از اطلاعات در پاسخ به درخواستها و پیگیری بازگشت پرونده‌های امانی.
اسکن اسناد، نام‌گذاری استاندارد فایل‌ها و ثبت آنها در آرشیو الکترونیکی.
انتقال اسناد قدیمی به آرشیو راکد و امحای اسناد منقضی طبق ضوابط، با صورت‌جلسه.
وظایف شغلی بایگان
- یافتن، بازیابی و تهیه رونوشت از اطلاعات پروندهها در پاسخ به درخواستها و رساندن اطلاعات به کاربران مجاز.
- پویش یا خواندن مواد ورودی برای تعیین شیوه و محل طبقهبندی یا بایگانی آنها.
- اختصاص و ثبت یا مهر زدن شماره یا کد شناسایی برای نمایه کردن مواد جهت بایگانی.
- انجام فعالیت‌های عمومی دفتری، مانند تایپ، پاسخ به تلفن، کار با ماشین‌های اداری، فرآوری پست، یا ایمن کردن مواد محرمانه.
- گردآوری مواد بایگانی‌شدنی از بخش‌ها یا کارکنان.
- تفکیک یا طبقهبندی اطلاعات مطابق رهنمودهایی مانند محتوا، هدف، معیار کاربر، یا ترتیب زمانی، الفبایی یا عددی.
- حذف مواد کهنه یا غیرضروری، با از میان بردن آنها یا انتقالشان به انبار غیرفعال، مطابق رهنمودهای نگهداری پرونده یا الزامات قانونی.
- قرار دادن مواد در ظرف‌های انبارش، مانند کمد بایگانی، جعبه، سبد یا کشو، مطابق اطلاعات طبقهبندی و شناسایی.
- اصلاح یا بهبود سامانه‌های بایگانی یا اجرای سامانه‌های بایگانی نو.
- نگه داشتن سوابق مواد بایگانی‌شده یا خارج‌شده، با استفاده از دفتر ثبت یا رایانه و تولید گزارش‌های رایانه‌ای.
- پاسخ به پرسش‌ها درباره سوابق یا پروندهها.
- افزودن مواد نو به سوابق پرونده یا ایجاد سوابق نو در صورت لزوم.
فعالیت‌های کاری بایگان
استفاده از رایانه و سامانه‌های رایانه‌ای — سخت‌افزار و نرم‌افزار — برای برنامه‌نویسی، نوشتن نرم‌افزار، راه‌اندازی قابلیت‌ها، ورود داده یا پردازش اطلاعات.
تدوین هدف‌ها و برنامه‌های مشخص برای اولویت‌بندی، سازمان‌دهی و به انجام رساندن کار.
گردآوری، کدگذاری، دسته‌بندی، محاسبه، جدول‌بندی، بازبینی یا راستی‌آزمایی اطلاعات و داده‌ها.
به‌روز نگه داشتن دانش فنی خود و به‌کارگیری دانش تازه در کار.
ایجاد رابطهٔ کاری سازنده و همکارانه با دیگران و حفظ آن در گذر زمان.
یافتن اصول، دلایل یا واقعیت‌های زیربنایی اطلاعات، از راه تجزیهٔ اطلاعات یا داده‌ها به بخش‌های جداگانه.
تحلیل اطلاعات و ارزیابی نتایج برای انتخاب بهترین راه‌حل و حل مسئله.
وارد کردن، پیاده‌سازی، ثبت، ذخیره یا نگهداری اطلاعات به شکل نوشتاری یا الکترونیکی و مغناطیسی.
مشاهده، دریافت و به‌دست‌آوردن اطلاعات از همهٔ منابع مرتبط.
رساندن اطلاعات به سرپرستان، همکاران و زیردستان از راه تلفن، نوشتار، ایمیل یا به‌صورت حضوری.
تخصص‌ها و گرایش‌های بایگان
مکاتبات، قراردادها و اسناد اداری را طبقهبندی و بایگانی میکند و در صورت درخواست بازمی‌یابد.
پروندهٔ بیماران را نگه می‌دارد: ترتیب اسناد، محرمانگی و تحویل پرونده به بخش‌ها. دسترسی اینجا قاعدهٔ سخت‌گیرانه دارد.
پرونده‌های حقوقی و قضایی را مرتب و پیگیری میکند و اسناد لازم برای جلسات را آماده می‌سازد.
نقشه‌ها و مدارک فنی پروژه را با شماره و نسخه بایگانی میکند. نسخهٔ اشتباه در دست کارگاه، گران تمام میشود.
اسناد کاغذی را اسکن، نمایه‌گذاری و در سامانه ثبت میکند و جست‌وجوپذیری آنها را تضمین میکند.
زمان نگهداری هر دسته از اسناد را پیگیری میکند و اسناد منقضی را طبق ضوابط به آرشیو راکد می‌برد یا امحا میکند.
درآمد و حقوق بایگان
حقوق بایگان بهطور میانه ماهانه ۳۲ میلیون تومان است (میانگین ۳۵ میلیون). نیمهٔ میانی شاغلان بین ۲۶ تا ۴۳ میلیون تومان میگیرند و اشتغال این شغل تا ۱۰ سال آینده ۱۵٫۹٪ کاهش پیشبینی میشود.
دانش و مهارت‌های بایگان
دانش
- امور اداری
- زبان انگلیسی
- خدمات مشتری و خدمات شخصی
- حقوق و امور دولتی
- رایانه و الکترونیک
- مخابرات
- ریاضیات
- ایمنی و امنیت عمومی
- مدیریت و اداره امور
- آموزش و تربیت
مهارت‌ها
- درک مطلب
- شنیدن فعال
- سخن گفتن
- نوشتن
- خدمت‌محوری
- پایش
- تفکر انتقادی
- مدیریت زمان
- درک اجتماعی
- یادگیری فعال
توانایی‌ها
- مرتب‌سازی اطلاعات
- درک نوشتاری
- بینایی نزدیک
- انعطاف در دسته‌بندی
- درک شنیداری
- توجه انتخابی
- سرعت ادراک
- وضوح گفتار
تناسب شخصیتی و سبک کاری بایگان
شاغلان این شغل بیش از همه به این تیپ‌های شخصیتی نزدیک‌اند:
- ۱قاعده‌مندConventional
- ۲واقع‌گراRealistic
- ۳اجتماعیSocial
کد هالند این شغل: C-R-S
محیط و شرایط کار بایگان
تحصیلات و مسیر ورود به شغل بایگان
- تجربه
- معمولاً به مهارت، دانش یا تجربه قبلی مرتبط با کار نیاز است. برای مثال، یک گوینده از تجربه کار مستقیم با مردم بهره می برد.
- تحصیلات
- این مشاغل معمولاً نیاز به دیپلم دبیرستان دارند.
- آموزش
- کارمندان در این مشاغل به چند ماه تا یک سال کار با کارمندان با تجربه نیاز دارند. یک برنامه کارآموزی شناخته شده ممکن است با این مشاغل مرتبط باشد.
- نمونه‌ها
- این مشاغل اغلب شامل استفاده از دانش و مهارت های شما برای کمک به دیگران است. به عنوان مثال می توان به سفارش دهندگان، کارمندان پیشخوان و اجاره، نمایندگان خدمات مشتری، نگهبانان، اثاثه یا لوازم داخلی و عابربانک اشاره کرد.
دوره‌های فنی و حرفه‌ای بایگان
بایگان
441520430010001شغلامور اداری · سطح ۲ · دیپلم · ۹۶ ساعت (۴۸ نظری + ۴۰ عملی + ۸ کارورزی)
سرفصل‌ها (۲۰)
- ۱.توانایی تهیه خلاصه پرونده
- ۲.توانایی تشخیص عوامل موثر محیط کار
- ۳.آشنایی با عوامل موثر فیزیکی کار
- ۴.آشنایی با عوامل موثر فیزیولوژیکی کار
- ۵.آشنایی با عوامل موثر شیمیایی و بیولوژیکی محیط کار
- ۶.اجرای مقررات و آئین‌نامه‌های شغلی
- ۷.آشنایی با اسناد و مدارک تهیه گزارش
- ۸.آشنایی با مراحل انجام کار و زمان هریک
- ۹.آشنایی با ابزار کار
- ۱۰.آشنایی با وسایل حفاظت فردی
- ۱۱.توانایی تحویل و تحول پرونده
- ۱۲.شناسایی اصول امحاء پرونده
- ۱۳.آشنایی با مقررات و آئین‌نامه‌های شغلی
- ۱۴.آشنایی با فرم گزارش کار
- ۱۵.تهیه گزارش کار
- ۱۶.تعیین اسناد و مدارک مورد نیاز جهت بایگانی
- ۱۷.آشنایی با علل بروز حوادث شغلی
- ۱۸.آشنایی با علل و عوامل بروز آتش‌سوزی
- ۱۹.آشنایی با شرایط مطلوب محیط کار
- ۲۰.آشنایی با رعایت نکات ایمنی در محل نگهداری و انبار کاغذها
حفاظت اسناد و مدارک طبقه بندی شده
441520430010011شایستگیامور اداری · سطح ۲ · سیکل · ۸ ساعت (۲ نظری + ۶ عملی)
سرفصل‌ها (۴)
- ۱.بکارگیری اصول بایگانی اسناد
- ۲.بکارگیری اصول امنیت اطلاعات
- ۳.طبقهبندی اسناد دولتی
- ۴.ارسال و حمل اسناد طبقهبندی شده
بایگان و مسئول اطلاعات و آمار آموزشی
441520430020001شغلامور اداری · سطح ۲ · دیپلم · ۲۲۰ ساعت (۱۲۸ نظری + ۹۲ عملی)
سرفصل‌ها (۱۹)
- ۱.توانایی تهیه پیش‌نویس و مکاتبات اداری
- ۲.آشنایی مقدماتی با آمار
- ۳.آشنایی با گزارش‌نویسی
- ۴.توانایی ثبت در دفاتر و شماره‌گذاری، دسته‌بندی و بایگانی
- ۵.شناسایی اصول گزارش‌نویسی و خلاصه پرونده
- ۶.آشنایی با موضوعات کتب
- ۷.توانایی ثبت در دفاتر و شماره‌گذاری، دسته‌بندی و بایگانی وسایل سمعی و بصری
- ۸.شناسایی اصول ثبت در دفتر کل
- ۹.توانایی تهیه جداول، آمار و نمودارهای مربوط به آموزش
- ۱۰.آشنایی با جداول و نمودارها
- ۱۱.توانایی تهیه گزارش و خلاصه پرونده
- ۱۲.آشنایی با خلاصه‌نویسی پرونده
- ۱۳.شناسایی اصول استقرار کتاب در قفسه
- ۱۴.توانایی انجام امور مربوط به کتابداری
- ۱۵.خواندن روی جلد کتب
- ۱۶.آشنایی با دفتر کل
- ۱۷.آشنایی با کارت کتابخانه
- ۱۸.تحویل و گرفتن کتب و نشریات آموزشی
- ۱۹.شناسایی اصول نگهداری و حفاظت کتب و نشریات آموزشی
کارمند تکثیر و آرشیو فنی درجه 2
441520430030001شغلامور اداری · سطح ۲ · دیپلم · ۱۳۰ ساعت (۸۵ نظری + ۴۵ عملی)
سرفصل‌ها (۱۰)
- ۱.توانایی بکارگیری ضوابط ایمنی و بهداشت کار در محیط کار
- ۲.توانایی بکارگیری قانون کار و تأمین اجتماعی
- ۳.توانایی تشخیص ساختارهای سازمانی و فرایند کار
- ۴.توانایی به‌کارگیری مقررات و آئین نامه های داخلی
- ۵.توانایی تکثیر انواع اوراق، اسناد و مدارک
- ۶.توانایی کار با دستگاه کپی پرینتر
- ۷.توانایی سرویس و عیب‌یابی دستگاه های تکثیر
- ۸.توانایی صحافی انواع اوراق و نقشه
- ۹.توانایی آرشیو نمودن انواع نقشه و اسناد و مدارک
- ۱۰.توانایی گزارش‌نویسی
کارمند تکثیر و آرشیو فنی درجه 1
441520430040001شغلامور اداری · سطح ۲ · دیپلم · ۶۰ ساعت (۳۷ نظری + ۲۳ عملی)
سرفصل‌ها (۵)
- ۱.توانایی سرپرستی پرسنل
- ۲.توانایی حفظ و بهینه‌سازی آرشیو فنی
- ۳.توانایی تحویل و تحول اسناد و مدارک
- ۴.توانایی تعیین نیاز مواد و اقلام واحد تکثیر
- ۵.توانایی رعایت نکات حفاظتی و ایمنی و بهداشت کار
نرم‌افزارهای کاربردی بایگان
ابزارهای عمومی‌تر
ابزارها و تجهیزات بایگان
تأثیر هوش مصنوعی بر شغل بایگان
سوالات متداول دربارهٔ بایگان
بایگان چه کاری انجام میدهد؟
حقوق بایگان چقدر است؟
برای بایگان شدن چه تحصیلاتی لازم است؟
آیندهٔ شغلی بایگان چگونه است؟
مشاغل و عناوین مرتبط با بایگان
